ERP-Implementierung im Überblick

Zunächst muss man für eine Implementierung eines ERP-Systems wissen, das ERP für Enterprise Resource Planning steht. Enterprise Resource Planning (ERP) umfasst alle Kernprozesse, die zur Führung eines Unternehmens notwendig sind: Finanzen, Personalwesen, Fertigung, Logistik, Services, Beschaffung und andere. Bereits einfache ERP-Software hilft, all diese Prozesse in einem integrierten System zu verwalten. ERP wird daher oft auch als das Aufzeichnungssystem des Unternehmens bezeichnet.

Ohne effizientes ERP-System haben Unternehmen häufig mit isolierten Prozessen und veralteten Systemen zu kämpfen. Das Ergebnis sind lange, fehleranfällige Berichtszyklen, ein begrenzter Zugriff auf Echtzeitdaten und das Fehlen einer zuverlässigen zentralen Datenquelle. Um sich Wettbewerbsvorteile zu sichern sowie Abläufe zu optimieren und Risiken zu reduzieren, entscheiden sich Führungskräfte – unabhängig von der Größe des Unternehmens – zunehmend für die Einführung eines ERP-Systems.

Doch die Integration eines ERP-Systems in die Prozesse und IT-Landschaft eines Unternehmens birgt auch Herausforderungen. Daher ist es wichtig, die Vorteile, potenzielle Stolperfallen und Best Practices für die Implementierung zu kennen, bevor man diesen Schritt wagt.

Vorteile der Implementierung eines ERP-Systems

Die Vorteile der Implementierung eines ERP-Systems – insbesondere eines cloudbasierten – sind vielfältig und variieren je nach Unternehmen. Beispielsweise wird ein Dienstleistungsunternehmen andere Gründe haben, sich für ein ERP-System zu entscheiden, als ein Unternehmen im produzierenden Gewerbe.

Aber die folgenden drei Vorteile einer ERP-Implementierung sind für nahezu jedes Unternehmen relevant:

• Bereitstellung aussagekräftiger Erkenntnisse in Echtzeit: Die Steuerung eines Unternehmens wird zur Herausforderung, wenn Informationen schwer zugänglich und schwer zu verwerten sind. Ein ERP-System hilft Führungskräften dabei, Informationen zu zentralisieren, die Finanzlage des Unternehmens kontinuierlich zu überwachen und präzise Berichte zu erstellen – selbst in einem anspruchsvollen, dynamischen Geschäftsumfeld.
• Höhere operative Effizienz: Ein Unternehmen mit isolierten Systemen und manuellen Prozessen zu verwalten, ist nicht nur zeit- und kostenintensiv, sondern führt auch zu Fehlern, Verzögerungen und unzufriedenen Kunden. Durch die Automatisierung der manuellen Prozesse mithilfe einer ERP-Lösung sparen Unternehmen Zeit und Ressourcen, senken ihre Kosten und steigern die Rentabilität.
• Vereinfachte Bereitstellung, Nutzung und Wartung: Für Unternehmen, die in mehreren Regionen tätig sind, für die es keinen umfassenden Support gibt, oder von denen bestimmte Geschäftsbereiche nicht bereit für Veränderungen sind, wird es immer schwieriger, mit den technischen Entwicklungen Schritt zu halten. Mithilfe von Cloud ERP können Unternehmen Updates skalierbar, automatisch und in allen Regionen und Bereichen bereitstellen.

Strategien für die ERP-Implementierung

Bei Systemimplementierungen denken Unternehmen oft zuerst an die gewünschten Funktionen. Doch neue Features oder Technologien sind nicht das Hauptproblem: Die Grundlage für ein gesundes Wachstum bilden vielmehr moderne Geschäftsprozesse, die agiles und reaktionsschnelles Handeln ermöglichen.

Die bestehenden Prozesse sind häufig nicht flexibel genug und ineffizient und werden den Anforderungen des Unternehmens nur unzureichend gerecht. Selbst wenn es bewährte und kosteneffiziente Prozesse gibt, führt kein Weg an regelmäßigen Aktualisierungen vorbei, um sich ändernde Anforderungen zu erfüllen oder um neue Funktionen wie KI, generative KI, KI-Agenten und Supply-Chain-Orchestrierung bereitzustellen. Daher ist es wichtig, dass diese Prozesse stets in den Mittelpunkt des Implementierungsplans gestellt werden. Je komplexer die Prozesse und Strukturen im Unternehmen sind, desto umfassender und anspruchsvoller ist auch der Ansatz für die Implementierung.

