Czym jest zarządzanie zapasami przez podwykonawców (VMI)?

Znaczenie VMI w łańcuchu dostaw

Model VMI, tj. zakładający zarządzanie zapasami przez podwykonawców, jest z punktu widzenia klienta metodą działania opartą na danych. Oznacza, że dostawcy zarządzają poziomami zapasów własnych produktów, komponentów lub materiałów w placówkach sprzedawców lub dystrybutorów tychże. Dzięki temu można ograniczyć problem zarówno niedoborów, jak i nadwyżek produktów. Tego rodzaju przeniesienie odpowiedzialności za zarządzanie zapasami sprawia, że łańcuchy dostaw działają bardziej wydajnie przy niższych kosztach ogólnych, większej elastyczności i krótszym czasie reakcji.

Za sprawą zautomatyzowanego przepływu danych i zaawansowanej analityki model VMI wpływa pozytywnie na prawidłowość zamówień, a przy tym pozwala ograniczyć konieczność podejmowania działań naprawczych i zwiększyć rotację zapasów. Dostawcy wykorzystują napływające w czasie rzeczywistym dane sprzedażowe i dotyczące prognozy popytu do optymalizacji procesów wysyłkowych i utrzymywania odpowiednio wysokich stanów magazynowych, co pozwala szybko reagować na zmiany na rynku i chronić łańcuch dostaw przed tzw. efektem byczego bicza.

Przed rozpoczęciem współpracy według modelu VMI firma powinna uzgodnić z dostawcami kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) — na przykład wskaźnik rotacji zapasów, stosunek zapasów do sprzedaży czy wskaźnik skuteczności sprzedaży (STR) — mając na uwadze realizację wspólnych celów. Taki model współpracy prowadzi w ostatecznym rozrachunku do zwiększenia wydajności i responsywności w obrębie łańcucha dostaw, a to oznacza korzyść zarówno dla dostawców, jak i klientów.

Na czym dokładnie polega zarządzanie zapasami przez podwykonawców?

VMI to strategia współpracy, która może przełożyć się na imponujące wyniki — szczególnie, gdy realizuje się ją z przekonaniem i zaangażowaniem, wykorzystując w tym celu właściwe narzędzia i systemy. Kluczem do sukcesu jest tutaj synchronizacja danych i komunikacja z myślą o stałym dostosowywaniu poziomów zapasów do bieżącego zapotrzebowania na rynku. Poniżej przedstawiamy niektóre z najważniejszych założeń tego procesu.

• Oficjalne umowy od samego początku: przed rozpoczęciem współpracy sprecyzuj role, obowiązki i oczekiwania. Obie strony muszą uzgodnić szczegóły działalności operacyjnej, takie jak harmonogramy dostaw, poziomy zapasów, zasady zwrotów i minimalne/maksymalne poziomy uzupełnienia.
• Wspólna technologia: umowy powinny formalnie zobowiązywać strony do korzystania w pełni ze wspólnych i zintegrowanych platform technologicznych. Chęć do wymiany w czasie rzeczywistym informacji takich jak dane dotyczące sprzedaży, poziomów zapasów i innych istotnych aspektów jest absolutnie niezbędna dla powodzenia tej strategii.
• Zarządzanie zapasami i proces uzupełniania zapasów: dostawca jest odpowiedzialny za wszystkie obszary zarządzania Twoimi zapasami — od zaopatrzenia początkowego po stałe monitorowanie zapasów i prognozowanie popytu. Jest to proces oparty na danych i działa najlepiej, gdy dostawca może wykorzystać zaawansowane zarządzanie danymi i analizy oparte na sztucznej inteligencji w Twojej firmie i zintegrowanych systemach łańcucha dostaw. Dzięki kontrolowanemu dostępowi do szerokiej gamy zestawów danych dotyczących sprzedaży i łańcucha dostaw dostawca może osiągnąć większą precyzję i dokładność.
• Łącze komunikacyjne: najbardziej skuteczne strategie VMI są wprowadzane w życie w ramach współpracy biznesowej, która ułatwia współdziałanie wszystkim zainteresowanym, bezpieczną wymianę niezbędnych dokumentów i podejmowanie działań w oparciu o współdzielone analizy.
• Kontrola podwykonawcy: podwykonawcy wykonują wszystkie czynności związane z uzupełnianiem i zamawianiem zapasów, co zmniejsza Twoje obciążenie zadaniami takimi jak ustalanie harmonogramu, wolumenów i częstotliwości zamówień. Ten oparty na licznych danych proces staje się łatwiejszy i bardziej przejrzysty, gdy podwykonawca może polegać na solidnych źródłach informacji na temat oczekiwanego czasu wdrażania, poziomów produkcji, szacowanych opóźnień w wysyłce oraz wszelkich innych aspektów, które mogą mieć wpływ na poziom zapasów, podaż i popyt.
• Przynależność zapasów: „Mamy wspaniałych podwykonawców, ale czy pokładanie w nich tak dużej wiary nie jest aby trochę ryzykowne?” To pytanie, które często zadają sobie osoby dopiero zapoznające się z tematem. W strategii VMI podwykonawca nadal jest jednak właścicielem zapasów. Umieszcza je w twoich obiektach, aby ułatwić realizację zamówień oraz ograniczyć czasochłonność i koszty. Jest to więc świetny przykład strategii biznesowej korzystnej dla obu stron.

