급여 관리 시스템이란?

급여 관리 시스템은 급여 기간별 직원 임금, 근무 시간, 공제액, 세금 원천징수액을 계산하는 용도로 사용됩니다. 근무 시간에 대한 정확한 급여를 지급하기 위해 근태 시스템과 긴밀하게 통합되는 경우가 많습니다.

조직은 급여를 수작업으로 관리하거나, 전문 소프트웨어를 사용하거나, 이 기능을 타사 공급업체에 아웃소싱할 수 있습니다. 급여 관리 시스템은 인적 자본 관리(HCM)의 핵심 구성 요소입니다.

급여 관리가 중요한 이유는 무엇인가요?

급여 관리 시스템은 기업이 복잡성을 줄이고, 위험을 관리하며, 효과적으로 규모를 조정하는 데 도움이 될 수 있습니다. 또한 고급 급여 소프트웨어는 중요한 리포트를 생성하고, 동향에 대한 인사이트를 수집하고, 부서 간 시스템과 데이터를 통합할 수 있는 기회를 제공합니다.

정확한 급여 관리는 HR(인사)과 같은 부서에서 매우 중요합니다. 인사 및 급여 부서는 급여, 복리후생, 직원 상태에 대한 정보에 액세스하여 회사 기록을 정확하게 유지하고 세금 규정과 노동법을 준수해야 합니다.

규정을 준수하지 못하면 큰 비용이 발생할 수 있습니다. 2023년에 미국 국세청은 미국 기업에 지급액 오계산 또는 누락을 사유로 약 85억 달러의 민사 벌금을 부과했으며, 2021년에는 ‘name and shame’ 캠페인과 소송으로 인해 수백 명의 영국 고용주에게 수백만 파운드의 벌금과 배상이 부과되었습니다. 사소한 실수라도 공개적인 망신, 신뢰도 하락, 사기 저하로 이어질 수 있기 때문에 기업은 급여 관리를 올바르게 하는 것이 중요합니다.

급여 관리에는 어떤 방법이 있나요?

규모에 관계없이 모든 기업은 직원에게 제때 급여를 지급하고 규정을 준수하기 위해 정확한 급여를 관리하고 유지해야 합니다. 다양한 옵션이 있으며 각 옵션에는 장단점이 있습니다. 3가지 주요 급여 관리 방법은 다음과 같습니다.

1.     수작업 급여 관리

이 유형의 급여 관리에는 스프레드시트나 간단한 회계 소프트웨어에 임금, 공제액, 급여세를 수작업으로 입력하는 방식이 포함됩니다. 소규모 비즈니스와 스타트업은 비용 절감을 위해 수작업 급여 관리를 사용하고 싶을 수 있습니다. 하지만 이 방법은 시간이 많이 걸리고 보안 위협, 데이터 손실, 인적 오류에 취약할 수 있습니다.

2.     급여 관리 소프트웨어

이러한 유형의 전문 소프트웨어는 컴퓨터 또는 클라우드에 위치하며 회사가 급여 자동화를 구성하고 간소화하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 급여 관리 소프트웨어는 점점 더 클라우드에서 관리되고 있으며, 일반적으로 요금을 부과하고 구독 기반입니다. 이를 통해 조직은 비용이 많이 드는 급여 오류를 방지하고, 규정 준수 업데이트를 최신 상태로 유지하고, 새로운 지역으로 사업을 확장함에 따라 여러 지역에 걸쳐 규모를 조정하고, 직원 데이터를 체계적이고 안전하게 유지할 수 있습니다.

3.     급여 아웃소싱

사내에서 급여 관리를 운영할 여력이나 리소스가 없는 기업은 외부 서비스 공급업체를 고용하여 이 프로세스를 관리할 수 있습니다. 외부 업체를 통해 관리 부담을 일부 해소할 수 있지만 비용이 많이 들고 프로세스에 대한 직접적인 통제권을 일부 포기해야 합니다.

급여 관리 프로세스의 단계는 어떻게 되나요?

급여 관리에는 시스템이 의도한 대로 적절하고 효율적으로 작동하도록 하기 위해 조직이 따라야 하는 단계가 정의되어 있습니다. 한 번의 실수로 급여 지급이 지연되거나 벌금이 부과될 수 있기 때문입니다. 급여 계산 관리의 3가지 주요 단계는 다음과 같습니다.

1. 급여 지급 전 단계

이 단계에서는 고용 상태, 시간당 및 초과 근무 수당, 급여, 근무 시간 추적 정보, 보너스, 초과 근무 또는 커미션, 유급 휴가 또는 휴가, 공제액 등 필수 직원 데이터를 수집합니다. 또한 조직은 급여 시스템이 최신 데이터, 업무 정책 및 규정 준수 규정에 맞게 설정되어 있는지 확인해야 합니다.

2. 계산 단계

이 단계에서는 총 급여를 계산한 다음 공제액을 적용하여 직원의 순 급여 또는 지급 급여를 계산합니다. 제때 자금을 분배하고 급여를 일정에 맞게 지급하려면 필요한 사내 승인을 받는 것이 중요합니다.