Im Folgenden finden Sie vier gängige Strategien für die ERP-Implementierung, die Unternehmen jeder Größe anwenden können:

1. Big Bang: Ein ERP-System oder -Prozess wird vollständig auf einmal eingeführt. Diese Methode wird oft bei der Ablösung eines Altsystems gewählt, bei der alles gleichzeitig umgestellt wird. Dies bietet zwar unmittelbare Vorteile, da so ein Parallelbetrieb vermieden werden kann, birgt jedoch auch erhebliche Risiken. Probleme, die während der Implementierung auftreten, können weitreichende Auswirkungen haben, und die abrupte Umstellung kann für die Anwender:innen und Stakeholder überwältigend sein. Dieser Ansatz eignet sich besonders bei engen Zeitvorgaben oder Projekten, die eine schrittweise ERP-Einführung ausschließen.
2. Schrittweise Einführung: Ein System oder ein Prozess wird schrittweise in verschiedenen Abteilungen, Standorten oder Benutzergruppen implementiert. Diese Methode minimiert das Risiko umfassender Betriebsunterbrechungen und ermöglicht eine sorgfältige Überwachung sowie gezielte Anpassung in jeder Phase. Durch diesen verteilten Ansatz können Probleme umgehend behoben werden, sobald sie auftreten, und aus jedem Schritt wertvolle Erkenntnisse für den nächsten Schritt gewonnen werden. Obwohl die Einführung insgesamt länger dauert, ermöglicht dies eine sanftere Umstellung und erhöht die Benutzerakzeptanz. Besonders bei komplexen Projekten, bei denen eine umfassende ERP-Implementierung ein erhebliches Risiko birgt, bietet sich dieser Ansatz an.
3. Pilotimplementierung: Hier wird ein neues System, ein Prozess oder Produkt im kleinen Rahmen, oft in einer kontrollierten Umgebung oder mit einer begrenzten Benutzergruppe getestet, bevor es umfassend eingeführt wird. Ziel ist es, die Funktionen des Systems zu prüfen, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und wertvolles Feedback zu sammeln. Diese Methode erlaubt Anpassungen vor der umfassenden Systembereitstellung, was die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns der vollständigen Implementierung verringert. Ein erfolgreiches Pilotprojekt kann Vertrauen bei den Projektbeteiligten aufbauen und als überzeugender Proof of Concept für eine umfassende ERP-Einführung dienen.
4. Hybrider Ansatz: Diese Methode kombiniert Elemente verschiedener Implementierungsstrategien, wie Big Bang, schrittweise Einführung und Pilotprojekt. Dabei wird der Plan gezielt an die Anforderungen des Projekts angepasst. Ein Unternehmen könnte z. B. Kernfunktionen stufenweise einführen und gleichzeitig neue Funktionen in bestimmten Bereichen mithilfe eines Pilotprojekts testen. Dieser flexible Ansatz ermöglicht Anpassungen, die unter Berücksichtigung von Echtzeit-Feedback und weiteren dynamischen Bedingungen vorgenommen werden. Da er die Vorteile der verschiedenen Strategien bündelt, reduziert der hybride Ansatz Risiken, ermöglicht eine effizientere Nutzung von Ressourcen und erhöht die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen ERP-Implementierung.

Die Rolle des ERP-Projektteams

Unabhängig von der gewählten Strategie spielt ein Faktor bei ERP-Projekten eine besonders wichtige Rolle: das Team. Fast alle Fallstudien über ERP-Implementierungen kommen zu dem gleichen Ergebnis: Entscheidend für den Erfolg einer Implementierung ist das Implementierungsteam, also die Menschen, die das Projekt von Anfang an mitgestalten.