Korzyści z zarządzania zapasami przez podwykonawców

Każdy krok w kierunku zwiększenia wydajności łańcucha dostaw może mieć pozytywny wpływ na całą firmę. Wdrażając strategię VMI, możesz nie tylko zwiększyć wydajność w całym łańcuchu dostaw, ale także osiągnąć szereg innych korzyści wyszczególnionych poniżej.

• Prostsze zarządzanie zapasami: poprzez przeniesienie odpowiedzialności za zarządzanie zapasami na dostawców możesz uprościć działalność operacyjną i ograniczyć czas poświęcany na zarządzanie zapasami.
• Obniżone koszty magazynowania: strategia VMI pozwala na optymalizację poziomu zapasów pod kątem zaspokojenia popytu przy jednoczesnej minimalizacji kosztów magazynowania i uwolnieniu przepływu środków pieniężnych.
• Precyzyjne planowanie produkcji: dostawcy zyskują lepszy wgląd w trendy dotyczące popytu (lub potencjalne zakłócenia) w oparciu o dane, co umożliwia dokładniejsze planowanie produkcji i ograniczenie strat.
• Terminowe uzupełnianie zapasów: automatyczne uzupełnianie zapasów oznacza przyspieszenie tego procesu, co pomaga zapobiegać niedoborom i nadwyżkom.
• Lepsze relacje biznesowe i ściślejsza współpraca: współpraca i komunikacja zakorzenione w strategii VMI mogą pomóc w budowaniu silniejszych relacji z dostawcami opartych na zaufaniu.
• Zoptymalizowane poziomy zapasów: gdy dostawcy mają dostęp do danych sprzedażowych w czasie rzeczywistym, mogą utrzymywać idealny poziom zapasów oraz bardziej strategicznie i precyzyjne planować ich zamawianie.
• Odporność i redukcja ryzyka: gdy zarządzanie tym głównym obszarem działalności firmy jest bardziej strategiczne, masz więcej czasu i zasobów, które możesz poświęcić na zwiększanie odporności łańcucha dostaw, aby móc trafniej przewidywać zakłócenia i zagrożenia oraz skuteczniej na nie reagować.
• Korzyści dla dostawców: gdy dostawcy uzyskują wczesny wgląd w dane, mogą wykorzystać to do generowania nowych szans sprzedażowych, co przekłada się na wydajniejsze planowanie i wzrost udziałów rynkowych, a w konsekwencji — większe zadowolenie partnerów.

Potencjalne ryzyko związane ze strategią opartą na zarządzaniu przez podwykonawcę

Poniżej przedstawiono kilka przykładów najbardziej powszechnych wyzwań związanych ze strategią VMI i wskazówki dotyczące ograniczania ryzyka w poszczególnych przypadkach.

