مع التذبذب المستمر في أسواق التوريد العالمية - ومتطلبات الأعمال المتغيرة بسرعة - أصبح الإعداد للشراء معقدًا بشكل لا يصدق. تحتاج الشركات إلى طريقة أفضل لإدارة قاعدة التوريد الخاصة بها بشكل استباقي وتحسين نفقات الشراء لديها. هذا هو المكان الذي تضيء فيه إدارة الفئات - ولماذا أصبحت أفضل ممارسة حاسمة للعديد من الشركات اليوم.

تعريف إدارة الفئات

إدارة الفئات هي عملية الإعداد لشراء البضائع والخدمات من خلال تجميعها في فئات على أساس الصفات المميزة المتشابهة - مثل النوع أو القيمة أو المورِّد أو المخاطرة أو الموقع أو القسم. هذه العملية تسهل فهم ومراقبة التكلفة الإجمالية للملكية لكل فئة، وتحقيق أقصى قدر من التوفير والقيمة لكل عملية شراء. باستخدام إدارة الفئات، يمكن للشركات أيضًا تبسيط عملية الإعداد للشراء وتعزيز علاقات المورِّدين وتحسين تحليل الإنفاق والحد من المخاطر والمزيد.

تطور إدارة الفئات

تم تطوير إدارة الفئات في ثمانينيات القرن العشرين وكانت على مر التاريخ مسعى يدوي، مع خطوات غير متصلة ومضيعة للوقت يتم تنفيذها في جداول بيانات ومستندات وعروض تقديمية معزولة. يعني الوقت المستغرق في جمع البيانات يدويًا - وتحليلها والإبلاغ عنها - أن فرق الإعداد للشراء لديها وقت أقل للإنفاق على الإستراتيجية وتحقيق القيمة.

إعادة التوجيه السريع إلى اليوم: يمكن لبرامج إدارة الفئات أتمتة وتسريع العديد من الخطوات في هذه العملية. فهو يساعد مديري الفئات على تحليل الكميات الكبيرة من البيانات وتبسيط تطوير استراتيجيات الفئات وتنفيذها ومراقبتها - حتى يتمكنوا من أن يصبحوا أكثر كفاءة واستراتيجية في مهامهم اليومية. تقدم الحلول الحديثة رؤى عن الفئات وإرشادات العمليات والقوالب والتوصيات المدعومة بالذكاء الاصطناعي والمزيد لمساعدة المديرين على تلبية أهداف إدارة النفقات الخاصة بهم وتجاوزها في كثير من الأحيان.

إدارة الفئات مقابل تحديد المصادر الاستراتيجي

في بعض الأحيان يتم استخدام إدارة فئة المصطلحات وتحديد المصادر الاستراتيجي بالتبادل، ولكنها ليست نفس الشيء. تحديد المصادر الاستراتيجي هو عملية شراء تركز على اختيار الموردين المناسبين والتفاوض بشأن أفضل الأسعار لتحقيق الأهداف التنظيمية قصيرة الأجل. والهدف الرئيسي من تحديد المصادر الاستراتيجية هو خفض التكاليف. من ناحية أخرى، تقوم إدارة الفئات بتقسيم المشتريات إلى فئات لمساعدة المديرين في تحديد فرص توفير الأموال وتحسين الجودة وأداء المورِّدين والكفاءة. إدارة الفئات هي عملية مستمرة تتم على المدى الطويل، وغالبًا ما تتضمن تحديد المصادر الاستراتيجية كخطوة مبكرة.

أهم 6 مزايا لإدارة الفئات

بفضل عدد أقل من عمليات التكرار ومفاوضات المورِّدين الأبسط، يقدم الإعداد للشراء بقيادة الفئة مجموعة من المزايا المميزة التي يمكن أن تساعد فرق الشراء في إدارة سفينة أكثر إحكامًا وتحديد الفرص الجديدة:

