Quelle est la prochaine décision importante lorsque vous envisagez un nouveau système ERP ? Son déploiement. Vous pouvez opter parmi plusieurs approches, telles que le déploiement on-premise, dans le cloud ou une combinaison hybride des deux. Vous voudrez tenir compte des différences financières et examiner les forces et les attraits de chaque stratégie de déploiement ERP, ainsi que leurs limites ou défis uniques.

Avant de commencer à envisager les options de déploiement ERP, découvrez comment et pourquoi le cloud est devenu un environnement vital pour la réussite de votre entreprise dans l'économie digitale.

D'où vient un tel intérêt pour le déploiement cloud ?

Nous suivons tous avec un vif intérêt l'évolution de plus en plus rapide de la technologie IT. Les premiers systèmes d'entreprise et les premiers systèmes ERP étaient hébergés sur de grands ordinateurs centraux et de milieu de gamme dotés de terminaux « passifs, ou muets » pour les entrées utilisateur, après avoir remplacé les cartes perforées et les lignes de commandes ! La technologie de pointe suivante, c'était l'architecture client/serveur dans laquelle les terminaux passifs étaient remplacés par des PC (aujourd'hui appelés clients) capables de gérer une partie de la charge de travail. Cela a permis de réduire la quantité de données devant être échangées avec le serveur.

À l'arrivée du nouveau millénaire, deux évolutions majeures ont révolutionné le monde de l'informatique et de l'ERP : Internet et le cloud. Plus besoin d'acheter et d'assurer la maintenance du matériel et des logiciels pour gérer votre entreprise. Il était désormais possible de « louer » ou d'externaliser l'ensemble ou une grande partie des technologies grâce à des offres groupées comprenant toute la maintenance ainsi qu'une grande partie des opérations techniques. L'Internet omniprésent a fourni l'infrastructure de communication nécessaire pour rendre le cloud pratique et disponible dans le monde entier.

Toutefois, les entreprises n'ont pas immédiatement migré leurs systèmes ERP vers un déploiement cloud. La technologie et les applications ont mis un certain temps à arriver à maturité, et les entreprises à réaliser que l'ordinateur n'a pas besoin d'être sur site pour bénéficier d'un accès et d'une sécurité fiables aux applications métier stratégiques. Une part de cette évolution a nécessité que les développeurs apprennent à :

• Tirer pleinement parti du déploiement cloud.
• Coder ou recoder les applications de manière appropriée.
• Reconstruire leur infrastructure, technologique comme humaine, pour prendre en charge les systèmes basés sur le cloud.

Et, surtout, les systèmes ERP cloud offrent désormais des technologies avancées, telles que l'intelligence artificielle (IA) et le Machine Learning pour améliorer la productivité et le service, des expériences utilisateur personnalisées pour favoriser l'adoption, ainsi que des fonctionnalités étendues et une analytique intégrée pour fournir une vue complète de l'entreprise, favorisant ainsi l'innovation et la croissance de cette dernière.

Le modèle de tarification SaaS

Auparavant, la plupart des logiciels étaient installés dans les locaux de l'entreprise. La seule option était d'acheter une licence perpétuelle. Dans ce cas de figure, l'application est concédée pour un montant initial auquel s'ajoute un contrat de maintenance annuel pour les mises à niveau et les correctifs de bugs. Le prix des licences de logiciels est le plus souvent fixé par utilisateur. La maintenance annuelle est généralement facturée entre 18 % et 20 % du prix du logiciel. En d'autres termes, la licence logicielle est « rachetée » tous les cinq à six ans.

Avec l'ERP on-premise, tout le matériel et les logiciels sont achetés ou loués et installés sur le(s) site(s) de l'entreprise. Cette dernière est responsable de la maintenance, du support et des éventuelles mises à niveau ou extensions du matériel, des systèmes et des logiciels d'application, ainsi que des locaux, de l'eau et l'énergie, de l'assurance, des ressources de basculement et du stockage de sauvegarde hors site.

En revanche, les systèmes ERP cloud ne sont généralement pas installés sur site et sont pris en charge par le fournisseur dans le cadre d'un forfait mensuel ou annuel. Ils font l'objet d'une licence de type SaaS (Software-as-a-Service). Les licences SaaS peuvent être facturées par utilisateur, par application ou par ensemble d'applications (tous les ERP, par exemple), en fonction de la taille de votre entreprise ou d'autres paramètres.

