Următoarea dvs. decizie importantă atunci când luați în considerare un nou sistem ERP? Cum va fi implementat. Există mai multe abordări din care să alegeți, inclusiv implementarea locală tradițională, în cloud sau o combinație hibridă a ambelor. Veți dori să luați în considerare diferențele financiare și să analizați punctele forte și atracțiile fiecărei strategii de implementare ERP, precum și orice limitări sau provocări unice.

Înainte de a începe să luați în considerare opțiunile de implementare ERP, vedeți cum și de ce a devenit cloudul un mediu vital pentru succesul afacerii în economia digitală.

De ce tot interesul pentru implementarea cloud?

Cu toții urmărim cu mare interes pe măsură ce tehnologia calculatoarelor continuă să evolueze într-un ritm din ce în ce mai mare. Cele mai vechi sisteme business și primele sisteme ERP au fost găzduite pe calculatoare mainframe și medii cu terminale „dumb” pentru introducerea utilizatorilor – după ce au înlocuit cardurile punch și intrările key-to-disk, adică! Următoarea tehnologie „de ultimă generație” a fost arhitectura client/server în care terminalele dumb au fost înlocuite de PC-uri (numite acum clienți) care puteau gestiona o parte din volumul de lucru. Acest lucru a redus cantitatea de date care trebuiau să fie transferate înainte și înapoi cu computerul serverului.

În jurul mileniului, două evoluții semnificative au schimbat lumea calculatoarelor și a ERP: internetul și cloudul. Nu a mai fost necesar să cumpărați și să susțineți hardware-ul și software-ul pentru a vă conduce afacerea. Toate sau principalele componente ale tehnologiei ar putea fi acum „închiriate” sau externalizate într-un pachet care includea toate operațiunile de întreținere și o mare parte din operațiunile tehnice. Internetul omniprezent asigura infrastructura de comunicații necesară pentru ca cloudul să fie practic și disponibil oriunde în lume.

Însă companiile nu și-au migrat imediat sistemele ERP la o implementare în cloud. A fost nevoie de ceva timp pentru ca tehnologia și aplicațiile să se maturizeze și pentru ca companiile să realizeze că computerul nu trebuie să fie la fața locului pentru a obține acces și securitate fiabile pentru aplicațiile critice pentru afaceri. O parte din această evoluție a implicat dezvoltatorii care învață cum să:

• Profită pe deplin de implementarea cloud
• Scriere sau rescriere aplicații în mod corespunzător
• Reconstruirea infrastructurii lor – atât a tehnologiei, cât și a resurselor umane – pentru a sprijini sistemele bazate pe cloud

Și, important, acum, sistemele ERP în cloud oferă tehnologii avansate precum inteligența artificială (AI) și machine learning pentru a îmbunătăți productivitatea și serviciile; experiențe personalizate pentru utilizatori pentru a stimula adoptarea; și funcționalități extinse și funcții analitice integrate pentru a oferi o imagine completă a afacerii - sprijinind în cele din urmă inovarea și dezvoltarea afacerii.

Modelul de determinare a prețului SaaS

În trecut, cea mai mare parte a software-ului a fost instalat la sediul companiei și singura opțiune de licențiere a fost de a achiziționa o licență perpetuă—în cazul în care aplicația este licențiată pentru o sumă în avans plus un contract anual de întreținere pentru upgrade-uri și corecții de erori. Licențele software sunt cel mai adesea stabilite pe bază de utilizator. Întreținerea anuală este de obicei taxată la 18% până la 20% din prețul de listă de software curent la momentul respectiv. Aceasta înseamnă că licența software este, în esență, „răscumpărată” o dată la cinci până la șase ani.

Cu ERP on-premise, toate hardware-ul și software-ul sunt achiziționate sau închiriate și instalate în locația (locațiile) unei companii. Compania este responsabilă pentru întreținerea, suportul și posibilele actualizări sau extinderi ale hardware-ului, sistemelor și software-ului de aplicație, precum și pentru spațiul de instalare, utilități, asigurări, resurse de eșec și stocare de backup în afara locației.

Sistemele ERP bazate pe cloud, pe de altă parte, nu sunt instalate, de obicei, la fața locului și sunt suportate de furnizor ca parte dintr-o taxă lunară sau anuală. Acestea sunt licențiate pe baza a ceea ce se numește software-as-a-service (SaaS). Prețul licențelor SaaS poate fi stabilit per utilizator, per aplicație sau per mediu (de exemplu, toate sistemele ERP), în funcție de dimensiunea companiei dvs. sau de alte variații.