1. رؤى محسَّنة. من خلال الإنفاق المصنَّف ونقطة اتصال واحدة لجميع المورِّدين المرتبطين، يمكن للشركات الحصول على رؤية أوضح للتكاليف وأداء المورِّد ومشكلات سلسلة التوريدات المحتملة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام الإلمام العميق بالعقود والأسعار واتجاهات السوق لاتخاذ قرارات شراء أفضل وأكثر ربحية.
2. زيادة المدخرات. ويمكن للمديرين التفاوض بشأن أسعار أفضل وتحسين الأداء لخفض التكاليف، وذلك بالاعتماد على خبراتهم الفنية والرؤى الفنية التي اكتسبوها من خلال التصنيف. وبما أن المديرين يشترون على المدى الطويل، يمكنهم الاستفادة من وفورات الحجم لزيادة توفير الأموال.
3. تقليل مجموع نقاط المخاطرة. وبالفهم المتعمق لكل بائع وعلاقات عمل فعالة على المدى الطويل، يمكن لفرق الفئات اتخاذ نهج أكثر استباقية لإدارة الموردين والحد من مخاطر التعامل مع بائعين مجهولين أو ليليين.
4. زيادة كفاءة الإعداد للشراء. مع العمليات التي تم اختبارها عبر الوقت والرقمنة والمؤتمتة، يمكن للفرق الاستجابة بشكل أسرع للتغيرات في السوق وتحرير الوقت للأنشطة ذات القيمة المضافة.
5. الالتزام بشكل أفضل بالتزامات ESG وSR. تعمل مواءمة أهداف الفئة والشفافية والرصد على تسهيل التزام الشركات بالتزامات المسؤولية البيئية والاجتماعية.
6. زيادة الإنفاق تحت الإدارة. من خلال الأتمتة الذكية، يمكن للإعداد للشراء إدارة عدد أكبر من الفئات وزيادة الإنفاق ضمن الإدارة في النهاية.

أنواع فئات الاقتناء

يمكن أن تختلف تجميعات الفئات من أعمال إلى أخرى وفقًا لصناعتها وسياساتها المتعلقة بالإنفاق والسوق الخاصة بها. بشكل عام، تتكون كل فئة من فئات الإعداد للشراء من مجموعة من المنتجات أو الخدمات التي لها صفات مميزة متشابهة - مثل النوع أو المورِّد أو القيمة أو الموقع أو القسم. الموارد البشرية والتكنولوجيا والصيانة والسفر، على سبيل المثال، هي فئات مشتركة.

من الشائع أيضًا تقسيم الإنفاق المباشر وغير المباشر إلى فئاتهم الخاصة. الإنفاق المباشر مخصص للبنود اللازمة لخدمات ومنتجات الأعمال الأساسية، مثل المواد الخام وتوريدات التغليف. في المقابل، الإنفاق غير المباشر هو للبضائع والخدمات التي تدعم عمليات الأعمال اليومية، مثل اللوازم المكتبية. يمكن أن يساعد تجميع النفقات غير المباشرة، التي غالبًا ما تتم إدارتها في الوحدات المنفصلة عبر الشركة، في توحيد تكاليف الشراء غير المباشرة وتقليلها.

بعض الشركات تتحول إلى معيار عالمي مثل مدونة الأمم المتحدة الموحدة للمنتجات والخدمات (UNSPSC) للتوجيه لتحديد فئاتها، ولكن معظمها سيضع تصنيف الإنفاق الداخلي الخاص بها. وبغض النظر عن التركيب الدقيق للفئات، تتضمن إدارة الفئات الناجحة تطبيق إطار عمل قياسي لتقسيم البضائع والخدمات اللازمة لإدارة الأعمال.

3 خطوات أساسية في عملية إدارة الفئات

على الرغم من أن العملية يمكن أن تختلف عبر المؤسسات، إلا أن إدارة الفئات عادة ما تتضمن ثلاث خطوات:

1. تحديد ملفات تعريف الفئات. للبدء، تقوم الفرق بتحليل الإنفاق الحالي ووزن مجموعة من العوامل - من المخاطر واللوائح إلى منطق الأعمال المستقيم - لتحديد الفئات. والنتيجة هي تصنيف هرمي مدمج للفئات للمشتريات يمكن استخدامه في المنظمة بأكملها.
2. المخطط التفصيلي واستراتيجية الخطة. في هذه الخطوة، تقوم الفرق بتقييم فئاتهم على أساس التسعير وأداء المورِّدين وتوقعات العرض والطلب وعوامل أخرى - وتحديد الفرص لتحسين الإنفاق وزيادة القيمة. وبناءً على هذه المعلومات، يقومون بإنشاء استراتيجية رئيسية لتحقيق أهداف كل فئة، مقسمة إلى تكتيكات ومراحل محددة.
3. تنفيذ الاستراتيجية ومراقبة النتائج. وأخيرًا، يتم إطلاق الاستراتيجية ومراقبة النتائج، والمورِّدين، واحتياجات الأعمال، والأسواق بشكل مستمر - حتى تتمكن الفرق من الاستجابة بسرعة لتغيير استراتيجيات الفئات وتحسينها حسب الحاجة.

