Sugerencias para evaluar software de ERP
¿Todo listo para actualizar su sistema de ERP? Concéntrese en la mejor opción para las necesidades de su organización usando esta metodología de cinco pasos para evaluar software de ERP.
Resumen
Existen cientos de sistemas de ERP entre los cuales elegir, con una amplia gama de capacidades, fortalezas, debilidades, aplicabilidad y precio. Si bien la tarea puede parecer desalentadora, un proceso sistemático de comparación de sistemas de ERP puede llevar a su equipo a una buena decisión en un tiempo razonable.
La metodología probada en el tiempo que se describe aquí ayuda a concentrarse en la solución que mejor se adapte a las necesidades específicas de su empresa. Puede sonar básica, pero las empresas que llevan a cabo la selección de proveedores de ERP sin seguir estos pasos lógicos a menudo encuentran retrasos, costos adicionales, y personalizaciones innecesarias. Por otro lado, aquellas que aplican las mejores prácticas de evaluación de ERP suelen tener procesos más fluidos de selección e implementación. Como resultado, pueden disfrutar antes de los beneficios de un sistema de ERP moderno y competir más eficazmente en un mundo digital.
Metodología de cinco pasos para evaluar sistemas de ERP
Una vez que una empresa ha decidido reemplazar su sistema de ERP heredado, el primer paso es armar un equipo de proyecto para impulsar el proceso de comparación, selección e implementación de software de ERP. El equipo comienza su trabajo desarrollando un plan inicial –que en esta etapa es más bien una estrategia general–.
El proceso de selección de proveedores de ERP se puede describir en estos cinco pasos:
Imagen de diagrama que ilustra los cinco pasos principales del proceso de evaluación de ERP
1. Definición de requisitos del ERP
Deberá informar a sus posibles proveedores de ERP sobre su organización y necesidades para que ellos puedan configurar, empaquetar y cotizar la solución adecuada. Comience identificando los recursos on-line clave, tales como demostraciones y blogs de producto, que cuenten la historia de su empresa.
Describa su negocio y sus procesos de forma general en lugar de crear largas listas de requisitos y procesos específicos. Informe a los posibles proveedores sobre tamaño de su negocio, volumen de actividad y de transacciones, complejidad de los distintos procesos, y cualquier característica o factor específico. Enfóquese en los procesos y requisitos que le dan a su negocio su ventaja competitiva. Estas son las cosas que distinguirán a los sistemas propuestos entre sí, y donde usted analizará detenidamente cómo se puede configurar cada uno para dar soporte a esos procesos y funciones específicos.
Describa las cosas que le gustan de su sistema actual –ya que querrá que su nuevo sistema las gestione como mínimo igual de bien–. Incluya las cosas que su sistema existente no hace (o no hace bien). Señale cualquier modificación personalizada, aplicación o función que deba abordarse mediante una funcionalidad estándar o una simple adaptación (no modificación) en el nuevo sistema. En otras palabras, enfóquese en las cosas que son específicas de su negocio y asuma que los aspectos rutinarios funcionarán por su cuenta. (Usted verificará este supuesto en las demostraciones y evaluaciones finales más cercanas al punto de decisión).
Enfóquese en las cosas que son específicas de su negocio y asuma que los aspectos rutinarios funcionarán por su cuenta.
Sugerencias clave para definir sus requisitos de ERP
No dependa de checklists para los requisitos del sistema de ERP. Las checklists, una antigua práctica estándar de la industria, hacen poco por distinguir a las soluciones entre sí y realmente no ayudan a hacer una buena selección. La mayoría de los elementos de estas listas son funciones y características que hasta cierto punto todos los sistemas brindan, y los proveedores que compiten pueden marcar que “Sí” en una interpretación libre de la funcionalidad de su sistema.
Tenga al personal correcto en su equipo de proyecto. La especificación de los requisitos es un trabajo difícil. Se necesitan miembros de equipo que se dediquen a la organización, conozcan bien la empresa, y tengan tiempo para destinar al proyecto. Evite la tentación de formar el equipo con personal entusiasta pero inexperto.
