Következő nagy döntése, amikor új ERP-rendszert fontolgat? Az üzembe helyezésének módja. Számos megközelítés közül választhat, beleértve a hagyományos on-premise, felhőalapú bevezetést vagy a kettő hibrid kombinációját. Meg szeretné fontolni a pénzügyi különbségeket, és meg szeretné tekinteni az egyes ERP bevezetési stratégia erősségeit és vonzerejét, valamint minden egyedi korlátozást vagy kihívást.

Mielőtt elkezdené fontolóra venni az ERP bevezetési opcióit, nézze meg, hogyan és miért vált a felhő az üzleti siker létfontosságú környezetévé a digitális gazdaságban.

Miért érdekli a felhő bevezetése?

Mindannyian lelkes érdeklődéssel figyeljük, hogy a számítógépes technológia folyamatosan növekvő ütemben fejlődik. A legkorábbi üzleti rendszerek és az első ERP-rendszerek nagy nagy- és középkategóriás számítógépeken voltak hosztolva, „néma” terminálokkal a felhasználói bevitelhez – miután lecserélték a lyukkártyákat és a kulcsról lemezre bevitelt, azaz! A következő „legmodernebb” technológia a kliens/szerver architektúra volt, ahol a döbbenetes terminálokat olyan PC-k (ma kliensek) váltották fel, amelyek képesek kezelni a munkaterhelés egy részét. Ez csökkentette a szerverszámítógéppel oda-vissza leállítandó adatok mennyiségét.

Az ezredforduló táján két jelentős fejlesztés változtatta meg a számítástechnika és az ERP világát: az internetet és a felhőt. Már nem volt szükség hardverek és szoftverek megvásárlására és támogatására a vállalkozás működtetéséhez. A technológia összes vagy nagyobb darabja most már „bérelhető” vagy kiszervezhető egy olyan csomagban, amely magában foglalta az összes karbantartást és a műszaki műveletek nagy részét. A mindenütt jelen lévő internet biztosította azt a kommunikációs infrastruktúrát, amely ahhoz szükséges, hogy a felhő a világ bármely pontján működőképes és elérhető legyen.

A vállalatok azonban nem azonnal migrálták ERP-rendszereiket felhőalapú bevezetésre. Időbe telt, mire a technológia és az alkalmazások kiforrottak – és a vállalatok rájöttek, hogy a számítógépnek nem kell a helyszínen lennie ahhoz, hogy megbízható hozzáférést és biztonságot kapjon az üzleti szempontból kritikus alkalmazásokhoz. Az evolúció egy részében a fejlesztők megtanulták, hogyan:

• Használja ki teljes mértékben a felhőalapú bevezetés előnyeit
• Alkalmazások megfelelő írása vagy újraírása
• Infrastruktúrájuk – mind a technológia, mind az emberi erőforrások – újraépítése a felhőalapú rendszerek támogatása érdekében

És ami a legfontosabb, most már a felhőalapú ERP-rendszerek olyan fejlett technológiákat biztosítanak, mint a mesterséges intelligencia (AI) és a gépi tanulás a termelékenység és a szolgáltatás növelése érdekében; személyre szabott felhasználói élmények az örökbefogadás ösztönzésére; valamint széles körű funkcionalitást és beágyazott elemzéseket biztosítanak, hogy teljes rálátást adjanak az üzletre – végső soron támogatva az üzleti innovációt és növekedést.

Az SaaS árképzési modell

Korábban a legtöbb szoftvert a cég telephelyén telepítették, és az egyetlen licencelési lehetőség egy örökös licenc megvásárlása volt – ahol az alkalmazás előzetes licenccel rendelkezik, valamint egy éves karbantartási szerződést a frissítésekre és hibajavításokra. A szoftverlicencek ára leggyakrabban felhasználónkénti alapon történik. Az éves karbantartást általában az aktuális szoftverlistaár 18-20%-án számítják fel. Ez azt jelenti, hogy a szoftverlicencet alapvetően öt-hat évente „visszavásárolják”.

Az on-premise ERP-vel minden hardvert és szoftvert a vállalat telephelyén (telephelyein) kell megvásárolni vagy lízingelni és telepíteni. A vállalat felelős a hardver, a rendszerek és az alkalmazás-szoftverek karbantartásáért, támogatásáért és esetleges frissítéséért vagy bővítéséért – valamint a létesítmény helyéért, a közművekért, a biztosításért, a feladatátvételi erőforrásokért és a telephelyen kívüli tartalék tárolásért.

A felhőalapú ERP-rendszerek viszont jellemzően nem települnek a helyszínen, és azokat a beszállító havi vagy éves díj részeként támogatja. A licenc az úgynevezett szoftverszolgáltatás (SaaS) alapján történik. Az SaaS-licencek beárazhatók felhasználónként, alkalmazásonként vagy alkalmazáscsomagonként (például az összes ERP) a vállalat méretétől vagy más változatoktól függően.

