Přehled systému sledování uchazečů

Systém sledování uchazečů (ATS) je softwarová aplikace pro personalistiku (HR), která pomáhá organizacím řídit nábor a nábor úkolů digitálně. Slouží jako centrální databáze informací o profesi a uchazečích, kde jsou spravovány žádosti o obsazení pozice, zveřejnění a žádosti o zaměstnání a uchazeči jsou kontrolováni a vybíráni.

ATS podporuje plnění běžných úkolů, jako je vytváření popisů profesí, zveřejňování pozic na kariérních portálech a portálech práce, skenování životopisů, plánování pohovorů, shromažďování zpětné vazby, provádění kontrol biografických údajů a generování písemných nabídek s elektronickým podpisem.

Systém také spravuje zkušenosti pro uchazeče o zaměstnání. To zahrnuje vyhledávání pracovních míst, podávání žádostí online a kontrolu stavu žádosti, stejně jako generování oznámení uchazečům.

Co dělá systém sledování uchazečů?

ATS funguje jako databáze pro uchazeče o zaměstnání, automatizuje a spravuje pracovní postupy spojené s náborovým procesem. Umožňuje náborovým manažerům a náborovým pracovníkům proškrtnout objem přijatých životopisů, aby mohli svůj čas zaměřit na nejkvalifikovanější uchazeče.

Díky možnosti naprogramovat obchodní pravidla do RZD mohou společnosti zajistit, že dodržují osvědčené postupy náboru a zároveň zajišťují, aby žadatelé o osobní údaje odeslali.

Kdo používá systém sledování uchazečů?

Společnosti všech velikostí a odvětví používají systémy pro sledování uchazečů k organizování, vyhledávání a komunikaci s uchazeči o zaměstnání a ke správě procesu jejich žádostí o zaměstnání. Zatímco dříve byla doména větších společností Fortune 500 kvůli souvisejícím nákladům a požadavkům na infrastrukturu, dnes mohou menší organizace využít úspory nákladů na nabídky softwaru jako služby (SaaS) v cloudu.

Proč je ATS důležité?

ATS urychluje proces náboru. Přechodem od offline a papírových procesů k automatizovanému digitálnímu procesu se zefektivňují náborové a náborové úlohy, uvolňují čas a zajišťují spravedlivé a nejvhodnější postupy náboru.

Zde je několik příkladů, jak může systém sledování uchazečů být přínosem pro organizaci:

• Více uchazečů: ATS usnadňuje uchazečům o zaměstnání vyhledávat pracovní místa a ucházet se online, čímž se zvyšuje celkový počet přihlášek.
• Cyklus rychlého náboru: Náboroví pracovníci mohou rychle vyhledávat celý kanál uchazečů, vybírat zájemce a investovat svůj čas do práce s vyšší hodnotou, jako jsou screeningové rozhovory, reference a nabídky.
• Větší spolupráce se zúčastněnými stranami: Během fáze pohovoru manažeři náboru kontrolují a poskytují zpětnou vazbu ohledně kandidátů v rámci ATS. Obchodní pravidla lze nakonfigurovat tak, aby automatizovala postup kandidátů prostřednictvím fází prověřování a náboru.

Vývoj systémů sledování žadatelů

Před internetem byly pracovní příležitosti inzerovány v utajovaných novinách a průmyslových publikacích. Tento proces byl založený na papírových dokumentech, díky čemuž byl časově náročný a obtížně zvládnutelný. Uchazeči o zaměstnání nemohli snadno určit stav žádosti. Náboroví pracovníci a manažeři náboru – vzhledem k velkému počtu žádostí o tištěné kopie – nebyli schopni identifikovat nejkvalifikovanější uchazeče.

S digitálními a on-line technologiemi se žádost o zaměstnání stala mnohem jednodušší. Globální webové stránky pro zaměstnanost propagovaly pracovní příležitosti pro lidi po celém světě. Najednou se nábor stal objemovým obchodem.

První sledovací systémy žadatelů byly vyvinuty koncem 90. let 20. století a byly umístěny v prostorách. Systémy se zaměřily na zpracování a uchovávání velkého počtu přijatých životopisů a zároveň zajistily soulad a konzistentnost postupů náboru. Náboroví pracovníci a manažeři náborů také pocítili dopad tak velkého objemu aplikací a brzy se tyto systémy vyvinuly na podporu předběžného screeningu, skenování životopisů, analýzy, automatizovaných oznámení a analýz.

