Resumen sobre sistemas de información de recursos humanos

Los HRIS —o sistemas de información de recursos humanos— fueron una de las primeras soluciones de software comercial que se desarrollaron en la década de 1980. ¿Por qué? Porque RR. HH. era —y sigue siendo— uno de los departamentos con mayor carga administrativa de cualquier organización. El personal de recursos humanos está a cargo no solo de enormes cantidades de papeleo y registros, sino que también son los administradores de algunos de los datos más valiosos y vulnerables sobre su fuerza laboral y postulantes.

La tecnología ha evolucionado desde entonces. Los sistemas HRIS modernos automatizan los flujos de trabajo, integran feedback, ajustan las estructuras de informes en tiempo real y, cada vez más, están habilitados por IA para ofrecer recomendaciones inteligentes, detectar irregularidades y personalizar las experiencias del usuario. Además, ofreciendo funcionalidades flexibles y experiencias de usuario parecidas a las de consumidor, los sistemas de HRIS modernos son tan eficientes y fáciles de usar como potentes y ágiles.

El mejor software de HRIS se entrega en la nube, lo cual brinda una gama aún más amplia de beneficios, incluyendo más almacenamiento de datos, seguridad más sólida, y una integración más fluida con aplicaciones complementarias tales como nómina, seguimiento de postulantes, y otros sistemas de RR. HH.

Hoy en día, la IA en RR. HH. está transformando las capacidades de HRIS al permitir información estratégica proyectiva, automatización inteligente y aprovechar interfaces que agilizan tareas como onboarding, evaluaciones de desempeño y servicios para personal.

Definición de HRIS

HRIS es la sigla en inglés para "sistema de información de recursos humanos", una solución de software que ayuda a las empresas a gestionar y automatizar los procesos de RR. HH. centrales y a dar soporte a nómina, administración de beneficios, horas de trabajo y asistencia, y otros flujos de trabajo, así como al almacenamiento de datos del empleado tales como información personal, demográfica y de remuneración.

HRIS vs. HRMS vs. HCM

HCM es un término amplio que abarca las prácticas, políticas, procesos y software que usa una organización para gestionar su personal, desde la contratación hasta la jubilación. Un suite HCM a menudo se denomina "sistema de gestión de recursos humanos" (HRMS) e incluye software de HRIS.

Un sistema HRIS usa una base de datos de personal para dar soporte a los procesos de RR. HH. centrales que son más lineales y cuantitativos, como el procesamiento de nómina o la gestión de horarios y asistencia. En comparación, el HRMS se refiere a una solución de software más general que contiene un HRIS, pero que también incorpora una funcionalidad más cualitativa y compleja relacionada con la gestión del talento.

Por ejemplo, un HRIS puede ayudar a automatizar y optimizar procesos tales como el registro de horarios del personal; y cuando estos datos se integran dentro de un sistema de HRMS se pueden analizar para mejorar la productividad y planificación —e incluso para ayudar a automatizar las tareas dentro del HRIS de manera más eficiente—.

Saber cuál de estas soluciones de software es la mejor para usted en realidad no es tan confuso como suena. Simplemente se trata de observar exhaustivamente dónde está su empresa ahora, y dónde le gustaría estar a largo plazo. Y luego elegir soluciones de RR. HH. que puedan servirle hoy y escalar con usted mañana.

¿Qué hacen los sistemas de información de RR. HH.?

Las mejores soluciones de HRIS basadas en la nube brindan soporte a una variedad de procesos e interacciones de RR. HH. La tecnología brinda automatización inteligente de flujos de trabajo en toda la empresa, incluyendo:

Administración de beneficios

• Administración de beneficios automatizada
• Capacidades por autoservicio para que el personal acceda, edite y conozca los beneficios

Horarios y asistencia

• Gestión precisa del ausentismo del personal
• Aumentar la eficiencia administrativa con perfiles de horario para determinar vacaciones, cronogramas de trabajo y primas del personal.
• Cálculos automáticos de horas de trabajo y pago según el perfil del empleado

Localización incorporada

• Adáptese a las prácticas y leyes de negocio específicas de cada país aprovechando cambios legales y regulatorios automáticos
• Haga un inventario integral de los requisitos de globalización y localización para países individuales

Autoservicios para el personal

• Capacidades por autoservicio que aumentan la productividad de la fuerza laboral
• Datos de RR. HH. integrados en una única plataforma
• Información clave de RR. HH. rastreable basada en requisitos específicos de cada país
• Brinde al personal una página de perfil personalizada donde pueda gestionar y ver beneficios, solicitar días libres, y más

Estructuras organizacionales

• Analíticas para obtener información estratégica en tiempo real para toda la fuerza laboral
• Identifique los puestos críticos y realice ajustes en la fuerza laboral rápidamente para abordar las brechas
• Visualice las estructuras organizativas

Beneficios de un sistema HRIS en la nube

Además de la funcionalidad básica de un HRIS moderno, los sistemas basados en la nube se integran más fácilmente con sus sistemas existentes. Son escalables y se pueden aumentar de inmediato con nuevas innovaciones y características de seguridad.

