Niet niet zo lang geleden waren klanten tevreden als producten binnen enkele dagen, of zelfs weken, werden geleverd. Je wist wie al je concurrenten waren en markttrends waren vaak geleidelijk en stabiel. Vandaag de dag is daar niets van waar. Moderne consumenten shoppen in realtime uit een wereldwijde, en meestal digitale, catalogus. Product- (en zelfs sector-) trends kunnen zich binnen weken, zo niet dagen, doorzetten. Voeg daaraan toe een verwarrende reeks verstoringen van de supply chain, van pandemieën tot politiek en weersomstandigheden, en je hebt een nogal duizelingwekkende situatie. Hoe belangrijk je klanten ook zijn voor jouw bedrijf, je leveranciers zijn het fundament waarop het bestaat. De beste softwareoplossingen en operationele innovaties van vandaag helpen bedrijven de strategieën voor leveranciersrelatiebeheer te ontwikkelen die ze nodig hebben om niet alleen te concurreren, maar ook om te floreren in de huidige complexe en snel veranderende wereld.

Betekenis van Supplier Relationship Management

De praktijk van Supplier Relationship Management (SRM) ontstond in de jaren tachtig als een manier om bedrijven een systematische en consistente strategie te geven voor de beoordeling van hun leveranciers. De wortels van SRM zijn terug te voeren op het werk van de gerenommeerde inkoop- en supply chain-analist Peter Kraljic, die een innovatief perspectief op leverancierssegmentatie introduceerde. Hij ontwikkelde iets genaamd de Kraljic Matrix, die leveranciers in wezen in kaart brengt tegen twee centrale dimensies: risico en winstgevendheid. Een elektronicabedrijf heeft bijvoorbeeld zowel microprocessoren als kantoorbenodigdheden nodig, maar de verkoper die deze levert is veel belangrijker voor hun succes dan de laatste. Daarom stelt Supplier Relationship Management dat goede interacties met al je leveranciers belangrijk zijn, maar dat het vooral cruciaal is om robuuste, transparante relaties en doorlopende beoordelingsstrategieën te ontwikkelen met de leveranciers van wie je bedrijf het meest afhankelijk is.

Moderne praktijken en oplossingen voor Supplier Relationship Management maken gebruik van analytische en strategische componenten die bedrijven kunnen helpen een revolutie teweeg te brengen in het beheer van leveranciersrelaties.

SRM vs. leveranciersbeheer

De termen "leveranciersrelatiebeheer" en "leveranciersbeheer" worden vaak door elkaar gebruikt, maar technisch gezien zijn ze niet hetzelfde. Leveranciersrelatiebeheer is precies hoe het klinkt: de praktijk van het beheren van relaties met leveranciers. Leveranciersmanagement is echter breder dan dat. Het omvat relatiebeheer, maar ook leveranciersinformatie, prestaties en risicobeheer, evenals activiteiten zoals schattingssamenwerking.

SRM bestaat al een hele tijd en wordt nog steeds gebruikt door veel bedrijven, met name kleine en middelgrote bedrijven die niet de volledige functionaliteit van een end-to-end suite voor leveranciersbeheer nodig hebben. Tegenwoordig is leveranciersbeheer echter de modernere term en wordt het vaak gebruikt om nieuwe en geavanceerde cloudgebaseerde tools te beschrijven die voldoen aan de complexe behoeften van hogere middelgrote en grote ondernemingen.

Het proces voor supplier relationship management

Het SRM-traject bestaat uit vijf kritieke stappen:

1. Leverancierssegmentatie: in deze initiële fase wordt de leveranciersbasis gecategoriseerd. Dit helpt om inzichten te leveren, potentiële risico's aan het licht te brengen, besparingskansen te ontdekken en leveranciersrelaties te verbeteren. Segmentatie kan plaatsvinden op basis van verschillende criteria, zoals positiesoort, hoeveelheid, risico (met behulp van de Kraljic-matrix), locatie, prijs, duurzaamheid en meer, afhankelijk van wat de meeste waarde voor het bedrijf heeft.
2. Ontwikkeling van de leveranciersstrategie: met de inzichten uit segmentatie is de volgende stap het ontwikkelen van een op maat gemaakte strategie. Dit omvat het onderhandelen over contracten en prijzen, het verbeteren van communicatieprocessen en het proberen te spreiden van activiteiten over meerdere leveranciers om risico's en afhankelijkheid te minimaliseren.
3. Relatieopbouw: deze fase richt zich op het verdiepen van je connectie met leveranciers. Het overstijgt transacties en bevordert een relatie die end-to-end communicatie omvat, waaronder bijvoorbeeld vroegtijdige meldingen van prijswijzigingen, promoties en potentiële tekorten. In wezen zorgt het ervoor dat jouw leveranciers je kennen en afgestemd zijn op jouw bedrijfsbehoeften.
4. Uitvoering van strategie: de tactieken en initiatieven die tijdens de strategieontwikkelingsfase zijn geïdentificeerd, in actie brengen om de prestaties te verbeteren, waarde te genereren en de gestelde doelstellingen te bereiken met elke gesegmenteerde leveranciersgroep. Het kan contractbeheer, orderafhandeling, prestatiebeheer en proactieve samenwerking met leveranciers omvatten om ervoor te zorgen dat de strategische doelen worden vertaald in tastbare resultaten die zowel de inkooporganisatie als haar leveranciers ten goede komen.
5. Monitoring en continue verbeteringen: Continue monitoring van leveranciersprestaties is essentieel voor effectief leveranciersrelatiebeheer. Dit omvat het evalueren van de tijdigheid en nauwkeurigheid van leveringen, productkwaliteit, kostenefficiëntie, doorlooptijd en reactievermogen. Prestatiedata vloeien terug in de cyclus, wat de volgende ronde van segmentatie en strategieontwikkeling voedt, waardoor een loop ontstaat die elke keer sterker en inzichtelijker wordt.

Doelen en voordelen van supplier relationship management

Als je beter in staat bent om contact te maken met je leveranciers, vergroot je jouw kansen op succes.

• Nauwere relaties met leveranciers: Nauwere relaties opbouwen met leveranciers, betekent dat je de interacties verdiept voorbij het transactieniveau. Het gaat om het smeden van partnerships en het tot stand te brengen van vertrouwen, wederzijds begrip en gezamenlijke doelstellingen. Dit geeft zowel jou als je leveranciers een beter inzicht in elkaars doelstellingen, bedreigingen en kansen.
• Lagere kosten: door inzicht te krijgen in de activiteiten en kostenstructuren van leveranciers, kunnen bedrijven met hun leveranciers samenwerken om gebieden te identificeren waar kosten kunnen worden verlaagd zonder de kwaliteit in gevaar te brengen. Dit kan leiden tot betere prijsonderhandelingen, grote inkoopvoordelen en lagere totale eigendomskosten.
• Minder leveranciersrisico's: een goed geïmplementeerde strategie voor leveranciersrelatiebeheer zorgt voor meer bewustzijn en realtime zichtbaarheid. Hiermee kun je risico's sneller en assertiever identificeren, beoordelen en beperken. Zoals het gezegde luidt: You don’t know what you don’t know. Door gebruik te maken van slimme inkoop-oplossingen en SRM-praktijken ben je beter voorbereid en zelfverzekerd.
• Beter reactievermogen van leveranciers: wanneer jouw leveranciers je kennen en zich betrokken voelen bij jouw succes, zullen ze vaker de extra stap zetten om aan jouw behoeften te voldoen, vooral in dringende situaties. Dit reactievermogen kan het verschil maken in tijdgevoelige of onverwachte scenario's. Hoe strakker de relatie tussen kopers en verkopers, hoe groter het reactievermogen.
• Snellere samenwerking met leveranciers: door jouw leveranciers te voorzien van digitale en realtime methoden voor samenwerking en het delen van informatie, kan je sneller reageren op verstoringen en de flexibiliteit van je bedrijf vergroten. Vaak gebeurt dit op een multi-enterprise supply chain-bedrijfsnetwerk, een veel-op-veel B2B-samenwerkingsplatform waar inkopers en verkopers gedeelde processen en informatie kunnen verbinden, zaken kunnen doen en samenwerken.
• Meer zichtbaarheid en transparantie: Goed leveranciersrelatiebeheer is transparant. Het communiceert duidelijk prestatie-metrieken, het belang ervan voor alle betrokkenen en het feit dat iedereen aan controle wordt onderworpen. Deze no-nonsense, eerlijke aanpak maakt een goede indruk en moedigt leveranciers aan om hoge normen te handhaven als onderdeel van hun partnerschap, in plaats van simpelweg uit angst voor toezicht.
• Geoptimaliseerde waardeketen: door leveranciersactiviteiten af te stemmen op je bedrijfsdoelstellingen, helpen strategieën voor leveranciersrelatiebeheer om een steeds gestroomlijnde supply chain en waardeketen te ondersteunen. Dit zorgt ervoor dat elke schakel in de keten end to end zichtbaar is, efficiënt functioneert en bijdraagt aan het algehele bedrijfssucces.
• Inzicht in de mogelijkheden van leveranciers: met toegang tot data en intel krijg je beter inzicht in de sterke punten, mogelijkheden en mogelijkheden binnen de bedrijven van jouw leveranciers. Als je bijvoorbeeld nieuwe producten of bedrijfsmodellen introduceert, kan je beoordelen of je huidige leveranciersbestand aan deze behoeften kan voldoen, of dat je nieuwe leveranciers moet vinden. Door inzicht te krijgen in de capaciteit en beperkingen binnen je leverancierslandschap te begrijpen, kun je speculeren en bijsturen met meer zekerheid en vooruitziendheid.