Dnes jsou systémy sledování žadatelů nasazeny převážně v cloudu a nabízeny jako software jako služba nebo řešení SaaS s funkcemi umělé inteligence. Cloudové ATS eliminuje vysoké náklady na implementaci a neefektivní procesy a snižuje závislost na IT.

Technologie ATS se vyvinula tak, aby podporovala moderní náborové požadavky, které mohou zahrnovat:

• Pracovní postupy podporované umělou inteligencí: Zjednodušte nábor porovnáním založeným na umělé inteligenci, automatizovaným screeningem, plánováním pohovorů a digitálním řízením nabídek za účelem urychlení rozhodování a podpory plánování pracovních sil.
• Virtuální nábor: Podpora vzdáleného pracoviště a náborového úsilí, jako jsou kariérní portály, komunikace s kandidáty, nabídky a pohovory.
• Hromadný nábor: Přilákat, kontrolovat a najímat velké objemy uchazečů rychle pro konkrétní odvětví, jako je zdravotnictví, obchod s potravinami, elektronický obchod a technologie.
• Velké objemy uchazečů: Obrazovka velkých objemů uchazečů o konkrétní otevření.
• Interní nábor: Identifikujte zaměstnance k podpoře interního postupu.
• Různorodost a inkluze: Zajistit soulad s náborovými iniciativami společnosti a nestrannými náborovými postupy.

RZD podporuje náborový proces od zveřejnění otevřené pozice až po předložení písemné nabídky. Vzhledem k tomu, že náborové údaje jsou osobní údaje, systémy pro sledování uchazečů také pomáhají firmám dodržovat legislativu na ochranu osobních údajů, jako je GDPR.

Případy použití pro RZD

Náboroví pracovníci jsou nejaktivnějšími uživateli ATS. Denně systém používají ke správě žádostí o obsazení pozice, zveřejňování příležitostí, hodnocení uchazečů a řízení postupu kandidátů ve fázích náboru a náboru.

Nábor manažerů používá RZD k účasti v procesu náboru. Systém jim poskytuje přímý přístup k aktivním žádostem o obsazení pozice za účelem kontroly popisů profesí, uchazečů a životopisů a zobrazení statusu každého kandidáta. Z RZD jsou generovány informace pro přípravu a vedení rozhovorů, jakož i pro ukládání kvantitativní a kvalitativní zpětné vazby po pohovoru.

Uchazeči o zaměstnání využívají RZD k vyhledávání a ucházení se o pracovní pozice, kontrole stavu žádosti a přijímání nabídek práce.

Co hledat při zvažování RZD

Systémy pro sledování uchazečů jsou nabízeny jako samostatná řešení nebo mohou být zahrnuty jako součást komplexní náborové softwarové platformy, která zahrnuje schopnosti pro řízení vztahů s kandidáty (CRM).

CRM software je často používán paralelně s ATS. Ale na rozdíl od ATS se tyto systémy používají k přilákání talentů a budování vztahů s žadateli, kteří přešli na status kandidáta. Systémy řízení vztahů s kandidáty se zaměřují na zapojení kandidátů a vytváření celkově pozitivních náborových zkušeností.

Některé organizace preferují jednoduchost samostatné žádosti ATS pro správu dat kandidátů. Tato možnost však představuje určitá omezení. I když jsou tyto systémy dostatečné pro zpracování aktivních kandidátů, neposkytují potřebné schopnosti pro zapojení a podporu pasivních talentů.

Náborový software, který zahrnuje funkčnost ATS a CRM, poskytuje maximální flexibilitu a efektivitu napříč celou cestou mezi jednotlivými kandidáty. Kombinované výhody zahrnují:

• Přístup na pokročilé kariérní weby
• Cílové stránky šité na míru
• E-mailové marketingové kampaně
• Větší talentové fondy
• Větší zájem a zapojení kandidátů do užšího výběru
• Rychlejší náborové cykly
• Větší spolupráce s interními zúčastněnými stranami

Komplexní náborové řešení snižuje náklady a eliminuje složitost paralelního řízení více systémů.

