Seuraava iso päätöksesi, kun harkitset uutta ERP-järjestelmää? Miten se otetaan käyttöön. Valittavana on useita lähestymistapoja, kuten perinteinen on-premise, pilvikäyttöönotto tai molempien hybridiyhdistelmä. Haluat ottaa huomioon taloudelliset erot ja tarkastella kunkin ERP-käyttöönottostrategian vahvuuksia ja nähtävyyksiä sekä mahdollisia ainutlaatuisia rajoituksia tai haasteita.

Ennen kuin alat pohtia ERP-käyttöönottovaihtoehtoja, katso, miten – ja miksi – pilvestä on tullut elintärkeä ympäristö liiketoiminnan menestykselle digitaalitaloudessa.

Miksi kaikki mielenkiinto pilvipalvelujen käyttöönottoa kohtaan?

Me kaikki tarkkailemme innokkaasti, kun tietokonetekniikka kehittyy yhä nopeammin. Varhaisimpia liiketoimintajärjestelmiä ja ensimmäisiä ERP-järjestelmiä isännöitiin suurilla keskus- ja keskitason tietokoneilla, joissa oli ”tyhmät” päätteet käyttäjän syöttöä varten – sen jälkeen kun ne olivat korvanneet lävistyskortit ja ke-to-disk-syötteen, eli! Seuraava "huippuluokan" teknologia oli asiakas-/palvelinarkkitehtuuri, jossa tyhmät päätteet korvattiin tietokoneilla (nykyisin nimellä asiakkaat), jotka pystyivät hoitamaan osan työmäärästä. Tämä vähensi palvelintietokoneen kanssa edestakaisin suljettavien tietojen määrää.

Vuosituhannen tienoilla kaksi merkittävää kehitystä muutti tietotekniikan ja toiminnanohjauksen maailmaa: Internetiä ja pilveä. Ei ollut enää tarpeen ostaa ja tukea laitteita ja ohjelmistoja liiketoiminnan pyörittämiseksi. Kaikki tai suuret osat tekniikasta voitiin nyt ”vuokrata” tai ulkoistaa nipussa, joka sisälsi kaiken huollon ja suuren osan teknisistä toiminnoista. Kaikkialla sijaitseva Internet tarjosi tarvittavan viestintäinfrastruktuurin, jotta pilvipalvelu olisi käytännöllinen ja saatavilla kaikkialla maailmassa.

Yritykset eivät kuitenkaan siirtäneet ERP-järjestelmiään heti pilviratkaisuun. Kesti jonkin aikaa, ennen kuin teknologia ja sovellukset kypsyivät – ja yritykset huomasivat, että tietokoneen ei tarvitse olla paikan päällä, jotta se saisi luotettavan pääsyn ja tietoturvan liiketoiminnan kannalta kriittisiin sovelluksiin. Osana tätä evoluutiota kehittäjät opettelivat:

• Hyödynnä pilven käyttöönotto täysimääräisesti
• Kirjoita tai kirjoita sovellukset uudelleen asianmukaisesti
• Rakenna infrastruktuurinsa – sekä teknologia- että henkilöstöresurssinsa – uudelleen pilvipohjaisten järjestelmien tukemiseksi

Ja mikä tärkeintä, pilvi-ERP-järjestelmät tarjoavat kehittyneitä teknologioita, kuten tekoälyä (AI) ja koneoppimista tuottavuuden ja palvelun parantamiseksi, räätälöityjä käyttäjäkokemuksia käyttöönoton vauhdittamiseksi sekä laaja-alaisia toimintoja ja integroituja analyyseja, jotka tarjoavat täydellisen näkymän liiketoimintaan – mikä viime kädessä tukee liiketoiminnan innovointia ja kasvua.

