Was ist ein Bewerbermanagementsystem (BMS)?
ATS (Applicant Tracking System, Bewerbermanagementsystem) ist eine Softwareanwendung für das Personalwesen (HR), die Unternehmen bei der digitalen Verwaltung der Aufgaben rund um die Beschaffung und Einstellung von Personal unterstützt.
Bewerbermanagementsystem im Überblick
Ein Bewerbermanagementsystem (Applicant Tracking System, ATS) ist eine Softwareanwendung für das Personalwesen (HR), die Unternehmen bei der digitalen Verwaltung der Aufgaben rund um die Beschaffung und Einstellung von Personal unterstützt. Es fungiert als zentrale Datenbank für Stellen- und Bewerberinformationen, in der Stellenprofile, Ausschreibungen und Bewerbungen verwaltet sowie Bewerber geprüft und ausgewählt werden.
Ein ATS hilft bei der Erledigung allgemeiner Aufgaben: Stellenbeschreibungen verfassen, Stellen in Karriereportalen und Jobbörsen ausschreiben, Bewerbungsschreiben scannen, Bewerbungsgespräche planen, Feedback einholen, Hintergrundprüfungen durchführen und Vertragsangebote mit elektronischen Signaturen generieren.
Zudem steuert das System das Erlebnis von Bewerbern. Das schließt die Suche nach Stellen, die Online-Bewerbung und die Statusprüfung einer Bewerbung sowie das Erzeugen von Benachrichtigungen an Bewerber ein.
Was macht ein ATS?
Ein ATS dient als Datenbank für Bewerber und automatisiert und verwaltet die Workflows im Rahmen des Personalbeschaffungsprozesses. Es erleichtert den einstellenden Managern und Recruitern, die Menge an eingegangenen Bewerbungsschreiben zu reduzieren. Dadurch können sie sich auf die Bewerber mit der besten Qualifikation konzentrieren.
In einem ATS besteht die Möglichkeit, Geschäftsregeln zu programmieren. Damit können Unternehmen sicherstellen, dass sie bewährte Einstellungsverfahren befolgen, und gleichzeitig die von den Bewerber:innen übermittelten personenbezogenen Daten schützen.
Wer nutzt ein ATS?
Unternehmen jeder Größe und Branche nutzen ein ATS, um Bewerber zu organisieren, zu suchen, mit ihnen zu kommunizieren und die damit verbundenen Prozesse zu verwalten. Früher waren sie aufgrund der mit ihnen verbundenen Kosten und infrastrukturellen Anforderungen nur größeren Fortune-500-Unternehmen vorbehalten. Heute können kleinere Unternehmen von den Kosteneinsparungen der SaaS-Angebote (Software as a Service) in der Cloud profitieren.
Warum ist ein ATS wichtig?
Ein ATS bringt Tempo in den Einstellungsprozess. Durch die Umstellung von Offline- und papiergebundenen Prozessen auf einen automatisierten digitalen Prozess werden Personalbeschaffungs- und Einstellungsaufgaben optimiert. Das setzt Kapazitäten frei und sorgt für die Einhaltung fairer und optimaler Einstellungsverfahren.
Nachfolgend zeigen einige Beispiele, wie ein Unternehmen von einem Bewerbermanagementsystem profitieren kann:
Mehr Bewerber: Ein ATS erleichtert Bewerber:innen die Suche nach Stellen und die Online-Bewerbung. Dadurch steigt die Gesamtzahl der Bewerbungen.
Kürzere Einstellungszyklen: Recruiter können die gesamte Bewerber-Pipeline schnell durchsuchen und interessante Kandidaten auswählen. Die gesparte Zeit können sie in höherwertige Aufgaben wie Auswahlgespräche, Referenzen und Angebote investieren.
Engere Zusammenarbeit aller Beteiligten: In der Interviewphase prüfen die einstellenden Manager:innen die Bewerbungen im ATS und geben Feedback. Geschäftsregeln können so konfiguriert werden, dass der Fortschritt von Kandidat:innen in den Phasen der Vorauswahl und Einstellung automatisiert wird.
