Definitie van voorraadbeheer

Voorraadbeheer is het proces dat bedrijven gebruiken om toezicht te houden op elke fase in de levenscyclus van een product: van grondstoffen in de fabriek tot eindproducten in het magazijn tot producten die in het verkooppunt worden verkocht. De doelstellingen zijn: goed omgaan met de variabiliteit in de supply chain, voldoen aan de gewenste klantenserviceniveaus tegen de laagste redelijke kosten en de juiste hoeveelheid producten op voorraad houden.

Wat is voorraad?

De eerste stap naar inzicht in voorraadbeheer is beseffen wat voorraad is. Consumenten beschouwen voorraad meestal als eindproducten. Maar voor een bedrijf is voorraad alles wat het moet herbevoorraden. Voor een bedrijf dat soep maakt, kan voorraad alles omvatten van tomaten tot verpakkingsblikjes tot de brandstof in de bestelwagens die de soep naar de supermarkt brengen.

Over het algemeen zijn er vier soorten voorraad:

1. Grondstoffen en componenten: alle items die in het eindproduct terechtkomen. In het soepvoorbeeld zou dit elk ingrediënt zijn voor elk onderdeel van het recept, zoals de bloem voor de noedels en de specerijen die de bouillon afmaken.

2. Goederen in bewerking: zoals de naam al doet vermoeden, gaat het hier om alle voorraad die momenteel wordt bewerkt en verpakt. Door in dit stadium de voorraad te optimaliseren, kun je de meest kosten- en tijdbesparende processen realiseren.

3. Eindproducten: de eindproducten van het productieproces die klaar zijn om te worden gedistribueerd naar wederverkopers of te worden geleverd aan klanten. Deze items zijn volledig gemonteerd, verpakt, geëtiketteerd en gecontroleerd op kwaliteitsnormen, en zijn dus klaar voor gebruik.

4. Benodigdheden voor onderhoud, reparatie en verwerking (MRO): alle ondersteunende materialen die nodig zijn bij de productie en levering van artikelen, maar geen onderdeel van het eindproduct zelf zijn. In een fabriek kunnen dit dingen zijn die bij de hand worden gehouden, zoals smeermiddelen, gereedschappen, reserveonderdelen of schoonmaakbenodigdheden die worden gebruikt om machines te onderhouden.

Dit zijn de meest voorkomende soorten voorraden, maar sommige bedrijven kunnen veel meer subcategorieën hebben, afhankelijk van hun specifieke soort activiteiten.

Waarom is voorraadbeheer belangrijk?

Eenvoudig gezegd is voorraadbeheer bedoeld om een evenwicht te vinden tussen de voorraadvoorziening van een bedrijf en de vraag van de koper ernaar. Hoewel de voorraad een van de grootste activa van een bedrijf kan zijn, kan het ook een grote risicofactor zijn. Dat komt doordat voorraad geld kost, en zonder goed beheer uit balans kan raken. Dan zit het geld van een bedrijf vast in een te grote voorraad of vallen inkomsten weg door gemiste omzet als gevolg van voorraadtekorten.

Effectief voorraadbeheer voorkomt de vele onkosten en potentiële gevaren die gepaard gaan met het aanhouden van een te grote voorraad, zoals:

• Opslag

• Bederf of diefstal

• Problemen in verband met afval en duurzaamheid

• Afnemende vraag/waarde

• Belastingaspecten

Efficiënt voorraadbeheer helpt bedrijven ook om de gevolgen te vermijden van het tegenovergestelde probleem, namelijk dat ze te weinig voorraad hebben:

• Vastgelopen productielijnen

• Gemiste productie- en leveringstijdvensters

• Verlies van klantloyaliteit, reputatie en marktaandeel

• Lagere winst

Maar het is niet eenvoudig om te beslissen wat je wanneer moet bestellen, hoe groot of klein je bedrijf ook is. Voorraadbeheer is namelijk een complex proces, waarbij elementen van finance, processen, budgettering en planning, supply chain en logistiek komen kijken.

