O que é VMI (estoque gerenciado pelo fornecedor)?

O significado de VMI na cadeia de suprimentos

O VMI, também conhecido como estoque gerenciado pelo fornecedor (supplier) do ponto de vista do cliente, é uma iniciativa baseada em dados em que os fornecedores gerenciam os níveis de estoque de seus próprios produtos, componentes ou materiais no local do distribuidor ou fornecedor final, ajudando a reduzir faltas e excessos no estoque. Ao mudar as responsabilidades da gestão de estoque dessa forma, as cadeias de suprimentos podem se tornar mais enxutas e eficientes, reduzindo custos indiretos e melhorando a capacidade de resposta e a agilidade.

Usando fluxos de dados automatizados e funções analíticas avançadas, o modelo VMI melhora a precisão dos pedidos, reduz o retrabalho e aumenta a rotatividade do estoque. Os fornecedores usam dados de previsão de vendas e demanda em tempo real para otimizar remessas e manter altas taxas de disponibilidade de estoque, permitindo que respondam rapidamente às mudanças do mercado e se protejam contra o efeito chicote da cadeia de suprimentos.

Antes de iniciar um relacionamento VMI, sua empresa e fornecedores precisarão definir KPIs (indicadores-chave de desempenho) em comum acordo, como taxa de rotatividade de estoque, relação estoque/vendas e taxa de revenda para garantir que as metas mútuas sejam atingidas. Em última análise, esse modelo colaborativo leva a uma cadeia de suprimentos mais eficiente e responsiva, beneficiando fornecedores e clientes.

Como funciona o estoque gerenciado pelo fornecedor?

O VMI é uma estratégia colaborativa que pode fornecer resultados impressionantes, especialmente quando realizada com compromisso, adesão e as ferramentas e sistemas adequados em operação. Este modelo depende da sincronização de dados e comunicação para garantir que os níveis de estoque estejam sempre alinhados com as atuais demandas do mercado. Abaixo estão alguns dos componentes cruciais deste processo:

• Acordos formais desde o início: antes de começar, descreva as funções, responsabilidades e expectativas de cada integrante. Ambas as partes devem definir, em comum acordo, os detalhes operacionais, como programas de remessas, níveis de estoque, políticas de devolução e níveis mínimo/máximo de reposição.
• Tecnologia compartilhada: os acordos também devem incluir um compromisso formal de usar plataformas de tecnologia compartilhadas e integradas em sua capacidade máxima. A troca voluntária de informações em tempo real – como dados de vendas, níveis de estoque e outros detalhes relevantes – é absolutamente essencial para o sucesso dessa estratégia.
• Processo de reposição e gestão de estoque: da provisão de estoque inicial ao monitoramento contínuo e previsão da demanda, o fornecedor é responsável por gerenciar o estoque da sua empresa. Este é um processo orientado por dados e funciona melhor quando o fornecedor pode aproveitar o sofisticado gerenciamento de dados e as funções analíticas baseadas em IA na sua empresa e nos sistemas integrados da cadeia de suprimentos. Com acesso controlado a vários conjuntos de dados de vendas e cadeia de suprimentos, o fornecedor pode obter maior precisão e exatidão.
• Link de comunicação: as estratégias de VMI mais eficientes ganham vida em uma rede de negócios colaborativa que facilita o trabalho conjunto de todos os stakeholders, a troca segura de documentos essenciais e a ação com base em insights compartilhados.
• Controle do fornecedor: os fornecedores fazem toda a reposição e os pedidos, permitindo que você se livre de tarefas como determinar a periodicidade, o tamanho e a frequência dos pedidos. Esse processo tem uso intensivo de dados e se torna mais tranquilo e transparente quando o fornecedor pode aproveitar fontes de informações robustas sobre tempos de atravessamento esperados, níveis de produção, estimativas de atrasos nas remessas e quaisquer outros detalhes que possam ter impacto nos níveis de estoque e na oferta e demanda.
• Propriedade sobre o estoque: “Temos ótimos fornecedores, mas não é um pouco arriscado depositar tanta confiança neles?” Essa é uma dúvida comum para quem ainda está aprendendo sobre este tema. No entanto, com a abordagem VMI, o fornecedor ainda possui o estoque. Ele coloca as mercadorias nas instalações da sua empresa para facilitar a execução e minimizar o tempo e os custos dos pedidos. Em outras palavras, este é um ótimo exemplo de estratégia de negócios de ganhos mútuos.