3. 급여 지급 후 단계

직원에게 급여를 분배하고, 사회 보험 및 연금에 기여하고, 정확한 재무 기록을 유지하고, 정부 기관에 필요한 양식과 리포트를 제출하는 단계입니다. 회사 소재지에 따라 고용주는 일정 기간 동안 직원 기록을 보관해야 합니다. 예를 들어, 미국 국세청에 따르면 미국 기업은 고용세 관련 기록을 최소 4년 동안 보관해야 합니다. 또한 내부 팀은 정기적으로 내부 프로세스를 검토하여 정확성을 보장하고 개선이 필요한 부분도 해결해야 합니다.

급여 관리 시스템의 기능은 무엇인가요?

급여 관리의 세부 사항을 자세히 살펴보면, 최신 급여 시스템은 다음과 같은 기능을 통해 기업을 지원할 줄 수 있습니다.

• 직원 임금 계산: 총 급여, 공제액, 순 급여를 자동화하여 계산하고 납세 의무 및 노동법을 준수할 수 있습니다. 세금 및 공제에는 지방, 주, 지방, 지역, 연방 또는 국가 세금, 퇴직 또는 건강 보험 혜택 금액, 총 급여에서 원천 징수한 기타 금액이 포함됩니다.
• 급여세 처리: 공제액을 계산하여 정부 기관에 송금합니다.
• 급여 계산 기록 관리 요구사항 준수: 직원 및 계약직 근로자를 위한 분기별 및 연간 세금 보고서와 연말 양식을 유지 관리합니다.
• 직원에게 급여 명세서 제공: 직원에게 종이 또는 전자 급여 명세서를 통해 급여 기간별 및 연간 소득 및 공제 내역서를 제공합니다. 일부 급여 시스템에서는 직원이 급여 명세서에 대한 전자메일 또는 문자 메시지를 수신하도록 선택할 수도 있습니다.

급여 관리 소프트웨어를 사용하면 어떤 이점이 있나요?

급여 시스템은 효율성을 높이고 시간이 많이 소요되는 인사 업무를 줄일 수 있도록 도와줍니다. 또한 클라우드 기반 급여 소프트웨어와 어디서나 액세스할 수 있는 인터페이스를 통해 급여 팀은 신속하고 강력한 툴을 손쉽게 사용할 수 있습니다. 주요 이점은 다음과 같습니다.

• 정확한 계산: 계산을 자동화하면 급여를 처리할 때 발생하는 오류를 방지하여 정시에 정확하게 지급할 수 있습니다.
• 규정 준수 지원: 새로운 법률이 통과되거나 기존 법률이 변경되면 급여 관리 소프트웨어는 이러한 규정 변경 사항을 통합하여 기업이 중요한 기한을 지키고 벌금을 피할 수 있도록 지원합니다. 여러 지역과 국가에서 사업을 운영하는 기업의 경우, 고급 클라우드 기반 급여 관리 소프트웨어에는 글로벌 현지화 기능이 포함되어 있어 규정을 준수할 수 있습니다.
• 세금 양식 이용: 사원은 자체적으로 세무 서식에 쉽게 액세스할 수 있으므로 HR 부담이 줄어듭니다.
• 유연한 지급 옵션: 직원은 계좌 입금이나 수표 또는 회사에서 제공하는 다른 옵션을 통해 급여를 지급받을지 여부를 선택할 수 있습니다.
• 상세 기록 관리: 팀은 실시간 데이터를 기반으로 급여 세부 사항을 통합하고 버튼 하나만 누르면 맞춤형 리포트를 생성할 수 있습니다. 급여 데이터 분석을 통해 추세와 패턴을 파악하면 인사팀과 회사 리더가 더 나은 비즈니스 의사결정을 내리는 데 도움이 됩니다.
• 직원 셀프 서비스: 직원이 급여 명세서에 액세스하여 지급 내역과 공제 내역을 확인할 수 있으므로 투명성이 향상됩니다.
• 급여 오류 감소: 소프트웨어 기반 급여를 사용하면 수작업 데이터 입력 및 계산과 그에 따른 오류 가능성을 없앨 수 있습니다.
• 자동 알림: 급여 관리자는 소프트웨어에서 알림을 활성화하여 잠재적인 문제에 대한 주의를 환기하고 중요한 날짜, 마감일, 규정 준수 업데이트에 대한 알림을 설정할 수 있습니다.

급여 관리 시스템 선택 방법

올바른 급여 관리 시스템을 선택하려면 비즈니스 의사결정권자가 시스템을 선택하기 전에 자신의 필요와 요구 사항을 평가하는 것이 중요합니다. 지출 가능 금액과 필수 기능을 결정한 후에는 다음 질문에 답할 수 있습니다.

1. 공급자의 평판과 경험 수준은 어떤가?

리뷰 웹사이트를 확인하고, 고객 경험과 사례 연구를 읽고, 공급업체의 장단점을 살펴보세요. 또한 라이브 데모 또는 프리 트라이얼에 등록하여 약정하기 전에 소프트웨어를 테스트해 보세요.