L'un des aspects intéressants des licences de déploiement cloud est leur caractère évolutif. Si la licence est accordée par « session » d'utilisateur, vous pouvez en augmenter ou réduire le nombre et moduler vos paiements en fonction de vos effectifs réels. Si vos besoins en termes de volume de transactions, capacité de stockage ou puissance de calcul évoluent, le fournisseur est chargé de mettre à niveau ses installations pour en tenir compte. Vous n'aurez pas à acheter et installer plus de serveurs ou plus de stockage sur disque.

L'analogie la plus proche serait sans doute la télévision par câble. Vous payez uniquement ce à quoi vous souscrivez. Ce prix comprend l'utilisation et l'exploitation de toutes les installations physiques, le personnel, l'entretien et toute autre dépense liée au service par câble à votre domicile. Si vous souhaitez ajouter une ou plusieurs chaînes, vous payez uniquement le prix de ces chaînes supplémentaires, sans avoir à vous préoccuper du reste.

Options de déploiement de l'ERP

Il existe plusieurs façons de mettre en œuvre un système ERP :

1. ERP cloud, également connu sous le nom d'ERP SaaS

Dans l'ERP cloud, le modèle de licence principal est le SaaS (Software-as-a-Service). Le fournisseur de système dispose de son propre centre de données, ou peut louer de l'espace sur un cloud public pour héberger ses applications et ses systèmes. L'ensemble du matériel, des systèmes et des services de support sont fournis par Internet. La mise en œuvre est plus rapide et plus facile pour l'entreprise utilisatrice car, tous les éléments matériels et logiciels étant déjà installés, elle peut lancer directement le transfert de données et la formation de ses utilisateurs.

Avec cette option de déploiement ERP cloud, votre éditeur de logiciels se charge également de toute l'installation, de la maintenance et du support, y compris toutes les mises à jour et mises à niveau logicielles (ajout de puissance de calcul, stockage, etc.). De plus, les systèmes, applications et ressources peuvent être « autodimensionnés », autrement dit augmentés ou diminués automatiquement pour répondre à l'évolution des besoins à court terme. Il n'est donc plus nécessaire de payer pour des ressources IT dormantes, comme c'est le cas avec les systèmes ERP on-premise.

L'ERP SaaS basé sur le cloud a un coût initial (« dépense d'investissement ») faible, voire nul, mais un coût mensuel (« dépense d'exploitation ») un peu plus élevé, par rapport à une installation on-premise classique. Sur un cycle de vie classique de cinq à sept ans, le coût total de possession (TCO) est similaire, voire inférieur, à une installation on-premise et offre potentiellement un meilleur service, un meilleur support et une meilleure sécurité.

L'ERP cloud offre également la voie la plus rapide vers l'innovation. Il est donc idéal pour les entreprises qui souhaitent booster leur stratégie de transformation digitale. Cette option de déploiement permet aux entreprises de réinventer, d'optimiser et d'adapter facilement leurs processus en fonction des besoins, et de tirer parti des bonnes pratiques standardisées que les fournisseurs d'ERP modernes doivent prendre en charge.

2. Systèmes ERP on-premise

Historiquement, la majorité des entreprises ont toujours déployé leurs systèmes ERP on-premise. Dans ce modèle de déploiement, le logiciel ERP est installé dans votre centre de données, aux emplacements de votre choix. L'installation et la maintenance du matériel et des logiciels sont la responsabilité de votre personnel.

Aujourd'hui, elles adoptent le cloud pour sa flexibilité, sa capacité d'évolution et sa facilité d'innovation. Cependant, pour certaines entreprises, en particulier dans les secteurs très contrôlés, l'approche on-premise est préférable en raison de contraintes juridiques, réglementaires ou organisationnelles.

3. Systèmes ERP hybrides

Les éléments d'un déploiement ERP dans le cloud et on-prem peuvent être combinés afin de créer un cloud hybride. Ce dernier offre la flexibilité de choisir le déploiement optimal pour chaque application. L'ERP cloud hybride peut être utilisé aussi bien comme tremplin vers le cloud que pour répondre aux problèmes réglementaires sectoriels et aux exigences de sécurité spéciales qui peuvent imposer des applications on-prem dans certaines situations. D'autres restrictions ou préférences peuvent aussi dicter ce choix. La complexité d'une entreprise et de son environnement actuel, ainsi qu'une volonté d'évoluer plus lentement, influencent également le choix d'un scénario de déploiement hybride.

