Prehľad systému monitorovania uchádzačov

Systém sledovania uchádzačov (ATS) je softvérová aplikácia pre ľudské zdroje (HR), ktorá pomáha organizáciám riadiť nábor a prijímanie úloh digitálne. Slúži ako centrálna databáza informácií o práci a uchádzačoch, kde sa spravujú žiadosti o nábor, inzercie a žiadosti a žiadatelia sa kontrolujú a vyberajú.

ATS podporuje vykonávanie bežných úloh, ako je vytváranie popisov pracovných pozícií, zverejňovanie pracovných pozícií na lokalitách kariéry a pracovných portáloch, skenovanie résumé, plánovanie pohovorov, zhromažďovanie spätnej väzby, vykonávanie kontrol na pozadí a generovanie ponukových listov s elektronickými podpismi.

Systém tiež spravuje skúsenosti pre uchádzačov o zamestnanie. To zahŕňa vyhľadávanie pracovných miest, podávanie žiadostí online a kontrolu stavu žiadosti, ako aj generovanie oznámení žiadateľom.

Čo robí systém sledovania žiadateľa?

ATS funguje ako databáza pre uchádzačov o zamestnanie, automatizuje a spravuje pracovné toky spojené s náborovým procesom. To umožňuje náborovým manažérom a náborovým pracovníkom znížiť objem prijatých résumé, aby mohli svoj čas zamerať na najkvalifikovanejších uchádzačov.

S možnosťou naprogramovať obchodné pravidlá do ATS môžu spoločnosti zabezpečiť, aby dodržiavali osvedčené postupy prijímania do zamestnania a zároveň zabezpečili odosielanie žiadateľov o osobné údaje.

Kto používa systém sledovania žiadateľa?

Spoločnosti všetkých veľkostí a odvetví používajú systémy sledovania uchádzačov na organizovanie, vyhľadávanie a komunikáciu so žiadateľmi o zamestnanie a riadenie ich procesu podávania žiadostí o zamestnanie. Zatiaľ čo predtým doména väčších spoločností Fortune 500 z dôvodu súvisiacich nákladov a požiadaviek na infraštruktúru, dnes môžu menšie organizácie využiť úspory nákladov na ponuky softvéru ako služieb (SaaS) v cloude.

Prečo je ATS dôležité?

ATS urýchľuje proces prijímania zamestnancov. Prechodom z offline a papierových procesov na automatizovaný digitálny proces sa zjednodušujú náborové a náborové úlohy, čím sa uvoľňuje čas a zabezpečujú sa spravodlivé a najvhodnejšie náborové postupy.

Tu je niekoľko príkladov toho, ako môže systém sledovania žiadateľov profitovať z organizácie:

• Viac uchádzačov: ATS uľahčuje uchádzačom o zamestnanie hľadať si pracovné miesta a uchádzať sa o zamestnanie online, čím sa zvyšuje celkový počet žiadostí.
• Rýchle náborové cykly: Náboroví pracovníci môžu rýchlo vyhľadať celý kanál uchádzačov, vybrať záujemcov a investovať svoj čas do práce s vyššou hodnotou, ako sú skríningové pohovory, referencie a ponuky.
• Väčšia spolupráca so zainteresovanými stranami: Počas fázy pohovoru sa zhodnotí prijímanie manažérov a poskytne sa spätná väzba k kandidátom v rámci ATS. Obchodné pravidlá je možné nakonfigurovať tak, aby automatizovali postup kandidátov vo fáze skríningu a prijímania.

Vývoj systémov sledovania žiadateľov

Pred internetom boli pracovné pozície inzerované v klasifikovaných novinách a priemyselných publikáciách. Proces bol papierový, čo spôsobilo, že je časovo náročný a ťažko zvládnuteľný. Žiadateľom o zamestnanie sa nepodarilo ľahko určiť stav žiadosti. Náboroví pracovníci a náboroví manažéri – vzhľadom na veľký objem tlačených žiadostí – nedokázali identifikovať najkvalifikovanejších uchádzačov.

Vďaka digitálnym a online technológiám bolo uchádzanie sa o prácu oveľa jednoduchšie. Globálne webové stránky venované zamestnanosti propagovali pracovné príležitosti ľuďom na celom svete. Nábor sa zrazu stal objemovým obchodom.

Prvé systémy sledovania uchádzačov boli vyvinuté koncom 90. rokov 20. storočia a boli umiestnené v priestoroch. Systémy sa zameriavali na spracovanie a uchovávanie veľkého počtu prijatých produktov a zároveň na zabezpečenie súladu a konzistentnosti v postupoch prijímania zamestnancov. Náboroví pracovníci a manažéri v nábore tiež pocítili vplyv takého veľkého objemu aplikácií a čoskoro sa tieto systémy vyvinuli tak, aby podporovali predbežnú kontrolu, skenovanie résumé, syntaktickú analýzu, automatizované oznámenia a analýzy.