Mezi další úvahy patří:

• Škálovatelnost: Potřeby najmutí organizace budou kolísat, takže software musí být agilní a škálovatelný.
• Integrace: Určete předem, jak se bude technologie integrovat s jiným náborovým softwarem a celkovou technologickou infrastrukturou lidských zdrojů. Tyto integrace podpoří eliminaci manuálních datových procesů a schopnost kombinovat náborová data s údaji o zaměstnancích.
• Požadavky uživatelů: Zvažte všechny uživatele – uchazeče, náborové pracovníky, náborové manažery – a zajistěte, aby ATS byla schopna poskytovat efektivní a pozitivní zkušenosti pro každého.

Jaké jsou možnosti komplexní náborové platformy, která zahrnuje ATS a CRM?

Zde je přehled kombinovaných funkcí a funkcí, které můžete využít pomocí komplexního náborového řešení:

Účtování pozice

• Vytvořte popisy profese, které zdůrazní preferované kompetence.
• Identifikujte genderovou předpojatost a mzdová měřítka pomocí automatizovaných skenů.
• Vytvořte webové stránky se značkou zaměstnavatele pro uchazeče o zaměstnání.
• Vytvářejte a spravujte oznámení poptávky na kariérních webech a portálech práce.
• Pro každý požadavek použijte konfigurovatelné aplikace (mobilní aplikace, rychlé použití, vícestupňové).

Recenzování uchazečů

• Hledání externích a interních aplikací pomocí jediné databáze.
• Konfigurovat otázky kontroly před aplikací pro každé oznámení poptávky.
• Automatizujte ukládání a analýzu dat životopisu, včetně analýzy.
• Přijímání automatických oznámení a výstrah personalizovaných pro každou roli.
• Zajištění bezpečného přístupu pro agentury třetích stran.
• Vytvářejte reporty a analýzy v reálném čase v celém náborovém procesu.

Pohovor s kandidáty

• Naplánujte pohovory a sledujte postup.
• Shromažďujte zpětnou vazbu a automaticky konsolidujte hodnocení kandidátů.
• Poskytuje zabezpečený přístup k portálu kandidáta pro aktuální informace a stav.

Nábor a uvedení nováčka

• Přístup k značkovým šablonám a formulářům s předvyplněnými daty.
• Vytvářejte a prezentujte písemné nabídky s možnostmi elektronického podpisu pro rychlejší obrat.
• Automatizujte proces zavedení.

Kdy má organizace implementovat RZD?

O implementaci ATS by měly uvažovat organizace, které rychle rostou a mají ambiciózní náborové cíle, které korelují s celkovou obchodní strategií. Další požadavky by mohly zahrnovat zaměření na specializovaný soubor dovedností nebo roli, která je ve vysoké poptávce, podpora hromadného náborového úsilí nebo řešení významné neefektivity v personalistice, kde by centralizovaný datový model a automatizované pracovní postupy ušetřily čas a peníze. Tyto neefektivnosti mohou být:

• Náborové práce jsou sledovány v tabulce.
• Stejné zveřejnění pozice musí být odesláno manuálně na více portálů práce.
• Čas se věnuje kontrole velkého objemu irelevantních aplikací.
• Zpětná vazba a rozhodnutí od najímajícího týmu je obtížné získat.
• Interní zdroje nejsou k dispozici k sestavení, údržbě nebo zlepšení stávajícího kariérního portálu.
• Měření hodnoty náboru je obtížné a nekonzistentní.

Kdy mám své ATS upgradovat?

Mnoho organizací se rozhodlo pro upgrade z existující ATS na komplexní náborovou softwarovou platformu, včetně schopností zapojení kandidátů v CRM.

Zastaralé RZD může mít za následek následující nedostatky v personalistice:

• Pro každé otevření jobu se podává stejná žádost o zaměstnání.
• V rámci procesu náboru dochází k velké míře odevzdání.
• Pěstování a angažovanost kandidátů je obtížná a neefektivní.
• Přítomnost nevědomé předpojatosti není známa.
• Specifické náborové strategie, jako je hromadný nábor, vnitřní postup a virtuální nábor, jsou obtížné, ne-li nemožné.

Systémy pro sledování uchazečů, zejména pokud jsou integrovány do komplexních náborových řešení, poskytují moderní bezpečnou platformu pro personalistiku, která přiláká, identifikuje, angažuje a najímá nejlepší kandidáty. ATS eliminuje časově náročné manuální procesy, takže náborové úsilí může být dokonale synchronizováno s prognózovaným růstem společnosti.