Cos'è il Vendor-Managed Inventory (VMI)?

Il significato del VMI nella supply chain

Il VMI, noto anche come supplier-managed inventory dal punto di vista del cliente, è un'iniziativa basata sui dati in cui i fornitori gestiscono i livelli di scorte dei propri prodotti, componenti o materiali in loco presso la sede del rivenditore o distributore. Ciò contribuisce a ridurre sia le carenze che le eccedenze. Spostando le responsabilità di gestione dello stock in questo modo, le supply chain possono funzionare in modo più snello ed efficiente, riducendo i costi generali e migliorando la reattività e l'agilità della supply chain.

Sfruttando flussi di dati automatizzati e analitica avanzata, il modello VMI migliora la precisione degli ordini, riduce la rilavorazioni e aumenta la rotazione delle scorte. I fornitori si avvalgono di dati in tempo reale relativi alle vendite e alle previsioni della domanda per ottimizzare le spedizioni e mantenere alti livelli di scorte disponibili. Ciò consente loro di rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato e di proteggersi dall'effetto “frusta” della supply chain.

Prima di instaurare una relazione VMI, dovrai concordare con i fornitori indicatori chiave delle performance (KPI), quali il tasso di rotazione delle scorte, il rapporto scorte/vendite e il tasso di vendita al fine di garantire il raggiungimento degli obiettivi reciproci. Questo modello collaborativo porta in ultima analisi a una supply chain più efficiente e reattiva, a vantaggio sia dei fornitori che dei clienti.

Come funziona il supplier-managed inventory?

Il VMI è una strategia collaborativa in grado di fornire risultati notevoli, in particolare se intrapresa con impegno, consenso e utilizzando gli strumenti e i sistemi adeguati. Si basa sulla sincronizzazione dei dati e sulla comunicazione per garantire che i livelli di scorte siano sempre allineati alle attuali richieste del mercato. Quelli che seguono sono alcuni dei componenti critici di questo processo:

• Accordi formali fin dall'inizio: prima di iniziare, delinea i ruoli, le responsabilità e le aspettative di tutti. Entrambe le parti devono concordare i dettagli operativi, quali i programmi di consegna, i livelli di scorte, le politiche di reso e i livelli minimi/massimi di riapprovvigionamento.
• Tecnologia condivisa: gli accordi devono includere anche un impegno formale a usufruire pienamente delle piattaforme tecnologiche condivise e integrate. Lo scambio volontario e di informazioni in tempo reale, quali dati di vendita, livelli di scorte e altri dettagli rilevanti, è assolutamente fondamentale per il successo di questa strategia.
• Gestione dello stock e processo di riapprovvigionamento: dalla fornitura iniziale di scorte al monitoraggio continuo e alla previsione della domanda, il fornitore è responsabile della gestione dello stock. Si tratta di un processo basato sui dati e funziona al meglio quando il fornitore può sfruttare la sofisticata gestione dei dati e le analisi potenziate dall'AI all'interno della tua azienda e i sistemi integrati di supply chain. Grazie all'accesso controllato a un'ampia gamma di set di dati relativi alle vendite e alla supply chain, il fornitore può ottenere maggiore accuratezza e precisione.
• Collegamento di comunicazione: le strategie di VMI più efficienti nascono in una rete aziendale collaborativa che facilita il lavoro di tutte le parti interessate, lo scambio sicuro di documenti essenziali e le azioni basate su insight condivisi.
• Controllo dei fornitori: i fornitori si occupano del riassortimento e degli ordini, consentendoti di delegare attività quali la determinazione dei tempi, delle dimensioni e della frequenza degli ordini. Questo processo ricco di dati diventa più fluido e trasparente quando il fornitore può sfruttare solide fonti informative su lead time previsti, livelli di produzione, ritardi di spedizione stimati e qualsiasi altro dettaglio che possa avere un impatto sui livelli di scorte e sulla domanda e l'offerta.
• Proprietà delle scorte: “Abbiamo ottimi fornitori, ma non è un po' rischioso riporre così tanta fiducia in loro?” Questa è una domanda comune per chi sta imparando a conoscere l'argomento. Tuttavia, con l'approccio VMI, il fornitore rimane il proprietario delle scorte. Le colloca presso la tua sede per facilitare l'evasione degli ordini e ridurre al minimo tempi e costi. In altre parole, è un ottimo esempio di strategia aziendale win/win.