Asegúrese de que su RFP incluya esta información:
La descripción de su negocio y sus procesos
Lo que hace bien su sistema actual
Lo que no hace tan bien como le gustaría
Qué más desea que haga el nuevo sistema (clasificado por importancia)
2. La RFP del ERP
El siguiente paso implica enviar invitaciones de respuesta a un grupo seleccionado de proveedores. El número que debe enviar variará –pero recuerde que deberá realizar una evaluación detallada de cada una de las invitaciones que distribuya–. La experiencia demuestra que cuanto menor es el número de proveedores potenciales y más detallada la información que se les brinda, mejores son las respuestas. Es mejor identificar una docena (o menos) de los mejores candidatos para su lista corta.
La experiencia demuestra que cuanto menor es el número de proveedores potenciales y más detallada la información que se les brinda, mejores son las respuestas.
Como respuesta, los proveedores de ERP deben proponer un sistema que brinde las funcionalidades y características necesarias para cumplir con los requisitos que usted identificó. Las propuestas también contendrán información sobre sus empresas, productos, experiencia en el negocio, recursos que interactuarán con su implementación, y otras aclaraciones destinadas a ganar su confianza (y, por lo tanto, su negocio).
Entonces, ¿cómo identifica la docena (o menos) de candidatos en los cuales enfocar sus esfuerzos de selección? ¿Cómo puede reducir una lista de cientos de proveedores de ERP a solo unos cuantos? Comience con publicaciones de la industria que presentan "historias de éxito de ERP". (Tenga en cuenta que estas publicaciones probablemente no le contarán dificultades ni fracasos, así que tómelas con cautela). Utilice sus contactos de la industria –asociaciones y grupos de negocios, por ejemplo– para identificar a otros profesionales que hayan tenido experiencia reciente seleccionando e implementando un ERP.
También hay muchos directorios on-line y herramientas y servicios para selección de sistemas que pueden ayudar a identificar aquellos que tienen la funcionalidad que usted necesita y/o experiencia en su industria.
Para obtener asesoramiento personalizado, puede contactar a la sucursal de consultoría de su empresa, o encontrar un recurso independiente en su área local y/o industria. Evalúe sus antecedentes y afiliaciones para asegurarse de que sean verdaderamente independientes y no estén asociados con uno ni varios proveedores de ERP.
Puede optar por incluir a ciertos proveedores de sistemas de ERP que sean de interés por otros motivos. A lo mejor uno o más de sus clientes más grandes e importantes utilizan un sistema de ERP y le recomendaron utilizar el mismo. O tal vez su organización es parte de una empresa o grupo de la industria mayor que se ha estandarizado a partir de una plataforma de ERP determinada. Obtenga propuestas de proveedores recomendados, y haga sobre todas ellas una evaluación justa e imparcial al tomar su decisión.
Sugerencias clave para su RFP de ERP
Asegúrese de que todas las partes interesadas identifiquen sus requisitos. Su RFP debe incluir aportes de todas ellas –de lo contrario, se arriesga a elegir un sistema de ERP que sirva solo a algunas de sus funciones de negocio, haciendo que otras deban invertir en sistemas independientes–. Evalúe los sistemas que funcionan para toda la empresa, y utilice el cronograma de implementación para entregar primero los módulos prioritarios.
Preste atención a la clasificación de requisitos. A menudo, la RFP se divide en áreas funcionales con secciones a completar por cada departamento. Cada área –ya sea RR. HH. u Operaciones– normalmente hace un gran trabajo clasificando funcionalidades para su unidad de negocios, pero es posible que sus prioridades no se alineen con los objetivos generales. Le corresponde al equipo de evaluación del proyecto adaptar las prioridades desde una perspectiva más amplia. ¿Cuáles requisitos son vitales, importantes o simplemente deseables?
Verifique la disponibilidad real de la característica. Las empresas de software tienen grandes departamentos de marketing; algunas venden productos que no han sido completamente desarrollados ni probados. Realice un estudio sobre las características que vendrán en un lanzamiento futuro en comparación con las que se utilizan hoy. Está perfectamente bien considerar las características en desarrollo –pero no apueste su proyecto a las próximas características si son esenciales para el éxito–.