Die Entwicklung von Bewerbermanagementsystemen
Bevor es das Internet gab, wurden Stellenangebote in Zeitungen mit Anzeigenteil und Branchenpublikationen ausgeschrieben. Der Prozess war papierbasiert, was die Verwaltung zeitaufwendig und schwierig machte. Bewerber:innen konnten den Status ihrer Bewerbung nicht ohne Weiteres ermitteln, während es für einstellende Manager:innen und Recruiter:innen aufgrund der schieren Masse an Papierbewerbungen schwierig war, die qualifiziertesten Bewerbungen herauszufiltern.
Mit digitalen und Online-Technologien wurde die Bewerbung auf eine Stelle deutlich einfacher. Globale Websites bewarben Stellenangebote für Menschen auf der ganzen Welt. Die Personalbeschaffung war mit einem Mal zu einem Volumengeschäft geworden.
Die ersten Bewerbermanagementsysteme wurden Ende der 1990er-Jahre entwickelt und on-premise gehostet. Der Schwerpunkt lag bei diesen Systemen auf der Verarbeitung und Speicherung der großen Zahl von Bewerbungsschreiben bei gleichzeitiger Gewährleistung der Compliance und Kohärenz der Einstellungsverfahren. Auch die einstellenden Manager und Recruiter bekamen die Auswirkungen einer derart großen Anzahl von Bewerbungen zu spüren. Schon bald wurden diese Systeme weiterentwickelt und um Vorauswahlverfahren, das Scannen von Bewerbungen, das Einlesen, automatisierte Benachrichtigungen und Analysen ergänzt.
Heute werden Bewerbermanagementsysteme überwiegend in der Cloud implementiert und als Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) angeboten. Bei einem cloudbasierten ATS entfallen hohe Implementierungskosten und ineffiziente Prozesse, was die Abhängigkeit von der IT verringert.
Die ATS-Technologie wurde entwickelt, um modernen Einstellungsanforderungen gerecht zu werden, die Folgendes umfassen können:
Virtuelles Recruiting: unterstützt den Remote-Arbeitsplatz und Recruiting-Aufgaben, wie Karriere-Websites, Kommunikation mit Kandidat:innen, Angebote und Interviews
Massenrekrutierung: schnelle Gewinnung, Prüfung und Einstellung einer großen Zahl an Bewerber:innen für bestimmte Branchen wie Gesundheitswesen, Nahrungsmittel, E-Commerce und Technik
Hohe Bewerberzahlen: Prüfung großer Bewerbermengen auf Eignung für bestimmte offene Stellen
Interne Personalbeschaffung: ermittelt Mitarbeitende für den innerbetrieblichen beruflichen Aufstieg
Vielfalt und Inklusion: gewährleistet die Angleichung an die Einstellungsinitiativen eines Unternehmens und vorurteilsfreie Einstellungsverfahren
Ein ATS begleitet den Personalbeschaffungsprozess von der Ausschreibung einer Stelle bis zur Übersendung eines Vertragsangebots. Da es sich bei Personalbeschaffungsdaten um personenbezogene Daten handelt, helfen Bewerbermanagementsysteme Unternehmen auch bei der Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie der DSGVO.
Anwendungsfälle für ein ATS
Die aktivsten Nutzer eines ATS sind die Recruiter. Sie setzen das System täglich ein, um Stellenprofile zu verwalten, offene Stellen auszuschreiben, Bewerber zu prüfen und den Fortschritt von Kandidaten in den einzelnen Phasen der Personalbeschaffung und Einstellung zu verwalten.
