Qu'est-ce que l'ERP ?
Un progiciel de gestion intégré (ERP) est un système logiciel qui aide les entreprises à rationaliser leurs principaux processus, notamment ceux des fonctions Finance, RH, Production, Supply Chain, Ventes et Achats, grâce à une vue unifiée des activités, et qui fournit une version unique de la réalité.
Présentation du progiciel de gestion intégré
Pour comprendre facilement ce qu'est un ERP, représentons l'entreprise sous la forme d'un corps humain. Tout comme un corps, elle dispose de processus qui sont vitaux pour sa santé et son fonctionnement. Là où un corps a besoin de sommeil et de digestion, l'entreprise a besoin d'une Supply Chain et de ventes. Même si de nombreux processus s'exécutent de façon indépendante, ils n'en restent pas moins liés dans la façon dont ils impactent le corps (ou l'entreprise) dans son ensemble. Ce qui signifie que lorsqu'un problème survient dans un processus, il y a des risques qu'il affecte le reste (et c'est souvent le cas).
Un système logiciel ERP fait office de système nerveux central d'une entreprise. Il aide à gérer efficacement ces opérations et processus cruciaux en les corrélant dans un système intégré.
Historique et évolution de l'ERP
L'ERP a fait ses humbles débuts il y a plus d'un siècle. Il se présentait alors sous la forme d'un système papier pour planifier la production. Au début des années 1960, les entreprises de production ont commencé à se tourner vers des applications informatisées. Celles-ci étaient en effet plus rapides et plus précises que les processus manuels. Néanmoins, elles étaient plus coûteuses, limitées quant à leurs fonctionnalités, et encore assez lentes.
Ces applications pionnières ont rapidement donné lieu au développement de solutions autonomes dédiées, notamment pour la gestion des commandes clients et la planification déterministe des besoins (MRP), que les nouveaux logiciels étaient capables d'intégrer dans un seul et même système qui boostait l'efficacité opérationnelle. Dans les années 1990, l'ERP a transformé le secteur technologique en prenant en charge un plus grand panel d'activités dans de nombreuses industries.
L'accélération d'Internet et les nouveaux outils de développement logiciel ont révolutionné davantage les suites ERP. L'introduction d'un logiciel basé sur navigateur a ouvert la voie à l'ERP cloud, ce qui a permis d'élargir l'adoption, la portée et l'éventail des fonctionnalités des solutions ERP.
Aujourd'hui, les systèmes ERP tirent de plus en plus parti des technologies intelligentes telles que l'intelligence artificielle (IA), le Machine Learning, le traitement du langage naturel (NLP) et les bases de données In-Memory. Ils permettent aux entreprises d'exécuter des processus plus efficaces, d'exploiter des insights actualisés à partir de données transactionnelles et de données non structurées, et de préserver leur compétitivité dans un environnement en constante évolution.
En quoi un progiciel de gestion intégré est-il important ?
Les données d'une entreprise doivent résider en majeure partie, voire en intégralité, dans le système ERP pour pouvoir fournir une version unique de la réalité à l'échelle de l'entreprise. Quelques exemples :
La fonction Finance a besoin d'un ERP pour rapidement clôturer les comptes
La fonction Ventes a besoin d'un ERP pour gérer toutes les commandes clients
La fonction Logistique s'appuie sur un logiciel ERP fiable pour fournir les produits et services adéquats aux clients
La fonction Achats se sert d'un ERP pour s'approvisionner en biens et en services, et pour gérer les relations avec les fournisseurs
La comptabilité fournisseurs utilise un système ERP pour payer les fournisseurs correctement et dans les délais
La direction a besoin d'une visibilité instantanée sur les performances de l'entreprise pour prendre des décisions en temps opportun
Les banques et les actionnaires ont besoin d'enregistrements financiers précis, et comptent donc sur des données et des analyses fiables, que le système ERP est capable d'offrir
Exemples d'ERP par secteur
La façon dont les entreprises exploitent leur logiciel ERP varie sensiblement selon le secteur dans lequel elles évoluent. Néanmoins, de l'automobile au commerce de gros, elles ont toutes un point commun : le besoin d'informations précises en temps réel et de processus efficaces pour rester compétitives et prospérer.