Une mise en œuvre hybride permet aux applications et aux données de passer d'une option à l'autre en fonction de l'évolution de la charge de travail. La partie du système se trouvant dans le cloud offre les avantages du cloud. Cependant, elle nécessite une plus grande mobilisation du service IT local pour prendre en charge les éléments on-prem, ainsi que la coordination entre les environnements de systèmes ERP.

4. ERP à deux niveaux

Véritable variante de l'approche hybride mise en œuvre pour les mêmes raisons, le déploiement d'un ERP à deux niveaux, parfois appelé déploiement en étoile, utilise un système central avec des systèmes satellites plus petits prenant en charge les installations distantes. L'ERP d'entreprise fonctionne comme un hub, où les systèmes ERP individuels des filiales, des entrepôts ou des bureaux renvoient toutes leurs données au hub. Cette idée n'est pas nouvelle. Elle est apparue dans les années 1990, au cours de la phase de traitement distribué, lorsque les entreprises ont choisi de mettre en œuvre des systèmes plus petits, plus simples et moins coûteux sur des sites distants, tout en conservant le système d'entreprise plus grand et plus performant au siège social. Dans un réseau à deux niveaux, la totalité ou une partie des systèmes peuvent être on-prem ou dans le cloud, achetés ou sous licence SaaS.

Un déploiement ERP à deux niveaux (avec des systèmes moins coûteux que le système d'entreprise pour les nœuds) présente un coût d'achat initial moins élevé. Cependant, l'intégration et le support peuvent entraîner un coût global continu plus élevé, car les interfaces doivent être conçues et gérées. De plus, année après année, il faudra davantage de support IT pour assurer la coordination entre plusieurs fournisseurs, ainsi que gérer les calendriers de mise à niveau et les changements d'interface non coordonnés.

Conseils pour le processus de sélection

Choisissez d'abord votre logiciel grâce à un processus d'évaluation ERP minutieux, puis envisagez les options de déploiement en fonction des capacités de déploiement du logiciel, des besoins de votre entreprise et du retour sur investissement de l'ERP potentiel. Certains logiciels ERP ne sont disponibles que dans le cloud ou en tant que SaaS, tandis que d'autres proposent des solutions cloud, on-prem et hybrides. Les options de déploiement disponibles peuvent être un critère de présélection, mais elles ne doivent pas être le seul facteur déterminant dans le choix du système.

Les entreprises à forte croissance et celles qui prévoient des variations prochaines du nombre d'utilisateurs (à la hausse ou à la baisse) devraient probablement privilégier les systèmes ERP cloud pour leur évolutivité et leur tarification à l'utilisation. Assurez-vous également que tous les membres de l'équipe de sélection comprennent les caractéristiques et les avantages des différentes options de déploiement ERP.

Synthèse

Si, dans un premier temps, les entreprises peuvent être séduites par un déploiement ERP cloud pour des raisons financières (investissement initial réduit, voire inexistant, et coût du cycle de vie réduit), ce sont bien ses avantages techniques et opérationnels qui les enthousiasment :

• ERP toujours à jour avec les dernières mises à niveau (sans coûts ni efforts supplémentaires)
• Évolutivité quasi illimitée
• Paiement dimensionné sur les besoins et l'utilisation
• Mise en œuvre plus rapide
• Sécurité et contrôles d'accès améliorés, et plus encore

Et le déploiement complet dans le cloud n'est pas la seule option. Parfois, il est plus judicieux de conserver certaines applications on-premise et d'utiliser le cloud pour le reste. Heureusement, plusieurs options de configuration et de déploiement s'offrent à vous, afin que vous puissiez choisir le plus pertinent autant sur le plan financier qu'opérationnel.

Le passage à un nouveau système ERP est un changement important pour les utilisateurs du système, le service IT et l'ensemble de l'entreprise. Il est donc préférable d'explorer toutes les options et de choisir la configuration du système qui offre les meilleures performances au meilleur coût. Ensuite, planifiez la façon dont vos ressources et votre structure internes devront être modifiées pour tirer le meilleur parti de votre investissement, quelle que soit la configuration et le déploiement.

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