Cos'è l'automazione dei processi robotici (RPA)?
La tecnologia RPA utilizza robot software virtuali, noti anche come robot o bot digitali, per eseguire lavori o attività manuali che richiedono molto tempo.
Panoramica dell'automazione robotica dei processi
La quantità di tempo che trascorriamo a eseguire mansioni ripetitive è sbalorditiva: le attività manuali e l’inserimento di dati sul computer occupano, per esempio, buona parte della giornata di un impiegato d’ufficio. Basta chiederlo agli impiegati stessi. Secondo un recente sondaggio, le persone stimano di perdere cinque ore a settimana in attività che potrebbero essere automatizzate. Secondo McKinsey il numero è ancora più elevato, con almeno un terzo delle attività lavorative ritenute automatizzabili in circa il 60% delle occupazioni.
Molte attività come la raccolta di dati, la gestione di approvazioni o aggiornamenti, non richiedono creatività o intuizione, qualità invece fondamentali per incrementare la soddisfazione sul lavoro. Al contrario, un lavoro monotono riduce la soddisfazione, traducendosi in una minore produttività e altre inefficienze.
Le organizzazioni si affidano sempre più spesso alla tecnologia, in particolare all'automazione robotica dei processi (RPA), per ridurre le mansioni ripetitive, consentendo ai dipendenti di dedicarsi a mansioni più ricche e preziose. Le aziende possono reindirizzare i tempi dei dipendenti per migliorare l'assistenza clienti, eseguire complesse risoluzioni di problemi e sviluppare insight aziendali che aiutino l'azienda ad avere successo.
Significato di RPA
L'RPA è una tecnologia di automazione dei processi aziendali che utilizza robot software virtuali, noti anche come robot o bot digitali, per eseguire lavori o attività manuali che richiedono molto tempo.
Cos'è un bot software?
Un software bot è un programma per computer progettato per eseguire azioni specifiche. Creato per eseguire attività semplici o complesse, i bot automatizzano i processi che implicano task ripetitivi. Versioni più elaborate di bot software simulano o interagiscono con gli esseri umani. Esempi includono assistenti virtuali come Alexa di Amazon, Cortana di Microsoft e Siri di Apple.
Cosa fa l'RPA?
La tecnologia di automazione robotica dei processi gestisce un'ampia serie di attività, tra cui:
Attività manuali e ripetitive: interazioni con i dati provenienti da molteplici fonti, quali Microsoft Excel, portali fornitori e altre fonti
Attività ad alto volume: fasi di processo che devono essere completate regolarmente nel tempo, per esempio migrazioni di dati e workflow di approvazione
Attività riguardanti più sistemi: accesso a diverse applicazioni, come app Web, soluzioni RP, software di terze parti e altre
L'adozione dell'RPA sta registrando una crescita con tassi a due cifre. Emerso come il segmento in più rapida crescita del mercato globale dei software aziendali, si prevede che nel 2021 la spesa per l'RPA raggiungerà 1,89 miliardi di dollari, con un incremento pari al 19,5% rispetto al 2020.
Perché l'automazione dei processi robotici è importante?
Utilizzabile con qualsiasi applicazione inclusa nello stack tecnologico, l'RPA consente di gestire processi non modellati e "cresciuti in modo naturale" con l'automazione basata su UI, caratteristica particolarmente importante quando è richiesta l'integrazione di sistemi preesistenti privi di API e non si dispone di un accesso diretto ai dati. L'RPA può pertanto svolgere un ruolo fondamentale nella trasformazione digitale di un'azienda.
Spesso applicata ai processi manuali, l'RPA riduce al minimo gli errori di digitazione, accelera il lavoro e riduce i costi. Libera i dipendenti da mansioni banali e ripetitive, mettendo a frutto le loro competenze umane. Trasferendo le attività a minor valore ai bot RPA, l'azienda acquisisce una maggiore efficienza che le consente di:
Incrementa la produttività
Automatizzare i workflow
Eliminare gli errori umani
Ridurre i costi di manodopera
Gestire il rischio di compliance
Migliorare l'agilità aziendale
Migliorare la trasparenza dei processi
Tutti questi risultati migliorano le performance e riducono i costi, contribuendo al successo dell'azienda. Ecco alcuni vantaggi aggiuntivi dell'RPA:
Customer experience migliore
L'RPA protegge la customer experience riuscendo persino a migliorarla. Con una scalabilità straordinaria (un bot software RPA può lavorare 24 ore al giorno, 7 giorni a settimana, 365 giorni all'anno), i livelli di servizio rimangono costanti, anche nei periodi di eccezionale domanda e volumi di picco. Ciò consente ai dipendenti di concentrarsi su attività che richiedono interazioni con i clienti a maggior valore aggiunto e che non possono essere automatizzate.