Nur wenn das Team vorbildliche Arbeit leistet, kann ERP-Software ihre Stärken wirklich ausspielen. Wenn es den Beteiligten an Zeit, Unterstützung oder den Fähigkeiten mangelt, um die Arbeit effektiv zu erledigen, ist der Misserfolg vorprogrammiert – und das ERP-Projekt könnte unter Verzögerungen, zusätzlichen Kosten und/oder einer Software leiden, die nicht den Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Unternehmen, die Rück- oder Fehlschläge zu verzeichnen hatten, wählten die Ressourcen oft nach dem Kriterium aus, dass sie gerade „Zeit hatten“. Aber für ein erfolgreiches ERP-Projekt benötigen Sie Fachkräfte, „ohne die es nicht geht“. Dies sind die vielbeschäftigten Profis, die die Geschäftsprozesse kennen, Wert auf gute Zusammenarbeit mit anderen Beschäftigten des Unternehmens legen und den Respekt der Geschäftsleitung genießen. Diese Ressourcen sollten für so viele Wochenstunden wie möglich dem Projekt zugewiesen werden, idealerweise in 40-Stunden-Vollzeit.

Es sollte keiner in das Hauptprojektteam aufgenommen werden, der nicht jede Woche mindestens 25 % seiner Zeit (10 Stunden) dem Projekt widmen kann. Teammitglieder, die weniger Zeit haben, können keinen Mehrwert für das Projekt erbringen, sondern kommen gerade noch dazu, den Projektstand mitzuverfolgen.

Die Unterstützung durch die Geschäftsleitung ist ebenfalls unerlässlich. Bei jeder größeren ERP-Implementierung müssen Entscheidungen über Prioritäten und Kompromisse in Bezug auf die Ressourcen getroffen werden. Ohne klares Engagement und die entsprechende Förderung können selbst qualifizierte Teams scheitern.

Aus unternehmerischer Sicht ist die schnelle Implementierung eines modernen ERP-Systems immens wichtig. Dafür ist es entscheidend, dass die richtigen Leute von Anfang an in das Projekt eingebunden werden.

Schritte zur Planung eines neuen ERP-Implementierungsprojekts

Bei jedem ERP-Projekt treten unerwartete Probleme auf. Wenn jedoch die Best Practices für eine erfolgreiche ERP-Implementierung befolgt werden, können die Probleme erkannt und angegangen werden, sobald sie auftreten, und Unternehmen so ihre Risiken und Kosten effektiv steuern.

Es ist wichtig, den Ablauf der Implementierung realistisch zu planen. Dabei sollte die Verfügbarkeit des Leitungsteams, der Führungskräfte und der internen Experten, die zu dem Projekt beitragen, berücksichtigt werden. Priorisieren Sie Anforderungen, um die „Hauptgewinne“ einstreichen zu können und parallel eine Software- und Technologiebasis aufzubauen, die mit den Geschäftsanforderungen wachsen kann.

Die wichtigsten Planungsschritte für eine ERP-Implementierung

Der finale Detailplan und die KPIs (Key Performance Indicator) werden zwar selbstverständlich auf die spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten, die folgenden Schlüsselaktivitäten sind aber gängige Schritte bei allen erfolgreichen ERP-Implementierungen:

Best Practices für die Planung eines neuen ERP-Implementierungsprojekts

1. Wählen Sie einen Software- und Servicepartner, der Sie bei der Implementierung unterstützt.

Nach der Bewertung und Auswahl der passenden ERP-Software folgt die Wahl eines kompetenten Implementierungspartners, da die meisten Projektteams über wenig Erfahrung mit ERP-Implementierungen verfügen. Achten Sie darauf, dass der Beratermit der gewählten ERP-Lösung vertraut ist und weiß, wie sie aktuelle und zukünftige Geschäftsprozesse unterstützt. Überprüfen Sie zudem seine Referenzen, um sicherzustellen, dass er die nötige Expertise für eine erfolgreiche Implementierung mitbringt.

Der Partner sollte über Mitarbeitende verfügen, die in der entsprechenden Branche geschult und an den betroffenen Standorten verfügbar sind. Wenn Sie internationale Kunden und Lieferanten haben, sollte der Partner mit multinationalen Geschäfts-, Sprach- und Währungskenntnissen die Implementierung optimieren können. Schließlich sollten Sie die Projektmanagementsoftware, die eine Firma verwendet, daraufhin überprüfen, ob sie mit Ihrem internen Planungs-, Terminierungs- und Trackingsystem kompatibel ist.