V súčasnosti sú systémy sledovania žiadateľov nasadené prevažne v cloude a ponúkané ako softvér ako služba alebo riešenie SaaS s funkciami umelej inteligencie. ATS založené na cloude eliminuje vysoké náklady na implementáciu a neefektívne procesy, čím znižuje závislosť od IT.

Technológia ATS sa vyvinula tak, aby podporovala moderné požiadavky na nábor pracovníkov, ktoré môžu zahŕňať:

• Pracovné postupy podporované umelou inteligenciou: Zjednodušenie prijímania zamestnancov pomocou priraďovania riadeného umelou inteligenciou, automatizovanej kontroly, plánovania pohovorov a riadenia digitálnych ponúk na zrýchlenie rozhodnutí a podporu plánovania pracovnej sily.
• Virtuálny nábor: Podporte vzdialené pracovisko a náborové úsilie, ako sú lokality kariéry, komunikácia s kandidátmi, ponuky a pohovory.
• Hromadný nábor: Rýchlo prilákať, zobraziť a najať veľké množstvo žiadateľov pre konkrétne odvetvia, ako je zdravotníctvo, potraviny, elektronický obchod a technológie.
• Vysoké objemy uchádzačov: Obrazovka veľkých objemov uchádzačov o konkrétne otvory.
• Interný nábor: identifikovanie zamestnancov na podporu interného napredovania.
• Rozmanitosť a inklúzia: Zaistenie súladu s náborovými iniciatívami spoločnosti a nezaujatými postupmi náboru.

ATS podporuje náborový proces od zverejnenia pracovnej pozície až po prezentáciu ponuky. Keďže náborové údaje sú osobné údaje, systémy sledovania uchádzačov pomáhajú spoločnostiam aj naďalej dodržiavať právne predpisy o ochrane údajov, ako je GDPR.

Prípady použitia pre ATS

Náboroví pracovníci sú najaktívnejšími používateľmi ATS. Systém každodenne používa na riadenie žiadostí o nábor, zverejňovanie voľných miest, kontrolu uchádzačov a riadenie postupu kandidátov prostredníctvom fáz náboru a prijímania.

Náboroví manažéri používajú ATS na účasť na procese náboru. Systém im poskytuje priamy prístup k aktívnym žiadostiam o nábor na kontrolu popisov práce, uchádzačov a súhrnov a na zobrazenie stavu každého kandidáta. Informácie sú generované z ATS na prípravu a vedenie pohovorov, ako aj na ukladanie kvantitatívnej a kvalitatívnej spätnej väzby po pohovore.

Uchádzači o zamestnanie používajú ATS na vyhľadávanie a uchádzanie sa o prácu, kontrolu stavu žiadosti a prijímanie pracovných ponúk.

Čo hľadať pri zvažovaní ATS

Systémy na sledovanie uchádzačov sa ponúkajú ako samostatné riešenia alebo môžu byť zahrnuté ako súčasť komplexnej softvérovej platformy pre nábor, ktorá zahŕňa možnosti riadenia vzťahov s kandidátmi (CRM).

CRM softvér sa často používa paralelne s ATS. Ale na rozdiel od ATS sa tieto systémy používajú na prilákanie talentov a budovanie vzťahov so žiadateľmi, ktorí prešli na štatút kandidátskej krajiny. Systémy riadenia vzťahov kandidátov sa zameriavajú na zapojenie kandidátov a vytváranie celkovo pozitívnych skúseností s náborom.

Niektoré organizácie uprednostňujú jednoduchosť samostatnej aplikácie ATS pre správu údajov kandidátov. Táto možnosť však predstavuje určité obmedzenia. Hoci tieto systémy postačujú na spracovanie aktívnych kandidátov, neposkytujú schopnosti potrebné na zapojenie a rozvíjanie pasívnych talentov.

Náborový softvér, ktorý zahŕňa funkcie ATS a CRM, poskytuje najväčšiu flexibilitu a efektivitu na celej ceste medzi jednotlivými kandidátmi. Kombinované výhody zahŕňajú:

• Prístup k pokročilým webovým lokalitám kariéry
• Prispôsobené vstupné stránky
• E-mailové marketingové kampane
• Väčšie skupiny talentovaných
• Väčší záujem a angažovanosť kandidátov z užšieho výberu
• Rýchlejšie cykly prijímania do zamestnania
• Väčšia spolupráca s internými účastníkmi

Komplexné náborové riešenie znižuje náklady a eliminuje zložitosť paralelného riadenia viacerých systémov.