Stappen om voorraden te beheren

De complexiteit van voorraadbeheer varieert sterk, afhankelijk van de omvang en aard van het bedrijf. Bijvoorbeeld, een klein bedrijf dat slechts een paar producten maakt of producten waarvoor maar een paar componenten of ingrediënten nodig zijn, zal meer gestroomlijnde processen en een minder ingewikkelde supply chain om te beheren hebben. Aan de andere kant zal een groot bedrijf dat veel verschillende of zeer complexe producten produceert, meerdere processen hebben die elkaar voeden, evenals een meerlagige supply chain.

Alle voorraadbeheerprocessen hebben echter enkele basisstappen gemeen:

1. Planning en bestellen: het bestellen van de juiste producten, grondstoffen of componenten op de juiste tijd kost veel data. Het begint met inzicht krijgen in de productvraag middels marketing- en verkoopprognoses, rekening houdend met seizoensgebonden veranderingen en evaluatie van economische factoren.

2. Levering: goederen worden geleverd aan de vestiging van het bedrijf. Voor fabrikanten betekent dit dat ze grondstoffen en subcomponenten ontvangen. Voor groothandelaren en detailhandelaren betekent dit het ontvangen van eindproducten die klaar zijn om aan klanten te verkopen.

3. Controle en opslag: voorraad wordt meestal gecatalogiseerd in een magazijnbeheersysteem, zodat de voorraad eenvoudig kan worden getraceerd met behulp van magazijnhoeveelheidseenheden (SKU's) en universele productcodes (UPC's). Wanneer het opslaggebied logisch wordt georganiseerd, zoals door productlocaties in een patroon te rangschikken en elke zone en plank te labelen, zijn producten gemakkelijk te sorteren, te lokaliseren en te beheren. Een goed georganiseerd systeem zorgt ervoor dat oudere voorraad eerst wordt gebruikt om te voorkomen dat het onverkoopbaar wordt door voortdurende verplaatsing of bederft. Geavanceerde oplossingen voor magazijnbeheer kunnen ook aangeven waar nog ruimte beschikbaar is en hoe je deze het beste kunt gebruiken.

4. Verkoop: wanneer een distributeur of eindklant een bestelling plaatst, begint het afhandelingsproces: er wordt gecontroleerd of er voorraad beschikbaar is, producten worden verzameld op basis van de SKU's en artikelen worden voorbereid voor levering. Workflows voor verpakking en verzending zijn essentieel voor tijdige levering. Door tracering van het verzendproces kan de orderstatus steeds worden geactualiseerd wat zorgt voor tevredenere klanten.

5. Rapportage en controle: nauwkeurige registratie houdt de voorraad bij elke stap bij, van aankomst tot opslag, afhandeling en levering. Regelmatige controle, zowel handmatig als via geautomatiseerde systemen als barcodescanners, zorgt ervoor dat fysieke tellingen overeenstemmen met de administratie en discrepanties eerder worden geïdentificeerd.

6. Bijbestellen: bedrijven kunnen bestelpunten instellen om aanvulling te starten wanneer de voorraad bepaalde meetwaarden bereikt, zoals voorraadniveau, omloopsnelheid of cyclustijden. Op basis van de behoefte of het soort artikel kunnen ze periodieke aanvullingsschema's of tactieken voor aanvulling tot een bepaald niveau hanteren om voorraadniveaus aan te passen op basis van de vraag.

Soorten voorraadbeheer

Verschillende bedrijven hebben verschillende soorten producten, vraagniveaus en complexe aspecten in de supply chain. Er is niet één voorraadbeheertechniek die het beste werkt voor elk bedrijf of zelfs elk item in de voorraad van een bedrijf. In feite zijn er meer dan een dozijn manieren om het te benaderen, en vaak worden meerdere methoden gecombineerd.

Maar dit zijn de zes meest gebruikte methoden voor voorraadbeheer:

• Segmentatie: prioriteert voorraadbeheertaken op basis van de waarde en het belang van items.
  
  Een veelgebruikte soort segmentatie is de ABC-analyse, waarbij:

  • "A"-items meestal items met een hoge waarde zijn die in kleine hoeveelheden worden opgeslagen, en die het meeste bijdragen aan de omzet, maar strenge controle en frequente bewaking vereisen.
  • “B”-items een gematigde waarde en gematigde controlebehoeften hebben.
  • "C"-items items met een lage waarde zijn die in grote hoeveelheden worden opgeslagen en die minimale controle vereisen.