Efficienze IT
L'RPA supporta l'automazione di processi che coinvolgono sistemi preesistenti. La tecnologia interagisce con questi sistemi tramite interfacce utente grafiche (GUI) esistenti anziché con l'integrazione tramite API, offrendo significativi risparmi sui costi IT ed evitando l'esigenza di modernizzare l'architettura e i sistemi sottostanti.
Grazie alle proprietà low-code/no-code offerte da alcuni strumenti RPA, gli utenti aziendali possono automatizzare autonomamente i processi senza l'assistenza del reparto IT. Attraverso la gestione da parte dei bot software della maggior parte dei workflow manuali basati su ruolo, viene inoltre semplificata la formazione dei dipendenti.
Efficienze operative
Dal momento che l'RPA non si basa su software personalizzati o integrazioni profonde, la tecnologia è più semplice e rapida da implementare, rendendo i costi più accessibili. In Svizzera, per esempio, le autorità dei cantoni di Aargau e Zurigo hanno implementato l'RPA in 14 giorni, sostituendo i processi manuali e scongiurando la minaccia di un arretrato di risarcimenti per la riduzione dell'orario di lavoro durante la pandemia.
Come funziona l'RPA?
L'RPA viene eseguita su un PC, un desktop o server come altri programmi software. La tecnologia crea, implementa e gestisce robot software che interagiscono con applicazioni interne, siti Web, portali utente e altre app, emulando le azioni di un essere umano nell'esecuzione della stessa attività.
In sostanza, con l'RPA l'utente (umano) registra la sequenza di azioni e interazioni con le applicazioni per creare il workflow. Il sistema sviluppa l'elenco di azioni osservando l'essere umano durante l'esecuzione dell'attività e quindi crea un bot software che esegue la stessa attività nella GUI dell'applicazione.
I bot software sono programmati per comprendere ciò che viene visualizzato su uno schermo, digitare le sequenze di tasti appropriate, accedere ai vari sistemi, identificare ed estrarre dati, così come altre azioni definite. I bot RPA eseguono tutte queste operazioni in modo più accurato e veloce degli esseri umani.
Esistono due diversi tipi di modelli RPA:
- RPA non assistita: i bot software eseguono il lavoro senza alcun coinvolgimento umano. Interagiscono direttamente con i sistemi informatici, eseguendo un processo o un'attività dall'inizio alla fine. Il bot RPA viene generalmente gestito tramite un servizio remoto e attivato in base a una pianificazione o a una condizione di trigger.
- RPA assistita: nota anche come automazione desktop robotica; questi bot software lavorano con le persone, concentrandosi su task predefiniti facenti parte di carichi di lavoro o processi più complessi che non possono essere completamente automatizzati. Il bot RPA viene implementato nella workstation dell'utente e azionato mediante l'interazione dell'utente.
L'RPA funge da soluzione alternativa per l'integrazione di sistemi preesistenti. Poiché l'RPA funziona tramite la GUI, non è necessario che gli sviluppatori creino API per collegare i sistemi. Il bot software passa invece da un'applicazione a un'altra, proprio come farebbe un utente umano.
Una caratteristica unica di alcuni strumenti RPA è rappresentata dalla loro accessibilità ai non programmatori, che consente agli esperti di dominio privi di competenze di scrittura di codici di creare e implementare workflow RPA. Questa figura, nota come citizen developer non possiede competenze di scrittura di codici, ma è un esperto nell'ambito dell'attività lavorativa da automatizzare.
Sebbene questa caratteristica democratizzi l'RPA, gli scenari più avanzati richiedono comunque adeguate conoscenze di programmazione, soprattutto in relazione alla sicurezza e alla costante manutenzione del sistema. In linea di principio, la collaborazione tra citizen developer e sviluppatori software offre risultati positivi, con gli esperti di dominio che creano il workflow RPA e lo affidano successivamente allo sviluppatore software, responsabile di garantire l'integrazione delle best practice e dei requisiti di sicurezza.
