ERP-Migration auf einen Blick

Ein ERP-System funktioniert wie das zentrale Steuerzentrum Ihres Unternehmens. Es sorgt für Durchblick und Kontrolle in allen wichtigen Bereichen – von Buchhaltung über Logistik und Personalwesen bis zum Kundenservice. So laufen alle Fäden in einem integrierten System zusammen und ermöglichen effizientes Management komplexer Abläufe.

Ist das bisherige ERP-System (engl.: Legacy ERP) überholt, kann es Kundenwünsche nicht mehr erfüllen oder bremst es das Unternehmen im Wettbewerb aus, ist eine ERP-Migration der logische nächste Schritt. Egal wie, die Migration der Daten ist ein kritischer und oft mühsamer Prozess, der den Grundstein für den reibungslosen Start eines neuen ERP-Systems legt.

Dieser Beitrag beleuchtet:

• Die wichtigsten Schritte zur erfolgreichen Vorbereitung auf die ERP-Migration

• Die Gründe für den Siegeszug von Cloud-ERP

• Typische Stolpersteine und Herausforderungen bei der ERP-Migration

• Und erprobte Methoden für einen nahtlosen Datenumzug

ERP-Migration richtig vorbereiten

Datenmigration verlangt höchste Sorgfalt: Werden Daten aus verschiedenen Formaten und Quellen (Kunden, Produkte, Lieferanten) zusammengeführt, steht die Datenqualität auf dem Spiel. Nur mit höchster Genauigkeit lassen sich spätere Probleme wie Datenverluste, Unklarheiten und Verzögerungen verhindern.

Unternehmen, die ihre Ziele, Strategien und Anforderungen klar definieren, schaffen die besten Voraussetzungen für eine präzise und termingerechte Datenübertragung. So gelingt die Vorbereitung:

Den Grundstein legen

Ein überzeugender Business Case beginnt mit einer ehrlichen Problemanalyse. Unternehmen sollten ihre bestehende IT-Infrastruktur, Anwendungen und Datenlandschaft genau unter die Lupe nehmen und Schwachstellen identifizieren. Zeigen Sie auf, wie diese Defizite die täglichen Abläufe, die Mitarbeitenden und die Kundenbeziehungen beeinträchtigen.

Stellen Sie klar, wie ein neues ERP-System diese Schwachstellen gezielt beseitigt. Kommunizieren Sie offen die zu erwartende Rendite (ROI), die Kosten, mögliche Ressourcenengpässe und potenzielle Risiken. Der Erfolg eines neuen ERP-Systems steht und fällt mit einer hochwertigen Datenbasis – und mit einer realistischen Einschätzung des nötigen Zeit-, Energie- und Investitionsaufwands.

Strategisch zur erfolgreichen Datenmigration

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in klar definierten Zielen. Erstellen Sie einen groben Projektplan mit Budget, realistischem Zeitrahmen und klar abgestecktem Umfang. Bestimmen Sie aussagekräftige Kennzahlen, um den Verlauf des Migrationsprojekts kontinuierlich zu überprüfen und bei Bedarf nachzusteuern.

Frühzeitig planen lohnt sich: Stimmen Sie Ressourcen rechtzeitig ab und ermöglichen Sie dem Team für die ERP-Implementierung, andere Aufgaben zu delegieren, damit der Fokus bei Bedarf ganz auf der Datenmigration liegt. Wenn alle Ebenen im Unternehmen von Anfang an eingebunden sind, ziehen alle an einem Strang – das beugt späteren Störungen und Meinungsverschiedenheiten vor.

ERP-Partner sorgfältig auswählen

Sind die Anforderungen und Unternehmensziele klar, lohnt sich ein genauer Blick auf potenzielle ERP-Anbieter. Setzen Sie auf solche mit Erfahrung in Ihrer Branche, auf Passgenauigkeit zur bestehenden IT-Landschaft und achten Sie auf belegte Erfolge bei vergleichbaren ERP-Einführungen.

Schauen Sie sich die Fallstudien potenzieller Anbieter genau an: Stimmen die Lösungen mit Ihren Geschäftsanforderungen überein? Ein starker Partner kennt sich mit aktuellen Datenschutzstandards und branchenspezifischen Regularien aus.

Warum Unternehmen auf Cloud ERP umsteigen

Klassische On-Premise-ERP-Systeme laufen auf firmeneigenen Servern, die vom unternehmenseigenen IT-Team betreut werden. Sie benötigen nicht nur Platz und regelmäßige Wartung, sondern auch aufwendige Datenübertragungen, wenn die Hardware veraltet. Cloud-ERP-Lösungen punkten hier: Sie funktionieren als flexible Abonnement-Services, bieten maximale Übersicht und Steuerungsmöglichkeiten und entlasten Unternehmen von hohen Investitions- und laufenden Wartungskosten.