Voici quelques exemples de cas d'utilisation d'ERP selon les secteurs :
Fabricants et industriels
Les fabricants et les industriels, quelle que soit leur approche de production (discontinue, par lots ou continue), s'appuient sur des systèmes ERP pour atteindre les objectifs de qualité produit, gérer l'utilisation des actifs, contrôler les coûts des heures supplémentaires, et bien plus encore. Les industriels peuvent également contrôler les stocks de bout en bout en surveillant les mouvements de stocks, en identifiant les produits aux performances les plus élevées et les plus faibles, et en gérant les achats plus efficacement.
Détaillants
Le Retail a subi une transformation considérable, avec la fusion des magasins traditionnels avec le e-commerce et d'autres canaux de vente digitaux. Pour pouvoir fournir des options en libre-service pour l'identification, la configuration, l'achat et l'expédition de produits, les détaillants ont besoin de données cohérentes et intégrées. Un ERP leur permet également de réduire les abandons de panier, d'optimiser les conversions sur les sites Web et d'augmenter la valeur moyenne des commandes.
Entreprises de services
Les professionnels de la comptabilité, de la fiscalité, de l'ingénierie et des services juridiques ont besoin d'une technologie ERP mobile, puissante et en temps réel, pour trouver le juste équilibre entre engagements de prestations de services et santé financière. La clé de la réussite pour les services professionnels réside dans leur capacité à respecter les délais tout en optimisant la rentabilité des projets, l'utilisation des ressources et les opportunités de croissance.
Secteur de l'eau et de l'énergie
Les entreprises du secteur de l'eau et de l'énergie doivent en permanence faire le point sur leurs actifs, non seulement pour répondre à la demande de services futurs, mais aussi pour remplacer les actifs vieillissants. Sans ERP, la gestion de ces investissements dans les actifs relève d'un parcours du combattant et peut faire l'objet de multiples erreurs.
L'ERP aide également à résoudre un autre problème critique pour le secteur de l'eau et de l'énergie : les prévisions concernant les pièces de rechange. Le fait de ne pas disposer des pièces adéquates lors d'une panne crée un important problème en matière de service client. Par ailleurs, disposer de trop de pièces de rechange engendre des coûts excessifs et un risque d'obsolescence des stocks.
Grossistes
Les grossistes, les importateurs, les entreprises de livraison directe aux magasins et les prestataires de services logistiques souhaitent réduire les coûts de distribution, augmenter la rotation des stocks et réduire les délais Order-to-Cash. Pour atteindre ces objectifs, ils ont besoin d'une gestion des stocks, d'une fonctionnalité logistique et de processus automatisés personnalisés intégrés.
Comment fonctionnent les systèmes ERP ?
Un système ERP se compose de solutions de modules intégrés ou d'applications qui partagent une même base de données grâce à laquelle ils se connectent les uns aux autres et peuvent communiquer. Chaque module ERP est généralement axé sur un domaine d'activité particulier, mais tous utilisent les mêmes données pour répondre aux besoins de l'entreprise.
Les entreprises sélectionnent la solution modulaire qu'elles souhaitent, p. ex. pour les fonctions Finance, Logistique, Achats et RH, puis peuvent en ajouter d'autres et évoluer selon les besoins. Les systèmes ERP prennent également en charge les exigences sectorielles, soit dans le cadre des fonctionnalités centrales du système, soit via des extensions d'applications qui s'intègrent à la suite de modules.
Le système logiciel ERP présenté ici illustre les cas d'utilisation d'un progiciel de gestion intégré pour les ventes. Les modules ERP standard couvrent également les fonctions Finance, Production, Achats et la Supply Chain, entre autres.
Étant donné que les systèmes ERP modernes offrent une incroyable variété de fonctionnalités, pour pouvoir être efficaces, ils doivent se connecter à d'autres applications et sources de données, ainsi que se synchroniser avec elles (p. ex. logiciels CRM et HCM, plateformes e-commerce, solutions sectorielles ou même d'autres ERP).
Grâce à cette intégration, les entreprises bénéficient d'une vue unifiée sur les informations issues de différents systèmes, ce qui aide à renforcer l'efficacité des processus, à améliorer l'expérience client et à faciliter la collaboration entre les équipes et les partenaires.
