¿Cuál debería ser su próxima gran decisión al considerar un nuevo sistema de ERP? Cómo se implementará. Hay varios enfoques para elegir, incluyendo el on-premise tradicional, la implementación en la nube y una combinación híbrida entre ambos. Usted querrá considerar las diferencias financieras y ver las fortalezas y atractivos de cada estrategia de implementación de ERP, así como cualquier limitación o desafío específico.

Antes de empezar a considerar opciones de implementación de ERP, vea cómo —y por qué— la nube se ha convertido en un entorno vital para el éxito del negocio en la economía digital.

¿Por qué tanto interés en la implementación en la nube?

Todos observamos con gran interés cómo la tecnología informática sigue evolucionando a un ritmo cada vez mayor. Los primeros sistemas de negocios y de ERP estaban alojados en grandes computadoras centrales de rango medio con terminales "tontas" para los inputs del usuario —después de que reemplazaran a las tarjetas perforadas y las entradas key-to-disk—. La siguiente tecnología "de última generación" fue la arquitectura cliente/servidor, donde las terminales tontas fueron reemplazadas por las PC (ahora llamadas "clientes") que podían manejar una parte de la carga de trabajo. Esto redujo la cantidad de datos que había que enviar de un lado a otro con el servidor informático.

Cerca del inicio del nuevo milenio, dos desarrollos significativos cambiaron el mundo de la computación y del ERP: internet y la nube. Ya no fue necesario comprar y dar soporte al hardware y al software para operar su negocio. Todas o las principales partes de la tecnología ahora podrían ser "alquiladas" o tercerizadas en un paquete que incluía todo el mantenimiento y gran parte de las operaciones técnicas. La omnipresente internet brindó la infraestructura de comunicaciones necesaria para hacer que la nube sea práctica y esté disponible en cualquier parte del mundo.

Pero las empresas no migraron inmediatamente sus sistemas de ERP a una implementación en la nube. La tecnología y las aplicaciones tardaron algún tiempo en madurar —y las empresas tardaron en darse cuenta de que la computadora no tiene por qué estar en las instalaciones para poder tener un acceso y seguridad confiables en las aplicaciones de negocio críticas—. Parte de esa evolución implicó que los desarrolladores aprendieran a:

• Aprovechar al máximo la implementación en la nube
• Programar o reprogramar las aplicaciones adecuadamente
• Reconstruir su infraestructura —tanto de tecnología como de recursos humanos— para dar soporte a sistemas basados en la nube

Y, lo que es más importante, ahora los sistemas de ERP en la nube brindan tecnologías avanzadas tales como inteligencia artificial (IA) y machine learning para mejorar la productividad y el servicio; experiencias de usuario personalizadas para impulsar la adopción; y funcionalidades de amplio alcance y analíticas incorporadas para brindar una visión completa sobre el negocio —lo cual en última instancia brinda soporte a la innovación y crecimiento del negocio—.

El modelo de precios del SaaS

En el pasado, la mayoría del software se instalaba en las instalaciones de la empresa y la única opción de licencia era comprar una a perpetuidad —por un importe inicial más un contrato de mantenimiento anual para actualizaciones y corrección de errores—. Las licencias de software suelen tener un precio por usuario. El mantenimiento anual normalmente cuesta entre el 18% y 20% del precio de lista vigente del software. Esto significa que la licencia de software se "vuelve a comprar" cada cinco o seis años.

Con el ERP on-premise, todo el hardware y el software se compran o alquilan e instalan en las ubicaciones de una empresa. Ella es responsable del mantenimiento, soporte y posibles actualizaciones o extensiones de hardware, sistemas, y software de aplicaciones —así como del espacio físico, servicios públicos, seguros, recursos frente a fallas y almacenamiento de copias de seguridad fuera de las instalaciones—.

Por otro lado, los sistemas de ERP basados en la nube no suelen instalarse en el lugar, y el proveedor brinda soporte como parte de una tarifa mensual o anual. Se basan en licencias que se denominan "software como servicio" (SaaS). Las licencias de SaaS pueden tener un precio por usuario, por aplicación o por conjunto de aplicaciones (todo un ERP, por ejemplo), en base al tamaño de su empresa u otras variantes.