Vantaggi del vendor-managed inventory

Ogni passo volto a rendere più efficiente la supply chain può avere un effetto positivo su tutta l'azienda. L'adozione del VMI consente non solo di aumentare l'efficienza della supply chain, ma anche di ottenere i seguenti risultati:

• Gestione semplificata dello stock: trasferendo la gestione dello stock ai fornitori, puoi semplificare le operazioni e ridurre i tempi di gestione dello stock.
• Costi di giacenza ridotti: il VMI ottimizza i livelli delle scorte per soddisfare la domanda, riducendo al minimo i costi di stoccaggio e rendendo disponibile il flusso di cassa.
• Programmazione precisa della produzione: i fornitori ottengono una migliore visibilità basata sui dati sulle tendenze della domanda (o potenziali interruzioni), consentendo una pianificazione della produzione più accurata e una riduzione degli sprechi.
• Riapprovvigionamento tempestivo: il riapprovvigionamento automatizzato garantisce il riassortimento just-in-time, contribuendo a prevenire carenze ed eccedenze.
• Relazioni di lavoro migliori e più collaborative: la natura collaborativa e comunicativa del VMI può aiutarti a promuovere partnership più forti e basate sulla fiducia tra te e i tuoi fornitori.
• Livelli di scorte ottimizzati: quando i fornitori hanno accesso ai dati di vendita in tempo reale, possono mantenere livelli di scorte ideali e sviluppare ordinazioni più strategiche e precise.
• Resilienza e riduzione dei rischi: quando quest'area centrale del tuo business viene gestita in modo più strategico, hai più tempo e risorse da dedicare alla costruzione di una supply chain più resiliente, in grado di prevedere e rispondere meglio alle interruzioni o ai rischi.
• Vantaggi per i fornitori: quando i fornitori ottengono insight approfonditi in anticipo, possono utilizzarli per promuovere nuove opportunità di vendita, con conseguente miglioramento della pianificazione, maggiori quote di mercato e, in ultima analisi, partner più felici.

Rischi potenziali di una strategia VMI

Di seguito sono riportati alcuni esempi delle sfide più comuni associate a una strategia VMI e alcuni suggerimenti per mitigarle:

• Mancanza di controllo/dipendenza dal fornitore: potresti perdere il controllo sui livelli delle scorte e diventare troppo dipendente dai fornitori. Mitigazione: stipula contratti e SLA chiari con metriche di performance e sistemi di gestione dello stock in tempo reale per mantenere visibilità e controllo.
• Sistemi non adatti e dati caotici: l'efficacia del VMI dipende da dati accurati condivisi tra i partner. Mitigazione: investi in sistemi costruiti ad hoc che consentano alle parti di trasmettere i documenti e di lavorarci in modo sicuro.
• Mancanza di comunicazione: una comunicazione errata può portare a discrepanze di stock e inefficienze. Mitigazione: sebbene una rete aziendale collaborativa sia essenziale, è anche importante incoraggiare e sostenere costantemente una cultura di abbattimento dei compartimenti stagni e di collaborazione con tutti i team e le parti interessate.
• Preoccupazioni relative alla sicurezza dei dati: la condivisione di dati sensibili aumenta il rischio di violazioni. Mitigazione: implementa misure avanzate di cybersecurity e protocolli di crittografia per proteggere l'integrità e la riservatezza dei dati. Organizza regolari sessioni di formazione del team per stare al passo con il panorama in continua evoluzione del rischio informatico.
• Inflessibilità ai cambiamenti del mercato: gli algoritmi predefiniti possono ostacolare risposte rapide ai cambiamenti del mercato. Mitigazione: utilizza strumenti di analisi flessibili basati sull'AI per adeguare le previsioni e le strategie di stock sulla base di dati in tempo reale provenienti sia dall'interno che dall'esterno della supply chain.
• Cambiamenti della domanda: picchi o riduzioni impreviste della domanda possono compromettere le previsioni e il riassortimento. Mitigazione: una buona analisi dei dati ti aiuterà a prevedere molti scenari potenziali. Tuttavia, è essenziale disporre di piani di emergenza e flussi di lavoro alternativi con i team e i fornitori, in modo da poter reagire rapidamente se il mercato lo richiede. Inoltre, sfruttando una soluzione che supporta l'integrazione dei processi VMI con un programma di consegna in conto deposito, puoi mantenere i livelli di scorte all'interno del limite superiore e inferiore ideale.