Grâce à sa flexibilité, un système ERP s'intègre facilement à une vaste gamme de produits logiciels à l'aide de connecteurs ou d'adaptateurs personnalisés, tels que des interfaces de programmation d'applications (API). Le bus de services d'entreprises (ESB) et la plateforme d'intégration moderne en tant que service (iPaaS) sont deux autres méthodes d'intégration des systèmes ERP.
Types de déploiement ERP
Pour déployer un système ERP, quatre méthodes sont possibles : sur le cloud, on-premises, à deux niveaux et selon une approche hybride. Chaque méthode a ses avantages et ses inconvénients. Aussi, les entreprises doivent déterminer l'option de déploiement d'ERP qui convient le mieux à leurs besoins.
ERP cloud
Avec l'ERP cloud, le logiciel est hébergé sur un serveur tiers à distance. Il est accessible via Internet en tant que service basé sur abonnement (SaaS). C'est l'éditeur de logiciels qui assure la maintenance, les mises à jour et la sécurité pour le compte de l'entreprise. Aujourd'hui, l'ERP cloud est la méthode de déploiement ERP la plus populaire, car elle offre des coûts initiaux réduits, une grande évolutivité, une innovation accélérée et une intégration simple.
ERP on-premises
L'approche on-premises est la méthode traditionnelle pour déployer un logiciel ERP. C'est celle qui offre le plus grand niveau de contrôle. Le logiciel est généralement installé sur site, dans le centre de données de l'entreprise. Même si le fait d'avoir un contrôle total est sans nul doute un avantage, l'entreprise est également responsable de l'installation et de la maintenance continue du système.
Solution ERP à deux niveaux
Les entreprises effectuant des changements opérationnels majeurs, comme une fusion, une expansion ou une acquisition, opteront généralement pour un modèle à deux niveaux. Par exemple, l'ERP de niveau 1 sera un serveur on-premises situé au siège social de l'entreprise, tandis que l'ERP de niveau 2 pourrait être le système cloud d'une filiale, chargé de gérer des fonctions locales ou spécialisées. Avec une stratégie à deux niveaux, les entreprises peuvent entamer une transition contrôlée vers le cloud, en migrant des fonctions ou des unités opérationnelles spécifiques sans disrupter les opérations.
ERP hybride
Un modèle hybride est un type de système ERP à deux niveaux qui combine un déploiement on-premises à un déploiement sur le cloud, afin que les entreprises puissent choisir l'option de déploiement qui convient le mieux à chaque application. Un ERP cloud hybride peut être le point de départ vers un modèle cloud à deux niveaux qui tient compte des applications qui doivent être on-premise pour répondre aux réglementations du secteur ou aux exigences de sécurité.
Les six principaux avantages d'un ERP
Comme nous l'avons évoqué, la mise en œuvre d'un système ERP présente des avantages qui varient selon le modèle de déploiement. Ceci étant dit, les six avantages que nous allons voir ci-dessous s'appliquent à toutes les solutions ERP modernes :
1. Une productivité renforcée
Rationalisez et automatisez vos principaux processus, pour que le personnel de votre entreprise puisse accomplir davantage avec moins de ressources.
2. Des insights plus profonds
Éliminez les silos d'informations et bénéficiez d'une version unique de la réalité pour répondre plus rapidement aux questions stratégiques.
3. Un reporting accéléré
Accélérez le reporting financier et commercial et facilitez le partage des résultats pour prendre des mesures selon les insights révélés et améliorer les performances en temps réel.
4. Des risques réduits
Optimisez votre visibilité et votre contrôle sur les activités de votre entreprise et garantissez leur conformité aux exigences réglementaires, tout en prévenant les risques.
5. Une IT simplifiée
Utilisez des applications ERP intégrées qui partagent une même base de données pour simplifier l'IT et faciliter le travail des collaborateurs, quels qu'ils soient.
6. Une meilleure agilité
Identifiez les nouvelles opportunités qui s'offrent à vous et saisissez-les grâce à des opérations efficaces et un accès immédiat aux données en temps réel.
Comment savoir si je suis prêt pour un système ERP ?
Pour gérer leurs processus, la plupart des entreprises, et en particulier les plus petites, utilisent un panel d'outils simples et autonomes, tels que QuickBooks ou les feuilles de calcul Excel. C'est pourquoi l'adoption d'un système ERP peut paraître inutile de prime abord, perçue comme une complication supplémentaire. Pourtant, les entreprises continuent à évoluer, et ce, quelle que soit leur taille. Ces outils de gestion deviennent petit à petit inefficaces et non durables, ce qui entrave le déploiement et l'optimisation.