Beschermen tegen verstoring van de supply chain

De catastrofe van COVID-19 liet mensen volledig beseffen hoe afhankelijk we allemaal zijn van supply chains. Bewust van het feit dat ze het randje hadden genaderd, begonnen de beste bedrijven hun supply chains en de systemen en processen die ze aansturen, agressief te optimaliseren. Een deel hiervan heeft geleid tot de dringende invoering van beter leveranciersrelatiebeheer om veerkracht en vertrouwen te helpen omgaan met onzekerheden. Door sterke leveranciersrelaties te cultiveren en continu toezicht te houden, kun je anticiperen op verstoringen en flexibel reageren.

Uitdagingen van supplier relationship management

Zelfs met sterke processen voor supplier relationship management zijn er nog steeds risico’s en uitdagingen waar je altijd alert op moet blijven.

• Gebrek aan leveranciers-diversiteit: Het opbouwen van goede relaties met een klein aantal leveranciers is om veel redenen geweldig. Maar er kleven altijd risico's aan een te grote afhankelijkheid van één leverancier. Gelukkig kunnen SRM-softwareoplossingen helpen om veel van de tijdrovende, administratieve elementen van relatiebeheer te beheren, waardoor je vrij bent om nieuwe 1:1-relaties op te bouwen en meer leveranciers aan boord te halen dan je anders had gehad.
• Foutieve afstemming: Soms kunnen leveranciers concurrenten worden. Of hun agenda's en businessmodellen kunnen zodanig veranderen dat je niet langer op dezelfde lijn zit als voorheen wat betreft voorwaarden en prijzen. Dit kan lastig zijn als je nauwe en vriendschappelijke relaties hebt opgebouwd, dus het is essentieel om op deze scenario's te anticiperen en diplomatieke communicatie- en onderhandelingsplannen op te bouwen voor het geval dit gebeurt.
• Obstakels voor risico en continuïteit: van wereldwijde politiek tot pandemieën en weersomstandigheden, we leren om "never say never" te zeggen als het gaat om de volgende potentiële supply chain gebeurtenis. Het waarborgen van uitstekende relaties met je leveranciers is een essentiële buffer tegen onzekerheid, maar helaas is het geen wondermiddel. Tegenwoordig is het ook cruciaal om vol in te zetten op inkoopoplossingen met AI-ondersteuning, om je te helpen beter grip te krijgen op data, vooruit te kijken en noodplannen in te voeren.
• Uitdagingen met betrekking tot zichtbaarheid: hoewel leveranciersrelatiebeheer de zichtbaarheid van leveranciersactiviteiten vergroot, is het onmogelijk om volledige transparantie te bereiken. Het in evenwicht brengen van vertrouwen met technologische hulpmiddelen zoals IoT-sensoren, blockchain en GPS-tracking kan helpen om een duidelijke zichtlijn te behouden zonder de autonomie van de leverancier aan te tasten.