Il VMI rispetto ad altri tipi di gestione dello stock

L'accesso alle tecnologie connesse e agli strumenti potenziati dall'AI ha sbloccato il potenziale per modernizzare e ottimizzare numerosi modelli di gestione dello stock. Di seguito alcuni dei più comuni:

• Gestione tradizionale dello stock: l'azienda è l'unica responsabile dell'ordinazione e della gestione del proprio stock, che spesso porta a scorte di sicurezza più ampie e a costi di gestione più elevati.
• Stock just-in-time (JIT): il JIT riduce i costi dello stock ricevendo le merci solo in base alle esigenze, ma manca della flessibilità e del riassortimento continuo del VMI, rendendolo più vulnerabile alle interruzioni.
• Stock in conto deposito: il fornitore possiede le scorte presso la sede del retailer, riducendo il capitale in stock di quest'ultimo, ma senza una gestione attiva da parte del fornitore.
• Dropshipping: l'azienda non tiene in stock i prodotti che vende, ma trasferisce gli ordini dei clienti e i dettagli della spedizione a una terza parte, in genere un grossista o un produttore, che poi spedisce la merce direttamente al cliente.
• Cross-docking: questo modello minimizza lo stoccaggio delle scorte attraverso il trasferimento diretto dei materiali tra i trasporti in entrata e in uscita, mentre il VMI utilizza i dati per ottimizzare la gestione delle scorte immagazzinate.
• Consignment-Managed Inventory (CMI): con il CMI, il fornitore possiede lo stock fino alla sua vendita, il che riduce il rischio finanziario del retailer, ma non offre lo stesso livello di gestione attiva dello stock del VMI.

Esempi di vendor-managed inventory

Il VMI viene impiegato efficacemente in un'enorme gamma di settori, ciascuno con le proprie sfide e potenzialità. Di seguito sono riportati solo alcuni settori e scenari in cui il VMI sta contribuendo ad accelerare le cose:

• Produzione per l'industria automobilistica: in questo caso, il VMI viene utilizzato per gestire efficacemente la fornitura di componenti critici come l'elettronica e i dispositivi di fissaggio direttamente nei siti di assemblaggio. I fornitori hanno la responsabilità di mantenere i livelli delle scorte sincronizzati con i programmi di produzione delle aziende, garantendo la disponibilità tempestiva dei pezzi ed evitando ritardi di produzione.
• Distribuzione di farmaci: per coordinare accuratamente le forniture di farmaci presso le strutture sanitarie e le farmacie, il VMI garantisce che i farmaci essenziali siano disponibili per la distribuzione, in particolare quelli che richiedono una conformità normativa e condizioni di conservazione rigorose.
• Fornitura di componenti nel settore dell'elettronica di consumo: per i produttori di elettronica di consumo, come smartphone e laptop, il VMI è ideale per la gestione degli stock di componenti come microchip e display. I fornitori monitorano le previsioni di produzione e i dati di vendita effettivi per adeguare di conseguenza le scorte, contribuendo a mitigare i rischi associati alle fluttuazioni nella domanda e agli aggiornamenti tecnologici.
• Assemblaggio e manutenzione di aeromobili nel settore aerospaziale: i sistemi VMI sono utilizzati per regolare gli stock di componenti di alto valore e forniture di manutenzione. Consentono ai fornitori di controllare e riassortire direttamente le scorte di materiali critici, come fogli di alluminio e parti di motori, che sono cruciali sia per la produzione di nuovi aeromobili che per la manutenzione delle flotte operative.
• Retail/beni di consumo confezionati (CPG): per i principali retailer e aziende CPG come Walmart o Amazon, i VMI vengono utilizzati per ottimizzare la gestione dello stock. Con un numero di SKU che si aggira letteralmente sui milioni, il vendor-managed inventory consente di mantenere gli scaffali riforniti con eccedenze minime, di ridurre i costi di giacenza e di mantenere la disponibilità per i clienti.

