Panoramica sui sistemi di monitoraggio degli aspiranti candidati

Un sistema di monitoraggio degli aspiranti candidati (ATS) è un'applicazione software per risorse umane (HR) che aiuta le organizzazioni a gestire le attività di selezione e assunzione in modo digitale. Esso funge da database centrale per le informazioni sul lavoro e sugli aspiranti candidati in cui si gestiscono le richieste e le offerte di lavoro e le candidature e si effettua lo screening e la selezione degli aspiranti candidati.

Un ATS supporta l'esecuzione di attività comuni, quali la creazione delle descrizioni delle mansioni, la pubblicazione delle offerte di lavoro nei siti web e nelle bacheche, la scansione dei curricula vitae, la pianificazione di colloqui, la raccolta del feedback, l'esecuzione dei controlli dei precedenti e la generazione di lettere di offerta con firme elettroniche.

Il sistema inoltre gestisce l'esperienza per gli aspiranti candidati. Questo include la ricerca dei lavori, la presentazione della candidatura online e la verifica dello stato di una candidatura, nonché la generazione di notifiche rivolte agli aspiranti candidati.

Che cosa fa un sistema di monitoraggio degli aspiranti candidati?

Un ATS funge da database per i candidati, automatizzando e gestendo i flussi di lavoro associati al processo di selezione del personale. Esso consente ai responsabili della selezione e dell'assunzione di sfoltire il volume di curriculum ricevuti, in modo da potersi concentrare sugli aspiranti candidati più qualificati.

Grazie alla possibilità di programmare regole aziendali in ATS, le aziende possono garantire l'applicazione delle procedure di assunzione ottimali e, al contempo, la protezione dei dati personali inviati dagli aspiranti candidati.

Chi utilizza un sistema di monitoraggio degli aspiranti candidati?

Le aziende di tutte le dimensioni e di tutti i settori utilizzano sistemi di monitoraggio degli aspiranti candidati per organizzare e cercare gli aspiranti candidati, comunicare con loro e gestire i loro processi di candidatura. Mentre prima erano alla portata solo delle aziende Fortune 500 a causa dei costi associati e ai requisiti dell'architettura, oggi le organizzazioni più piccole possono sfruttare i risparmi sui costi dell'offerta software-as-a-service (SaaS) su cloud.

Perché un ATS è importante?

Un ATS accelera il processo di assunzione. Grazie al passaggio dai processi offline e cartacei a un processo digitale automatizzato, le attività di selezione e di assunzione del personale vengono ottimizzate; in questo modo si risparmia tempo e si garantisce il rispetto di pratiche di assunzione eque che portano alla selezione dei migliori candidati.

Di seguito vengono illustrati alcuni esempi dei vantaggi offerti a un'organizzazione da un sistema di monitoraggio degli aspiranti candidati:

• Più aspiranti candidati: un ATS semplifica la ricerca di lavoro e la candidatura online, il che aumenta il numero complessivo di candidature.
• Cicli di assunzione rapidi: i responsabili della selezione possono cercare rapidamente nell'intera pipeline, selezionare i candidati di interesse e impiegare così il proprio tempo in mansioni dal valore aggiunto, quali lo screening dei colloqui, delle referenze e delle offerte.
• Maggiore collaborazione con gli stakeholder: durante la fase dei colloqui, i responsabili dell'assunzione rivedono e forniscono feedback sui candidati all'interno dell'ATS. È possibile configurare regole aziendali per automatizzare l’avanzamento dei candidati attraverso le fasi di screening e assunzione.

L'evoluzione dei sistemi di monitoraggio degli aspiranti candidati

Prima di Internet, le offerte di lavoro venivano pubblicizzate nelle sezioni di piccoli annunci dei giornali o sulle pubblicazioni di settore. Il processo era cartaceo, il che lo rendeva lungo e difficile da gestire. Gli aspiranti candidati non riuscivano a stabilire facilmente lo stato di una candidatura. A causa dell'enorme volume delle candidature cartacee i responsabili della selezione e dell'assunzione non erano in grado di individuare gli aspiranti candidati più qualificati.

Grazie alle tecnologie digitali e online, la candidatura a un lavoro è diventata molto più semplice. I siti web di impiego di tutto il mondo promuovevano opportunità di lavoro rivolte a persone di tutto il mondo. All'improvviso, la selezione dei candidati è diventata un'attività su vasta scala.

I primi sistemi di monitoraggio degli aspiranti candidati vennero sviluppati alla fine degli anni '90 e si trovavano on-premise. I sistemi si concentravano sull'elaborazione e l'archiviazione del vasto numero di curriculum vitae ricevuti e, al contempo, sulla conformità e la coerenza delle pratiche di assunzione. I responsabili della selezione e dell'assunzione avvertirono, inoltre, l'impatto di volumi così grandi di candidature, e presto questi sistemi si evolvettero in modo da supportare pre-screening, scansione dei curriculum, analisi sintattica, notifiche automatiche e analisi.