2. 시스템이 얼마나 안전한가요?

공급자가 암호화를 사용하는지, 데이터 보호 규정을 준수하는지, 사용자 지정 가능한 사용자 액세스를 제공하는지 알아보세요. 데이터 백업 및 복구 프로세스에 대해서도 알아보세요.

3. 공급자가 비즈니스가 수행되는 국가 및 지역을 지원하나요?

공급업체가 사업을 운영하거나 확장할 계획이 있는 지역에 대해 제공되는 현지화 수준을 알아보세요. 여기에는 언어, 통화, 날짜 및 시간대 지원이 포함되며, 국가마다 다를 수 있는 특정 필드, 계산 및 리포트도 포함될 수 있습니다.

4. 공급업체가 기업이 변화하는 규정을 준수하도록 지원하는가?

공급업체가 급여에 영향을 미치는 법적 규정을 모니터링하고 적시에 업데이트를 제공하여 규정 준수에 도움을 주는지 확인하세요. 또한 공급업체가 다양한 기관에 제출하는 데 필요한 필수 리포트를 지원하는지, 어떤 국가 및 지역에 대해 지원하는지도 알아보세요.

5. 소프트웨어가 다른 시스템과 통합되나요?

주요 정보를 일관적으로 유지하고 데이터 중복 입력을 방지하며 잠재적인 오류를 방지하기 위해 HCM 소프트웨어와 같은 기존 시스템과의 통합을 제공하는 공급업체를 찾아보세요. API 액세스를 제공하는 급여 시스템을 통해 조직은 플랫폼을 사용자 지정하고 다른 툴과 연결할 수 있지만, 연결된 모든 시스템의 변경 사항을 최신 상태로 유지할 수 있는 통합 기능도 함께 제공해야 합니다.

6. 보고 기능에는 어떤 것이 있나요?

퇴직금 또는 급여세 부채 분석과 같이 공급자가 생성할 수 있는 보고 유형을 알아보세요. 또한 예측 및 의사결정에 도움이 되는 분석 기능도 있는지 확인하세요.

7. 비용이 예산 또는 예상 성장에 맞는가?

필요한 라이선스 개수와 초기 비용부터 반복 요금까지 총 비용을 결정하세요. 비즈니스의 규모와 복잡성이 증가함에 따라 플랫폼의 크기를 조정할 수 있는지 알아보세요. 이러한 비용과 잘못된 급여 지급 또는 법적 규정 미준수로 인한 잠재적 비용의 균형을 맞춰보세요.

업종별 급여 관리 사용 사례

클라우드 기반 시스템을 구현하여 인사 및 급여 운영을 성공적으로 개선한 3개 산업 분야의 기업 사례는 다음과 같습니다.

부동산

호주 최대 부동산 그룹 중 한 곳은 2년 동안 직원 수를 450명에서 670명으로 확장한 후 더 나은 팀 지원과 운영 효율성이 필요했습니다. 코어에 급여 기능이 내장된 통합 HR 플랫폼이 이 조직의 정확성, 속도, 규정 준수에 어떻게 도움이 되었는지 알아보세요. GPT 그룹(GPT Group)의 사례를 읽어보세요.

스포츠 및 엔터테인먼트

한 대형 스포츠 및 엔터테인먼트 회사는 직원 경험과 업무 환경의 의사결정을 개선하고자 했습니다. 이 기업이 단일 데이터 소스를 통해 어떻게 HR 프로세스를 자동화하고, 온보딩 처리 시간을 단축하고, 급여 운영을 간소화하고, 더 많은 정보를 바탕으로 인력 의사결정을 내리는 데 도움이 되었는지 알아보세요. 샤크스 스포츠 & 엔터테인먼트(Sharks Sports & Entertainment)의 사례를 읽어보세요.

소비재

세계 최대 식품 회사 중 한 곳은 직원 경험과 문화를 개선하기 위해 프로세스를 업그레이드해야 했습니다. 이 기업이 클라우드 급여 관리 시스템을 통해 중동의 직원들이 스마트폰으로 셀프 서비스 툴과 기타 데이터에 액세스할 수 있도록 지원한 방법을 알아보세요. BRF의 사례를 읽어보세요.

급여 관리 시스템 살펴보기

성장에 초점을 맞춘 모든 규모의 비즈니스는 개선된 프로세스와 향상된 급여 관리의 이점을 누릴 수 있습니다. 기업이 비즈니스 목표를 지원하고 미래의 도전과제에 대응하며 직원의 요구를 충족할 수 있도록 조직을 준비할 수 있는 유용한 HR 및 급여 체크리스트는 다음과 같습니다.

SAP SuccessFactors Employee Central Payroll을 통해 기업이 글로벌 인력을 위한 급여 프로세스를 간소화하는 방법을 알아보세요. 국가별 및 지역별 규정을 준수하는 급여를 시기적절하고 안전하며 효율적인 방식으로 자신 있게 수행할 수 있습니다.