Cos'è un piano di continuità aziendale? Chiara Bersano, consulente HR globale di SAP, ha una prospettiva unica sulla questione. Nel 1999, lavorava per una società globale che gestiva una fabbrica a Izmir, in Turchia, quando un devastante terremoto alla fine ha lasciato più di 17.000 morti e 250.000 senzatetto. I dipendenti della sua azienda, tuttavia, sono andati meglio della maggior parte.

L'azienda ha reagito rapidamente, sostenendo e aiutando i lavoratori e le loro famiglie in condizioni difficili. Ciò ha assicurato la fiducia e la lealtà a lungo termine tra l'azienda e i suoi lavoratori. Ma ha anche suscitato un interesse precoce per la pianificazione di contingenza in un momento in cui la tecnologia per supportare un tale sforzo è palesato rispetto alle capacità odierne. Tuttavia, due decenni dopo molti di quei dipendenti lavorano ancora in quell'azienda - non solo per la migliore retribuzione o la promessa di crescita della carriera, ma perché sanno che l'azienda ha le spalle in un momento di crisi.

Cos'è la pianificazione di contingenza? Se lo chiedi a Bersano, sta creando un quadro di risposta all'emergenza che si traduce nel mantenimento di una forza lavoro sana, motivata e dedicata durante e dopo le crisi.

«Il potere di costruire relazioni da una crisi è estremo», dice Bersano. “Si sta costruendo una relazione basata sulla fiducia con i dipendenti”.

In parole povere: investire nella salute e nella sicurezza dei dipendenti attraverso una pianificazione di emergenza diligente si traduce prima in resilienza, agilità e continuità aziendale, e successivamente in risultati aziendali migliori. Ma più olisticamente, la pianificazione di contingenza è fondamentale per la sopravvivenza di qualsiasi azienda, locale o globale, a breve e lungo termine.

Percezione quanto preparazione

Mentre ci sono innumerevoli altri esempi di piani di contingenza oltre a quelli di Bersano, la definizione completa di un piano di continuità aziendale in termini di funzione HR è pronta a spostare e allineare persone e risorse in risposta a qualsiasi evento sfortunato in modo che l'azienda possa riprendere le operazioni in parte o completamente il più rapidamente possibile.

Ciò solleva la seguente domanda: man mano che le notizie sulla pandemia di COVID-19 hanno iniziato a diffondersi nel quarto trimestre del 2019, come potrebbero i piani di emergenza migliori aver aiutato le aziende e i paesi a quel momento e in che modo tali piani possono aiutarli ora? Per rispondere alla seconda parte della domanda, le aziende hanno di più da guadagnare prima di creare un piano di contingenza incentrato sul mantenimento della continuità aziendale. In realtà, è qualcosa che le organizzazioni HR dovrebbero fare continuamente come parte del lavoro, a prescindere dalle condizioni macroeconomiche o specifiche dell'azienda.

Indietro 2020: come i piani di emergenza avrebbero potuto essere d'aiuto all'inizio del COVID-19

Le aziende di e-commerce che avevano in programma di assumere rapidamente ruoli di sourcing ed evasione degli ordini erano ben preparate. E le organizzazioni di assistenza che avevano già armato i dipendenti con computer portatili e software di collaborazione aggiornati erano in grado di passare rapidamente e senza problemi a un modo di lavorare remoto. In generale, più l'azienda è pronta per il futuro e più tecnologica, meglio equipaggiata è stata – intenzionalmente o accidentalmente – per mantenere stabile l'azienda con l'inizio della pandemia.

Ma la pianificazione di contingenza è molto di più che assicurarsi che ogni dipendente abbia un laptop e una connessione internet veloce. Si tratta di spostare le risorse o anche interi reparti per concentrarsi sulle esigenze aziendali immediate, gestire la percezione esterna dell'azienda e affrontare veramente ciò che i dipendenti vogliono e hanno bisogno di avere successo. Se pensi che quelle sembrano tre cose che devono essere gestite in tempi normali, hai ragione. L'efficacia con cui l'HR è stata preparata farà la differenza nella quantità di impatto sul business, se lo è.

Ecco perché, anche dopo la fine della pandemia di COVID-19, una pianificazione di emergenza costante e coerente dovrebbe essere la nuova norma per i professionisti HR. Se la pianificazione di contingenza è un aspetto sempre attivo della funzione HR, ha il potere di guidare l'azienda in meglio.

Cammina il discorso

Per quanto un piano d’azione di emergenza sul posto di lavoro riguardi la definizione di strategie su scale grandi e piccole, la profondità e l’efficacia di qualsiasi piano di contingenza è, al centro, un riflesso dei valori dell’azienda. Certo, ogni sito web aziendale ha all'incirca lo stesso insieme di ideali che esprimono una mentalità incentrata sul cliente e pongono la salute e la sicurezza dei dipendenti al di sopra di ogni altra cosa. Ma le azioni parlano molto più forte delle parole copia-incollate.

È qui che la pianificazione di contingenza è in linea con gli obiettivi aziendali. I professionisti HR devono considerare sia gli scenari specifici del business sia i fattori macroeconomici che influiscono su tutti nell'organizzazione, per poi affrontarli alla luce dei diversi tipi di emergenze e priorità che possono sorgere. Il bene più prezioso di una società sono i suoi dipendenti, e prendersi cura di loro è un obbligo morale e legale. Se il CEO e il CHRO concordano sul fatto che la salute e la sicurezza dei lavoratori sono di fondamentale importanza in tempi buoni e difficili, la soddisfazione dei clienti e il successo finanziario sono sicuri di seguire – anche nel folto di una crisi che minaccia di migliorare ogni aspetto del business.

Le strategie di pianificazione delle contingenze devono essere di natura globale e tenere conto di un'ampia gamma di azioni reattive che, anche in circostanze normali, sarebbero difficili da attuare in una sola volta. Ma questo è anche il motivo per cui la preparazione alle emergenze e la pianificazione di emergenza sono così importanti: il tempo di risposta è essenziale in qualsiasi crisi. Il piano giusto non avrà importanza se arriva troppo tardi.

Considerato ciò che il mondo ha vissuto e il numero di organizzazioni e interi settori interessati, i professionisti HR dovrebbero chiedersi ora: come possiamo essere preparati nel miglior modo possibile per domani, il mese prossimo e l'anno prossimo?

Per saperne di più su questa serie