Evalúe sus procesos. Los procesos incorporados dentro de paquetes de software de ERP se consideran "mejores prácticas". Los consultores e implementadores de ERP experimentados le dirán que casi siempre es mejor cambiar el procedimiento para que se ajuste al software (reconociendo el aspecto de "mejores prácticas") que cambiar el software para que se ajuste al procedimiento existente. Sin embargo, esta decisión es suya. Pero recuerde que los nuevos procesos pueden impulsar las mejoras y beneficios que obtiene de un nuevo sistema. También recuerde que todo el software de ERP moderno es personalizable, así que usted tiene una flexibilidad considerable para cambiar diseños y flujos de pantalla, procedimientos, características y tratamiento de datos, y más, sin modificar el código.
Considere el ROI de su ERP. La mayoría de las empresas requieren un análisis del retorno de la inversión (ROI) del ERP como requisito previo para autorizar y financiar cualquier proyecto importante. Como su nombre indica, se trata de la suma de costos relacionados con la compra e implementación del nuevo sistema, más la diferencia de los costos operativos en comparación con los del sistema existente. El ROI también considera beneficios adicionales al ahorro de costos directos, incluyendo mejor rendimiento, servicio al cliente y productividad en el lugar de trabajo.
3. Primera fase de evaluación del ERP
La evaluación se realiza en dos fases. En esta primera, se evalúan todas las propuestas para ver cuán bien se ajustan a sus requisitos y entorno descriptos en su RFP. (Esta fase no incluye la comparación de proveedores –ese paso se encuentra en la segunda fase de evaluación–).
El objetivo aquí es eliminar aquellas propuestas que no cumplen con sus criterios, y clasificar las que sí parecen hacerlo. El resultado es una lista corta de las mejores propuestas. Éstas, y solo éstas, serán sometidas a una evaluación detallada que conducirá a la selección final.
Si usted tiene muchas respuestas para evaluar, los detalles tenderán a perderse, por lo que será difícil recordar qué respuestas a la RFP son particularmente sólidas (o débiles) y en qué áreas. Una escala de valoración numérica puede ayudar a mantener todo en orden y documentar su proceso de decisión.
Estas son algunas sugerencias más que pueden ayudar en este paso de documentación:
Configure un formulario o una hoja de cálculo organizados de forma tal que los evaluadores puedan calificar cada propuesta de acuerdo con los criterios principales que usted ha especificado en su RFP. Haga que cada uno de ellos asigne una clasificación numérica a cada criterio de evaluación (la escala puede ser de uno a diez, de uno a cinco, de uno a tres, o cualquier nivel de granularidad que considere apropiado). Puede tener tantos o tan pocos evaluadores como desee.
Deje espacio para notas y preguntas de seguimiento. Quizás en esta etapa desee solicitar una aclaración, o esperar hasta la evaluación detallada de las propuestas preseleccionadas. Asigne una ponderación a cada criterio en base a lo crítica que sea la función o proceso para su empresa.
Multiplique la puntuación de cada evaluador por la ponderación de cada criterio, y calcule así un total para cada proveedor. La mayoría de las veces, habrá varios que se clasifiquen cerca de lo más alto de la escala, un grupo estará un poco más abajo, y unos pocos no pasarán la fase. Ahora usted debería tener su lista corta de finalistas –idealmente, de tres a cinco– para la evaluación final.
Es bueno que pueda identificar a los mejores candidatos, pero si no hay un corte claro, vuelva a analizar las evaluaciones individuales y hable con el equipo.
Sugerencias clave para sus evaluaciones preliminares de ERP
Trate por igual a todos los proveedores potenciales. No acepte demos en vivo, reuniones presenciales especiales ni visitas in situ a menos que esté en condiciones de ofrecer el mismo acceso a todos los proveedores –es importante mantener reglas de juego equitativas–. Una técnica común es organizar una “conferencia de oferentes” en sus instalaciones para hacer una presentación a todos los proveedores potenciales y responder a sus preguntas (frente a todo el mundo).
Recuerde que una propuesta es un documento de ventas. Las respuestas contendrán la información que usted solicitó, y más. Supongamos que cada afirmación es veraz; usted puede verificar la mayoría de las afirmaciones, si no todas, durante el proceso de evaluación. Pero entienda que los redactores de propuestas responderán a sus preguntas poniendo sus productos bajo la luz más favorable.
