O que é sistema de gestão de folha de pagamento?

Um sistema de gestão de folha de pagamento é usado para calcular salários de colaboradores, horas trabalhadas, deduções e retenção de imposto por período de pagamento. Geralmente, ele é integrado aos sistemas de tempo e presença para garantir um pagamento preciso das horas trabalhadas.

A organização pode gerenciar a folha de pagamento manualmente, usar um software especializado ou contratar um provedor terceirizado para essa função. O sistema de gestão de folha de pagamento é um componente central da gestão de capital humano (HCM).

Por que a gestão de folha de pagamento é importante?

Um sistema de gestão de folha de pagamento ajuda as empresas a reduzir a complexidade, gerenciar riscos e expandir com eficiência. Além disso, o software avançado de folha de pagamento oferece às pessoas a oportunidade de gerar relatórios importantes, reunir insights sobre tendências e integrar dados a sistemas interdepartamentais.

A gestão precisa da folha de pagamento é crucial para departamentos como o de Recursos Humanos (RH). O RH e a folha de pagamento precisam acessar informações sobre salários, benefícios e status de colaboradores para manter com precisão os registros da empresa e garantir o compliance com as regulamentações fiscais e as leis trabalhistas.

E errar no compliance pode sair caro. Em 2023, o IRS aplicou a empregadores dos EUA cerca de US$ 8,5 bilhões em penalidades civis por cálculos incorretos ou pagamentos não realizados. Em 2021, a campanha "name and shame" (denuncie e divulgue) e uma ação judicial resultaram em milhões de libras em multas e custos de reparação para centenas de empregadores do Reino Unido. Mesmo pequenos erros podem causar constrangimento público, perda de credibilidade e baixo moral, por isso é importante que as empresas acertem na gestão da folha de pagamento.

Quais são os métodos de gestão de folha de pagamento?

Empresas de todos os portes precisam gerenciar e manter a folha de pagamento sem erros para pagar os colaboradores pontualmente e manter o compliance. Existem diversas opções, bem como vantagens e desvantagens de cada uma. Estes são os três principais métodos de gestão de folha de pagamento:

1.     Gestão manual de folha de pagamento

Este tipo de gestão de folha de pagamento envolve a inserção manual de salários, deduções e impostos sobre a folha de pagamento em uma planilha ou software de contabilidade simples. As empresas em crescimento e startups podem se sentir tentadas a usar a gestão manual de folha de pagamento para economizar custos. No entanto, esse método é muito demorado e potencialmente vulnerável à perda de dados, bem como a ameaças à segurança e erros humanos.

2.     Software de gestão de folha de pagamento

Este tipo de software especializado está localizado em um computador ou na nuvem e ajuda a empresa a organizar e simplificar a automação da folha de pagamento. O software de gestão de folha de pagamento é cada vez mais gerenciado na nuvem; geralmente exige pagamento e funciona por assinatura. Ele ajuda as empresas a evitar erros dispendiosos na folha de pagamento, acompanhar as atualizações de compliance, expandir operações para novas regiões conforme a empresa cresce, além de manter os dados dos colaboradores organizados e seguros.

3.     Terceirização da folha de pagamento

As empresas que não desejam ou não têm recursos para executar internamente a gestão de folha de pagamento podem contratar um prestador de serviços terceirizado para gerenciar esse processo. Embora uma empresa terceirizada possa aliviar parte da carga administrativa, isso pode ser caro e exigir a renúncia de parte do controle direto do processo.

Quais são as fases do processo de gestão de folha de pagamento?

A folha de pagamento tem etapas definidas que as empresas precisam seguir para garantir que o sistema funcione de maneira adequada e eficiente, conforme o esperado. Afinal, um único erro pode resultar em atraso no pagamento ou multa. Estas são as três principais fases da gestão de folha de pagamento:

1. A fase pré-folha de pagamento

Envolve a coleta de dados essenciais dos colaboradores, como situação empregatícia, valores por hora e horas extras, salário, informações de controle de horas, bônus, horas extras ou comissões, folgas ou licenças remuneradas e deduções. As empresas também precisam garantir que o sistema de folha de pagamento esteja configurado com os dados, as políticas de trabalho e as regulamentações de compliance mais recentes.

2. A fase de cálculos

Envolve o cálculo do salário bruto e a aplicação de deduções para obter o salário líquido do colaborador. É fundamental obter as aprovações internas necessárias para liberar os pagamentos no prazo e manter a folha de pagamento dentro do cronograma.

3. A fase pós-folha de pagamento

Envolve o pagamento aos colaboradores, o pagamento das contribuições previdenciárias, a manutenção de registros financeiros precisos e o preenchimento de formulários e relatórios obrigatórios de órgãos governamentais. Dependendo da localização da empresa, os empregadores precisarão manter os registros de colaboradores por um determinado número de anos. Por exemplo, o IRS determina que as empresas americanas devem manter registros de impostos trabalhistas por pelo menos quatro anos. As equipes internas também devem revisar regularmente os processos internos para garantir a precisão e atender as áreas que precisem de melhorias.