Un aspecto interesante de las licencia de implementación en la nube es su escalabilidad. Si usted tiene una licencia por cantidad de usuarios, puede agregarlos o quitarlos y de ahí en más pagar un precio más alto o más bajo en base al nuevo recuento. Si el volumen de transacciones, la capacidad de almacenamiento o los requisitos de potencia informática cambian, el proveedor es responsable de actualizar sus instalaciones para adaptarse al cambio, lo cual significa que usted no tendrá que comprar ni instalar más servidores ni más almacenamiento en disco.

La analogía más cercana podría ser la televisión por cable. Usted paga por lo que necesita, y ese precio incluye personal, mantenimiento, uso y operación en todas las instalaciones físicas, y cualquier otro gasto relacionado con el servicio de cable en su ubicación. Si necesita y añade más canales, solo pagará por lo que solicitó y no deberá preocuparse por cómo harán para brindarle los canales adicionales.

Opciones de implementación de ERP

Existen varias formas posibles de implementar un sistema de ERP:

1. ERP en la nube, también conocido como ERP "SaaS"

En el ERP en la nube, el principal modelo de licencia es el software como servicio (SaaS). El proveedor del sistema tendrá su propio centro de datos —o puede ser que alquile espacio en una nube pública para alojar sus aplicaciones y sistemas—. Todo el hardware, sistemas y servicios de soporte se brindan a través de internet. Esto hace que la implementación sea más rápida y fácil para la empresa usuaria porque, teniendo ya en funcionamiento todas las piezas de hardware y software, puede comenzar directamente por la transferencia de datos y la capacitación del usuario.

Con esta opción de implementación de ERP en la nube, su proveedor de software también se encargará de toda la instalación, mantenimiento y soporte —incluyendo todas las actualizaciones e innovaciones de software, tales como agregar potencia informática o capacidad de almacenamiento—. Además, los sistemas, aplicaciones y recursos pueden ser "autoescalables", extendiéndose o restringiéndose de forma automática para cubrir las cambiantes necesidades de corto plazo. Esto elimina la necesidad de pagar por recursos informáticos que pueden estar sin usarse la mayor parte del tiempo, como es el caso de los sistemas de ERP on-premise.

El ERP SaaS basado en la nube tiene poco o ningún costo inicial ("gasto de capital"), pero el mensual es un poco más alto ("gasto operativo") en comparación con una instalación on-premise tradicional. Cuando se analiza el período habitual de cinco a siete años de los costos del ciclo de vida, el costo total de propiedad (TCO) es similar, si no menor, al de una instalación on-premise, y potencialmente ofrece mejor servicio, soporte y seguridad.

El ERP en la nube también es el camino más rápido hacia la innovación, así que es ideal para las empresas que desean avanzar agresivamente en su estrategia de transformación digital. Esta opción de implementación les permite reimaginar, optimizar y adaptar fácilmente sus procesos de negocio según sea necesario —y aprovechar las mejores prácticas estandarizadas a las cuales deberían dar soporte los proveedores de un ERP moderno—.

2. Sistemas de ERP on-premise

On-premise es la forma en que la mayoría de las empresas ha implementado históricamente sus sistemas de ERP. En este modelo de implementación, el software de ERP está instalado en su centro de datos en las ubicaciones que usted elija. La instalación y mantenimiento del hardware y software son responsabilidad de su personal.

Hoy, las empresas están adoptando la nube por su flexibilidad, capacidad para escalar y facilidad de innovación. Aún así para algunas, especialmente aquellas que pertenecen a industrias altamente controladas, el on-premise es un enfoque preferible debido a restricciones legales, regulatorias u organizativas.

3. Sistemas de ERP híbridos

Los elementos de una implementación de ERP on-premise y en la nube se pueden combinar para crear una nube híbrida, brindando la flexibilidad de elegir la implementación óptima para cada aplicación. El ERP híbrido en la nube se puede utilizar como un paso hacia la nube o para cubrir cuestiones regulatorias de la industria y requisitos de seguridad especiales que pueden dictar la necesidad de tener aplicaciones on-premise en ciertas situaciones. También puede haber otras restricciones o preferencias que hagan que la implementación on-premise sea deseable para ciertas aplicaciones. La complejidad de un negocio y de su entorno actual, así como el deseo de hacer un cambio más lentamente, influyen en la decisión de implementar un escenario híbrido.