2. Definieren Sie alle Projektaufgaben detailliert

Ein ERP-Implementierungspartner hilft Ihnen bei der Erstellung einer detaillierten Aufgabenliste für alles, was zu tun ist.

Diese Liste ist ziemlich umfangreich, allein im Schulungsbereich fallen beispielsweise diverse Aufgaben an:

• Schulung des Projektteams: Das ERP-Team muss sich mit der Software vertraut machen, damit es entscheiden kann, wie es Ihre Geschäftsprozesse anpasst.
• Schulung des IT-Teams: Das IT-Team muss darin geschult werden, wie das System optimal installiert und gewartet wird.
• Schulung der Fachbenutzer: Alle, die die Software benutzen sollen, müssen die Bedienung der ERP-Software erlernen.
• Laufende Schulungen: Neue Benutzer müssen beim Eintritt in das Unternehmen geschult werden und benötigen daher einen längerfristigen Onboarding-Plan.

Die Liste der Aufgaben sollte in Phasen unterteilt werden. Sie sollten Zeit für den Conference Room Pilot, die Anpassung der Anwendung, die Integration mit anderen Anwendungen und Datenquellen, die Implementierung der Infrastruktur, die Datenbereinigung, die Akzeptanz durch die Benutzer usw. einplanen.

3. Berechnen Sie die Arbeitsstunden

Schätzen Sie sorgfältig ab, wie hoch der zeitliche Aufwand für jede einzelne Aufgabe ist. Machen Sie sich ein genaues Bild der mit der Aufgabe verbundenen Arbeit und ordnen Sie anschließend die Zahl der erforderlichen „Arbeitsstunden“ zu, auch wenn es sich nur um eine kurze Zeitspanne handelt. Addieren Sie die Arbeitsstunden für jede Phase des ERP-Projekts und weisen Sie das Mitglied des Projektteams zu, das für die Erledigung verantwortlich ist. Das kann eine schwierige Aufgabe sein. Deshalb ist es wichtig, einen Implementierungspartner hinzuzuziehen, der mit der ERP-Lösung vertraut ist. Dieser Schritt ist wichtig, um den Zeitplan genau zu kalkulieren, die Notwendigkeit externer Hilfe festzustellen und den Projektumfang zu begrenzen.

4. Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan

Nun, da die verfügbaren und benötigten Arbeitsstunden tabellarisch erfasst sind, kann ein realistischer Zeitplan erstellt werden. In vielen Fällen offenbart der erste Durchlauf ein Kapazitätsproblem im Vergleich zu dem Zeitrahmen für die Implementierung, der den Führungskräften ursprünglich vorgelegt wurde.

Hier sehen Sie ein Rechenbeispiel, das die potenziellen Abweichungen veranschaulicht:

Zielzeitraum für den Produktivstart = 12 Monate oder 1 Jahr

• Gesamtzahl der verfügbaren Arbeitsstunden in einem 12-Monats-Zeitraum = 540 Stunden/Woche oder 28.080 Stunden/Jahr
• Gesamtzahl der für die Umsetzung erforderlichen Arbeitsstunden = 42.000 Stunden
• Erforderliche Stunden geteilt durch verfügbare Stunden pro Jahr = 1,496 Jahre

Die Folgen: Schon vor Projektbeginn ist klar, dass der Termin für den Produktivstart nicht zu halten ist. Hier sind einige mögliche Lösungen:

• den Umfang reduzieren – auch wenn sich das Team darauf verständigt hat, dass es sich um wesentliche Aufgaben handelt
• einen realistischen Termin setzen
• zusätzliche interne und externe Ressourcen hinzufügen (verfügbare Arbeitsstunden)
• das Projekt in Phasen unterteilen

An diesem Punkt muss die Führungsetage eine Entscheidung treffen. Das ist nur ein Beispiel dafür, warum sie in den Prozess der Softwareauswahl und ‑implementierung einbezogen werden muss.