Quais são as funções de um sistema de gestão de folha de pagamento?

Analisando mais a fundo os detalhes da gestão de folha de pagamento, um sistema moderno ajuda as empresas nas seguintes tarefas:

• Cálculo dos salários de colaboradores: automatiza e calcula o pagamento bruto, as deduções e o pagamento líquido enquanto garante o compliance com as obrigações fiscais e as leis trabalhistas. Os impostos e deduções incluem impostos municipais, estaduais, federais ou nacionais, valores de benefícios de aposentadoria ou seguro saúde e quaisquer outras retenções do salário bruto.
• Processamento de impostos sobre a folha de pagamento: calcula e envia as deduções para os órgãos governamentais.
• Compliance com as exigências de manutenção de registros da folha de pagamento: mantém atualizados os relatórios fiscais trimestrais e anuais e formulários de final de ano dos colaboradores e trabalhadores terceirizados.
• Demonstrativos de pagamento aos colaboradores: disponibiliza aos colaboradores um detalhamento dos rendimentos e descontos acumulados no ano e por período de pagamento com demonstrativos impressos ou eletrônicos. Alguns sistemas de folha de pagamento também permitem que os colaboradores optem por receber e-mails ou mensagens de texto sobre seus demonstrativos de pagamento.

Quais são os benefícios de usar um sistema de gestão de folha de pagamento em nuvem?

Os sistemas de folha de pagamento proporcionam maior eficiência e ajudam as empresas a economizar tempo em tarefas demoradas de RH. E com o software de folha de pagamento baseado em nuvem e sua interface acessível em qualquer lugar, as equipes de folha de pagamento têm ferramentas ágeis e poderosas ao seu alcance. O reconhecimento de que a folha de pagamento também é uma função estratégica aumenta a cada dia. Como observado na Forbes, ao transformar a folha de pagamento em um impulsionador da confiança e da mudança, os sistemas de folha de pagamento com tecnologia de IA estão ajudando as organizações a aumentar a transparência, reduzir erros e proporcionar experiências mais personalizadas aos colaboradores.

• Cálculos precisos: a automação de cálculos ajuda as empresas a evitar erros no processamento da folha de pagamento, garantindo pagamentos pontuais e precisos.
• Assistência ao compliance: quando novas leis são aprovadas ou as existentes mudam, o software de gestão de folha de pagamento tem condições muito melhores para incorporar essas mudanças às regulamentações, garantindo que as empresas se antecipem aos prazos críticos e evitem penalidades. Para empresas que operam em várias regiões e países, a folha de pagamento avançada baseada na nuvem inclui recursos globais de localização para manter o compliance.
• Acesso a formulários de imposto: os próprios colaboradores podem acessar facilmente os formulários de imposto, reduzindo a carga do RH.
• Opções de pagamento flexíveis: os colaboradores podem optar por serem pagos por depósito direto ou cheque, ou outra opção fornecida pela empresa.
• Manutenção detalhada de registros: as equipes podem consolidar os detalhes da folha de pagamento usando os dados em tempo real e gerar relatórios personalizados com o toque de um botão. O uso de funções analíticas de dados da folha de pagamento para identificar tendências e padrões ajuda o RH e os líderes da empresa a tomar decisões de negócios mais acertadas.
• Self-service para colaboradores: os colaboradores podem acessar seus demonstrativos de pagamento, com detalhamento de pagamentos e deduções, aumentando a transparência.
• Redução de erros na folha de pagamento: a folha de pagamento baseada em software elimina a necessidade de entrada manual de dados e cálculos, reduzindo a possibilidade de erros.
• Alertas automáticos: os administradores de folha de pagamento podem ativar alertas no software para chamar a atenção para possíveis problemas e configurar lembretes de datas, prazos e atualizações de compliance importantes.

A evolução da folha de pagamento

Não é de hoje que a folha de pagamento é vista como uma função de back office – essencial, mas frequentemente deixada de lado. Atualmente, essa percepção está mudando. Como destacado em um recente artigo da Forbes por Dan Beck, Presidente da SAP SuccessFactors, a folha de pagamento é cada vez mais um motivador estratégico da confiança, da transparência e da transformação em toda a força de trabalho.

"Folha de pagamento não se resume a efetuar cálculos. Trata-se de um compromisso com seu pessoal", escreveu Beck. "Quando é exata, pontual e transparente, ela aumenta a confiança, fortalece a cultura da empresa e mantém o engajamento dos colaboradores."

A IA está acelerando essa mudança. De demonstrativos de pagamento personalizados a detecção de fraudes e insights estratégicos sobre a força de trabalho, os sistemas de folha de pagamento inteligentes estão ajudando as organizações a ir além das transações, capacitando-as a proporcionar experiências significativas aos colaboradores. Por exemplo, o SAP SuccessFactors Employee Central Payroll usa IA para:

• Aumentar a transparência dos pagamentos por meio de recursos como Explicar meu pagamento, que simplifica dados complexos no holerite.
• Impulsionar a eficiência e reduzir erros ao identificar anomalias antes que afetem os pagamentos.
• Detectar fraudes e garantir o compliance por meio da análise de padrões em tempo real.
• Revelar insights estratégicos sobre a remuneração e os custos da força de trabalho para embasar o planejamento e o orçamento.