A felhőalapú bevezetés licencelésének érdekes aspektusa a skálázhatóság. Ha a felhasználó „férőhellyel” rendelkezik, hozzáadhat vagy csökkenthet felhasználókat, és ezt követően magasabb vagy alacsonyabb árat fizethet az új felhasználók száma alapján. Ha a tranzakciós volumen, a tárolási kapacitás vagy a számítástechnikai teljesítménykövetelmények megváltoznak, a szállító felelős azért, hogy a létesítményeit a változás befogadására fejlessze, ami azt jelenti, hogy Önnek nem kell több szervert vagy több lemeztárhelyet vásárolnia és telepítenie.

A legközelebbi analógia lehet a kábeltévé. Ön kifizeti azt, amire szüksége van, és ez az ár magában foglalja az összes fizikai létesítmény, személyzet, karbantartás és minden egyéb, az Ön helyszínén nyújtott kábelszolgáltatással kapcsolatos költség használatát és üzemeltetését. Ha további csatornákra van szüksége, csak fizetnie kell, amit kért, és nem kell aggódnia, hogyan tudják biztosítani a további csatornákat.

ERP bevezetési opciók

Egy ERP-rendszer bevezetésének számos lehetséges módja van:

1. Cloud ERP, más néven SaaS ERP

A felhőalapú ERP-rendszerben az elsődleges licencelési modell a szoftverszolgáltatás (SaaS). A rendszerszolgáltató saját adatközponttal rendelkezik – vagy egy nyilvános felhőben helyet bérelhet az alkalmazásainak és rendszereinek hosztolásához. Minden hardver, rendszer és támogatási szolgáltatás az interneten keresztül érhető el. Ez gyorsabbá és egyszerűbbé teszi a bevezetést a felhasználó cég számára, mivel a már meglévő hardver- és szoftverdarabokkal azonnal beindulhatnak az adatátvitelen és a felhasználói képzésen.

Ezzel a felhőalapú ERP bevezetési opcióval a szoftverszolgáltató gondoskodik az összes telepítésről, karbantartásról és támogatásról – beleértve az összes szoftverfrissítést és frissítést, például a számítási teljesítmény vagy tárhely hozzáadását. A rendszerek, alkalmazások és erőforrások is automatikusan „automatikusan kalózhatók”, növelhetők vagy csökkenthetők, hogy megfeleljenek a változó, rövid távú igényeknek. Ez szükségtelenné teszi az olyan számítási erőforrások kifizetését, amelyek a legtöbb esetben használatlanok lehetnek, mint az on-premise ERP-rendszerek esetében.

A felhőalapú SaaS ERP-nek kevés vagy nincs előzetes költsége („beruházási költség”), de egy tipikus helyszíni telepítéshez képest valamivel magasabb a havi költsége („működési költség”). A normál öt-hét éves életciklus-költségperiódusban megtekintve a teljes tulajdonlási költség (TCO) hasonló a helyszíni telepítéshez, és potenciálisan jobb szolgáltatást, támogatást és biztonságot kínál.

A felhőalapú ERP a leggyorsabb utat kínálja az innovációhoz, így ideális azoknak a vállalkozásoknak, amelyek agresszívan szeretnék folytatni digitális átalakítási stratégiájukat. Ez a telepítési opció lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy könnyen újragondolják, optimalizálják és szükség szerint adaptálják üzleti folyamataikat, és kihasználják a szabványosított legjobb gyakorlatokat, amelyeket a modern ERP-szállítóknak támogatniuk kell.

2. On-premise ERP-rendszerek

A helyszíni megoldás az, hogy a legtöbb vállalat történelmileg hogyan telepítette ERP-rendszereit. Ebben a telepítési modellben az ERP-szoftver az Ön által választott helyeken található adatközpontban van telepítve. A hardver és a szoftver telepítése és karbantartása a személyzet felelőssége.

Ma a vállalkozások rugalmasságuk, méretezési képességük és az innováció megkönnyítése érdekében magukévá teszik a felhőt. Bár egyes vállalatok, különösen az erősen ellenőrzött iparágak esetében az on-premise a jogi, szabályozási vagy szervezeti korlátok miatt előnyösebb megközelítés.

3. Hibrid ERP-rendszerek

A felhőalapú és on-prem ERP bevezetés elemei kombinálhatók egy hibrid felhő létrehozásához, amely rugalmasságot biztosít az egyes alkalmazások optimális telepítésének kiválasztásához. A hibrid felhőalapú ERP használható a felhő lépcsőfokaként, vagy az iparági szabályozási problémák és különleges biztonsági követelmények kielégítésére, amelyek bizonyos helyzetekben szükségessé tehetik az on-prem alkalmazásokat. Lehetnek egyéb korlátozások vagy preferenciák is, amelyek bizonyos alkalmazások számára kívánatossá teszik az on-prem funkciót. A vállalkozás összetettsége és jelenlegi környezete, valamint a hibrid forgatókönyvben történő bevezetésre vonatkozó döntés lassabb változási tényezőjét kívánják.