• Just-in-time (JIT) voorraadbeheer: goederen worden pas besteld wanneer ze nodig zijn. Deze methode vereist nauwkeurige vraagprognose en betrouwbare relaties met leveranciers om tijdige levering te waarborgen.

• Veiligheidsvoorraad: hierbij worden reservehoeveelheden van items bij de hand gehouden voor noodsituaties, verstoringen in de logistieke keten of onverwachte pieken in de vraag. Waar JIT de just-in-timebenadering is, is de veiligheidsvoorraad de just-in-casebenadering, dus voor het geval dat. Dit leidt echter wel tot hogere voorraadkosten.

• Economische bestelhoeveelheid (EOQ): hierbij wordt de meest efficiënte bestelhoeveelheid berekend met behulp van factoren als variabiliteit van de vraag, doorlooptijd van de bestelling en voorraadkosten.

• First-in, first-out (FIFO): oudere voorraad wordt eerst verkocht omdat de kostprijs van verkochte goederen (CoGS) de actuele marktprijzen nauwkeurig weerspiegelt.

• Last-in, first-out (LIFO): de recentst geproduceerde artikelen worden het eerst verkocht, op basis van de aanname dat in tijden van oplopende prijzen de productiekosten/kostprijzen ervan hoger zullen worden. Ook helpt dit om het belastbaar inkomen te verlagen.

Acht zakelijke voordelen van voorraadbeheer

Om steeds te kunnen inspelen op de snel veranderende vraag van klanten, moeten bedrijven een nauwkeurig beeld hebben van hun voorraad. Hoewel de implementatie van voorraadbeheer tijd, moeite en financiële investeringen in processen en infrastructuur kost, is het essentieel voor zakelijk succes.

Acht zakelijke voordelen van prioritering van voorraadbeheer:

1. Meer omzet: ervoor zorgen dat de juiste producten op het juiste moment en op de juiste plaats beschikbaar zijn om snel aan de vraag van de klant te voldoen, kan de omzet verhogen.

2. Lagere kosten: door met zorgvuldige tracering en vraagprognoses overtollige voorraad te minimaliseren verlaag je de voorraadkosten die gepaard gaan met opslag, verwerking en veroudering.

3. Betere service aan de klant: het beschikbaar hebben van de juiste producten wanneer klanten ze nodig hebben, versterkt de tevredenheid, loyaliteit en merkreputatie.

4. Hogere efficiëntie en productiviteit: de inzet van geautomatiseerde tools voor tracering en beheer verbetert de efficiëntie aanzienlijk, vermindert handmatige fouten en verhoogt de algehele productiviteit binnen de organisatie.

5. Vrijere cashflow: analyses van voorraadniveaus verbeteren het cashflowbeheer omdat ze voorkomen dat het operationele kapitaal vastzit in stagnerende voorraad.

6. Nauwkeurige prognoses: door effectieve voorraadbeheertechnieken neemt de nauwkeurigheid van vraagprognoses toe, zodat bedrijven kunnen anticiperen op markttrends en voorraadniveaus effectiever kunnen plannen.

7. Risicobeperking: door uitdagingen zoals seizoensgebonden verschillen, verstoringen in de supply chain en schommelingen op de markt voor te blijven, beperk je risico's en handhaaf je operationele stabiliteit.

8. Minder afval: een vermindering van het aantal producten dat over tijd, vervallen of beschadigd raakt, zorgt voor minder verspilling, betere duurzaamheidsinspanningen en een hogere algehele winstgevendheid. De implementatie van strategieën als FIFO helpt de voorraadrotatie te optimaliseren.

Wat is een voorraadbeheersysteem?

Gezien de vele factoren die spelen bij voorraadbeheer kan dit een overweldigende onderneming zijn zonder de hulp van technologie. Gelukkig zijn voorraadbeheersystemen nu een heel stuk geavanceerder dan de spreadsheets waarmee vroeger goederen in magazijnen handmatig werden bijgehouden.