Al giorno d'oggi, i sistemi di monitoraggio degli aspiranti candidati sono implementati prevalentemente su cloud e vengono offerti come soluzione software-as-a-service, o SaaS, con funzionalità di AI. Un ATS basato su cloud elimina i grandi costi di implementazione e i processi inefficienti, riducendo la dipendenza dall'IT.

La tecnologia ATS si è evoluta e ora supporta i moderni requisiti di selezione del personale, che possono includere:

• Workflow supportati dall'AI:snellire il processo di assunzione con abbinamenti guidati dall'AI, screening automatizzato, programmazione dei colloqui e gestione digitale delle offerte per accelerare le decisioni e supportare la pianificazione della forza lavoro.
• Selezione virtuale: supportare gli sforzi di selezione da remoto e sul posto di lavoro, quali pagine di offerte di lavoro, comunicazione con i candidati, offerte e colloqui.
• Selezione di massa: attrarre, fare lo screening e assumere rapidamente numerosi aspiranti candidati per settori specifici, per esempio sanità, settore alimentare, e-commerce e tecnologie.
• Elevati volumi di aspiranti candidati: fare lo screening di grandi volumi di aspiranti candidati per offerte di lavoro specifiche.
• Selezione interna: individuare i dipendenti per la promozione dell'avanzamento interno.
• Diversità e inclusione: assicurare l'allineamento con le iniziative di assunzione dell'azienda e con pratiche di selezione senza preconcetti.

Un ATS supporta il processo di selezione del personale, dalla pubblicazione di una posizione aperta alla presentazione di una lettera di offerta. Poiché i dati di selezione sono dati personali, il sistema di monitoraggio degli aspiranti candidati aiuta anche le aziende ad attenersi alla legislazione in materia di protezione dei dati, quale il GDPR.

Casi di utilizzo di un ATS

I responsabili della selezione sono gli utenti più attivi di un ATS. Essi utilizzano il sistema su base giornaliera per gestire richieste di lavoro, pubblicare offerte, esaminare aspiranti candidati e gestire l'avanzamento dei candidati nelle fasi di selezione e assunzione.

I responsabili dell'assunzione utilizzano un ATS per partecipare al processo di selezione. Il sistema offre loro l'accesso diretto alle richieste di lavoro attive per rivedere le descrizioni delle mansioni, i candidati e i curriculum vitae, nonché per vedere lo stato di ciascun candidato. L'ATS genera informazioni per preparare e condurre i colloqui, oltre che per archiviare feedback quantitativo e qualitativo a seguito di un colloquio.

Gli aspiranti candidati utilizzano l'ATS per cercare lavoro, per presentare la propria candidatura e verificarne lo stato e per accettare offerte di lavoro.

Che cosa cercare in un ATS

I sistemi di monitoraggio degli aspiranti candidati vengono proposti come soluzioni autonome o possono essere inclusi in una piattaforma software di selezione del personale end-to-end che include capacità di gestione delle relazioni con i candidati (CRM).

Il software CRM viene spesso usato in parallelo con un ATS. Tuttavia, a differenza di un ATS, questi sistemi vengono utilizzati per attrarre talenti e costruire relazioni con gli aspiranti candidati che hanno acquisito lo stato di candidati. I sistemi di gestione delle relazioni con i candidati si concentrano sul coinvolgimento dei candidati stessi e sulla creazione di un'esperienza complessivamente positiva di selezione del personale.

Alcune organizzazioni, per la gestione dei dati dei candidati, preferiscono la semplicità di un'applicazione ATS autonoma. Tuttavia, tale opzione presenta alcune limitazioni. Sebbene possano rivelarsi sufficienti per l'elaborazione dei candidati attivi, questi sistemi non offrono le capacità necessarie per coinvolgere e coltivare talenti passivi.

I software di selezione del personale che includono funzionalità ATS e CRM offrono flessibilità ed efficienza massime durante tutto il percorso da aspirante candidato a candidato. I vantaggi complessivi comprendono:

• Accesso a pagine web avanzate di offerte di lavoro
• Landing page personalizzate
• Campagne di marketing via e-mail
• Pool di talenti più ampi
• Interesse e coinvolgimento maggiori da parte dei candidati selezionati
• Cicli di assunzione più rapidi
• Maggiore collaborazione con gli stakeholder interni

Una soluzione di selezione del personale end-to-end riduce i costi ed elimina la complessità derivante dalla gestione in parallelo di più sistemi.