Busque valores atípicos. Preste especial atención a cualquier criterio donde las calificaciones muestren una amplia variación. Si un evaluador califica muy alto un criterio de una propuesta y otro lo califica muy bajo, vale la pena tener una charla. Consulte a ambos de manera constructiva, no amenazante, para descubrir qué piensa cada uno. Quizás uno o ambos notaron algo que los otros evaluadores no o que no consideraron importante. Como resultado de estas charlas, es posible que quiera ajustar las calificaciones para ese criterio específico –y eso podría cambiar las generales–.
4. Comparación y evaluación detallada de ERP
Una vez que haya identificado de tres a cinco finalistas, es el momento de ponerse a trabajar verificando sus afirmaciones y validando sus referencias.
Cómo iniciar las evaluaciones de ERP
Póngase en contacto con cada uno de los proveedores potenciales y deles la buena noticia: ¡quedaron en la lista corta! (Está bien decirles cuántos finalistas hay, e incluso hacerles saber contra qué empresas están compitiendo, si usted siente la tranquilidad de hacerlo).
En algunos casos, también puede pedirles que refinen sus propuestas.
Hable (o visite) a usuarios del sistema existentes, preferiblemente de su industria (o un mercado similar) y cercanos al tamaño de su empresa.
Asegúrese de obtener referencias si los proveedores aún no las han brindado. (Los proveedores pueden dudar en brindar referencias debido a cuestiones competitivas. Pero usted debería insistir. Comprométase a firmar y acatar cualquier acuerdo de confidencialidad).
Cómo gestionar demostraciones de sistemas de ERP
Este es también el momento de invitar a los candidatos preseleccionados a realizar demostraciones detalladas de sus sistemas –pero usted debe controlar estas demos–.
Con antelación suficiente a la demostración agendada, brinde a cada candidato un script o lista de las funciones que quiere ver. Todos los proveedores potenciales deberían recibir la misma lista.
Permítales mostrar cualquier aspecto especial que deseen resaltar solo después de que le hayan mostrado las características y procesos descritos en la RFP.
Asegúrese de que su script o lista incluya los requisitos específicos identificados en el paso uno. Los sistemas de ERP manejan los procesos normales de la misma manera; son las excepciones las que presentan el desafío. (Por ejemplo, la capacidad de ingresar pedidos de artículos que no están en inventario; el requisito de vender grupos o artículos en paquetes, kits o conjuntos; o el soporte para un proceso específico de conciliación de facturas).
Durante la demo, querrá ver cómo se puede configurar y adaptar el software para dar soporte a sus procesos y procedimientos particulares. Dicho esto, tenga la mente abierta al punto de poder descubrir en las funciones estándar algunas mejores prácticas que elevarían las operaciones y resultados de su empresa.
Idealmente, quien haga la demostración le podrá mostrar las funciones del sistema utilizando los propios datos de usted. Esto no siempre es posible, pero cuando lo es, le muestra mucho mejor cómo funcionaría en su entorno.
Sugerencias clave para una evaluación de ERP detallada
No se deslumbre con las demostraciones. Los profesionales que muestran software suelen tener mucha experiencia y gran personalidad. Su objetivo es que usted se convenza y compre su producto. No se distraiga con la persona ni con el pitch de ventas, sin importar cuán entretenidos sean. Enfóquese en cómo los procesos de negocio cubren sus necesidades.
Aproveche al máximo las visitas a las instalaciones de los contactos de referencia. Seleccione cuidadosamente a quién planea visitar. Haga una breve llamada al responsable para asegurarse de que han implementado el software y obtenido los beneficios prometidos. Acuerde qué cosas le mostrarán y con quiénes se reunirá durante la visita. Una vez que esté en el lugar, juzgue cuidadosamente si ese éxito es replicable en su entorno. También haga las preguntas difíciles: “¿cuáles fueron sus mayores sorpresas?”; “si tuvieran que hacerlo de nuevo, ¿qué harían diferente?”