Un aspect interesant al licențierii implementării cloud este scalabilitatea sa. Dacă este licențiat de „locul” utilizatorului, puteți adăuga sau reduce utilizatorii și puteți plăti un preț mai mare sau mai mic ulterior, în funcție de numărul de utilizatori noi. Dacă volumul de tranzacții, capacitatea de stocare sau cerințele de putere de calcul se schimbă, furnizorul este responsabil pentru modernizarea facilităților sale pentru a se adapta la modificare, ceea ce înseamnă că nu va trebui să cumpărați și să instalați mai multe servere sau mai mult spațiu de stocare pe disc.

Cea mai apropiată analogie ar putea fi televiziunea prin cablu. Plătiți pentru ceea ce aveți nevoie, iar acest preț include utilizarea și funcționarea tuturor facilităților fizice, personalului, întreținerii și orice alte cheltuieli legate de serviciul prin cablu la locația dvs. Dacă aveți nevoie și adăugați mai multe canale, veți plăti doar pentru ceea ce ați solicitat și nu vă faceți griji cu privire la modul în care acestea reușesc să furnizeze canalele suplimentare.

Opțiuni de implementare ERP

Există mai multe moduri posibile de a implementa un sistem ERP:

1. ERP cloud cunoscut și ca SaaS ERP

În ERP în cloud, modelul de licențiere principal este software-as-a-service (SaaS). Furnizorul de sistem va avea propriul centru de date – sau poate închiria spațiu într-un cloud public pentru a-și găzdui aplicațiile și sistemele. Toate hardware-ul, sistemele și serviciile de suport sunt furnizate prin intermediul internetului. Acest lucru face implementarea mai rapidă și mai ușoară pentru compania utilizatorului, deoarece, cu toate componentele hardware și software deja existente, acestea pot începe direct pe transferul de date și instruirea utilizatorilor.

Cu această opțiune de implementare ERP în cloud, furnizorul dvs. de software se va ocupa, de asemenea, de întreaga instalare, întreținere și asistență – inclusiv de toate actualizările și upgrade-urile software, cum ar fi adăugarea de putere de calcul sau stocare. De asemenea, sistemele, aplicațiile și resursele pot „scala automat” sau pot crește sau scădea automat pentru a răspunde nevoilor în schimbare, pe termen scurt. Acest lucru elimină necesitatea de a plăti pentru resursele de calcul care pot fi neutilizate în cea mai mare parte a timpului, așa cum este cazul sistemelor ERP on-premise.

ERP SaaS bazat pe cloud are un cost inițial mic sau deloc (o „cheltuială de capital”), dar are un cost lunar ceva mai mare (o „cheltuială de exploatare”), în comparație cu o instalație on-premise tipică. Atunci când este vizualizată pe durata normală a costului ciclului de viață de cinci până la șapte ani, costul total al proprietății (TCO) este similar, dacă nu mai mic de, cu o instalație on-premise și oferă servicii, suport și securitate potențial mai bune.

Cloud ERP oferă, de asemenea, cea mai rapidă cale către inovație, făcându-l ideal pentru companiile care doresc să-și urmeze în mod agresiv strategia de transformare digitală. Această opțiune de implementare permite companiilor să reimagineze, să optimizeze și să își adapteze cu ușurință procesele de afaceri, după cum este necesar, și să profite de cele mai bune practici standardizate pe care furnizorii ERP moderni ar trebui să le sprijine.

2. Sisteme ERP on-premise

On-premise este modul în care majoritatea companiilor și-au implementat istoric sistemele ERP. În acest model de implementare, software-ul ERP este instalat în centrul dvs. de date în locațiile dorite. Instalarea și întreținerea hardware-ului și software-ului este responsabilitatea personalului dumneavoastră.

Astăzi, companiile îmbrățișează cloudul pentru flexibilitatea sa, capacitatea de a se scala și ușurința inovației. Deși încă, pentru unele companii, în special cele din industriile foarte controlate, on-premise este o abordare preferabilă din cauza constrângerilor legale, de reglementare sau organizaționale.

3. Sisteme ERP hibride

Elementele unei implementări ERP în cloud și on-prem pot fi combinate pentru a crea un cloud hibrid, care oferă flexibilitatea de a alege implementarea optimă pentru fiecare aplicație. Soluția ERP hibridă în cloud poate fi utilizată ca o piatră de temelie pentru cloud sau pentru a satisface problemele de reglementare din domeniu și cerințele speciale de securitate care pot dicta necesitatea aplicațiilor on-prem în anumite situații. Pot exista, de asemenea, alte restricții sau preferințe care fac on-prem de dorit pentru anumite aplicații. Complexitatea unei afaceri și mediul său actual, precum și dorința unei viteze mai mici a factorului de schimbare în decizia de a implementa într-un scenariu hibrid.