5. Führen Sie ein Conference Room Pilot durch

Sobald das Projekt gestartet wurde und bevor Sie das System vollständig ausrollen, sollten Sie einen Testlauf oder ein Pilotprojekt durchführen. Mit einem Conference Room Pilot (sinngemäß „Pilotprojekt im Konferenzraum“) stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Geschäftsprozesse für die aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens implementiert haben. Bei der Gestaltung neuer Prozesse ist es wichtig, dass Sie die Bandbreite der im ERP-System verfügbaren Optionen kennen – und dass Sie die Prozesse mit dem Projektteam und den Stakeholdern aus der Benutzer-Community validieren.

In dieser mehrwöchigen Phase installiert der ERP-Implementierungspartner eine Pilotsoftware, mit der alle Prozesse getestet werden können und sichergestellt werden kann, dass sie wie erwartet und ohne Überraschungen funktionieren. Oft können Sie durch die Anwendung von Best Practices Zeit sparen, insbesondere wenn über Konfigurationstools kosteneffiziente Anpassungen zur Verfeinerung der Abläufe vorgenommen werden können.

6. Bereinigen Sie die Daten

Der Schritt der Datenbereinigung hört sich nach einer Kleinigkeit an, kann Sie aber sehr viel Zeit kosten. Beginnen Sie am besten so bald wie möglich mit der Überprüfung der Genauigkeit der Daten, denn es ist ein großer Aufwand, diesen Schritt korrekt abzuschließen. Während des Projekts werden die Geschäftsprozesse angepasst – stellen Sie sich also auf zusätzliche Datenmanagementschritte während der Implementierung ein.

7. Halten Sie alle Beteiligten auf dem Laufenden

Ein Teammitglied sollte sich wöchentlich mit allen wichtigen Stakeholdern in Verbindung setzen, damit diese über die positiven und „weniger positiven“ Fortschritte des Implementierungsprojekts informiert sind. Das schlimmste Szenario wäre, wenn die Beteiligten nicht auf dem Laufenden gehalten werden und sich überrumpelt fühlen. Die meisten Projektmanagementsysteme bieten visuelle Darstellungen des Projektfortschritts.

Priorisierung der wichtigsten Prozesse und Funktionen

Da nicht alle Unternehmen die gleichen Probleme haben, ist es am besten, wenn zunächst alle relevanten Geschäftsprozesse überprüft werden und festgelegt wird, welche Priorität haben.

Nachfolgend haben wir besonders wichtige Bereiche aufgelistet:

• Finanz- und Rechnungswesen:  Genaue Finanztransaktionen, KPIs und Analysen in Echtzeit sind für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung und müssen alle Standorte und Abteilungen umfassen. Zusätzlich zur Buchhaltung müssen sie mit Kostenrechnung, Budgetierung, Prognosen, Projekten, Anlagenverwaltung, Compliance und Cash Management integriert werden.
• Supply Chain Management (SCM) und Fertigung: Dichte Zeitpläne, niedrige Gewinnspannen und Unterbrechungen der Lieferkette sind Herausforderungen für jedes Unternehmen. Ihre Bewältigung erfordert eine Teamleistung – die Zusammenarbeit mit Lieferanten, Spediteuren, Import-/Exportfirmen, Banken und anderen Partnern –, oft über mobile Geräte von vielen Standorten aus.
• Customer Relationship Management (CRM): Heutzutage betreffen CRM-Prozesse in der Regel alle Bereiche eines Unternehmens. Direktvertrieb, Distributoren, Einzelhandelsgeschäfte, E-Commerce, Kunden- und Außendienst – sie alle müssen Kundendaten mit Auftragsmanagement, Betrieb, Einkauf, Konstruktion, Debitorenbuchhaltung und Versand austauschen können.
• Personalwesen (HR): Die Verwaltung einer vielfältigen Belegschaft ist eine große Herausforderung. HR-Teams benötigen sofortigen und sicheren Zugriff auf HR-Systeme, die Informationen über Beschäftigte für die Gehaltsabrechnung, Arbeitgeberleistungen, Budgetierung, Zeitplanung und Compliance-Anforderungen enthalten. Außerdem spielen die Gewinnung, Entwicklung und Bindung von Beschäftigten eine große Rolle bei der Bewertung aktueller und vorgeschlagener Geschäftspläne.
• Business Intelligence, einschließlich Managementwarnungen und Dashboards: Das für den Fachbereich zuständige Team braucht schnelle Updates zu Geschäftsproblemen sowie die Möglichkeit, sich unkompliziert in die Details zu vertiefen, um Probleme schnell zu lösen – im Büro, zu Hause oder von unterwegs aus. Eine wichtige Rolle spielen integrierte Analysen und Daten, die in einer zentralen Datenbank gespeichert sind.
• Multinationale Sprachen, Währungen und Standorte: Wenn Sie Ihr Geschäft ausweiten, insbesondere wenn Sie in neue Regionen oder Länder vorstoßen, müssen Sie in der Lage sein, neue Operationen konsequent und schnell zu starten und auszubauen. Dies erfordert umfassende und fortschrittliche Softwarefunktionen sowie konsistente Services des Softwareanbieters an jedem Standort.
• Mobilität: Moderne Arbeitsmodelle setzen voraus, dass Mitarbeitende auf Informationen zugreifen können, wenn sie im Homeoffice oder von unterwegs aus arbeiten. Eine cloudbasierte ERP-Lösung bietet ihnen jederzeit Zugriff auf die Unternehmenssysteme.