• Brak kontroli / zależność od dostawcy: możesz utracić kontrolę nad poziomami zapasów i zbytnio uzależnić się od dostawców. Sposób ograniczenia ryzyka: zawieraj jasne umowy i kontrakty SLA oraz korzystaj ze wskaźników wydajności i systemów zarządzania zapasami w czasie rzeczywistym, aby zachować przejrzystość i kontrolę.
• Nieodpowiednie systemy i chaotyczne dane: skuteczność VMI zależy od jakości danych udostępnianych sobie wzajemnie przez partnerów. Sposób ograniczenia ryzyka: zainwestuj w systemy zaprojektowane z myślą o konkretnym celu, umożliwiające partnerom bezpieczne przekazywanie i przetwarzanie dokumentów.
• Błędy w komunikacji: błędna komunikacja może prowadzić do rozbieżności w poziomach zapasów i nieefektywności. Sposób ograniczenia ryzyka: wspólne działanie w ramach sieci biznesowej to podstawa, ale ważne jest również ciągłe promowanie kultury współpracy i eliminowania silosów w przypadku wszystkich zespołów i stron.
• Bezpieczeństwo danych: udostępnianie danych wrażliwych zwiększa ryzyko naruszeń prywatności. Sposób ograniczenia ryzyka: wprowadź zaawansowane środki zwiększające cyberbezpieczeństwo oraz protokoły szyfrowania w celu zapewnienia nienaruszalności i poufności danych. Zadbaj o regularne uczestnictwo w szkoleniach zespołowych, aby być na bieżąco ze stale zmieniającymi się zagrożeniami cybernetycznymi.
• Niedostosowanie do zmian rynkowych: zdefiniowane z góry algorytmy mogą utrudniać szybkie reagowanie na zmiany rynkowe. Sposób ograniczenia ryzyka: korzystaj z elastycznych narzędzi analitycznych opartych na sztucznej inteligencji, aby dostosowywać prognozy i strategie zarządzania zapasami w oparciu o dane pozyskiwane w czasie rzeczywistym zarówno z łańcucha dostaw, jak i spoza niego.
• Zmiany popytu: nieoczekiwane wzrosty lub spadki popytu mogą zaburzać prognozy i obniżać efektywność uzupełniania zapasów. Sposób ograniczenia ryzyka: rzetelna analiza danych pomoże Ci przewidzieć wiele potencjalnych scenariuszy. Konieczne jest jednak przygotowanie planów awaryjnych i alternatywnych przepływów pracy z zespołami i podwykonawcami, dzięki czemu w razie potrzeby możliwe będzie szybkie dostosowanie się do zmian na rynku. Korzystając z rozwiązania umożliwiającego integrację procesów VMI z programem konsygnacyjnym, możesz utrzymywać zapasy na idealnym poziomie.

Strategia VMI a inne rodzaje zarządzania zapasami

Dostęp do zintegrowanych technologii i narzędzi opartych na sztucznej inteligencji zwiększył potencjał w obszarze modernizacji i optymalizacji wielu modeli zarządzania zapasami. Kilka najpopularniejszych modeli przedstawiamy poniżej.

• Tradycyjne zarządzanie zapasami: firma jest wyłącznie odpowiedzialna za zamawianie własnych zapasów i nimi zarządzanie. Wiąże się to często z wyższym bezpiecznym poziomem zapasów i większymi kosztami utrzymania.
• Zapasy w oczekiwanym terminie (JIT): model JIT umożliwia redukcję kosztów związanych z zapasami. Obejmuje sprowadzanie towarów tylko w razie potrzeby, ale nie ma elastyczności modelu VMI i nie uwzględnia stałego uzupełniania zapasów, co czyni go bardziej podatnym na zakłócenia.
• Zapasy konsygnacyjne: dostawca jest właścicielem zapasów w obiektach sprzedawcy detalicznego. Ogranicza to kapitał magazynowy sprzedawcy detalicznego, ale nie obejmuje aktywnego zarządzania zapasami przez dostawcę.
• Drop shipping: firma nie magazynuje sprzedawanych produktów, zamiast tego przekazując zamówienia klientów i dane dotyczące wysyłki podmiotowi zewnętrznemu — zazwyczaj hurtownikowi lub producentowi — który następnie wysyła towary bezpośrednio do klienta.
• Przeładunek kompletacyjny: ten model ogranicza ilość magazynowanych zapasów poprzez bezpośredni transfer materiałów między transportem przychodzącym a wychodzącym. W modelu VMI natomiast do optymalizacji zarządzania przechowywanymi zapasami wykorzystywane są dane.
• Zapasy zarządzane na zasadzie konsygnacji (CMI): w modelu CMI dostawca jest właścicielem zapasów do momentu ich sprzedaży, co zmniejsza ryzyko finansowe sprzedawcy detalicznego, ale nie zapewnia takiego samego poziomu aktywnego zarządzania zapasami jak model VMI.

Przykłady zarządzania zapasami przez podwykonawców

Strategia VMI jest z powodzeniem stosowana w wielu branżach, przy czym każda z nich ma własne wyzwania i potencjał. Poniżej opisujemy zaledwie kilka sektorów i scenariuszy, w których strategia VMI zmienia zasady gry.