O implementare hibridă permite aplicațiilor și datelor să se deplaseze între opțiuni pe baza modificărilor încărcării de lucru. Oferă beneficii cloud din acea parte a sistemului care se află în cloud. Cu toate acestea, este nevoie de mai multă implicare IT locală pentru a sprijini piesele on-prem, precum și coordonarea dintre cele două - sau mai multe - medii de sistem ERP.

4. ERP pe două niveluri

Într-adevăr, o variație a abordării hibride implementată din aceleași motive, implementarea ERP pe două niveluri - uneori numită implementare hub-and-spoke - utilizează un sistem central cu sisteme satelit mai mici care sprijină instalațiile de la distanță. Gândiți-vă la ERP corporativ ca la hub, cu sisteme ERP individuale la filiale, depozite sau birouri, toate alimentând datele înapoi în hub. Aceasta nu este o idee nouă; a apărut în timpul fazei de procesare distribuită din anii 1990, companiile alegând să implementeze sisteme mai mici, mai simple și mai puțin costisitoare în locații îndepărtate, menținând în același timp sistemul corporativ mai mare, mai capabil, la sediul companiei. Oricare sau toate sistemele dintr-o rețea pe două niveluri pot fi bazate pe on-prem sau cloud, achiziționate sau licențiate SaaS.

Costul total pentru o implementare ERP pe două niveluri - cu sisteme mai puțin costisitoare la noduri în loc de același sistem corporativ pretutindeni - va genera un cost mai mic pentru achiziția inițială. Cu toate acestea, integrarea și sprijinul pot duce la un cost global mai mare, continuând, deoarece interfețele trebuie să fie construite și întreținute. Și, an de an, va fi nevoie de mai mult sprijin IT pentru a se coordona cu mai mulți furnizori, precum și pentru a gestiona programe necoordonate de upgrade și schimbări de interfață.

Recomandări pentru procesul de selecție

Alege-ți software-ul mai întâi printr-un proces atent de evaluare ERP, apoi ia în considerare opțiunile de implementare bazate pe capacitățile de implementare ale software-ului și nevoile companiei tale și potențialul randament ERP al investiției. Unele software ERP sunt doar în cloud sau SaaS, în timp ce alți furnizori oferă cloud, on-prem și hibrid. Opțiunile de implementare disponibile pot fi un criteriu de includere pe lista scurtă, dar nu ar trebui să fie singurul factor determinant pentru selecția sistemului.

Companiile cu creștere rapidă și cele care se așteaptă la schimbări viitoare în ceea ce privește numărul de utilizatori (în sus sau în jos) ar trebui probabil să se concentreze pe sistemele ERP în cloud pentru scalabilitatea și prețurile lor de tip pay-for-what-you-use. De asemenea, asigurați-vă că toți membrii echipei de selecție înțeleg caracteristicile și beneficiile diferitelor opțiuni de implementare ERP.

Rezumat

Inițial, companiile pot fi atrase pentru implementarea ERP în cloud din motive financiare – cum ar fi cheltuieli de capital mici sau deloc și costuri reduse pentru ciclul total de viață – dar sunt încântate de avantajele tehnice și operaționale pe care cloud trebuie să le ofere, inclusiv:

• ERP care este întotdeauna la curent cu cele mai recente upgrade-uri (fără costuri sau efort suplimentar)
• Scalabilitate practic nelimitată
• Plată unică pt.care aveți nevoie/bază de utilizare
• Implementare mai rapidă
• Îmbunătățirea controalelor de securitate și de acces și multe altele

Iar implementarea completă în cloud nu este singura opțiune. Uneori este mai logic să păstrați unele dintre aplicații la fața locului și să utilizați cloudul pentru restul. Din fericire, sunt disponibile o varietate de opțiuni de configurare și implementare, astfel încât să puteți alege implementarea care are cel mai mare sens din punct de vedere financiar și operațional.

Trecerea la un nou sistem ERP este o schimbare semnificativă pentru utilizatorii de sistem, IT și întreaga organizație. Este logic să explorați toate opțiunile și să alegeți configurarea sistemului care oferă cea mai bună performanță la cel mai bun cost. Apoi, planificați modul în care resursele și structura internă vor trebui să se schimbe pentru a beneficia la maximum de investiția dvs., indiferent de configurare și implementare.

Citiți mai multe în această serie