Continúe haciendo preguntas. Anime a su equipo de selección a que haga preguntas, aunque solo sea para aclarar las respuestas. Haga esto en la evaluación de la RFP, así como durante las demostraciones; así reducirá significativamente las posibilidades de futuras sorpresas. Este es el momento de descubrir cualquier respuesta que no le guste –antes de comenzar las negociaciones–. Además, tenga en cuenta que en esta etapa obtiene sus respuestas gratis, así que aprenda todo lo que pueda. Una vez que empiece a implementar el producto, es posible que deba esperar para recibir soporte, o incluso pagar por las respuestas a sus preguntas.
5. Selección y contrato de ERP
Cuando haya completado la evaluación detallada, es probable que tenga dos o tres proveedores que cumplan con sus criterios. Seleccione la opción que considere más adecuada para sus necesidades actuales y futuras –pero no descarte las demás–. Por el contrario, hágales saber que son elegibles aunque no su primera opción; esto deja la puerta abierta en caso de que sus negociaciones con el mejor candidato no funcionen según lo planeado.
Ahora puede empezar a negociar los detalles del contrato con el principal candidato. La mayoría de las empresas saben cómo "se supone que debe funcionar” este paso. Pero como en cualquier otra etapa del proceso de evaluación y selección de ERP, es posible que aquí encuentre algunas sorpresas.
El poder está de su parte en las negociaciones. Sin embargo, es mejor considerar al proveedor como un socio en el éxito futuro de su empresa, no un adversario en las negociaciones. Apunte a un acuerdo justo que ofrezca a ambas partes incentivos para poner el sistema en marcha de manera eficiente y eficaz.
Todos los aspectos de la implementación del sistema y del soporte continuo deben conversarse y documentarse –detallando el precio, quién es responsable y, en algunos casos, el tiempo requerido–. Hay muchos aspectos del contrato, incluyendo (pero no limitados a):
Compra, leasing o licencia inicial de hardware y software
Implementación del hardware y el software (especificando qué es “implementar”)
Costos y plazos del piloto de la sala de conferencias (antes o después de pagar el software)
Costos de capacitación iniciales y continuos
Soporte de mantenimiento continuo para hardware y software (y a qué nivel)
Conversión de datos e integración con otros sistemas
Redes y seguridad
Personalizaciones (iniciales y en lanzamientos futuros)
Sugerencias clave para su selección final de software de ERP
No anuncie su selección final antes de las negociaciones. Al final de la etapa de evaluación detallada, el equipo puede querer declarar un "ganador". Sin embargo, informarle al principal candidato que es el “elegido” no redunda en el interés de la empresa. No es raro que haya sorpresas en el proceso de negociación, y usted quizás deba reevaluar su elección.
Planifique a largo plazo. Frente al apuro por comenzar, deténgase a evaluar cuidadosamente los costos a largo plazo para que sus estimaciones sean correctas y no sesgar los números del ROI del ERP. Algunos proveedores ofrecen más servicios gratuitos durante un período más largo, y otros quizás tercerizan su atención a largo plazo con una empresa de llamadas de soporte pagas. Algunos proveedores ponen un límite a los aumentos en la tarifa anual de mantenimiento o suscripción, y muchos no lo hacen. Otros venden una suscripción de software como servicio (SaaS) asequible, y tras unos pocos años comienzan a aumentarla significativamente. Algunos proveedores brindan una actualización anual pero ningún soporte significativo para el proceso de actualización. Intercambie las preguntas y respuestas por escrito para asegurarse de comprender totalmente sus costos a largo plazo.
Se necesita un pueblo (o, al menos, un equipo)
El factor más importante en el éxito del proceso de evaluación de sistemas de ERP es el equipo del proyecto. Este equipo debe establecerse muy pronto y ser la fuerza impulsora del desarrollo, distribución y evaluación de la RFP y de la selección del nuevo sistema de ERP.
Según nuestra experiencia, cuando están en medio de una investigación y evaluación detallada, los equipos suelen tomar atajos. Pero si siguen estos cinco pasos y prestan atención a las lecciones aprendidas, podrán encontrar la solución óptima para cumplir con los requisitos de su empresa, ahora y en el futuro.
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