Voorbeelden van supplier relationship management

Strategieën en oplossingen voor supplier relationship management helpen deze belangrijke sectoren om hun unieke behoeften en problemen te beheren.

1. Gezondheidszorg: van geneeskunde tot chirurgische apparatuur, productkwaliteit is letterlijk een kwestie van leven en dood in deze sector. Het beheer van leveranciersrelaties in de gezondheidszorg omvat vaak strenge controleprocessen voor leveranciers, regelmatige kwaliteitsaudits en strikte nalevingscontroles om te voldoen aan de zorgnormen en -voorschriften. Een ziekenhuis kan bijvoorbeeld realtime waarschuwingen ontvangen als het product van een leverancier is onderworpen aan terugroepacties of kwaliteitsproblemen, zodat er snel actie kan worden ondernomen om alternatieve bronnen te vinden en mogelijke schade te voorkomen.
2. Retail: met het tempo van sociale media komen en gaan modetrends – soms letterlijk van de ene op de andere dag. Leveranciersrelatiebeheer in retail maakt gezamenlijke prognoses en planning mogelijk met leveranciers om ervoor te zorgen dat de juiste producten beschikbaar zijn wanneer ze populair zijn en niet staan te verstoffen zodra dat niet meer het geval is. Een detailhandelaar met een hooggeprijsd, gelimiteerd item kan bijvoorbeeld nauw samenwerken met leveranciers om hun orders per regio aan te passen, waardoor de levering zonder overschot gewaarborgd is.
3. Energie: nutsbedrijven hebben vaak te maken met activa die tientallen jaren oud zijn en die zeldzame en ongebruikelijke onderdelen en apparatuur vereisen om ze draaiende te houden. Bovendien worden ze geconfronteerd met toenemende druk om emissies te verminderen en robuustere duurzaamheidsmaatregelen te ontwikkelen. De leveranciers van ouderwetse onderdelen en de moderne hightech leveranciers van smart power equipment hebben zeer verschillende praktijken en methoden. Supplier Relationship Management kan nutsbedrijven helpen de manier waarop ze deze verschillende soorten leveranciers beheren te centraliseren en te harmoniseren, zodat ze voldoen aan de cruciale energiebehoeften van klanten en blijven voldoen aan duurzaamheidsnormen.
4. Vervoer: Deze bedrijven zijn afhankelijk van betrouwbare apparatuur en tijdige levering van benodigdheden. Effectief SRM in deze sector kan bijvoorbeeld inhouden dat relaties met onderdelenleveranciers voor voertuigonderhoud nauwlettend worden beheerd, zodat alles beschikbaar is wanneer nodig zonder overmatige voorraad aan te houden. Een logistiek bedrijf kan tools voor leveranciersrelatiebeheer gebruiken om de betrouwbaarheid van een divers netwerk van leveranciers te evalueren, waardoor ze het vertrouwen krijgen om hun bedrijf uit te breiden en te diversifiëren.
5. Bouw: Bedrijven in deze sector staan onder constante termijndruk en moeten relaties onderhouden met een duizelingwekkende verscheidenheid aan leveranciers van materialen. Een bouwbedrijf zou software voor leveranciersrelatiebeheer kunnen gebruiken om leveranciersprestaties in meerdere projecten bij te houden, waarbij het bedrijven identificeert die consistent op tijd leveren en voldoen aan kwaliteitsspecificaties. Dit helpt hen op schema te blijven met zowel kosten als timing.