Ďalšie úvahy zahŕňajú:

• Škálovateľnosť: Náborové potreby organizácie budú kolísať, takže softvér musí byť agilný a škálovateľný.
• Integrácia: vopred určiť, ako sa bude technológia integrovať s iným náborovým softvérom, ako aj s celkovou technologickou infraštruktúrou ľudských zdrojov. Tieto integrácie podporia elimináciu manuálnych dátových procesov a možnosť kombinovať náborové údaje s údajmi o zamestnancoch.
• Požiadavky používateľov: Zvážte všetkých používateľov – uchádzačov, náborových pracovníkov, náborových manažérov – a uistite sa, že ATS dokáže poskytnúť efektívnu a pozitívnu skúsenosť pre každého.

Aké sú možnosti komplexnej náborovej platformy, ktorá zahŕňa ATS a CRM?

Tu je prehľad kombinovaných vlastností a funkcií, ktoré môžete využiť pomocou komplexného náborového riešenia:

Zaúčtovanie pozície

• Vytvorte popisy práce, ktoré zdôrazňujú preferované kompetencie.
• Identifikujte rodovú zaujatosť a referenčné hodnoty platov pomocou automatických skenov.
• Vytvorte webovú stránku pre uchádzačov o zamestnanie.
• Vytvárajte a spravujte inzercie na kariérnych webových stránkach a pracovných portáloch.
• Použite konfigurovateľné aplikácie na žiadosť (mobilné použitie, rýchle použitie, viacstupňové).

Posudzujú sa žiadatelia

• Vyhľadávanie externých a interných aplikácií pomocou jednej databázy.
• Nakonfigurujte otázky kontroly pred aplikáciou pre každé zverejnenie.
• Automatizujte ukladanie a analýzu údajov o résumé vrátane syntaktickej analýzy.
• Prijímajte automatizované oznámenia a výstrahy prispôsobené pre každú rolu.
• Poskytnutie bezpečného prístupu agentúram tretích strán.
• Vytvárajte výkazy a analýzy v reálnom čase počas celého procesu náboru.

Kandidáti na pohovor

• Naplánujte pohovory a sledujte postup.
• Zhromažďujte spätnú väzbu a automaticky konsolidujte hodnotenia kandidátov.
• Poskytuje bezpečný prístup na portál kandidátov pre aktuálne informácie a stav.

Prijímanie a privítanie

• Prístup k značkovým šablónam a formulárom s vopred vyplnenými údajmi.
• Generujte a prezentujte ponuky s možnosťami elektronického podpisu pre rýchlejší obrat.
• Automatizujte proces privítania.

Kedy by mala organizácia implementovať ATS?

Implementáciu ATS by mali zvážiť organizácie, ktoré rýchlo rastú a majú ambiciózne ciele náboru, ktoré korelujú s celkovou obchodnou stratégiou. Ďalšie požiadavky by mohli zahŕňať zameranie sa na špecializovanú skupinu zručností alebo rolu, ktorá je vo veľkom dopyte, podporu hromadného náboru alebo riešenie závažnej neefektívnosti v rámci HR, kde by centralizovaný dátový model a automatizované pracovné postupy ušetrili čas a peniaze. Tieto nedostatky by mohli byť:

• Náborové náklady sa sledujú v tabuľke.
• Rovnaká inzercia sa musí odoslať manuálne na viaceré pracovné portály.
• Čas sa venuje kontrole veľkého objemu irelevantných aplikácií.
• Spätná väzba a rozhodnutia od náborového tímu je ťažké získať.
• Interné zdroje nie sú k dispozícii na vytvorenie, údržbu alebo zlepšenie existujúceho pracovného portálu.
• Meranie hodnoty náboru je zložité a nekonzistentné.

Kedy by som mal aktualizovať svoje ATS?

Mnohé organizácie sa rozhodnú inovovať z existujúceho ATS na komplexnú softvérovú platformu pre nábor vrátane možností zapojenia kandidátov do CRM.

Zastaraný ATS môže mať za následok tieto nedostatky HR:

• Rovnaká žiadosť o zamestnanie je spracovaná pri každom otvorení práce.
• V rámci náborového procesu sa vyskytuje veľká miera vrátenia.
• Podpora a angažovanosť kandidáta je náročná a neefektívna.
• Prítomnosť zaujatosti v bezvedomí nie je známa.
• Špecifické náborové stratégie, ako je hromadný nábor, interný postup a virtuálny nábor zamestnancov, sú zložité, ak nie nemožné.

Systémy na sledovanie uchádzačov, najmä ak sú integrované v rámci komplexných riešení náboru, poskytujú modernú a bezpečnú platformu pre ľudské zdroje na prilákanie, identifikáciu, zapojenie a najímanie tých najlepších kandidátov. ATS eliminuje časovo náročné manuálne procesy, takže náborové úsilie sa môže dokonale synchronizovať s predpokladaným rastom spoločnosti.