ما يجب البحث عنه في برامج إدارة الفئات

تم تصميم برامج إدارة الفئات لإضفاء الطابع المركزي والرقمنة وتبسيط العمليات لجميع استراتيجيات الفئات—ولتوفير رؤى قابلة للتنفيذ من أجل الوصول إليها وتحسينها. لتحقيق ذلك، تحتوي أفضل الحلول على الإمكانات التالية على الأقل:

• الأتمتة. إجراء عمليات مؤتمتة بذكاء لإنشاء ملفات تعريف نفقات الفئات ووضع الاستراتيجيات وتنفيذها.
• إرشادات تفصيلية. التوصيات المستندة إلى النظام والعمليات الإرشادية وقوالب أفضل الممارسات والأدوات والأطر.
• المراقبة والتحليلات في الوقت الفعلي. القدرة على مراقبة وتحليل التحليل الذكي للسوق والفئات والأسعار وأداء المورِّدين والنتائج والمزيد في الوقت الفعلي.
• تنفيذ الإستراتيجية. أدوات لتحويل الاستراتيجيات والخطط والمبادرات بسهولة إلى مشروعات تحديد مصادر أو أحداث.
• التكامل. تكامل سلس مع حلول تحديد المصادر حتى الدفع وحلول إدارة المورِّدين الأخرى.
• AI. تحليلات الفرص والتوصيات المضمَّنة المدعومة بالذكاء الاصطناعي على أساس بيانات الإنفاق وعوامل أخرى - بالإضافة إلى خطة للتكامل مع النماذج اللغوية الكبيرة مثل ChatGPT للمساعدة في إنشاء الاستراتيجية.

أفضل الممارسات لاستراتيجية فعالة لإدارة الفئات

يمكن تطوير إستراتيجية الفئة الفائزة بشكل أسرع من خلال أفضل الممارسات التالية:

• إنشاء مدير فئة وفريق مختص. وبما أن الفئات الكبيرة ومجالات الإنفاق الاستراتيجية تتطلب وقتا وتخصصا، فإن وجود فريق متخصص مكون من أصحاب مصلحة على دراية من الإدارات ذات الصلة يجعل عملية أكثر فعالية. مدير الفئة هو المسؤول عن الإشراف على السوق واللوائح واتجاهات التسعير وفهمها لفئة كاملة، بالإضافة إلى وضع خطط قصيرة ومتوسطة وطويلة الأجل.
• إنشاء تصنيف هرمي متسق في المنظمة. وتعد هذه خطوة مهمة للحصول على رؤى ورؤية أفضل حول الإنفاق. وستستخدم بعض المنظمات المعايير العالمية مثل لجنة حماية المستهلك في الأمم المتحدة كدليل، ولكن في أغلب الأحيان ستقوم الشركات بإنشاء فئات داخلية خاصة بها تتماشى بشكل أفضل مع أهدافها الفريدة أو احتياجاتها من الصناعة.
• استخدام الحلول المؤتمتة لمركزية بيانات الإنفاق. من خلال مكان واحد لتتبع البيانات ومراقبتها، يكون من الأسهل العثور على رؤى مهمة والإبلاغ عنها - وتعزيز ممارسات الإدارة.
• تكنولوجيا إدارة الفئات الحارسة. باستخدام التكنولوجيا مثل الذكاء الاصطناعي في الإعداد للشراء، يمكن للفرق تحديد الأنماط بسهولة أكبر وتصنيف الإنفاق تلقائيًا وتنظيم المورِّدين حسب الفئة وتعيين معايير المقارنة وتقديم التوصيات وأتمتة المهام وغير ذلك الكثير.
• الحفاظ على مشاركة أصحاب المصلحة وفي الحلقة. من خلال أدوات التحليلات والبرامج اللازمة لتوصيل المكاسب والفرص، يكون من الأسهل تحقيق مشاركة أصحاب المصلحة والتوافق مع الأهداف التنظيمية.
• إنشاء علاقات ديناميكية مع المورِّدين. التركيز على القيمة الكلية - بدلاً من مجرد التكاليف - والتعاون بشكل علني لإنشاء علاقات عمل جيدة.
• دمج بيانات الجهة الخارجية. تطوير آلية لاستخدام نقاط البيانات الخارجية ذات الصلة من مزوِّدين خارجيين لإكمال استراتيجية فئتك.
• باستمرار اختر عملية دورة حياة الفئة. تحسين تحليل البيانات الداخلية والخارجية، من خلال تجميع الذكاء الخاص بالفئة، وتعزيز الاستراتيجية، وإجراء مراجعات دورية.