SaaS-hinnoittelumalli

Aikaisemmin suurin osa ohjelmistoista asennettiin yrityksen tiloihin ja ainoa lisensointivaihtoehto oli hankkia jatkuva lisenssi – jossa sovellus on lisensoitu ennakkoon sekä vuotuinen ylläpitosopimus päivitysten ja virheiden korjauksia varten. Ohjelmistolisenssit hinnoitellaan useimmiten käyttäjäkohtaisesti. Vuotuisesta ylläpidosta veloitetaan yleisesti 18–20 prosenttia silloisesta ohjelmiston luettelohinnasta. Tämä tarkoittaa, että ohjelmistolisenssi on periaatteessa "ostettu takaisin" 5–6 vuoden välein.

On-premise ERP:ssä kaikki laitteistot ja ohjelmistot ostetaan tai vuokrataan ja asennetaan yrityksen toimipaikkaan. Yhtiö vastaa laitteiston, järjestelmien ja sovellusohjelmistojen ylläpidosta, tuesta ja mahdollisista päivityksistä tai laajennuksista – sekä tilan tilasta, apuohjelmista, vakuutuksista, vikaantumisresursseista ja muualla sijaitsevasta varmuuskopioinnista.

Pilvipohjaisia ERP-järjestelmiä ei sen sijaan yleensä asenneta paikan päällä, ja toimittaja tukee niitä osana kuukausi- tai vuosimaksua. Ne on lisensoitu niin sanotulla SaaS (software-as-a-service) -periaatteella. SaaS-lisenssit voidaan hinnoitella käyttäjä-, sovellus- tai sovelluskohtaisesti (esimerkiksi kaikki ERP:t) yrityksen koon tai muiden variaatioiden perusteella.

Mielenkiintoinen osa pilven käyttöönoton lisensointia on sen skaalautuvuus. Jos käyttäjä on lisensoinut istumapaikan, voit lisätä tai alentaa käyttäjiä ja maksaa sen jälkeen korkeamman tai alhaisemman hinnan uusien käyttäjien määrän perusteella. Jos tapahtumavolyymisi, tallennuskapasiteettisi tai laskentatehovaatimuksesi muuttuvat, toimittaja on vastuussa sen tilojen päivittämisestä muutoksen huomioon ottamiseksi, mikä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse ostaa ja asentaa enempää palvelimia tai levytallennustilaa.

Lähin analogia voi olla kaapeli-tv. Maksat tarpeestasi, ja tähän hintaan sisältyy kaikkien fyysisten tilojen, henkilöstön, kunnossapidon ja muiden kaapelipalveluun liittyvien kulujen käyttö ja käyttö sijainnissasi. Jos tarvitset ja lisäät lisää kanavia, maksat vain siitä, mitä pyysit, etkä ole huolissasi siitä, miten ne onnistuvat tarjoamaan lisäkanavia.

ERP-käyttöönottovaihtoehdot

ERP-järjestelmä voidaan ottaa käyttöön useilla tavoilla:

1. Cloud ERP tunnetaan myös SaaS ERP:nä

Pilvi-ERP:ssä ensisijainen lisensointimalli on ohjelmisto palveluna (SaaS). Järjestelmän toimittajalla on oma datakeskus – tai se voi vuokrata tilaa julkisessa pilvessä, jotta se voi isännöidä sovelluksiaan ja järjestelmiään. Kaikki laitteistot, järjestelmät ja tukipalvelut tarjotaan Internetin kautta. Tämä nopeuttaa ja helpottaa käyttöönottoa käyttäjäyrityksessä, koska kun kaikki laitteistot ja ohjelmistot ovat jo valmiina, ne voivat aloittaa heti tiedonsiirrossa ja käyttäjäkoulutuksessa.

Tämän pilvi-ERP-käyttöönottovaihtoehdon avulla ohjelmistotoimittaja huolehtii myös kaikesta asennuksesta, ylläpidosta ja tuesta – mukaan lukien kaikki ohjelmistopäivitykset ja päivitykset, kuten laskentatehon tai tallennustilan lisääminen. Järjestelmät, sovellukset ja resurssit voidaan myös ”automaattisesti skaalata” tai lisätä tai vähentää automaattisesti muuttuvien, lyhytaikaisten tarpeiden täyttämiseksi. Tämä estää maksamasta laskentaresursseista, jotka saattavat olla käyttämättä suurimman osan ajasta, kuten on premise ERP -järjestelmissä.