Best practice per una strategia VMI di successo

Abbiamo stabilito che, per il successo del VMI, la capacità tecnologica di condividere i dati e collaborare in tempo reale è fondamentale. Ma per molti dei migliori team leader e dipendenti, rappresenta un nuovo modo di lavorare (anche se più efficiente). La trasformazione digitale è una parte di questo processo, ma non bisogna mai sottovalutare l'importanza di buone strategie di gestione del cambiamento e della definizione di aspettative e obiettivi chiari. Le seguenti pratiche possono fare da apripista:

• Comunicazione aperta e trasparente: oltre all'implementazione di una piattaforma di business network, dovrai anche impegnarti a mantenere canali di comunicazione chiari e coerenti con tutti i membri chiave del team e le parti interessate coinvolte nel processo di VMI.
• KPI (indicatori chiave delle performance) concordati: ci sono specialisti del settore in tutta l'azienda, dall'area di produzione agli uffici dirigenziali. Assicurati di comunicare con tutti i team leader pertinenti per definire e concordare KPI chiari. In questo modo, puoi essere sicuro di misurare e tracciare tutti gli attori chiave del tuo ambiente VMI.
• Ruoli, responsabilità, limiti e costi chiari: definisci questi parametri per ciascuna parte coinvolta nel processo di VMI per evitare malintesi e garantire la responsabilità. E come sopra, ricorda di chiedere agli esperti giusti all'interno del team per assicurarti che questi regolamenti siano sufficientemente ampi e solidi.
• Formazione e supporto: fino al 70% dei progetti di trasformazione digitale fallisce. Non per colpa delle tecnologie, ma a causa di una pianificazione carente, di una cultura a compartimenti stagni e di una formazione e comunicazione insufficienti. Il VMI può essere una vittoria per tutti nella tua rete. Ma spetta a te assicurarti che una buona formazione e impegni di supporto top-down siano in atto fin dall'inizio.
• Eliminazione degli accumulatori di dati: l'informazione è potere e, anche con le migliori intenzioni, ci possono essere persone nei tuoi team che sono riluttanti a integrare alcuni set di dati in una piattaforma centralizzata. Stabilisci un insieme coerente e standardizzato di linee guida per la gestione dei dati per dimostrare la tua corretta ed equa applicazione delle normative necessarie.

Cosa cercare in un sistema di vendor-managed inventory

Ovunque ti trovi nel percorso verso la supply chain digitale, è importante bilanciare la gestione delle esigenze immediate con l'impegno a lungo termine per il miglioramento strategico e la crescita scalabile. Ecco le caratteristiche del sistema di VMI che offrono il massimo impatto su entrambi i fronti:

• Visibilità e collaborazione sullo stock: scegli un software che offra una visione in tempo reale di ordini di riapprovvigionamento, piani di consegna e livelli delle scorte.
• Perfetta integrazione: la soluzione deve essere in grado di interagire con il tuo sistema ERP e con le altre piattaforme di supply chain e di e-commerce. Questa connettività consente di condividere in tempo reale dati accurati sulle transazioni e supporta anche il riapprovvigionamento "push-based" basato su politiche di stock minimo/massimo.
• Previsioni condivise: scegli una soluzione che dia a tutti i partner commerciali visibilità sulle previsioni, compresa la domanda e la capacità delle linee di produzione. I migliori sistemi forniscono avvisi sugli impegni e sugli adeguamenti per una risposta più rapida a potenziali interruzioni.
• Aggiornamenti dei dati in tempo reale: assicurati che il sistema fornisca aggiornamenti in tempo reale sullo stock e sui dati di vendita per risposte rapide.
• Piattaforme cloud per l'accesso in tempo reale ai dati di magazzino: le soluzioni basate su cloud offrono flessibilità, scalabilità e accesso remoto ai dati di magazzino.
• Analitica integrata per il supporto alle decisioni: cerca sistemi con analitica integrata per insight approfonditi sulle prestazioni dello stock.
• Machine learning per analisi migliorate: scegli sistemi che incorporano il machine learning per un'ottimizzazione precisa dello stock.
• Scalabilità: assicurati che il sistema sia scalabile in base alla crescita dell'azienda e all'aumento delle richieste di stock.
• Interfaccia facilmente utilizzabile: seleziona un sistema con un'interfaccia intuitiva per una facile adozione e un utilizzo efficiente da parte del tuo team.

Compi i passi successivi

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