De huidige oplossingen voor voorraadbeheer variëren van losse producten voor specifieke taken voor kleine en middelgrote organisaties tot complexe SaaS-platforms (Software as a Service) voor ondernemingen die zijn geïntegreerd met systemen uit het hele bedrijf:

• Boekhouding

• Sales

• Verzending

• Enterprise Resource Planning (ERP)

• DSC-tools (Digital Supply Chain)

De meeste voorraadbeheertechnologieën kunnen aanbod- en voorraadniveaus, locaties en bewegingen binnen magazijnen bewaken, en ontvangst, picking, verpakking en verzending van producten volgen. Premium voorraadbeheersystemen leveren vaak ook automatisering, kostenberekeningen en realtime scenarioplanning.

Sommige leveranciers bieden zelfs maatwerk om aan specifieke zakelijke vereisten te voldoen. Een bedrijf in de levensmiddelensector kan bijvoorbeeld THT-datumtracering en waarschuwingen opnemen om de rotatie van bederfelijke items te garanderen en voedselverspilling te minimaliseren. Een retailer kan realtime vraagprognoses en automatische bestelpunten integreren voor het beheer van seizoensproducten tijdens piek- en dalseizoenen.

Voorbeelden van voorraadbeheer in verschillende branches

Voorraadbeheer is geen confectieproduct. Afhankelijk van de specifieke accenten van hun specifieke branche en processen, zullen bedrijven hun eigen knelpunten hebben en best practices om die aan te pakken.

Hier volgen enkele use cases voor het beheer van voorraad in verschillende branches:

• Detailhandel: zowel online retailers als fysieke winkels moeten een breed scala aan producten beheren en omgaan met seizoensgebonden schommelingen in de vraag. Veel grote retailers hebben geavanceerd voorraadbeheer voor e-commerce geïmplementeerd waarin de vraag nauwkeurig wordt voorspeld op basis van realtime data-analytics. Technologieën zoals RFID-tagging en geautomatiseerde aanvullingssystemen helpen voorraadniveaus te beheren, voorraadtekorten te verminderen en de klanttevredenheid te verbeteren.

• Productie: fabrieken moeten voldoende grondstoffen hebben om aan de productiebehoeften te voldoen en tegelijk overtollige voorraad vermijden om te voorkomen dat werkkapitaal vastzit. Daarom maken veel fabrikanten gebruik van JIT-voorraadbeheer.

• Eten en drinken: restaurants, cafés en levensmiddelenwinkels hebben unieke uitdagingen op het gebied van voorraadbeheer vanwege de bederfelijke aard van hun producten. Veel bedrijven gebruiken voorraadbeheersoftware die ingrediëntniveaus, THT-datums en receptkosten in realtime bijhoudt om de voorraadniveaus te optimaliseren en voedselbederf te verminderen.

• Gezondheidszorg: ziekenhuizen, klinieken en apotheken vertrouwen op voorraadbeheer om de beschikbaarheid van kritieke medicijnen en medische benodigdheden te waarborgen. Geautomatiseerde voorraadsystemen helpen zorginstellingen om gebruikscijfers bij te houden, THT-datums te bewaken en bestellingen te stroomlijnen om tekorten te voorkomen.

Hoe kies je een voorraadbeheersysteem?

Niet alle voorraadbeheersystemen hebben dezelfde mogelijkheden, en evenmin hebben alle bedrijven te maken met dezelfde voorraaduitdagingen. Daarom is het belangrijk dat bedrijven hun belangrijkste knelpunten op voorraadgebied identificeren voordat ze op zoek gaan naar een oplossing.

Enkele vragen die bedrijven aan leveranciers moeten stellen wanneer ze kandidaten voor hun voorraadbeheersysteem overwegen, zijn:

• Integratie: integreert de oplossing naadloos met de bestaande infrastructuur zoals POS-systemen, e-commerceplatforms, ERP-software en andere relevante applicaties? Of zijn er dure aangepaste interfaces nodig?

• Functies en functionaliteit: biedt de oplossing belangrijke mogelijkheden zoals voorraadtracering, scannen van barcodes, automatische bestelpunten, vraagprognose, tracking van partij- en serienummers en rapportage?