• Produkcja na potrzeby przemysłu motoryzacyjnego: VMI w tym sektorze służy do efektywnego zarządzania dostawą komponentów o znaczeniu krytycznym, takich jak elektronika i  elementy złączne, bezpośrednio w zakładach montażowych. Dostawcy są odpowiedzialni za utrzymywanie poziomów zapasów dostosowanych do harmonogramów produkcyjnych producentów, zapewnianie dostępności części na czas i zapobieganie opóźnieniom produkcji.
• Dystrybucja leków farmaceutycznych: na potrzeby precyzyjnej koordynacji dostaw leków w placówkach opieki zdrowotnej i aptekach model VMI zapewnia dostępność niezbędnych leków do dystrybucji — ze szczególnym uwzględnieniem produktów objętych rygorystycznymi przepisami lub wymagających ściśle określonych warunków przechowywania.
• Dostawa komponentów w sektorze elektroniki użytkowej: model VMI jest dla producentów elektroniki użytkowej — na przykład laptopów czy smartfonów — idealnym rozwiązaniem do zarządzania zapasami komponentów takich jak mikroczipy i wyświetlacze. Dostawcy monitorują prognozy dotyczące produkcji i dane sprzedażowe w celu odpowiedniego dostosowania poziomu zapasów. Pozwala to ograniczyć ryzyko związane ze zmiennością popytu i modernizacją technologii.
• Montaż i konserwacja statków powietrznych w sektorze lotniczym i kosmicznym: systemy VMI są wykorzystywane do regulowania zapasów komponentów o wysokiej wartości i materiałów konserwacyjnych. Umożliwiają dostawcom bezpośrednią kontrolę i uzupełnianie zapasów materiałów o krytycznym znaczeniu, takich jak blachy aluminiowe i komponenty silnikowe, które są niezbędne zarówno do produkcji nowych statków powietrznych, jak i utrzymania flot operacyjnych.
• Detaliczne/konsumenckie produkty szybkozbywalne (CPG): w przypadku największych sprzedawców detalicznych i firm specjalizujących się w CPG, takich jak Walmart lub Amazon, model VMI wykorzystywany jest do optymalizacji zarządzania zapasami. Przy dostępności milionów jednostek magazynowych model VMI umożliwia zminimalizowanie nadwyżek zapasów, obniżając koszty magazynowania bez negatywnego wpływu na dostępność produktów dla klientów.

Najlepsze praktyki w ramach skutecznej strategii zarządzania zapasami przez podwykonawców

Ustaliliśmy, że sukces strategii VMI zależy od możliwości technologicznych w zakresie udostępniania danych w czasie rzeczywistym i współpracy. Dla wielu czołowych liderów zespołów i pracowników Twojej firmy model VMI będzie oznaczał jednak nowy (choć bardziej wydajny) sposób pracy. Transformacja cyfrowa to jeden element tego procesu, ale nie należy przy tym lekceważyć wagi skutecznych strategii zarządzania zmianami oraz wyznaczania jasnych oczekiwań i celów. Mogą w tym pomóc opisane poniżej praktyki.

• Otwarta i przejrzysta komunikacja: oprócz wdrożenia platformy do zarządzania siecią biznesową musisz również ważne jest także utrzymywanie kanałów jasnej i spójnej komunikacji z każdym kluczowym członkiem zespołu i partnerem zaangażowanym w proces VMI.
• Uzgodnione wskaźniki KPI (kluczowe wskaźniki wydajności): od hal produkcyjnych po najwyższy szczebel — specjaliści od poszczególnych zadań są w całej firmie. Zadbaj o to, aby komunikowali się ze wszystkimi odpowiednimi kierownikami zespołu w celu zdefiniowania i uzgodnienia jasnych wskaźników KPI. Pozwoli Ci to mierzyć i monitorować wszystkie niezbędne zmienne w środowisku VMI firmy.
• Jasne role, obowiązki, granice i opłaty: określ te parametry w przypadku każdej strony uczestniczącej w procesie VMI, aby zapobiec nieporozumieniom i zapewnić rozliczalność. Pamiętaj też o zleceniu odpowiednim ekspertom dopilnowania, aby regulacje te były kompleksowe, a ich zakres — odpowiednio szeroki.
• Szkolenia i wsparcie: nawet 70% projektów transformacji cyfrowej kończy się niepowodzeniem. Nie dzieje się tak z powodu technologii, ale ze względu na niewydajne planowanie, silosy kulturowe oraz niedostateczne szkolenia i nieefektywną komunikację. VMI może przynieść korzyści wszystkim członkom Twojej sieci. To do Ciebie należy jednak zapewnienie od samego początku skutecznych szkoleń i odgórnych zobowiązań w zakresie wsparcia.
• Braku dostępu do pewnych zbiorów danych: wiedza to potęga. Mimo najlepszych intencji w Twoich zespołach mogą pojawić się osoby niechętne do integracji pewnych zbiorów danych ze scentralizowaną platformą. Wprowadź spójny i ustandaryzowany zbiór wytycznych dotyczących zarządzania danymi, aby pokazać, że uczciwie i sprawiedliwie stosujesz niezbędne przepisy.