Voici quelques signes courants indiquant qu'il est temps pour votre entreprise de passer à la vitesse supérieure et d'adopter un système ERP moderne :
- Trop de temps passé sur les activités quotidiennes
Si la gestion des activités quotidiennes, par exemple la clôture comptable, prend trop de temps, c'est peut-être que vous utilisez trop d'applications disparates. Les systèmes ERP rassemblent solutions et données au sein d'une même structure, afin que les unités opérationnelles communiquent et exécutent leurs tâches plus efficacement. - Difficulté à accéder aux données stratégiques
Parvenez-vous à répondre facilement aux questions importantes pour votre entreprise, par exemple : quel est votre chiffre d'affaires par gamme de produits, ou votre nombre de retours ? Si la réponse est non, il est possible que la faute en incombe à des systèmes en silos, et à un manque de métriques et d'indicateurs de performance clés. - Des processus qui vous échappent
Avez-vous l'impression que certains de vos processus vous échappent ? Que vous avez du mal à gérer votre stock, à satisfaire vos clients ou à maîtriser vos coûts ? C'est peut-être que vos processus doivent être restructurés, pour s'adapter à la croissance de votre entreprise ou à un changement de priorités. L'heure est venue d'intégrer un ERP. - Manque de processus normalisés et doublons des ensembles de données
Si différents services utilisent chacun leurs propres applications et leurs propres processus pour fonctionner, il est très probable que les données en doublon vous fassent perdre du temps. Lorsque les informations se transmettent mal d'un système à l'autre, le reporting est plus lent et le risque d'erreur se multiplie, ce qui entrave la prise de décision. - Trop d'opportunités manquées
Si vos unités opérationnelles passent tout leur temps à faire en sorte que l'entreprise fonctionne, elles n'ont pas de temps à consacrer aux opportunités ou innovations potentielles. De nombreux systèmes ERP intègrent des fonctions intelligentes, telles que le Machine Learning et l'analytique prédictive, qui facilitent l'identification et l'exploitation de nouveaux horizons prometteurs.
10 caractéristiques à rechercher dans un système ERP
Les fonctionnalités d'un système ERP moderne varient souvent selon le secteur d'activité qu'elles accompagnent et les modules qu'elles proposent. Cependant, quel que soit le degré de spécialisation d'un système ERP, les 10 caractéristiques suivantes sont fondamentales dans tout système de gestion des ressources d'entreprise :
- Base de données commune : informations centralisées et version unique de la réalité, pour des données cohérentes et partagées, et une vue transversale de l'entreprise
- Analytique intégrée : analytique intégrée, BI en libre-service, outils de reporting et de conformité, pour offrir des insights intelligents sur toute l'entreprise
- Visualisation des données : présentation visuelle des informations clés avec des tableaux de bord, des indicateurs de performance clés et une analytique à base de simples pointer-cliquer pour faciliter la prise de décisions rapides et avisées
- Automatisation : capacité à automatiser les tâches répétitives avec l'automatisation robotisée des processus (RPA) avancée, optimisée par l'IA et le Machine Learning
- Interface/Expérience utilisateur cohérente : une apparence standardisée pour tous les modules, avec des outils de configuration et de personnalisation faciles à utiliser pour les processus et les utilisateurs (y compris les clients et les fournisseurs)
- Intégration : une intégration transparente des processus et des workflows, ainsi qu'une intégration ouverte avec d'autres solutions logicielles et sources de données tierces
- Nouvelles technologies : prise en charge de l'IA générative et du Machine Learning, des assistants digitaux, de l'Internet des Objets (IoT), de la sécurité, de la confidentialité et des technologies mobiles
- Plateforme technologique : pile technologique rapide et stable pour cet investissement sur le long terme, comprenant une plateforme low-code/no-code, l'iPaaS, la gestion des données, et plus encore
- Assistance internationale : prise en charge des langues, devises, pratiques et réglementations commerciales locales, avec support technique pour les services cloud, formations et mise en œuvre
- Choix du déploiement : options de déploiement sur le cloud, on-premises, à deux niveaux ou selon une approche hybride
Il n'y a pas de logiciel ERP universel
ERP pour les petites entreprises
Les logiciels ERP peuvent aider les petites entreprises à dépasser le stade des feuilles de calcul et à gérer efficacement les différents aspects de leur croissance, de la vente à la relation client en passant par les opérations financières et l'exploitation. Les outils ERP pour petites entreprises se trouvent généralement sur le cloud. Ils sont rapides à installer et conçus pour évoluer au rythme de l'entreprise.
