O que é sistema de gestão de folha de pagamento?

Um sistema de gestão de folha de pagamento é usado para calcular salários de colaboradores, horas trabalhadas, deduções e retenção de imposto por período de pagamento. Geralmente, ele é integrado à funcionalidade de tempo e presença nos sistemas de RH central para garantir um pagamento preciso das horas trabalhadas.

A organização pode gerenciar a folha de pagamento manualmente, usar uma solução especializada de gestão da folha de pagamento ou contratar um provedor terceirizado para essa função. O sistema de gestão de folha de pagamento é um componente central da gestão de capital humano (HCM).

Por que o sistema de gestão de folha de pagamento é importante?

Um sistema de gestão de folha de pagamento ajuda as empresas a reduzir a complexidade, gerenciar riscos e expandir com eficiência. Além disso, o software avançado de folha de pagamento oferece às pessoas a oportunidade de gerar relatórios importantes, reunir insights sobre tendências e integrar dados a sistemas de informações de RH (HRIS) e sistemas de gestão de RH (HRMS). Ao usar uma solução moderna de folha de pagamento, as equipes aumentam a precisão, reduzem a carga de trabalho anual e integram a folha de pagamento a outros processos do RH central.

A gestão precisa da folha de pagamento é crucial para departamentos como o de Recursos Humanos (RH). O RH e a folha de pagamento precisam acessar informações sobre salários, benefícios e status de colaboradores para manter com precisão os registros da empresa e garantir o compliance com as regulamentações fiscais e as leis trabalhistas.

Errar no compliance pode custar caro. Em 2023, o IRS aplicou a empregadores dos EUA cerca de US$ 8,5 bilhões em penalidades civis por cálculos incorretos ou pagamentos não realizados. Em 2021, a campanha "name and shame" (denuncie e divulgue) e uma ação judicial resultaram em milhões de libras em multas e custos de reparação para centenas de empregadores do Reino Unido. Mesmo pequenos erros podem causar constrangimento público, perda de credibilidade e baixa moral, por isso é importante que as empresas acertem na gestão da folha de pagamento.

Quais são os métodos de gestão de folha de pagamento?

Empresas de todos os portes precisam gerenciar e manter a folha de pagamento sem erros para pagar os colaboradores pontualmente e manter o compliance. Existem diversas opções, bem como vantagens e desvantagens de cada uma. Estes são os três principais métodos de gestão de folha de pagamento:

1. Gestão manual da folha de pagamento: este tipo de gestão da folha de pagamento envolve a inserção manual de salários, deduções e impostos sobre a folha de pagamento em uma planilha ou software de contabilidade simples. As empresas em crescimento e startups podem se sentir tentadas a usar a gestão manual da folha de pagamento para economizar custos. No entanto, esse método é muito demorado e potencialmente vulnerável à perda de dados, bem como a ameaças à segurança e erros humanos.
2. Software de gestão da folha de pagamento: este tipo de software especializado ajuda as empresas a organizarem e simplificarem a automação da folha de pagamento. Cada vez mais as organizações usam software de automação da folha de pagamento na nuvem, com base em um modelo por assinatura. Esse tipo de software ajuda as empresas a evitar erros dispendiosos na folha de pagamento, acompanhar as atualizações de compliance, expandir operações para novas regiões conforme a empresa cresce, além de manter os dados dos colaboradores organizados e seguros.
3. Terceirização da folha de pagamento: as empresas que não desejam ou não têm recursos para executar internamente a gestão da folha de pagamento podem contratar um prestador de serviços terceirizado para gerenciar esse processo. Embora uma empresa terceirizada possa aliviar parte da carga administrativa, isso pode ser caro e exigir a renúncia de parte do controle direto do processo.

Quais são as fases do processo de gestão de folha de pagamento?

A folha de pagamento tem etapas definidas que as empresas precisam seguir para garantir que o sistema funcione em conformidade com as regulamentações e de maneira eficiente, como esperado. Afinal, um único erro pode resultar em atraso no pagamento ou em multas. Muitas organizações usam software de automação da folha de pagamento para simplificar essas etapas e reduzir o trabalho manual.

