Τι είναι ένα σχέδιο επιχειρηματικής συνέχειας; Ο παγκόσμιος σύμβουλος αξίας HR της SAP, Chiara Bersano, έχει μια μοναδική προοπτική στην ερώτηση. Το 1999, εργαζόταν για μια παγκόσμια εταιρεία που λειτουργούσε ένα εργοστάσιο στη Σμύρνη της Τουρκίας, όταν ένας καταστροφικός σεισμός άφησε τελικά περισσότερους από 17.000 νεκρούς και 250.000 άστεγους. Οι εργαζόμενοι της εταιρείας της, ωστόσο, πήγαν καλύτερα από τους περισσότερους.

Η εταιρεία αντέδρασε γρήγορα, στηρίζοντας και βοηθώντας τους εργαζόμενους και τις οικογένειές τους μέσα από δύσκολες συνθήκες. Αυτό εξασφάλισε μακροχρόνια εμπιστοσύνη και αφοσίωση μεταξύ της εταιρείας και των εργαζομένων της. Αλλά προκάλεσε επίσης ένα πρώιμο ενδιαφέρον για τον σχεδιασμό έκτακτης ανάγκης σε μια εποχή που η τεχνολογία για να υποστηρίξει μια τέτοια προσπάθεια σε σύγκριση με τις σημερινές δυνατότητες. Ωστόσο, δύο δεκαετίες αργότερα, πολλοί από αυτούς τους εργαζόμενους εξακολουθούν να εργάζονται σε αυτήν την εταιρεία – όχι μόνο για την καλύτερη αμοιβή ή την υπόσχεση της ανάπτυξης της σταδιοδρομίας, αλλά επειδή γνωρίζουν ότι η εταιρεία έχει την πλάτη τους σε μια περίοδο κρίσης.

Τι είναι, λοιπόν, ο σχεδιασμός έκτακτης ανάγκης; Αν ρωτήσετε τον Μπερσάνο, δημιουργεί ένα πλαίσιο αντιμετώπισης έκτακτων αναγκών που έχει ως αποτέλεσμα τη διατήρηση ενός υγιούς, υποκινούμενου, αφοσιωμένου εργατικού δυναμικού κατά τη διάρκεια και μετά από κρίσεις.

«Η δύναμη της οικοδόμησης σχέσεων από μια κρίση είναι ακραία», λέει ο Μπερσάνο. «Οικοδομεί μια σχέση που βασίζεται στην εμπιστοσύνη με τους εργαζόμενους».

Με απλά λόγια: επένδυση στην υγεία και την ασφάλεια των εργαζομένων μέσω επιμελούς σχεδιασμού έκτακτης ανάγκης οδηγεί πρώτα στην ανθεκτικότητα, την ευελιξία και την επιχειρηματική συνέχεια – και αργότερα σε καλύτερα επιχειρηματικά αποτελέσματα. Αλλά πιο ολιστικά, ο σχεδιασμός έκτακτης ανάγκης είναι το κλειδί για την επιβίωση οποιασδήποτε επιχείρησης, τοπικής ή παγκόσμιας, βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα.

Αντίληψη όσο και προετοιμασία

Ενώ υπάρχουν αμέτρητα άλλα παραδείγματα σχεδίων έκτακτης ανάγκης πέρα από αυτό του Μπερσάνο, ο πλήρης ορισμός ενός σχεδίου επιχειρησιακής συνέχειας όσον αφορά τη λειτουργία HR είναι έτοιμος να μετατοπίσει και να ευθυγραμμίσει τους ανθρώπους και τους πόρους ως απάντηση σε οποιοδήποτε ατυχές γεγονός, ώστε η εταιρεία να μπορέσει να συνεχίσει τις δραστηριότητές της εν μέρει ή πλήρως το συντομότερο δυνατό.

Αυτό εγείρει το ακόλουθο ερώτημα: καθώς η είδηση της πανδημίας COVID-19 άρχισε να εξαπλώνεται το 4ο τρίμηνο του 2019, πώς θα μπορούσαν τα καλύτερα σχέδια έκτακτης ανάγκης να έχουν βοηθήσει τις εταιρείες και τις χώρες τόσο τότε, και πώς μπορούν αυτά τα σχέδια να τους βοηθήσουν τώρα; Για να απαντήσουν στο δεύτερο μέρος της ερώτησης, οι εταιρείες έχουν περισσότερα να κερδίσουν όσο πιο γρήγορα δημιουργήσουν ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης που επικεντρώνεται στη διατήρηση της επιχειρηματικής συνέχειας. Στην πραγματικότητα, είναι κάτι που οι οργανώσεις Ανθρώπινου Δυναμικού πρέπει να κάνουν συνεχώς ως μέρος της εργασίας, ανεξάρτητα από τις μακροοικονομικές ή επιχειρηματικές συνθήκες.

Hindsight 2020: Πώς θα μπορούσαν να έχουν βοηθήσει τα σχέδια έκτακτης ανάγκης στην αρχή της COVID-19

Οι εταιρείες ηλεκτρονικού εμπορίου που είχαν σχέδια να προσλάβουν γρήγορα για την προμήθεια και την εκπλήρωση ρόλων ήταν καλά προετοιμασμένες. Και οι οργανισμοί υπηρεσιών που είχαν ήδη οπλίσει τους υπαλλήλους με φορητούς υπολογιστές και ενημερωμένο λογισμικό συνεργασίας ήταν σε θέση να μεταβούν γρήγορα και ομαλά σε έναν απομακρυσμένο τρόπο εργασίας. Σε γενικές γραμμές, όσο πιο έτοιμη για το μέλλον και η τεχνολογία επέτρεψε στην επιχείρηση, τόσο καλύτερα εξοπλισμένη ήταν – είτε σκόπιμα είτε τυχαία – να κρατήσει τις επιχειρήσεις σταθερές όσο η πανδημία ξεκίνησε.