• Schaalbaarheid: kan de oplossing omgaan met de huidige voorraadomvang en -complexiteit en kan die schalen voor toekomstige groei?

• Kosten: zijn er extra kosten buiten de aanschafprijs, zoals kosten voor abonnementen of implementatie, integratie of aanpassing?

• Beoordelingen en reputatie: zijn er beoordelingen en verhalen van bestaande klanten over de oplossing die een staat van dienst van succesvolle implementaties en betrouwbare klantenservice laten zien?

• Support en training: wordt de oplossing ondersteund door een responsief supportteam en trainings-/supportdocumentatie om de implementatie en acceptatie van gebruikers soepel te laten verlopen?

Trends in voorraadbeheer

Voorraadbeheer is ingrijpend veranderd sinds de tijd dat winkeliers hun handgetelde voorraadtotalen opschreven in stoffige grootboeken. Niet alleen beheren bedrijven vandaag de dag de voorraad digitaal, vaak voor meerdere geografisch verspreide locaties, maar ook zal voorraadbeheer naar verwachting in de toekomst nog sterker leunen op transformatieve technologie.

Enkele actuele trends in voorraadbeheer:

• Magazijnautomatisering en robotica: gebruik van Industry 4.0-technologieën, zoals kunstmatige intelligentie (AI), machine learning algoritmen en IoT, is wijdverbreid. Deze technologieën maken geavanceerde voorraadsoftware mogelijk met meer automatisering, waardoor je minder afhankelijk bent van foutgevoelige handmatige data-invoer. Magazijnen omarmen robotica om voorraadbeheer- en orderafhandelingsprocessen te stroomlijnen met geautomatiseerde sorteerders, drones en robotic process automation.

• Geavanceerde AI-mogelijkheden: met het toenemen van de concurrentie in retail en productie komen AI-gestuurde mogelijkheden zoals vraagdetectie steeds vaker voor. AI-gestuurde voorraadbeheerplatforms analyseren historische aankoopgegevens en economische indicatoren om proactief vraagtrends te identificeren en voorraadstrategieën te verfijnen.

• IoT- en cloudconnectiviteit: de integratie van IoT- en met de cloud verbonden apparaten, in combinatie met de overgang naar cloudgebaseerde voorraadsystemen, vergroot de efficiëntie in manufacturing-, productie-, magazijn- en logistieke processen. Deze technologieën bieden live updates en naadloze toegang tot voorraaddata vanaf elk draadloos apparaat, zodat iedereen in de organisatie de meest actuele informatie binnen handbereik heeft.

• Predictive analytics en blockchain: de krachtige predictive analytics hervormt het voorraadbeheer en kan potentiële onderbrekingen in de supply chain en toekomstige vraag voorspellen. Daarnaast vergroot de invoering van block chain technologie de transparantie van de supply chain met een onveranderbare registratie van alle transacties: dit bevordert het vertrouwen en beperkt risico's.

• Omnichannel voorraadbeheer: dankzij de opkomst van voorraadbeheer via meerdere kanalen kunnen bedrijven hun voorraad efficiënt beheren via verschillende kanalen, waarbij externe magazijnen worden gecombineerd met lokale fysieke winkels tot een handige klantervaring. Klanten kunnen zelfs producten online kopen en ophalen in de winkel (BOPIS) of sneller leveringen ontvangen vanuit lokale magazijnen.

• 3D-printen op verzoek: met de 3D-printtechnologie voor ad-hoctoepassingen is interne productie van onderdelen en producten binnen het magazijn een haalbare optie geworden. Dit maakt lagere verzendkosten, kortere doorlooptijden en levering van producten op maat mogelijk.

• Vendor-managed inventory (VMI)/supplier-managed inventory (SMI): VMI/SMI berust op een gezamenlijke aanpak van voorraadbeheer waarbij leveranciers actief betrokken zijn bij het bewaken en aanvullen van producten. Dit verlaagt de last voor bedrijven en verbetert de efficiëntie van voorraadbeheer doordat data en inzichten gedeeld worden.

• Reverse logistics (omgekeerde logistiek): een proactieve optimalisatie van de verwerking van retourzendingen heeft een groot effect op het voorraadbeheer: het verlaagt de kosten, verbetert de klanttevredenheid en minimaliseert de impact op het milieu doordat minder producten worden geretourneerd.