ERP pour PME/ETI
Les logiciels ERP conçus pour les PME/ETI et les filiales offrent une analytique intégrée, un déploiement rapide et des bonnes pratiques pour des dizaines de processus différents. Les outils ERP pour PME/ETI aident les entreprises en pleine croissance à évoluer et à rester compétitives, même avec des ressources limitées. Les systèmes ERP modulaires et basés sur le cloud conviennent aussi parfaitement aux PME/ETI ayant des processus complexes ou des plans de croissance rapide.
ERP pour les grandes entreprises
Les grandes entreprises à rayonnement mondial ou disposant de filiales ont besoin d'un système ERP puissant et leader du marché, qui embarque l'IA, le Machine Learning, l'analytique et l'automatisation intelligente pour transformer leurs modèles économiques et processus. Elles peuvent utiliser des systèmes ERP on-premises, dans le cloud, à deux niveaux ou déployés selon une approche hybride, selon leurs besoins.
Tendances à surveiller en matière d'ERP
La transformation digitale est en train de passer à la vitesse supérieure. Étant donné que les entreprises adoptent des technologies digitales pour chaque aspect de leur fonctionnement, elles consacrent la majeure partie de leur attention à éliminer les « freins », c'est-à-dire tout ce qui est susceptible de freiner leur évolution, notamment les processus et systèmes obsolètes. Il n'est donc pas surprenant que les entreprises demandent des systèmes ERP plus robustes pour les aider à bannir ces freins et améliorer leur agilité.
L'innovation qu'apportent les ERP crée une certaine dynamique. Aussi, voici quatre grandes tendances à surveiller de près.
IA générative
En intégrant un logiciel ERP disposant de fonctionnalités d'IA générative, les entreprises peuvent automatiser les tâches manuelles tout en adaptant, en ajustant et en optimisant leurs principaux processus en fonction de leurs besoins.
En plus d'automatiser les tâches et de fournir des insights, l'IA générative permet aux utilisateurs non techniques d'interagir facilement avec leur système ERP à l'aide de commandes et de requêtes en langage naturel. Un utilisateur, quel qu'il soit, peut poser une question et obtenir une réponse immédiate s'appuyant sur la documentation et les données disponibles.
Intégration verticale
Pour les entreprises, plus besoin d'avoir à choisir entre des solutions éprouvées et des systèmes ERP intégrés. Désormais, les nouvelles offres combinent ce qui se fait de mieux pour proposer un système ERP totalement intégré avec des extensions verticales qui permettent aux entreprises de disposer des fonctionnalités spécifiques dont elles ont besoin sans qu'il y ait de problèmes d'intégration, ni de cloisonnement des données.
Le cloud, toujours le cloud
L'ERP cloud aura de plus en plus la préférence des entreprises à mesure que celles-ci en découvriront les avantages, notamment l'accès possible « partout », les coûts réduits du matériel et du support technique, la sécurité renforcée et l'intégration à d'autres systèmes. Avec l'accélération incessante des activités, l'adoption d'une approche axée sur le cloud devient encore plus essentielle.
Personnalisation selon l'utilisateur
Le personnel, les clients et les collaborateurs veulent tous avoir des contenus et des fonctionnalités qui répondent à leurs besoins et à leurs intérêts spécifiques et qui les rendent plus productifs. L'évolution démographique du personnel, en particulier dans des secteurs tels que la production, favorise l'intérêt pour des plateformes low-code et no-code.
En proposant une expérience facilement personnalisable, ce sont les plateformes qui s'adaptent aux utilisateurs, et non l'inverse. Les utilisateurs peuvent aussi bénéficier de tableaux de bord sur mesure, d'une recherche pilotée par l'IA, de discussions individualisées et de workflows personnalisés sur les différents appareils.
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