Ce este un plan de continuitate a afacerii? Consilierul de valoare HR global al SAP, Chiara Bersano, are o perspectivă unică asupra întrebării. În 1999, ea lucra pentru o companie globală care opera o fabrică din Izmir, Turcia, când un cutremur devastator a lăsat în cele din urmă peste 17 000 de morți și 250 000 de persoane fără adăpost. Cu toate acestea, angajații companiei sale s-au descurcat mai bine decât majoritatea.

Compania a reacționat rapid, susținând și ajutând lucrătorii și familiile lor în condiții dificile. Acest lucru a asigurat încrederea și loialitatea pe termen lung între companie și lucrătorii săi. Dar a stârnit, de asemenea, un interes timpuriu în planificarea de urgență într-un moment în care tehnologia pentru a sprijini un astfel de efort a palmat în comparație cu capacitățile de astăzi. Cu toate acestea, două decenii mai târziu, mulți dintre acei angajați încă lucrează la acea companie – nu numai pentru o mai bună remunerare sau promisiunea de creștere a carierei, ci pentru că știu că compania are spatele lor într-o perioadă de criză.

Deci, ce este planificarea pentru situații neprevăzute? Dacă îl întrebi pe Bersano, creează un cadru de răspuns la urgențe care are ca rezultat păstrarea unei forțe de muncă sănătoase, motivate, dedicate în timpul crizelor și după acestea.

“Puterea construirii relației dintr-o criză este extremă”, spune Bersano. “Se construiește o relație bazată pe încredere cu angajații”.

Pur și simplu: investirea în sănătatea și siguranța angajaților prin planificarea de urgență diligentă are ca rezultat în primul rând reziliența, agilitatea și continuitatea afacerii – și, ulterior, în rezultate mai bune în afaceri. Dar, mai general, planificarea contingențelor este esențială pentru supraviețuirea oricărei afaceri, locale sau globale, pe termen scurt și lung.

Percepția la fel de mult ca preparatul

Deși există nenumărate alte exemple de planuri de urgență dincolo de cele ale lui Bersano, definirea completă a unui plan de continuitate a afacerii în ceea ce privește funcția de HR este gata să schimbe și să alinieze oamenii și resursele ca răspuns la orice eveniment nefericit, astfel încât compania să își poată relua operațiunile în parte sau în întregime cât mai repede posibil.

Asta duce la următoarea întrebare: cum ar fi început să se răspândească vestea pandemiei de COVID-19 în trimestrul 4 al anului 2019, cum ar fi putut mai bine planurile de urgență să ajute companiile și țările deopotrivă atunci și cum le pot ajuta astfel de planuri acum? Pentru a răspunde celei de-a doua părți a întrebării, companiile au mai mult de câștigat cu cât mai repede creează un plan de urgență axat pe menținerea continuității afacerii. De fapt, este ceva ce organizațiile de HR ar trebui să facă tot timpul ca parte a activității, indiferent de condițiile macroeconomice sau specifice afacerilor.

Perspectiva 2020: Cum ar fi putut ajuta planurile de urgență la începutul COVID-19

Companiile de comerț electronic care aveau planuri de angajare rapidă pentru rolurile de sourcing și îndeplinire au fost bine pregătite. Și organizațiile de servicii care aveau deja angajați înarmați cu laptopuri și software de colaborare la zi au reușit să treacă rapid și fără probleme la un mod de lucru la distanță. În general, cu cât afacerea era mai pregătită pentru viitor și mai tehnologică, cu atât mai bine echipată a fost – intenționat sau accidental – să mențină afacerile stabile pe măsură ce pandemia a început.

Dar planificarea situațiilor de urgență este mult mai mult decât asigurarea faptului că fiecare angajat are un laptop și o conexiune rapidă la internet. Este vorba despre schimbarea resurselor sau chiar a unor departamente întregi pentru a se concentra pe nevoile imediate de afaceri, gestionarea percepției externe a companiei și abordarea cu adevărat a ceea ce angajații doresc și trebuie să aibă succes. Dacă credeți că sună ca trei lucruri care trebuie gestionate în vremuri normale, sunteți corecți. Cât de eficient a pregătit HR va face diferența în cât de mult este afectată afacerea, dacă este deloc.

De aceea, chiar și după scăderea pandemiei de COVID-19, planificarea constantă și consecventă a contingențelor ar trebui să fie noua normă pentru profesioniștii din domeniul resurselor umane. Dacă planificarea pentru situații neprevăzute este un aspect permanent al funcției HR, aceasta are puterea de a conduce afacerea în bine.

Plimbare prin vorbă

La fel de mult ca un plan de acțiune de urgență la locul de muncă este despre strategia pe scări mari și mici, profunzimea și eficacitatea oricărui plan de urgență este, în centrul său, o reflectare a valorilor companiei. Desigur, fiecare site web al companiei are aproximativ același set de idealuri care exprimă o mentalitate primordială a clientului și plasează sănătatea și siguranța angajaților mai presus de orice. Dar acțiunile vorbesc mult mai tare decât cuvintele copiate.

Aici planificarea pentru situații neprevăzute se aliniază cu obiectivele de afaceri. Specialiștii în resurse umane trebuie să ia în considerare atât scenarii specifice afacerilor, cât și factori macroeconomici care afectează toată lumea din organizație, iar apoi să le abordeze în funcție de diferitele tipuri de urgențe și priorități care pot apărea. Activul cel mai valoros al unei companii este angajații săi, iar îngrijirea acestora este o obligație morală și legală. Dacă CEO-ul și CHRO sunt de acord că sănătatea și siguranța muncitorilor sunt de o importanță capitală în vremuri bune și dificile deopotrivă, satisfacția clienților și succesul financiar vor urma cu siguranță – chiar și în toiul unei crize care amenință să susțină fiecare aspect al afacerii.

Strategiile de planificare a situațiilor neprevăzute trebuie să aibă un caracter cuprinzător și să țină seama de o gamă largă de acțiuni receptive care, chiar și în condiții normale, ar fi dificil de pus în aplicare simultan. Dar acesta este și motivul pentru care pregătirea pentru situații de urgență și planificarea pentru situații de urgență sunt atât de importante – timpul de răspuns este esențial în orice criză. Planul corect nu va conta dacă vine prea târziu.

Având în vedere ce a experimentat lumea și câte organizații și industrii întregi au fost afectate, profesioniștii HR ar trebui să se întrebe acum: cum putem fi pregătiți în cel mai bun mod posibil pentru mâine, luna viitoare și anul viitor deopotrivă?

Citiți mai multe în această serie