Die Vorteile von Cloud-ERP gegenüber On-Premise-ERP umfassen:

• Kosten: Cloud-ERP-Software wird über das Internet bereitgestellt, sodass keine eigene Hardware nötig ist, die von den ohnehin stark ausgelasteten IT-Abteilungen täglich betreut werden muss. Fehlerbehebungen, Updates und Wartung übernimmt der ERP-Anbieter im Rahmen einer Pauschalgebühr.

• Skalierbarkeit: Wächst Ihr Unternehmen, wächst auch Ihr ERP – ganz flexibel und ohne Aufwand. Speicherplatz und Funktionen lassen sich jederzeit bequem aus der Ferne erweitern. Dank fertiger ERP-Integrationen verknüpfen Sie Ihr ERP im Handumdrehen mit den wichtigsten Geschäftsanwendungen. Smarte generative KI sorgt dabei für automatisierte Abläufe und einen erstklassigen Kundenservice.

• Flexibilität: Cloud-ERP-Lösungen passen sich blitzschnell neuen Geschäftsmodellen und veränderten gesetzlichen Vorgaben an. Unternehmen erschließen neue Innovationspotenziale, indem sie ehemals isolierte Datenquellen vernetzen sowie Anwendungen zusammenführen, standardisieren und integrieren.

• Analysen: Dank moderner Cloud-Technologie können Entscheider schneller und zielgerichteter handeln. KI-Tools ziehen verborgene Erkenntnisse aus großen, komplexen Datensätzen und machen Trends und Veränderungen sichtbar, bevor sie offensichtlich werden.

• Sicherheit: Cloud-ERP-Lösungen minimieren Risiken und schaffen mehr Transparenz bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Die Sicherheitsteams der ERP-Anbieter können wichtige Updates einspielen, Fehler beheben und auf Cyberangriffe reagieren; und das alles aus der Ferne, ganz ohne teure Vor-Ort-Einsätze.

Typische Stolpersteine bei der ERP-Datenmigration

Eine ERP-Migration bedeutet nicht einfach nur, Dateien von A nach B zu kopieren. Die Kontinuität von Geschäftsprozessen und der schnelle Zugriff auf wichtige Informationen hängen entscheidend davon ab, dass sämtliche relevanten Daten korrekt und vollständig ins neue System übernommen werden.

Die Komplexität ist hoch und es gilt, viele Faktoren im Blick zu behalten. Mit dem richtigen Bewusstsein für die typischen Problemfelder, die Teams immer wieder ins Straucheln bringen, lassen sich diese Hürden jedoch erfolgreich überwinden:

• Datenqualität: Doppelte, veraltete oder irrelevante Inhalte schleichen sich schnell ein und wirken sich negativ auf nachgelagerte Prozesse aus. Das führt zu Problemen, die wertvolle Erkenntnisse ausbremsen.

• Ressourcenknappheit: Es erfordert Zeit, Fachwissen und volle Konzentration, um ERP-Daten aus Informationssilos zu befreien, sie zu extrahieren, zu bereinigen und für die Migration aufzubereiten.

• Alt-Systeme als Bremsklotz: Je individueller ein Legacy-System angepasst wurde, desto aufwändiger und langwieriger gestaltet sich in der Regel die ERP-Migration.

• Compliance und Sicherheit: Die sichere Übertragung von Daten aus unterschiedlichen Systemen setzt Expertise im Umgang mit neuen Cyberrisiken und ein wachsames Auge für gesetzliche Richtlinien voraus.

• Veränderungsmanagement: Für viele Mitarbeitende ist das Altsystem vertraut wie die eigene Westentasche. Die Umstellung auf ein neues ERP parallel zum Tagesgeschäft kann Stresssituationen auslösen.

So gelingt die ERP-Datenmigration

Zuverlässige ERP-Daten sind essenziell für Mitarbeiterprozesse, Lieferketten-Systeme, Kundenservicekontakte und vieles mehr. Für eine erfolgreiche Migration sollten Unternehmen sowohl kleinteilige Datenstrukturen als auch strategische Ziele im Blick behalten.