Tipps zur Minderung von ERP-Implementierungsrisiken

Alle Projekte für Softwareimplementierungen sind mit einem gewissen Risiko behaftet. Doch im Folgenden finden Sie fünf wertvolle Tipps, wie Sie die Chancen auf einen pünktlichen und budgetgerechten Projektabschluss verbessern können:

1. Wählen Sie Software-, Geschäftsprozess- und Implementierungspartner mit branchenspezifischem und lokalem Know-how. Sprechen Sie immer mit Referenzkunden aus Unternehmen oder Branchen mit ähnlichen Anforderungen.

2. Strapazieren Sie veraltete Technologie nicht über ihre Grenzen hinaus. Eliminieren Sie alte, nicht mehr zeitgemäße Einzelsysteme und konsolidieren Sie die Daten so weit wie möglich in einer einzigen Datenbank (einheitliche Datenbasis) mit integrierter Business Intelligence für globale Zugänglichkeit und konsistente Leistung.

Vermeiden Sie veraltete Technologien

Erwägen Sie die Einführung einer Clean-Core-ERP-Strategie. Das kann die ERP-Implementierung optimieren und Innovationen kostengünstig vorantreiben.

3. Stellen Sie sicher, dass der ERP-Anbieter Funktionen für die Cloud-Integration bereitstellen kann und Erfahrung mit Lieferantennetzwerken hat. In der digitalen Wirtschaft müssen Unternehmen häufig Systeme über Geschäftsbereiche hinweg sowie mit Kunden und Lieferanten integrieren.

4. Vermeiden Sie eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs. Während einer ERP-Implementierung werden häufig neue Anforderungen und Möglichkeiten entdeckt. Daher ist es wichtig, Änderungsaufträge zu koordinieren, um Verzögerungen und Kostenüberschreitungen zu vermeiden.

5. Vergewissern Sie sich, dass der ERP-Anbieter an allen Standorten konsistentes Fachwissen bereitstellen kann. Sie benötigen Schulungen, Implementierungen und Unterstützung – oft durch eine Kombination aus lokalen Führungskräften, Softwarehändlern, Beratungsunternehmen und dem Softwarepartner.

Tipps zur Vermeidung zusätzlicher ERP-Implementierungskosten

Eine Investition in ein neues ERP-System umfasst den Zeitaufwand des betroffenen Unternehmens, die Beratung zu Geschäftsprozessen und zur Implementierung, Software und Cloud-Services sowie Geräte für die Endbenutzer und weitere Hardware. Daher ist es wichtig, das Projekt und die Kosten zu überwachen.