Estas são as três principais fases da gestão da folha de pagamento:

1. A fase pré-folha de pagamento envolve a coleta de dados essenciais dos colaboradores, como situação empregatícia, valores por hora e horas extras, salário, informações de controle de horas, bônus, horas extras ou comissões, folgas ou licenças remuneradas e deduções. As empresas também precisam garantir que o sistema de folha de pagamento esteja configurado com os dados, as políticas de trabalho e as regulamentações de compliance mais recentes.
2. A fase de cálculos envolve o cálculo do salário bruto e a aplicação de deduções para obter o salário líquido do colaborador. É fundamental obter as aprovações internas necessárias para liberar os pagamentos no prazo e manter a folha de pagamento dentro do cronograma.
3. A fase pós-folha de pagamento envolve o pagamento aos colaboradores, o pagamento das contribuições previdenciárias, a manutenção de registros financeiros precisos e o preenchimento de formulários e relatórios obrigatórios de órgãos governamentais. Dependendo da localização da empresa, os empregadores precisarão manter os registros de colaboradores por um determinado número de anos. Por exemplo, o IRS determina que as empresas americanas devem manter registros de impostos trabalhistas por pelo menos quatro anos. As equipes internas também devem revisar regularmente os processos internos para garantir a precisão e atender as áreas que precisem de melhorias.

Quais são as funções de um sistema de gestão de folha de pagamento?

Um software moderno de folha de pagamento na nuvem conta com uma ampla gama de funções para ajudar as empresas. Quatro atividades centrais formam sua base:

• Cálculo dos salários de colaboradores: automatiza os cálculos de pagamentos brutos e líquidos, aplica as deduções e garante o compliance com as regulamentações fiscais e trabalhistas relevantes.
• Processamento de impostos sobre a folha de pagamento: calcula, retém e envia os impostos para os órgãos governamentais corretos.
• Manutenção das exigências de registro da folha de pagamento: armazena relatórios fiscais trimestrais e anuais, registros de folha de pagamento prontos para auditoria e formulários de final de ano obrigatórios.
• Demonstrativos de pagamento aos colaboradores: disponibiliza aos colaboradores um detalhamento dos rendimentos e descontos de cada período de pagamento, com acesso a informações sobre o período e o acumulado no ano por meio de demonstrativos impressos ou eletrônicos.

Além dessas funções centrais, os sistemas modernos de folha de pagamento também oferecem suporte a um amplo conjunto de recursos integrados que ajudam as empresas a gerenciar os dados da força de trabalho com mais eficiência e a melhorar a experiência dos colaboradores:

• Integração da folha de pagamento aos sistemas de RH, tempo e finanças: conecte os dados da folha de pagamento a sistemas de informações de RH, a controladores de tempo e de presença, e a ferramentas de contabilidade ou de finanças para garantir a consistência das informações dos colaboradores em todas as plataformas, além de reduzir a entrada manual.
• Sincronização de dados de tempo e de presença: sincronize horas trabalhadas, licenças, regras de horas extras e outras informações de cronograma para garantir a precisão nos pagamentos e reduzir o trabalho administrativo.
• Gestão de benefícios, deduções e componentes de pagamento complexos: administre comissões, bônus, subsídios, reembolsos, ajustes retroativos e outros tipos de pagamento variável.
• Suporte ao compliance global e à localização: aplique diferentes regras fiscais, moedas e requisitos de relatórios estatutários para apoiar operações em diversos países e regiões.
• Relatórios, dashboards e trilhas de auditoria: ofereça dashboards, relatórios personalizados e trilhas de auditoria detalhadas em tempo real para ajudar as equipes de RH e finanças a monitorar custos de mão de obra, analisar tendências da força de trabalho e dar suporte a previsões e avaliações de compliance.
• Self-service do colaborador: permita que os colaboradores acessem extratos de pagamento, atualizem informações pessoais, revisem deduções e solicitem licenças usando ferramentas self-service intuitivas.
• Ciclos de pagamento flexíveis e opções de pagamento: administre execuções fora do ciclo, ajustes, adiantamentos, liquidações finais e diversos cronogramas de pagamento para atender às diferentes necessidades da força de trabalho.

Quais são os benefícios de usar um sistema de gestão da folha de pagamento em nuvem?