Damit die zu übertragenden Daten optimal auf das neue ERP-System abgestimmt sind, sollten Sie diese Tipps beachten::

Datenbestand analysieren

Wenn mehrere Bereiche eines Unternehmens dieselben Daten unterschiedlich pflegen, entstehen schnell Unstimmigkeiten, Mehrfacherfassungen oder Ungenauigkeiten. Solche Probleme tauchen oft erst dann auf, wenn sie besonders störend sind.

Weil das neue ERP-System zur zentralen „Single Source of Truth“ wird, sollte man sorgfältig entscheiden, welche Daten wirklich übernommen werden. Das blinde Übertragen aller Daten birgt die Gefahr von Fehlern und Unklarheiten im neuen System. Eine sorgfältige Datenbewertung in jedem Fachbereich stellt sicher, dass nur relevante Informationen in die neue Datenbank gelangen.

Datenfelder sorgfältig abgleichen

Ein klarer Fahrplan für den Datenfluss hilft, Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und die Übertragung zu automatisieren. Dafür sollten Unternehmen die Daten aus den Quellplattformen und -systemen exakt auf die Struktur des neuen ERP-Systems abbilden.

Geben Sie den ERP-Implementierungsteams ausreichend Zeit, die Daten sorgfältig zu analysieren, auftretende Probleme zu kennzeichnen und die Daten in Formate zu konvertieren, die besser zum neuen System passen.

Datenverantwortlichkeiten festlegen

Vor der Migration muss klar definiert sein, wer für welche Daten zuständig ist. Weisen Sie gezielt Rollen zu – wer entscheidet, wann und wie bestimmte Datentypen übernommen werden, und wer trägt die Verantwortung dafür.

Ernennen Sie einen Compliance-Beauftragten, der die Einhaltung aller aktuell relevanten Vorschriften während der ERP-Migration kontinuierlich überwacht und sicherstellt.

Einen strengen Validierungsprozess etablieren

Um Testergebnisse zuverlässig auswerten und nutzen zu können, empfiehlt es sich, die Testmethodik frühzeitig zu prüfen.

Starten Sie mit Tests, sobald die ersten Daten übertragen wurden, und wiederholen Sie die Validierung regelmäßig, während weitere Daten folgen. So können Unternehmen aus den Ergebnissen lernen, Erkenntnisse direkt umsetzen und spätere Probleme vermeiden, wenn das Tempo der Migration steigt.

Einen gemeinschaftlichen Rollout fördern

Für eine erfolgreiche ERP-Migration müssen IT-Experten, Endanwender und alle relevanten Stakeholder an einem Strang ziehen. Entwickeln Sie die Migrationsstrategie gemeinsam, kommunizieren Sie Prioritäten frühzeitig und sprechen Sie offen über die Auswirkungen der Veränderungen auf alle Beteiligten.

Informieren Sie Vorgesetzte, Fachabteilungen, Kunden und Mitarbeitende regelmäßig über den Projektfortschritt und darüber, wie das neue System ihre Arbeit und Erfahrungen verbessern wird.

ERP-Migrations-Checkliste: 7 Erfolgsstrategien

Wie bei jedem unternehmensweiten Projekt gilt: Auch mit sorgfältigster Planung können unerwartete Herausforderungen auftreten. Mit diesen sieben Strategien behalten Sie den Überblick, reagieren souverän auf Stolpersteine und minimieren Risiken:

1. Gründliche Bestandsaufnahme durchführen, aus der klare Ziele hervorgehen

Verschaffen Sie sich ein umfassendes Bild der Datenanforderungen, indem Sie gezielt Rückmeldungen aus allen Bereichen des Unternehmens einholen – von der Geschäftsleitung bis zu den Endanwendern. Finden Sie heraus, welche Faktoren aktuell für Frustration sorgen, Prozesse ausbremsen oder Innovationen verhindern. Entwickeln Sie daraufhin eine Liste messbarer Ziele, die genau diese Schwachstellen adressieren.

2. Mit erfahrenen Beratern zusammenarbeiten

Sobald die Ziele klar definiert sind, kann ein externer Berater dabei helfen, diese zu priorisieren und zusätzliche Aspekte zu identifizieren, die das Unternehmen berücksichtigen sollte. Ein fundierter, objektiver Blick von außen schafft Klarheit darüber, wie Erfolg sowohl am Ende der ERP-Migration als auch langfristig aussieht.

3. Stakeholder frühzeitig und regelmäßig einbinden

Eine ERP-Migration betrifft das gesamte Unternehmen und lebt von transparenter Kommunikation. Legen Sie Erwartungen von Anfang an offen und informieren Sie alle betroffenen Abteilungen, Partner und Kunden darüber, wie und wann die Umstellung sie betreffen wird.