Pilvipohjaisella SaaS ERP:llä on vain vähän tai ei lainkaan alkukustannuksia (”pääomakustannus”), mutta sen kuukausikustannukset ovat jonkin verran korkeammat (”toimintakulu”) verrattuna tyypilliseen on-premise-asennukseen. Kun kokonaiskäyttökustannuksia tarkastellaan normaalin elinkaarikustannusjakson aikana viidestä seitsemään vuotta, kokonaiskäyttökustannukset (TCO) ovat samankaltaiset kuin on-premise-asennus, ja ne tarjoavat mahdollisesti parempaa palvelua, tukea ja turvallisuutta.

Cloud ERP tarjoaa myös nopeimman polun innovointiin, mikä tekee siitä ihanteellisen yrityksille, jotka haluavat noudattaa aggressiivisesti digitaalista muutosstrategiaansa. Tämän käyttöönottovaihtoehdon avulla yritykset voivat helposti kuvitella uudelleen, optimoida ja mukauttaa liiketoimintaprosessejaan tarpeen mukaan sekä hyödyntää standardoituja parhaita käytäntöjä, joita nykyaikaisten ERP-toimittajien tulisi tukea.

2. On-premise-ERP-järjestelmät

On-premise on tapa, jolla useimmat yritykset ovat ottaneet ERP-järjestelmänsä historiallisesti käyttöön. Tässä käyttöönottomallissa ERP-ohjelmisto asennetaan tietokonekeskukseen valitsemiisi sijainteihin. Laitteiston ja ohjelmiston asennus ja ylläpito on henkilöstösi vastuulla.

Nykyään yritykset omaksuvat pilvipalvelut joustavuutensa, skaalaamiskykynsä ja innovaatioiden helppouden ansiosta. Kuitenkin joillekin yrityksille, erityisesti hyvin valvotuilla toimialoilla, on premise parempi lähestymistapa oikeudellisten, lainsäädännöllisten tai organisatoristen rajoitusten vuoksi.

3. Hybridi-ERP-järjestelmät

Pilven ja on-prem ERP:n käyttöönoton elementit voidaan yhdistää hybridipilven luomiseksi, mikä tarjoaa joustavuutta valita optimaalisen käyttöönoton kullekin sovellukselle. Hybridi-pilvi-ERP:tä voidaan käyttää ponnahduslautana pilveen tai vastaamaan alan sääntelyyn ja erityisiin turvallisuusvaatimuksiin, jotka saattavat sanella on-prem-sovellusten tarpeen tietyissä tilanteissa. On myös muita rajoituksia tai mieltymyksiä, jotka tekevät on-prem toivottavaa tietyissä sovelluksissa. Yrityksen monimutkaisuus ja sen nykyinen toimintaympäristö sekä halu saada aikaan hitaampi muutostekijä hybridiskenaariossa tapahtuvaa käyttöönottoa koskevaan päätökseen.

Hybriditoteutuksen avulla sovellukset ja tiedot voivat liikkua vaihtoehtojen välillä työkuormituksen muutosten perusteella. Se tuottaa pilvihyötyjä pilvessä olevasta järjestelmän osasta. Se edellyttää kuitenkin enemmän paikallista IT-osallistumista on-prem kappaleiden tukemiseksi sekä koordinointia kahden – tai useamman – ERP-järjestelmäympäristön välillä.

4. Kaksitasoinen ERP

Itse asiassa samoista syistä toteutetun hybridimallin variaatio, kaksitasoinen ERP:n käyttöönotto – jota kutsutaan joskus hub-and-work-käyttöönotoksi – käyttää keskusjärjestelmää, jossa on pienempiä satelliittijärjestelmiä, jotka tukevat etätoimintoja. Ajattele yrityksen ERP-järjestelmää keskuksena, jossa tytäryhtiöiden, varastojen tai toimistojen yksittäiset ERP-järjestelmät syöttävät tietoja takaisin keskittimeen. Tämä ei ole uusi ajatus, vaan se tuli esiin 1990-luvun hajautetun käsittelyvaiheen aikana, jolloin yritykset päättivät ottaa käyttöön pienempiä, yksinkertaisempia ja edullisempia järjestelmiä syrjäisillä paikkakunnilla säilyttäen samalla suuremman, kyvykkäämmän yritysjärjestelmän yrityksen pääkonttorissa. Mikä tahansa tai kaikki kaksitasoisen verkon järjestelmät voivat olla on-prem tai pilvipohjaisia, ostettuja tai SaaS-lisensoituja.