L'automazione dei processi robotici oggi
Sin dal principio, l'RPA si è evoluta oltre la semplice automazione delle attività. L'RPA intelligente potenzia le funzionalità esistenti grazie all'intelligenza artificiale (AI) e alle tecnologie di machine learning. Queste innovazioni consentono all'RPA di automatizzare le attività lavorative che sono più cognitive (basate su conoscenze e valutazioni).
Applicando strumenti di AI come i modelli di machine learning e l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP), l'RPA intelligente supporta l'iperautomazione, la capacità di identificare, controllare e automatizzare rapidamente i processi di business e IT. L'RPA intelligente è in grado di esaminare ed elaborare dati semistrutturati e non strutturati, visualizzare videate (desktop virtuali) e comprendere discorsi, sostenendo conversazioni con utenti e clienti.
RPA intelligente supporta l'iperautomazione, la capacità di identificare, controllare e automatizzare rapidamente i processi di business e IT.
L'RPA intelligente migliora l'esperienza di progettazione dei bot per tutti i dipendenti, consentendo a quelli non esperti in programmazione di creare ed eseguire bot per i propri processi. La tecnologia supporta uno studio basato su cloud con strumenti low-code basati su browser che semplificano l'automazione, con incluse anche funzionalità di programmazione visiva per la creazione di workflow aziendali. Oggi, questi moderni strumenti di RPA democratizzano l'automazione, rendendola accessibile a tutti.
Chi utilizza l'RPA?
L'RPA offre valore in tutti i settori e in tutte le funzioni. All'interno di un'organizzazione, tutti i gruppi aziendali traggono beneficio dall'RPA. Di seguito sono riportati alcuni esempi di reparti specifici:
Finanza
Una delle principali società operanti nel settore media in Finlandia, Alma Media, ha incrementato la produttività automatizzando i processi finanziari, quali l'inserimento degli ordini cliente. L'integrazione dell'RPA ha migliorato l'efficienza dell'intero team finanziario, incluso un tasso di automazione del 60% nell'elaborazione degli ordini cliente.
Risorse umane
Lucy è uno strumento RPA utilizzato da SAP (vedere il video che segue) per accelerare la generazione di lettere di offerte di lavoro. Il bot produce lettere 15 volte più velocemente di una persona media. I neoassunti ricevono rapidamente le offerte e i responsabili delle assunzioni hanno più tempo per selezionare i candidati.
Operation
Villeroy & Boch Group, produttore di articoli in ceramica e uno dei marchi più antichi d’Europa, ha ottimizzato la produttività massimizzando l'efficienza dei propri processi e riducendo il tempo dedicato alle attività ripetitive. Grazie all'implementazione delle tecnologie RPA e AI, il produttore ha creato assistenti digitali che eseguono semplici attività automatizzate nel campo della contabilità, degli acquisti e del servizio clienti.
Servizio clienti
Con un'ampia rete di clienti, Zuellig Pharma Holdings Pte. Ltd. desiderava fornire un supporto migliore attraverso un processo di ordinazione di nuova generazione. Dopo aver implementato l'RPA, l'azienda sta elaborando gli ordini 24×7, tenendo il passo con la domanda e utilizzando l'automazione per cancellare un backlog di oltre 10.000 casi IT e relativi al sistema che avrebbero richiesto l'equivalente di tre dipendenti a tempo pieno.
Implementazione di una strategia di automazione dei processi robotici
Un'iniziativa di automazione accuratamente pianificata parte da una valutazione top-down dei workflow esistenti. L'RPA intelligente abbinata a strumenti di business process intelligence aiuta a identificare rapidamente i processi aziendali che trarrebbero i maggiori vantaggi dall'automazione.
Una volta identificati i migliori processi candidati, l'RPA fornisce bot predefiniti per accelerare la preparazione. In quanto piattaforma basata su cloud, supporta anche la scalabilità e le performance continue dei bot.
L'iniziativa richiede una piattaforma tecnologica che si estenda oltre l'automazione di un singolo processo. Il sistema deve essere in grado di supportare il processo end-to-end, identificare le opportunità di automazione, creare i bot software necessari e gestire centinaia, se non migliaia, di workflow automatizzati.
Domande frequenti sull'RPA
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