Einstellende Manager bringen sich über ein ATS in den Personalbeschaffungsprozess ein. Das System bietet ihnen direkten Zugriff auf aktive Stellenprofile, um Stellenbeschreibungen, Bewerber und Lebensläufe zu prüfen und den Status der einzelnen Kandidaten einzusehen. Aus dem ATS werden Informationen zur Vorbereitung und Durchführung von Einstellungsgesprächen sowie zur Speicherung von quantitativem und qualitativem Feedback im Anschluss an ein Gespräch generiert.
Bewerber suchen über das ATS nach Stellen und bewerben sich, prüfen den Status einer Bewerbung und nehmen Stellenangebote an.
Folgemeldung für neue passende Stellen in einem modernen ATS
Was bei der Erwägung eines ATS zu berücksichtigen ist
Bewerbermanagementsysteme werden als eigenständige Lösungen angeboten oder können Teil einer Softwareplattform für die komplette Personalbeschaffung sein, die auch Funktionen für das Candidate Relationship Management (CRM) umfasst.
Oft wird CRM-Software parallel zu einem ATS eingesetzt. Im Gegensatz zu einem ATS dienen diese Systeme jedoch dazu, Talente anzuwerben und Beziehungen zu Bewerber:innen aufzubauen, die in den Kandidatenstatus gelangt sind. Bei den CRM-Systemen liegt der Schwerpunkt auf der Bindung von Kandidat:innen und der Schaffung von positiven Recruiting-Erfahrungen.
Manche Unternehmen bevorzugen die Einfachheit einer eigenständigen ATS-Anwendung für die Verwaltung von Bewerberdaten. Das geht jedoch mit einigen Einschränkungen einher. Diese Systeme reichen zwar für die Bearbeitung aktiver Kandidat:innen, bieten jedoch nicht die erforderlichen Funktionen für die Bindung und Förderung passiver Talente.
Recruiting-Software, die ATS- und CRM-Funktionen umfasst, sorgt für die größte Flexibilität und Effizienz im gesamten Prozess vom Bewerber zum Kandidaten. Zusammen bieten sie folgende Vorteile:
Zugriff auf moderne Karriere-Websites
maßgeschneiderte Landingpages
Marketingkampagnen per E-Mail
größere Talentpools
höheres Interesse und stärkere Bindung von Kandidat:innen, die es in die engere Auswahl geschafft haben
kürzere Einstellungszyklen
engere Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern
Eine durchgängige Recruiting-Lösung senkt die Kosten und eliminiert den Aufwand für die parallele Verwaltung mehrerer Systeme.
Weitere Überlegungen:
Skalierbarkeit: Der Einstellungsbedarf eines Unternehmens unterliegt Schwankungen. Deshalb muss die Software flexibel und skalierbar sein.
Integration: Ermitteln Sie im Vorfeld, inwieweit sich die Technologie in andere Recruiting-Software und die gesamte technische HR-Infrastruktur integrieren lässt. Durch diese Integrationen können Sie manuelle Datenprozesse eliminieren und Personalbeschaffungsdaten mit Mitarbeiterdaten kombinieren.
Nutzeranforderungen: Berücksichtigen Sie alle Nutzenden – Bewerber:innen, Recruiter:innen, einstellende Manager:innen – und stellen Sie sicher, dass das ATS allen ein effizientes und positives Erlebnis bietet.
Welche Funktionen bietet eine durchgängige Recruiting-Plattform, die ATS und CRM einschließt?