Kaksivaiheisen ERP-järjestelmän käyttöönoton kokonaiskustannukset – jolloin solmuissa on halvempia järjestelmiä sen sijaan, että sama yritysjärjestelmä olisi kaikkialla sama – alentavat alkuperäisen oston kustannuksia. Integraatio ja tuki voivat kuitenkin johtaa suurempiin kokonaiskustannuksiin, koska rajapintoja on rakennettava ja ylläpidettävä. Ja vuosi toisensa jälkeen tarvitaan enemmän IT-tukea koordinoimaan useiden toimittajien kanssa sekä hallitsemaan koordinoimattomia päivitysaikatauluja ja käyttöliittymän muutoksia.

Vinkkejä valintaprosessiin

Valitse ohjelmistosi ensin huolellisen ERP-arviointiprosessin kautta ja harkitse sitten käyttöönottovaihtoehtoja ohjelmiston käyttöönottovalmiuksien, yrityksesi tarpeiden ja mahdollisen ERP-investoinnin tuoton perusteella. Osa ERP-ohjelmistoista on vain pilvi- tai SaaS-ohjelmistoja, kun taas toiset toimittajat tarjoavat pilvi-, on-prem- ja hybridiohjelmistoja. Käytettävissä olevat käyttöönottovaihtoehdot voivat olla peruste lyhyeen luetteloon sisällyttämiselle, mutta niiden ei pitäisi olla järjestelmän valinnan ainoa määräävä tekijä.

Nopeasti kasvavien yritysten ja niiden, jotka odottavat tulevia muutoksia käyttäjämäärissä (joko ylös- tai alaspäin), pitäisi todennäköisesti keskittyä pilvi-ERP-järjestelmiin skaalautuvuutensa ja käyttömaksujen hinnoittelun osalta. Varmista myös, että kaikki valintatiimin jäsenet ymmärtävät ERP-käyttöönottovaihtoehtojen eri ominaisuudet ja edut.

Yhteenveto

Yritykset voidaan aluksi houkutella pilvipohjaiseen ERP-käyttöönottoon taloudellisista syistä – kuten pienistä tai olemattomista pääomakustannuksista ja alennetuista kokonaiselinkaarikustannuksista – mutta ne ovat innoissaan pilven tarjoamista teknisistä ja toiminnallisista eduista, kuten:

• ERP, joka on aina ajan tasalla viimeisimpien päivitysten kanssa (ilman lisäkustannuksia tai vaivaa)
• Lähes rajaton skaalautuvuus
• Maksuperusteinen tarve/käyttö
• Nopeampi käyttöönotto
• Parempi turvallisuus ja kulunvalvonta ja enemmän

Täyden pilven käyttöönotto ei ole ainoa vaihtoehto. Joskus on järkevämpää pitää osa sovelluksista paikallaan ja käyttää pilveä loput. Onneksi käytettävissä on erilaisia kokoonpano- ja käyttöönottovaihtoehtoja, joten voit valita käyttöönoton, joka on taloudellisesti ja toiminnallisesti järkevintä.

Siirtyminen uuteen ERP-järjestelmään on merkittävä muutos järjestelmän käyttäjille, IT:lle ja koko organisaatiolle. On järkevää tutkia kaikkia vaihtoehtoja ja valita järjestelmän kokoonpano, joka tarjoaa parhaan suorituskyvyn parhaaseen hintaan. Suunnittele sitten, miten sisäisten resurssien ja rakenteen on muututtava, jotta saat sijoituksestasi parhaan hyödyn riippumatta konfiguraatiosta ja käyttöönotosta.

Lue lisää tästä sarjasta