Os sistemas de folha de pagamento proporcionam maior eficiência e ajudam as empresas a economizar tempo em tarefas demoradas de RH. Com o software de folha de pagamento em nuvem e sua interface acessível em qualquer lugar, as equipes de folha de pagamento têm ferramentas ágeis e poderosas ao seu alcance. Estes são alguns dos principais benefícios:

• Cálculos precisos: a automação de cálculos ajuda as empresas a evitar erros no processamento da folha de pagamento, garantindo pagamentos pontuais e precisos.
• Assistência ao compliance: quando novas leis são aprovadas, ou quando as existentes mudam, o software de gestão da folha de pagamento tem condições muito melhores para incorporar essas mudanças às regulamentações, garantindo que as empresas se antecipem aos prazos críticos e evitem penalidades. Para empresas que operam em várias regiões e países, a folha de pagamento avançada baseada na nuvem inclui recursos globais de localização para manter o compliance.
• Acesso a formulários de imposto: os próprios colaboradores podem acessar facilmente os formulários de imposto, reduzindo a carga do RH.
• Opções de pagamento flexíveis: os colaboradores podem optar por serem pagos por depósito direto ou cheque, ou outra opção fornecida pela empresa.
• Manutenção detalhada de registros: as equipes podem consolidar os detalhes da folha de pagamento usando os dados em tempo real e gerar relatórios personalizados com um simples botão. O uso de funções analíticas de dados da folha de pagamento para identificar tendências e padrões ajuda o RH e os líderes da empresa a tomar decisões de negócios mais acertadas.
• Self-service para colaboradores: os colaboradores podem acessar seus próprios demonstrativos de pagamento, ganhando mais transparência ao ver os detalhes dos pagamentos e das deduções.
• Redução de erros na folha de pagamento: o software de folha de pagamento em nuvem elimina a necessidade de entrada manual de dados e cálculos, reduzindo a possibilidade de erros.
• Alertas automáticos: os administradores de folha de pagamento podem ativar alertas no software para chamar a atenção para possíveis problemas e configurar lembretes de datas, prazos e atualizações de compliance importantes.

A evolução da folha de pagamento

Não é de hoje que a folha de pagamento é vista como uma função de back office – essencial, mas frequentemente deixada de lado. Atualmente, essa percepção está mudando. Como destacado em um artigo da Forbes por Dan Beck, Presidente da SAP SuccessFactors, a folha de pagamento é cada vez mais um motivador estratégico da confiança, da transparência e da transformação em toda a força de trabalho.

"Folha de pagamento não se resume a efetuar cálculos. Trata-se de um compromisso com seu pessoal", escreveu Beck. "Quando é exata, pontual e transparente, ela aumenta a confiança, fortalece a cultura da empresa e mantém o engajamento dos colaboradores."

A IA está acelerando essa mudança. De demonstrativos de pagamento personalizados a detecção de fraudes e insights estratégicos sobre a força de trabalho, o software de folha de pagamento em nuvem para empresas está ajudando as organizações a ir além das transações, capacitando-as a proporcionar experiências significativas aos colaboradores. Por exemplo, o SAP SuccessFactors Employee Central Payroll usa IA para:

• Aumentar a transparência dos pagamentos por meio de recursos como Explicar meu pagamento, que simplifica dados complexos no holerite.
• Impulsionar a eficiência e reduzir erros ao identificar anomalias antes que afetem os pagamentos.
• Detectar fraudes e garantir o compliance por meio da análise de padrões em tempo real.
• Revelar insights estratégicos sobre a remuneração e os custos da força de trabalho para embasar o planejamento e o orçamento.

Como escolher um sistema de gestão de folha de pagamento

Antes de escolher o sistema certo de gestão de folha de pagamento, é essencial que os responsáveis por decisões avaliem suas necessidades e desejos. Depois de determinar o que podem gastar e quais são os recursos necessários, eles podem responder às seguintes perguntas:

1. Qual é a reputação e o nível de experiência do fornecedor?
   Consulte sites de avaliação, leia as experiências dos clientes e os estudos de caso e conheça os prós e contras do fornecedor. Além disso, inscreva-se para uma demonstração ao vivo ou uma avaliação gratuita para testar o software antes de se comprometer.
2. O sistema é seguro?
   Descubra se o fornecedor usa criptografia, cumpre as regulamentações de proteção de dados e oferece acesso personalizável ao usuário. Obtenha também informações sobre os processos de backup e recuperação de dados.
3. O fornecedor oferece suporte a países e territórios onde a empresa atua?
   Avalie o nível de localização oferecido para os locais onde a empresa opera ou planeja expandir. Isso inclui suporte a idiomas, moedas, datas e fusos horários, além de campos, cálculos e relatórios específicos que podem ser diferentes em cada país.
4. O fornecedor ajuda as empresas a manter o compliance com as regulamentações em constante mudança?
   Verifique se o fornecedor monitora as regulamentações legais que afetam a folha de pagamento e fornece atualizações pontuais para ajudar no compliance. Além disso, descubra se o fornecedor oferece suporte aos relatórios que precisam ser enviados a diversas agências e para quais países e territórios.
5. O software pode ser integrado a outros sistemas?
   Procure um fornecedor que ofereça integração com os sistemas existentes, como o software HCM, para manter as principais informações consistentes, evitar a entrada duplicada de dados e possíveis erros. Um sistema de folha de pagamento que disponibiliza acesso via API pode permitir que as empresas personalizem sua plataforma e se conectem a outras ferramentas, mas isso também traz a necessidade de garantir que essas integrações permaneçam atualizadas com quaisquer alterações feitas em todos os sistemas conectados.
6. Quais são os recursos de geração de relatórios?
   Verifique os tipos de relatórios que o fornecedor pode gerar, como análise de contribuições para aposentadoria ou impostos sobre a folha de pagamento. Avalie também se há recursos analíticos que auxiliem em previsões e na tomada de decisões.
7. O custo se adequa aos orçamentos ou ao crescimento esperado?
   Determine o número de licenças necessárias e os custos totais, desde as taxas iniciais até as recorrentes. Descubra se a plataforma pode ser escalada à medida que a empresa cresce em tamanho e complexidade. Compare esses custos com os custos potenciais de incorreções na folha de pagamento ou de descumprimento de regulamentações legais.

Casos de uso de gestão de folha de pagamento por setor

Confira alguns exemplos práticos de software de folha de pagamento para empresas. Abrangendo vários setores, eles mostram como as empresas implementaram o software de folha de pagamento em nuvem e tiveram sucesso ao melhorar as operações de RH e folha de pagamento.

Setor imobiliário

Depois de ampliar o número de colaboradores de 450 para 670 ao longo de dois anos, um dos maiores grupos imobiliários da Austrália precisou melhorar o suporte à equipe e a eficiência operacional. Uma plataforma de RH consolidada com a folha de pagamento integrada ao núcleo ajudou esta empresa a melhorar a precisão, a velocidade e o compliance.

Esportes e entretenimento

Uma grande empresa do setor de esportes e entretenimento queria fortalecer a experiência do colaborador e a tomada de decisões no local de trabalho. Ao usar uma única fonte de dados, a empresa automatizou processos de RH, reduziu o tempo de integração, simplificou a folha de pagamento e melhorou os insights da força de trabalho.

Bens de consumo

Uma das maiores empresas de alimentos do mundo precisava modernizar seus processos para melhorar a experiência e a cultura dos colaboradores. Um sistema de gestão da folha de pagamento em nuvem concedeu que colaboradores no Oriente Médio acessassem ferramentas self-service e informações essenciais em seus smartphones.

Modernização da base da folha de pagamento

Empresas de todos os portes com foco no crescimento se beneficiam ao refinar os processos de folha de pagamento e fortalecer a conexão entre RH, finanças e operações. Ao implementar o sistema certo, as organizações conseguem manter o compliance, se adaptar às mudanças nas regulamentações e apoiar os colaboradores em todas as regiões com mais eficiência.

Uma abordagem moderna à folha de pagamento garante mais flexibilidade às equipes, melhora a precisão e fornece a visibilidade de que elas precisam para tomar decisões seguras, quer a empresa esteja expandindo para novos mercados ou simplesmente buscando reduzir a complexidade administrativa.

Esta lista de verificação de RH e folha de pagamento pode ser útil para ajudar as empresas a se prepararem para alcançar suas metas de negócios, enfrentar desafios futuros e atender às necessidades dos colaboradores. Para se aprofundar mais, explore como o SAP SuccessFactors Employee Central Payroll simplifica os processos de folha de pagamento para as forças de trabalho globais e cumpre as regulamentações regionais e específicas de cada país de forma pontual, segura e eficiente.

Perguntas frequentes