Czym powinien charakteryzować się system do zarządzania zapasami przez podwykonawców?

Bez względu na to, na jakim etapie cyfryzacji łańcucha dostaw znajduje się Twoja firma, ważne jest zrównoważenie zarządzania najpilniejszymi potrzebami i długoterminowymi działaniami na rzecz strategicznego rozwoju z możliwością skalowania. Poniżej przedstawiamy właściwości systemów VMI o największym znaczeniu w obu przypadkach.

• Przejrzystość zapasów i współpraca: wybierz oprogramowanie, które zapewnia wgląd w czasie rzeczywistym w zamówienia uzupełnienia zapasów, uzgodnienia dotyczące harmonogramów i dane dotyczące poziomów zapasów.
• Płynna integracja: rozwiązanie powinno dobrze współdziałać z systemem ERP oraz z innymi platformami do zarządzania łańcuchem dostaw i obsługi handlu elektronicznego. Integracja systemów umożliwia udostępnianie precyzyjnych danych dotyczących transakcji w czasie rzeczywistym, Pozwala też na uzupełnianie zapasów w oparciu o powiadomienia push, zgodnie z zasadami dotyczącymi minimalnego i maksymalnego poziomu zapasów.
• Ogólnodostępne prognozy: wybierz rozwiązanie zapewniające wszystkim partnerom handlowym wgląd w prognozy dotyczące m.in. popytu i możliwości linii produkcyjnych. Najlepsze systemy powiadamiają użytkowników o zobowiązaniach i zmianach, umożliwiając szybsze reagowanie na potencjalne zakłócenia.
• Aktualizacja danych w czasie rzeczywistym: system powinien zapewniać dostęp w czasie rzeczywistym do danych dotyczących zapasów i sprzedaży, umożliwiając szybką reakcję.
• Platformy w chmurze zapewniające dostęp do danych dotyczących zapasów w czasie rzeczywistym: rozwiązania oparte na chmurze oferują elastyczność, możliwość skalowania i dostęp zdalny do danych dotyczących zapasów.
• Zintegrowane analizy ułatwiające podejmowanie decyzji: szukaj systemów ze zintegrowanymi narzędziami analitycznymi zapewniającymi dogłębny wgląd w wydajność zarządzania zapasami.
• Uczenie maszynowe na potrzeby rozszerzonych analiz: wybierz system wykorzystujący uczenie maszynowe w celu precyzyjnej optymalizacji zarządzania zapasami.
• Możliwość skalowania: zadbaj o możliwość skalowania systemu wraz z rozwojem firmy i rosnącym zapotrzebowaniem na zapasy.
• Interfejs przyjazny dla użytkownika: wybierz system z intuicyjnym interfejsem — taki, który łatwo będzie wdrożyć, i który zespół będzie w stanie efektywnie wykorzystywać.

Wykonaj kolejne kroki

Poznaj oprogramowanie wspomagające zarządzanie zapasami przez podwykonawców, które usprawnia współpracę, zwiększa przejrzystość i umożliwia automatyzację procesów w obrębie całej sieci. Dzięki integracji procesów planowania oraz zarządzania zapasami i jakością oprogramowanie to może pomóc w eliminacji silosów zadań manualnych i zwiększyć efektywność, co pozwoli Ci lepiej wykorzystywać okazje i ograniczyć ryzyko. Możliwość szybkiego reagowania na zmiany popytu i pewność strategii zarządzania zapasami sprawiają, że działalność operacyjna staje się bardziej odporna na zakłócenia i konkurencyjna.

Czytaj więcej