Hier sind einige wichtige Bereiche, die Sie im Auge behalten sollten:

• Konzentrieren Sie sich auf die Gesamtbetriebskosten (TCO). Verwalten Sie Ihre Gesamtkosten und Vorteile über einen bestimmten Zeitraum, um die Ausgaben zu minimieren und die Rendite zu maximieren. Die Einführung eines ERP-Systems wird große Auswirkungen auf das Unternehmen haben.
• Passen Sie sich der Geschäftsausrichtung an und erzwingen Sie keine unnötigen Prozessänderungen. In vielen Fällen sind Unternehmen gezwungen, ihre Arbeitsweise zu ändern, um sie an ihre ERP-Software anzupassen, was sowohl die Implementierungs- als auch die Betriebskosten erhöht.
• Konzentrieren Sie sich auf die routinemäßigen Geschäftsprozesse, die einen erheblichen Wert für das Unternehmen darstellen. Die Verwaltung von Kundenaufträgen, die Aktualisierung der Preisgestaltung, die Hinzunahme neuer Produkte und Services, die Änderung von Fertigungsdetails und das Onboarding neuer Beschäftigter sind Beispiele für solche Routineprozesse.
• Vermeiden Sie Anpassungen und profitieren Sie von einer konfigurierbaren Benutzungsoberfläche, Dashboards, Warnmeldungen, Workflows, Business Intelligence und mobilen Funktionen. Diese Funktionen rationalisieren die Arbeit aller Abteilungen und ermöglichen bei Bedarf schnelle und kostengünstige Anpassungen.
• Systemangriffe und Datenschutzverletzungen sind teuer. Wenn Sie das Internet nutzen, verwenden Sie möglichst eine sichere Cloud-ERP-Lösung. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Software- und Serviceanbieter eine Reihe von Optionen zur sicheren Softwarebereitstellung unterstützen.

Messung des ROI einer ERP-Implementierung

Nach der Implementierung eines ERP-Systems stellt sich für jedes Unternehmen die zentrale Frage: „Haben wir mit dieser Investition die gewünschten Ergebnisse erzielt?“

Bei der Berechnung des ROI einer ERP-Implementierung werden sowohl materielle als auch immaterielle Vorteile des Systems den Gesamtkosten gegenübergestellt. Zunächst werden die KPIs identifiziert, die mit den strategischen Zielen des Unternehmens in Einklang stehen, wie etwa die Steigerung der operativen Effizienz, die Senkung der Lagerkosten, höhere Umsätze und ein besserer Entscheidungsfindungsprozess. Diese KPIs sollten vor und nach der ERP-Implementierung gemessen werden, um die Auswirkungen des Systems zu quantifizieren. Wenn das ERP-System beispielsweise die Prozesse in der Bestandsführung optimiert, wodurch Lagerhaltungskosten und Fehlbestände reduziert werden, können diese Einsparungen direkt in die ROI-Berechnung einfließen.

Zusätzlich müssen die Kosteneinsparungen und Umsatzsteigerungen mit den Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) des ERP-Systems verglichen werden. Hierbei sind nicht nur die Anfangsinvestitionen in Software und Hardware zu berücksichtigen, sondern auch fortlaufende Kosten wie Wartung, Schulungen und System-Upgrades.

Beachten Sie jedoch, dass einige Vorteile der ERP-Implementierung, wie beispielsweise eine verbesserte Datengenauigkeit, bessere Compliance und höhere Kundenzufriedenheit, möglicherweise schwer quantifizierbar sind, aber dennoch erheblich zum Gesamterfolg des Unternehmens beitragen. Die Berücksichtigung dieser Faktoren in einem Balanced-Scorecard-Ansatz bietet eine umfassendere Sicht auf den ROI des ERP-Systems und gewährleistet, dass sowohl kurzfristige finanzielle Gewinne als auch langfristige strategische Vorteile angemessen in die Bewertung einfließen.

Wann ist die ERP-Implementierung abgeschlossen?

Eine ERP-Implementierung gilt technisch als abgeschlossen, sobald das System das erste Mal in Betrieb genommen wird und das Unternehmen es für seine täglichen Abläufe nutzen kann. Es ist jedoch wichtig, dass Unternehmen ihr ERP-System auch nach der ersten Inbetriebnahme erweitern und neue Funktionen hinzufügen, um neue Anforderungen wie zusätzliche Standorte, die Erweiterung des Produkt- und Dienstleistungsangebots sowie Übernahmen zu berücksichtigen.Die ERP-Einführung stellt zwar einen bedeutenden Meilenstein dar, der Implementierungsprozess ist jedoch eher eine Reise – gespickt mit zahlreichen Optimierungen und Innovationen.

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