Como escolher um sistema de gestão de folha de pagamento

Antes de escolher o sistema certo de gestão de folha de pagamento, é essencial que os responsáveis por decisões avaliem suas necessidades e desejos. Depois de determinar o que podem gastar e quais são os recursos necessários, eles podem responder às seguintes perguntas:

1. Qual é a reputação e o nível de experiência do fornecedor?

Consulte sites de avaliação, leia as experiências dos clientes e os estudos de caso e conheça os prós e contras do fornecedor. Além disso, inscreva-se para uma demonstração ao vivo ou uma avaliação gratuita para testar o software antes de se comprometer.

2. O sistema é seguro?

Descubra se o fornecedor usa criptografia, cumpre as regulamentações de proteção de dados e oferece acesso personalizável ao usuário. Obtenha informações sobre os processos de backup e recuperação de dados também.

3. O fornecedor oferece suporte a países e territórios onde a empresa atua?

Avalie o nível de localização oferecido para os locais onde a empresa opera ou planeja expandir. Isso inclui suporte a idiomas, moedas, datas e fusos horários, além de campos, cálculos e relatórios específicos que podem ser diferentes em cada país.

4. O fornecedor ajuda as empresas a manter o compliance com as regulamentações em constante mudança?

Verifique se o fornecedor monitora as regulamentações legais que afetam a folha de pagamento e fornece atualizações pontuais para ajudar no compliance. Além disso, descubra se o fornecedor oferece suporte aos relatórios que precisam ser enviados a diversas agências e para quais países e territórios.

5. O software pode ser integrado a outros sistemas?

Procure um fornecedor que ofereça integração com os sistemas existentes, como o software HCM, para manter as principais informações consistentes, evitar a entrada duplicada de dados e possíveis erros. Um sistema de folha de pagamento que disponibiliza acesso via API pode permitir que as empresas personalizem sua plataforma e se conectem a outras ferramentas, mas isso também traz a necessidade de garantir que essas integrações permaneçam atualizadas com quaisquer alterações feitas em todos os sistemas conectados.

6. Quais são os recursos de geração de relatórios?

Verifique os tipos de relatórios que o fornecedor pode gerar, como análise de contribuições para aposentadoria ou impostos sobre a folha de pagamento. Avalie também se há recursos analíticos que auxiliem em previsões e tomada de decisões.

7. O custo se adequa aos orçamentos ou ao crescimento esperado?

Determine o número de licenças necessárias e os custos totais, desde as taxas iniciais até as recorrentes. Descubra se a plataforma pode ser escalada à medida que a empresa cresce em tamanho e complexidade. Compare esses custos com os custos potenciais de folha de pagamento incorreta ou de descumprimento de regulamentações legais.

Casos de uso de gestão de folha de pagamento por setor

Confira os exemplos a seguir de empresas de três setores que implementaram sistemas baseados em nuvem e aprimoraram com sucesso suas operações de RH e folha de pagamento.

Setor imobiliário

Depois de ampliar o número de colaboradores de 450 para 670 ao longo de dois anos, um dos maiores grupos imobiliários da Austrália precisou melhorar o suporte à equipe e a eficiência operacional. Saiba como uma plataforma de RH consolidada com a folha de pagamento integrada ao núcleo ajudou esta empresa com precisão, velocidade e compliance. Leia a história do Grupo GPT.

Esportes e entretenimento

Uma grande empresa do setor de esportes e entretenimento queria melhorar a experiência do colaborador e a tomada de decisões no local de trabalho. Descubra como ter uma única fonte de dados ajudou essa organização a automatizar os processos de RH, reduzir o tempo de processamento de integração, simplificar as operações de folha de pagamento e tomar decisões mais fundamentadas sobre a força de trabalho. Leia a história da Sharks Sports & Entertainment.

Bens de consumo

Uma das maiores empresas de alimentos do mundo precisava atualizar seus processos para melhorar a experiência e a cultura dos colaboradores. Saiba como um sistema de gestão de folha de pagamento na nuvem ajudou essa organização a dar aos trabalhadores do Oriente Médio acesso via smartphone a ferramentas self-service e a outros dados. Leia a história da BRF.

Conheça os sistemas de gestão de folha de pagamento

Empresas de todos os portes com foco em crescimento podem se beneficiar de processos aprimorados e de uma gestão de folha de pagamento mais eficiente. Confira esta lista de verificação útil de RH e folha de pagamento para garantir que a organização esteja preparada para apoiar suas metas de negócio, enfrentar desafios futuros e atender às necessidades dos colaboradores.

Saiba como o SAP SuccessFactors Employee Central Payroll pode ajudar as empresas a simplificar os processos de folha de pagamento da força de trabalho global. Execute a folha de pagamento com confiança, seguindo as regulamentações específicas de cada país e região de forma pontual, segura e eficiente.