4. Einen umfassenden Projektplan für die ERP-Migration dokumentieren

Erstellen Sie eine detaillierte Aufgabenliste für jeden einzelnen Schritt des Migrationsprozesses – vom Start bis zum Abschluss – und versehen Sie diese mit klaren Meilensteinen und Terminen. Definieren Sie transparent, welche Voraussetzungen für die Erledigung jeder Aufgabe erfüllt sein müssen, und erfassen Sie fortlaufend den tatsächlichen Zeitaufwand

5. Auf eine Clean-Core-Strategie für die Bereinigung und Vorbereitung von Stammdaten setzen

Unternehmen, die auf Änderungen an den Kernfunktionen ihres ERP-Systems verzichten, vermeiden in der Regel künftige Komplexität und Performance-Probleme. Ein Clean Core minimiert Risiken, ermöglicht schnelle Updates und erleichtert die Integration neuer Technologien.

6. Cloud-Migration mit einem schrittweisen Ansatz vereinfachen

Eine ERP-Migration sollte schrittweise erfolgen. Migrieren Sie zentrale Systeme oder Prozesse nach und nach – zum Beispiel getrennt nach Abteilung, Mitarbeitergruppe oder Standort. So können Sie Probleme frühzeitig erkennen und beheben, Erfahrungen sammeln und kontinuierlich Verbesserungen umsetzen. Auch wenn dieses Vorgehen etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt, ist es für komplexe oder risikoreiche Projekte unerlässlich.

7. Gründlich testen und Schulungen anbieten

Überprüfen Sie zunächst mit kleinen Datenmengen, ob das neue ERP-System die Informationen korrekt übernimmt. Kontrollieren Sie jede Anwendung manuell, beheben Sie Fehler und stellen Sie sicher, dass neues und altes System übereinstimmen. Erweitern Sie dann schrittweise den Umfang der Tests und Anwendungsfälle. Geben Sie den Endanwendern ausreichend Gelegenheit, das System kennenzulernen und sich durch gezielte Schulungen und Zertifizierungen optimal vorzubereiten.

Wer sollte Teil meines ERP-Migrationsteams sein?

Eine Datenmigrationsstrategie ist immer nur so stark wie das Team, das sie gemeinsam umsetzt. Der Erfolg Ihres neuen ERP-Systems steht und fällt mit den Menschen, die das Projekt von Anfang an gestalten und es mit Kompetenz und Engagement bis zum Ziel führen.

Diese Rollen sollten in Ihrem Team nicht fehlen – und darauf kommt es jeweils besonders an:

• Leitender Sponsor: Die Schnittstelle zur Geschäftsleitung – sorgt frühzeitig für die nötige Rückendeckung im Management und greift ein, wenn es knifflig wird.

• Projektmanager: Der Dirigent des Projekts – behält Termine und Budget fest im Blick.

• IT-Manager oder Systemadministrator: Der Technikprofi – stellt sicher, dass bestehende, datenbasierte Systeme kompatibel sind und optimal auf die Migration vorbereitet werden.

• Business-Analyst: Der Weitblicker – schärft das Verständnis für die geschäftlichen Ziele der ERP-Migration und macht deren kurz- wie langfristige Auswirkungen transparent.

• Bereichsübergreifende Fachverantwortliche: Sie sorgen dafür, dass alle relevanten Daten aus den wichtigsten Geschäftsbereichen – wie Finanzen, Vertrieb, Operations und Personal – in die Migration einfließen und keine wichtigen Informationen verloren gehen.

• Change Leader: Dieser Verantwortungsträger begleitet Ihr Team aktiv im Veränderungsprozess, macht die Mitarbeitenden mit den neuen Funktionen des ERP-Systems vertraut und fördert die Bereitschaft, die Neuerungen anzunehmen.

• Datenmigrationsexperte: Der Spezialist für die Datenübernahme – kümmert sich um Abbildung, Sammlung, Bereinigung und optimale Vorbereitung der Daten für einen reibungslosen Transfer.

• Qualitätssicherungs-/Testleiter: Überwacht und prüft die Prozesse in jeder Projektphase und stellt sicher, dass die Datenqualität und -integrität den Anforderungen des neuen ERP-Systems entspricht.

• ERP-Anbieter oder -Berater: Bringt frischen Wind und langjährige Erfahrung ins Projekt, begleitet Sie mit neutralem Blick durch den gesamten Prozess und behält dabei stets die langfristigen Ziele im Auge.

FAQs