Una implementación híbrida permite que aplicaciones y datos se muevan entre ambas opciones en base a cambios en la carga de trabajo. Brinda beneficios provenientes de la parte del sistema que está en la nube. Sin embargo, se requiere una mayor participación de TI local para dar soporte a las partes on-premise, así como a la coordinación entre los dos —o más— entornos del sistema de ERP.

4. ERP de dos niveles

En realidad, la implementación de ERP de dos niveles —a veces llamada "hub-and-spoke"— es una variación del enfoque híbrido, implementada por las mismas razones, que emplea un sistema central con otros satelitales más pequeños que dan soporte a instalaciones remotas. Piense en el ERP corporativo como el hub, con sistemas de ERP individuales en plantas subsidiarias, almacenes u oficinas que realimentan al hub con sus datos. Esta no es una idea nueva; surgió durante la fase de procesamiento distribuido de la década de 1990, cuando las empresas optaron por implementar sistemas más pequeños, simples y económicos en sus ubicaciones remotas manteniendo a la vez un sistema corporativo de mayor tamaño y capacidad en la sede central de la empresa. Uno o todos los sistemas de una red de dos niveles pueden ser on-premise o en la nube, adquiridos, o tener una licencia de SaaS.

El costo total de implementación de un ERP de dos niveles —con sistemas menos costosos en los nodos en lugar de tener el mismo sistema corporativo en todas partes—, producirá un costo más bajo de compra inicial. Sin embargo, la integración y soporte pueden dar como resultado un mayor costo general continuo porque las interfaces deben crearse y actualizarse. Y, año tras año, se necesitará más soporte de TI para coordinar múltiples proveedores, así como para gestionar cronogramas de actualización y cambios en la interfaz descoordinados.

Sugerencias para el proceso de selección

Elija su software primero a través de un cuidadoso proceso de evaluación de ERP, y luego considere las opciones de implementación en base a capacidades del software, necesidades de su empresa, y potencial retorno de la inversión del ERP. Algunos tipos de software de ERP solo están disponibles en la nube o como SaaS, mientras que otros proveedores lo ofrecen en la nube, on-premise e híbrido. Las opciones de implementación disponibles pueden ser un criterio de inclusión en la lista corta, pero no deben ser el único determinante para la selección del sistema.

Las empresas de rápido crecimiento y aquellas que esperan próximos cambios en el número de usuarios (sea mayor o menor) quizás deberían enfocarse en sistemas de ERP en la nube debido a su escalabilidad y precios de pago por uso. Asegúrese también de que todos los miembros del equipo de selección comprendan las características y beneficios de las diferentes opciones de implementación de ERP.

Resumen

Inicialmente, las empresas pueden verse atraídas por una implementación de ERP en la nube por razones financieras —tales como un gasto de capital escaso o nulo, y un costo total reducido del ciclo de vida—, pero las entusiasman las ventajas técnicas y operativas que ofrece la nube, incluyendo:

• Un ERP que siempre está al día con las últimas actualizaciones (sin costo ni esfuerzo adicional)
• Escalabilidad prácticamente ilimitada
• Pago en base a la necesidad/uso
• Implementación más rápida
• Mejores controles de seguridad y acceso, y mucho más

Además, una implementación total en la nube no es la única opción. A veces es más lógico mantener on-premise algunas de las aplicaciones y utilizar la nube para el resto. Afortunadamente, hay disponible una variedad de opciones de configuración e implementación, así que usted puede elegir la que tenga más sentido financiero y operativo.

Pasar a un nuevo sistema de ERP es un cambio significativo para los usuarios, TI, y toda la organización. Tiene sentido explorar todas las opciones, y seleccionar la configuración del sistema que brinde el mejor rendimiento al mejor costo. Luego, planifique cómo tendrán que cambiar sus recursos y estructura internos para sacar el máximo provecho de su inversión, sin importar la configuración ni implementación.

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