Αλλά ο σχεδιασμός έκτακτης ανάγκης είναι πολύ περισσότερο από το να βεβαιωθείτε ότι κάθε εργαζόμενος έχει ένα φορητό υπολογιστή και μια γρήγορη σύνδεση στο διαδίκτυο. Πρόκειται για τη μεταφορά πόρων ή ακόμα και ολόκληρων τμημάτων για να επικεντρωθεί σε άμεσες επιχειρηματικές ανάγκες, τη διαχείριση της εξωτερικής αντίληψης της εταιρείας και την πραγματική αντιμετώπιση του τι οι εργαζόμενοι θέλουν και πρέπει να είναι επιτυχημένοι. Αν νομίζετε ότι αυτά ακούγονται σαν τρία πράγματα που πρέπει να διαχειριστούν σε φυσιολογικούς χρόνους, είστε σωστοί. Το πόσο αποτελεσματικά έχει προετοιμαστεί το HR θα κάνει όλη τη διαφορά στο πόσο επηρεάζεται η επιχείρηση, αν είναι καθόλου.

Γι’ αυτό, ακόμη και μετά την υποχώρηση της πανδημίας COVID-19, ο συνεχής και συνεπής σχεδιασμός έκτακτης ανάγκης θα πρέπει να είναι ο νέος κανόνας για τους επαγγελματίες του HR. Εάν ο προγραμματισμός έκτακτης ανάγκης είναι μια πάντοτε πτυχή της λειτουργίας HR, έχει τη δύναμη να καθοδηγεί την επιχείρηση προς το καλύτερο.

Περπατήστε την ομιλία

Όσο και αν ένα σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης στον χώρο εργασίας αφορά τη στρατηγική σε κλίμακες μεγάλες και μικρές, το βάθος και η αποτελεσματικότητα οποιουδήποτε σχεδίου έκτακτης ανάγκης είναι, στον πυρήνα του, μια αντανάκλαση των αξιών της εταιρείας. Σίγουρα, κάθε ιστοσελίδα της εταιρείας έχει περίπου το ίδιο σύνολο ιδανικών εκφράζοντας μια πελατο-πρώτη νοοτροπία και τοποθετώντας την υγεία και την ασφάλεια των εργαζομένων πάνω από όλα. Αλλά οι πράξεις μιλούν πολύ πιο δυνατά από τις αντιγραφές-επικολλημένες λέξεις.

Εκεί ο σχεδιασμός έκτακτης ανάγκης ευθυγραμμίζεται με τους επιχειρηματικούς στόχους. Οι επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να εξετάσουν τόσο τα επιχειρηματικά σενάρια όσο και τους μακροοικονομικούς παράγοντες που επηρεάζουν όλους στον οργανισμό και στη συνέχεια να τους προσεγγίσουν υπό το πρίσμα των διαφορετικών τύπων καταστάσεων έκτακτης ανάγκης και προτεραιοτήτων που μπορούν να προκύψουν. Το πολυτιμότερο περιουσιακό στοιχείο μιας εταιρείας είναι οι εργαζόμενοί της, και η φροντίδα τους αποτελεί ηθική και νομική υποχρέωση. Αν ο Διευθύνων Σύμβουλος και η CHRO συμφωνήσουν ότι η υγεία και η ασφάλεια των εργαζομένων είναι υψίστης σημασίας τόσο σε καλές όσο και σε δύσκολες στιγμές, η ικανοποίηση των πελατών και η οικονομική επιτυχία είναι βέβαιο ότι θα ακολουθήσουν – ακόμη και σε μια κρίση που απειλεί να αναβαθμίσει κάθε πτυχή της επιχείρησης.

Οι στρατηγικές σχεδιασμού έκτακτης ανάγκης πρέπει να έχουν ολοκληρωμένο χαρακτήρα και να λαμβάνουν υπόψη ένα ευρύ φάσμα δράσεων που ανταποκρίνονται στις ανάγκες, οι οποίες, ακόμη και υπό κανονικές συνθήκες, θα ήταν δύσκολο να εφαρμοστούν ταυτόχρονα. Αλλά αυτός είναι και ο λόγος για τον οποίο η ετοιμότητα σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης και ο σχεδιασμός έκτακτης ανάγκης είναι τόσο σημαντικοί – ο χρόνος απόκρισης είναι ουσιώδης σε κάθε κρίση. Το σωστό σχέδιο δεν θα έχει σημασία αν έρθει πολύ αργά.

Δεδομένου του τι έχει βιώσει ο κόσμος και πόσοι οργανισμοί και ολόκληροι κλάδοι έχουν επηρεαστεί, οι επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού θα πρέπει να αναρωτηθούν τώρα: πώς μπορούμε να προετοιμαστούμε με τον καλύτερο δυνατό τρόπο για το αύριο, τον επόμενο μήνα και το επόμενο έτος;

Διαβάστε περισσότερα σε αυτή τη σειρά