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die Funktionen, die Sie bei einer Recruiting-Komplettlösung nutzen können:
Ausschreiben einer Stelle
Erstellen von Stellenbeschreibungen mit Angabe der geforderten Kompetenzen
Ermitteln von Gender-Bias- und Gehalts-Benchmarks mithilfe automatisierter Scans
Erstellen einer Website mit Arbeitgeber-Branding für Jobsuchende
Erstellen und Verwalten von Stellenausschreibungen auf Karriere-Websites und in Jobbörsen
Verwenden konfigurierbarer Anwendungen pro Anforderung (mobile App, Schnellbewerbung, mehrstufig)
Sichten von Bewerbungen
Suchen externer und interner Bewerbungen mit einer einzigen Datenbank
Konfigurieren von Fragen vor der Bewerbungsauswahl für jede Ausschreibung
Automatisieren der Speicherung und Analyse von Lebenslaufdaten, einschließlich Parsing
Erhalt automatisierter Benachrichtigungen und Erinnerungen, die für jede Rolle personalisiert sind
Gewährleisten eines sicheren Zugriffs für Drittagenturen
Erstellen von Echtzeitberichten und ‑analysen für den gesamten Personalbeschaffungsprozess
Bewerbungsgespräche mit Kandidat:innen
Planen von Gesprächen und Verfolgung des Fortschritts
Einholen von Feedback und automatische Konsolidierung von Kandidaten-Ratings
Bereitstellen des sicheren Zugriffs auf ein Kandidatenportal mit aktuellen Informationen und Statusangaben
Einstellung und Einarbeitung
Zugriff auf Formulare und Vorlagen mit vorausgefüllten Daten
Erzeugen und Zustellen von Vertragsangeboten mit Funktionen für elektronische Signaturen für eine schnellere Bearbeitung
Automatisieren des Onboarding-Prozesses
Wann sollte ein Unternehmen ein ATS einführen?
Eine ATS-Implementierung sollten die Unternehmen in Erwägung ziehen, die schnell wachsen und ehrgeizige Personalbeschaffungsziele haben, die mit der Gesamtgeschäftsstrategie korrelieren. Auch in folgenden Anwendungsfällen ist sie ratsam: die Suche nach speziellen Qualifikationen oder Rollen mit hoher Nachfrage, die Unterstützung von Masseneinstellungen oder die Beseitigung signifikanter Ineffizienten im Personalwesen, wenn ein zentralisiertes Datenmodell und automatisierte Workflows Zeit und Geld sparen würden. Folgende Ineffizienzen sind denkbar:
Einstellungsaktivitäten werden über ein Spreadsheet erfasst.
Dieselbe Stellenausschreibung muss manuell in mehreren Jobbörsen eingestellt werden.
Durch die Sichtung einer großen Menge irrelevanter Bewerbungen wird Zeit verschwendet.
Feedback und Entscheidungen des einstellenden Teams sind schwer einzuholen.
Interne Ressourcen stehen nicht zur Verfügung, um eine bestehende Karriereseite aufzubauen, zu pflegen oder zu optimieren.
Den Wert der Personalbeschaffung zu messen, ist schwierig und folgt keinem einheitlichen Muster.
Wann empfiehlt sich ein Upgrade für ein ATS?
Viele Unternehmen entscheiden sich für ein Upgrade von einer vorhandenen ATS-Plattform auf eine Komplett-Plattform für die Personalbeschaffung, einschließlich Funktionen für die Kandidaten-Bindung in einem CRM.
Ein veraltetes ATS kann zu folgenden Ineffizienzen im Personalwesen führen:
Ein und dieselbe Bewerbung wird bei jeder Stellenausschreibung vorgeschlagen.
Im Einstellungsprozess kommt es zu einer hohen Abbruch-Quote.
Die Betreuung und Bindung der Kandidat:innen ist problematisch und ineffektiv.
Das Bestehen einer unbewussten Voreingenommenheit ist nicht bekannt.
Spezifische Einstellungsstrategien wie Masseneinstellung, interner beruflicher Aufstieg und virtuelles Recruiting sind schwierig, wenn nicht gar unmöglich.
Bewerbermanagementsysteme, insbesondere wenn sie in durchgängige Personalbeschaffungslösungen integriert sind, bieten eine moderne, sichere Plattform für das Personalwesen, über die sich die besten Kandidaten gewinnen, ermitteln, binden und einstellen lassen. Ein ATS macht zeitaufwendige manuelle Prozesse überflüssig. Der sinkende Aufwand für die Personalbeschaffung deckt sich also perfekt mit dem prognostizierten Wachstum des Unternehmens.