• Duurzaamheidsintegratie: moderne platforms voor voorraadbeheer ondersteunen duurzaamheidsinspanningen met operationele verbeteringen die recycling bevorderen en afval verminderen.

Meer informatie over voorraadbeheer

Beheer niet alleen je voorraad, maar optimaliseer deze

Ontdek hoe geïntegreerde bedrijfsplanning van SAP je helpt voorraaddoelen te beheren in de hele supply chain. Bereik de optimale balans tussen voorraadinvesteringen, risicobeheer en niveaus van service aan de klant.

Meer informatie

Digitale productie in de slimme fabrieken van de toekomst

Productie en technologische innovatie gaan hand in hand, maar voor middelgrote producenten met beperktere middelen kan het realiseren van die groei een uitdaging zijn. Lees dit rapport van Oxford voor op onderzoek berustende inzichten in hoe technologie en data-integratie deze bedrijven helpt de concurrentie met grotere concurrenten aan te gaan.

Meer informatie

Veelgestelde vragen

Wat is voorraad?

Consumenten beschouwen voorraad meestal als eindproducten. Maar voor een bedrijf is voorraad alles wat het moet herbevoorraden.

Wat is het verschil tussen inventaris en voorraad?

Hoewel de termen inventaris en voorraad vaak door elkaar worden gebruikt, hebben de twee woorden een subtiel verschillende betekenis in voorraadbeheer. Terwijl voorraad alleen eindproducten zijn die gereed zijn voor verkoop, verwijst inventaris naar het gehele assortiment artikelen van een bedrijf, waaronder grondstoffen, goederen in bewerking en gerede producten. Een voorraad is inventaris, maar omgekeerd is niet per se waar.

Wat zijn vendor-managed inventory (VMI) en supplier-managed inventory (SMI)?

Ze zijn hetzelfde. In plaats van dat de klant orders plaatst, bewaakt de leverancier de voorraadniveaus en neemt hij op basis van overeengekomen criteria beslissingen over herbevoorrading op de locatie van de klant. Deze samenwerkingsaanpak helpt de nauwkeurigheid van de voorraad te verbeteren, voorraadtekorten te verminderen en de efficiëntie van de logistieke keten te verbeteren.

Wat is het verschil tussen voorraadbeheer en voorraadoptimalisatie?

Bij voorraadbeheer gaat het erom hoge productiviteits- en efficiëntiedoelen te bepalen voor voorraadprocessen. Voorraadoptimalisatie is een onderdeel van voorraadbeheer dat specifiek verwijst naar winstmarges en het beperken van verliezen. Het omvat het strategisch beheren en controleren van itemniveaus om de efficiëntie te maximaliseren, kosten te verlagen en aan de klantvraag te voldoen.

Wat is het verschil tussen voorraadbeheer en voorraadcontrole?

Voorraadbeheer is het bredere strategische overzicht en de optimalisatie van voorraad om aan de vraag van de klant te voldoen, kosten te minimaliseren en te grote voorraden of voorraadtekorten te voorkomen. Voorraadcontrole houdt zich bezig met het nauwkeurig volgen en zorgvuldig bijhouden van voorraadniveaus om discrepanties, verlies en diefstal te voorkomen.

Wat is het verschil tussen SKU en UPC?

Een magazijnhoeveelheidseenheid (SKU) is een alfanumerieke code die intern door bedrijven wordt gebruikt om de voorraad bij te houden. Ze zijn exclusief voor elk bedrijf en helpen specifieke producten te beheren en identificeren binnen het eigen voorraadsysteem. SKU's kunnen informatie bevatten over bijvoorbeeld grootte, kleur en andere productvarianten.

Een universele productcode (UPC) is een gestandaardiseerde 12-cijferige barcode die wereldwijd wordt gebruikt om verkoop en voorraad bij te houden en producten op het verkooppunt te identificeren. Ze worden aangemaakt door de fabrikant om ervoor te zorgen dat een product overal in de wereld kan worden geïdentificeerd door zijn unieke barcode.

Lees verder