A hibrid implementáció lehetővé teszi, hogy az alkalmazások és az adatok a munkaterhelés-változások alapján váltsanak a lehetőségek között. A felhőben lévő rendszer azon részéből származó felhőbeli előnyöket biztosítja. Azonban több helyi informatikai részvételre van szükség az on-prem elemek támogatásához, valamint a kettő – vagy több – ERP rendszerkörnyezet közötti koordinációhoz.

4. Kétszintű ERP

Valójában a hibrid megközelítés ugyanazon okokból történő variációja, a kétszintű ERP bevezetés – más néven hub-and-hangszóró bevezetés – egy olyan központi rendszert alkalmaz, amely kisebb műholdas rendszerekkel támogatja a távoli létesítményeket. Gondoljon a vállalati ERP-re, mint központra, ahol a leányvállalatok, raktárak vagy irodák egyedi ERP-rendszerei az adatokat visszaszolgáltatják a központnak. Ez nem új elképzelés, hanem az 1990-es évek elosztott feldolgozási fázisában alakult ki, a vállalatok kisebb, egyszerűbb és kevésbé költséges rendszereket valósítottak meg távoli helyszíneken, miközben fenntartják a nagyobb, alkalmasabb vállalati rendszert a vállalati központnál. A kétszintű hálózat bármely vagy összes rendszere lehet on-prem vagy felhőalapú, megvásárolt vagy SaaS-licencbe vett.

A kétszintű ERP bevezetés összköltsége – ahol a csomópontoknál kevésbé költséges rendszerek vannak mindenhol ugyanazon vállalati rendszer helyett – alacsonyabb költséget eredményez az első vásárlásnál. Az integráció és a támogatás azonban magasabb általános, folyamatos költségeket eredményezhet, mivel az interfészeket fel kell építeni és karban kell tartani. És évről évre több informatikai támogatásra lesz szükség a több beszállítóval való koordinációhoz, valamint a koordinálatlan frissítési ütemtervek és interfészmódosítások kezeléséhez.

Tippek a kiválasztási folyamathoz

Először válasszon szoftvert egy gondos ERP értékelési folyamattal, majd vegye figyelembe a szoftver bevezetési képességein, a vállalat igényein és a befektetés potenciális ERP megtérülésén alapuló bevezetési lehetőségeket. Néhány ERP szoftver csak felhő vagy SaaS, míg más szállítók felhőalapú, on-prem és hibrid megoldásokat kínálnak. A rendelkezésre álló bevezetési opciók lehetnek a rövid listába való felvétel kritériumai, de nem lehetnek egyedüli meghatározói a rendszer kiválasztásának.

A gyorsan növekvő vállalatoknak és azoknak, amelyek a felhasználók számának közelgő változásaira számítanak (akár felfelé, akár lefelé), valószínűleg a felhőalapú ERP-rendszerekre kell összpontosítaniuk a skálázhatóság és a használat előtti fizetés árazása érdekében. Győződjön meg arról is, hogy a kiválasztási csapat minden tagja tisztában van a különböző ERP telepítési opciók funkcióival és előnyeivel.

Összefoglalás

A vállalatok pénzügyi okokból eleinte a felhőalapú ERP bevezetésbe vonulhatnak – például csekély vagy semmilyen tőkekiadás vagy csökkentett teljes életciklus-költség –, de izgatottan várják a felhő által kínált technikai és működési előnyöket, beleértve a következőket:

• ERP, amely mindig naprakész a legújabb frissítésekkel (külön költség vagy erőfeszítés nélkül)
• Gyakorlatilag korlátlan skálázhatóság
• Csak azért fizet, hogy mire van szüksége/használja az alapot
• Gyorsabb bevezetés
• Jobb biztonsági és hozzáférés-szabályozások, és még sok más

És a teljes felhő bevezetése nem az egyetlen lehetőség. Néha több értelme van bizonyos alkalmazásokat helyben tartani, a többit pedig a felhőben használni. Szerencsére számos konfigurációs és telepítési lehetőség áll rendelkezésre, így kiválaszthatja azt a telepítést, amely pénzügyi és működési szempontból a legésszerűbb.

Az új ERP-rendszerre való átállás jelentős változást jelent a rendszerfelhasználók, az IT és a teljes szervezet számára. Érdemes megismerni az összes lehetőséget, és kiválasztani azt a rendszerkonfigurációt, amely a legjobb teljesítményt nyújtja a legjobb áron. Ezután tervezze meg, hogyan kell megváltoztatnia belső erőforrásait és struktúráját, hogy a lehető legtöbbet hozza ki befektetéséből, függetlenül a konfigurációtól és a telepítéstől.

Bővebben ebben a sorozatban