Tra le altre considerazioni, vi sono:

• Scalabilità: le necessità di assunzione di un'organizzazione varieranno, quindi il software deve essere agile e scalabile.
• Integrazione: stabilisci in anticipo la modalità di integrazione della tecnologia con gli altri software di selezione del personale, nonché con l'infrastruttura complessiva delle tecnologie per le risorse umane. Queste integrazioni consentiranno l'eliminazione dei processi manuali di dati e la possibilità di combinare i dati di selezione del personale con i dati dei dipendenti.
• Esigenze degli utenti: considera tutti gli utenti (aspiranti candidati, responsabili della selezione, responsabili dell'assunzione) e fai in modo che l'ATS possa offrire un'esperienza efficiente e positiva a tutti.

Quali sono le capacità di una piattaforma di selezione end-to-end che include ATS e CRM?

Quella che segue è una panoramica delle caratteristiche e delle funzioni disponibili in una soluzione completa di selezione del personale:

Pubblicazione di una posizione aperta

• Creare descrizioni delle mansioni che evidenziano le competenze preferite.
• Identificare i preconcetti di genere e i benchmark degli stipendi tramite scansioni automatizzate.
• Creare un sito web con il marchio del datore di lavoro per gli aspiranti lavoratori.
• Produrre e gestire pubblicazioni sulle pagine web e sulle bacheche di offerte di lavoro.
• Utilizzare candidature configurabili per ogni richiesta (candidatura mobile, rapida, a più fasi).

Revisione degli aspiranti candidati

• Cercare candidature interne ed esterne utilizzando un unico database.
• Configurare domande di screening pre-candidatura per ogni offerta di lavoro.
• Automatizzare l'archiviazione e l'analisi dei dati dei curricula, compresa l'analisi sintattica.
• Ricevere notifiche e avvisi automatizzati e personalizzati per ciascun ruolo.
• Offrire l'accesso sicuro alle agenzie esterne.
• Generare rapporti e analisi in tempo reale durante l'intero processo di selezione del personale.

Svolgimento dei colloqui con i candidati

• Pianificare colloqui e monitorare l'avanzamento.
• Raccogliere feedback e consolidare automaticamente le valutazioni dei candidati.
• Offrire accesso sicuro a un portale per candidati per ottenere informazioni e stato aggiornati.

Assunzione e onboarding

• Accedere a modelli e moduli personalizzati con dati precompilati.
• Generare e presentare lettere di offerte con capacità di firma elettronica per un ricambio più rapido.
• Automatizzare il processo di onboarding.

Quando un'organizzazione dovrebbe implementare un ATS?

L'implementazione di un ATS dovrebbe essere presa in considerazione dalle organizzazioni in rapida crescita e con ambiziosi obiettivi di assunzione in linea con la strategia aziendale complessiva. Ulteriori requisiti potrebbero comprendere la necessità di individuare un ruolo o un insieme di competenze specialistiche altamente richiesti, di supportare selezioni di massa o di risolvere inefficienze significative all'interno dell'HR, dove un modello di dati centralizzato e flussi di lavoro automatizzati potrebbero consentire di risparmiare tempo e denaro. Queste inefficienze potrebbero essere:

• Gli sforzi di assunzione vengono monitorati su un foglio di calcolo.
• La stessa offerta di lavoro deve essere pubblicata manualmente su varie bacheche di offerte.
• Si impiega molto tempo a rivedere una grande quantità di candidature irrilevanti.
• È difficile ottenere feedback e decisioni dal team delle assunzioni.
• Non sono disponibili risorse interne per creare, gestire e migliorare una pagina web delle offerte di lavoro.
• La misurazione del valore della selezione del personale è difficile e incoerente.

Quando aggiornare l'ATS?

Molte organizzazioni scelgono di passare da un ATS esistente a una piattaforma di software end-to-end per la selezione del personale che includa capacità di coinvolgimento dei candidati in un CRM.

Un ATS obsoleto può causare le seguenti inefficienze a livello di risorse umane:

• Per tutte le offerte di lavoro viene inviata sempre la stessa domanda di lavoro.
• Durante il processo di assunzione si registra un elevato tasso di abbandono.
• Coinvolgere e coltivare i candidati è difficile e inefficace.
• Non si riconosce la presenza di preconcetti inconsci.
• Strategie di assunzione specifiche, quali assunzioni di massa, avanzamento interno e selezione virtuale del personale sono difficili se non impossibili.

I sistemi di monitoraggio degli aspiranti candidati, soprattutto se sono integrati con soluzioni end-to-end di selezione del personale, offrono una piattaforma moderna e sicura per l'HR in modo da attrarre, coinvolgere e assumere i candidati migliori in assoluto. Un ATS elimina i processi manuali che richiedono un elevato dispendio di tempo, in modo che gli sforzi di selezione del personale siano perfettamente sincronizzati con la crescita prevista per l'azienda.