A continuación se muestran algunos de los beneficios comunes de un sistema integrado de HRIS en la nube:

• Hace que la administración de RR. HH. sea más rápida y precisa: cuando se lidia con el sustento de las personas, no hay margen para el error. Con su capacidad para automatizar y optimizar las tareas administrativas, el software de HRIS puede liberar a los equipos de RR. HH. de las demoras e imprecisiones derivadas de sistemas manuales basados en papel.
• Mejora la experiencia del empleado: a veces, los empleadores olvidan lo importante que es para sus equipos poder ver el estado de sus beneficios, pagos y tiempo libre. Las herramientas de HRIS le permiten al personal acceder directamente a su información personal, generar informes y emitir solicitudes —todo ello sin las molestias ni el tiempo que requiere pasar por el departamento de RR. HH.—.
• Mejora la eficiencia: las soluciones de HRIS ofrecen una amplia gama de herramientas por autoservicio que minimizan enormemente la necesidad de formularios en correo electrónico y papel, y de procesos de aprobación. Cronogramas, flujos de trabajo, solicitudes de tiempo libre, y más —se pueden automatizar y gestionar en tiempo real y sobre la marcha—.
• Brinda soporte a los esfuerzos de compliance: con un aumento del trabajo remoto y un cambio cultural hacia una mayor sensibilidad y más litigios, las empresas deben estar seguras de posicionarse del lado correcto de las regulaciones de trabajo y empleo a nivel global. El HRIS en la nube ayuda a garantizar que todas las actividades de RR. HH. se encuadren dentro de los límites del compliance y ayuden a dar soporte a su fuerza laboral.
• Mantiene la seguridad de todo: dentro de los archivos de RR. HH. están algunos de los datos más confidenciales y valiosos de su empresa —tales como registros y detalles médicos y financieros del personal—. En el pasado, cuando estos datos se almacenaban en computadoras portátiles o bases de datos no seguras, el riesgo de que se vean comprometidos siempre estaba presente. Los sistemas de HRIS integrados de hoy incorporan protocolos de seguridad avanzados para ayudar a minimizar los riesgos de ciberseguridad.

Cómo la integración de HRIS en la nube brinda soporte a los procesos centrales de RR. HH.

Si bien los sistemas de HRIS ayudan a centralizar y optimizar los procesos y la administración de RR. HH., hay muchas otras funciones centrales que se llevan a cabo simultáneamente, como la contratación, capacitación y planificación. Y usted no necesita ser especialista en RR. HH. para ver lo útiles que son todas estas funciones esenciales unificadas y centralizadas. Sin embargo, cuando las organizaciones trabajan con sistemas heredados y aplicaciones de software de RR. HH. desconectadas, se ven obligadas a usar procesos manuales para buscar herramientas e información entre los silos de la organización.

Los mejores sistemas de HRIS en la nube no solo permiten la integración con su ERP central, sino que están hechos para ello. Por ejemplo, un sistema de ERP en la nube gestiona una amplia gama de actividades de negocio cotidianas, y está hecho para integrar una multitud de procesos de negocio dispares. Unificando los datos en todo el negocio, los ERP brindan una única fuente de verdad y garantizan la integridad confiable de los datos. Cuando sus procesos de RR. HH. centrales y su HRIS están integrados con la velocidad y capacidad analítica de un ERP moderno potenciado por IA, usted obtiene lo mejor de ambos mundos.

Ejemplos de HRIS en acción

Hace solo unos años, en su mayoría eran las organizaciones más grandes las que usaban soluciones de HRIS. Pero a medida que crecen en popularidad los sistemas integrados basados en la nube, se hace cada vez más factible que las organizaciones más pequeñas —y en crecimiento— aprovechen los beneficios y las eficiencias de un HRIS.

Aquí hay algunos ejemplos de empresas que han optimizado los procesos de RR. HH. usando un HRIS:

• Sun Communities, uno de los fideicomisos de inversión inmobiliaria más grandes del mundo, transformó sus operaciones de RR. HH. con SAP SuccessFactors para dar soporte a más de 3800 empleados en más de 670 propiedades. La empresa agilizó el onboarding, mejoró el compliance y creó una fuerza laboral más conectada y motivada.
• Volkswagen, un líder automotriz global, armonizó sus procesos de RR. HH. entre un entorno fragmentado con una plataforma unificada. Ahora brinda soporte a más de 40 países con RR. HH. centrales y compliance normativo localizados.

Explore hoy el software de HRIS

Los negocios modernos buscan una solución de RR. HH. central, global y unificada —una que ofrezca experiencias de usuario parecidas a las de consumidor y brinde soporte al análisis y la automatización de datos en tiempo real—. A medida que la fuerza laboral se distribuye más, el software de HRIS debe globalizarse junto con ella brindando localización y compliance en profundidad para múltiples países. Y a medida que los modelos de negocio cambian y evolucionan, las empresas exigen la agilidad y simplicidad brindadas por una amplia gama de preconfiguraciones verdaderamente relevantes y poderosas que las ayudan a implementar nuevos procesos y aplicaciones de manera confiable y rápida.

Preguntas frecuentes sobre HRIS