Benefícios do estoque gerenciado pelo fornecedor

Cada passo para tornar a cadeia de suprimentos mais eficiente pode ter um efeito positivo em toda a empresa. Ao adotar o VMI, sua organização pode não só aumentar a eficiência em toda a cadeia de suprimentos, como também alcançar os seguintes resultados:

• Gestão de estoque simplificada: com a transferência da gestão de estoque para os fornecedores, você simplifica as operações e reduz o tempo gasto nessa atribuição.
• Redução nos custos de manutenção do estoque: o VMI otimiza os níveis de estoque para atender à demanda, minimizando os custos de armazenamento e liberando o fluxo de caixa.
• Precisão na programação da produção: os fornecedores obtêm melhor visibilidade baseada nos dados sobre as tendências da demanda (ou possíveis disrupções), o que aumenta a precisão do planejamento de produção e reduz o desperdício.
• Reabastecimento pontual: a automação garante a reposição just-in-time, ajudando a evitar faltas e excessos no estoque.
• Relações de trabalho mais eficazes e colaborativas: a natureza colaborativa e comunicativa do VMI ajuda você a promover parcerias mais sólidas e confiáveis entre sua empresa e os fornecedores.
• Níveis de estoque otimizados: quando têm acesso a dados de vendas em tempo real, os fornecedores conseguem manter níveis de estoque ideais e desenvolver pedidos mais estratégicos e precisos.
• Resiliência e redução de riscos: quando essa área central da empresa está sendo gerenciada de modo mais estratégico, você pode dedicar mais tempo e recursos à criação de uma cadeia de suprimentos mais resiliente, capaz de prever e responder melhor a disrupções ou riscos.
• Vantagens do fornecedor: quando obtêm insights antecipados, os fornecedores podem usá-los para gerar novas oportunidades de vendas, levando a planejamentos mais eficazes, ao aumento da participação no mercado e, por fim, a parceiros mais satisfeitos.

Riscos potenciais da estratégia de estoque gerenciado pelo fornecedor

Abaixo estão alguns exemplos dos desafios mais comuns associados à estratégia de VMI e algumas dicas para mitigá-los:

• Falta de controle/dependência em relação aos fornecedores: sua empresa pode perder o controle sobre os níveis de estoque e se tornar dependente demais dos fornecedores. Mitigação: estabeleça contratos e SLAs claros com métricas de desempenho e sistemas de gestão de estoque em tempo real para manter a visibilidade e o controle.
• Sistemas inadequados e dados confusos: a eficácia do VMI depende do compartilhamento de dados precisos entre os parceiros. Mitigação: invista em sistemas específicos que capacitem as partes a transmitir e trabalhar em documentos com segurança.
• Falhas de comunicação: erros de comunicação podem levar a discrepâncias e ineficiências no estoque. Mitigação: embora uma rede de negócios colaborativa seja essencial, também é importante incentivar e apoiar continuamente uma cultura colaborativa e de quebra de silos com todas as equipes e stakeholders de sua empresa.
• Preocupações com a segurança dos dados: o compartilhamento de dados confidenciais aumenta o risco de violações. Mitigação: implemente medidas avançadas de segurança cibernética e protocolos de criptografia para proteger a integridade e a confidencialidade dos dados. Realize treinamentos regulares com a equipe para acompanhar as constantes mudanças no cenário de riscos cibernéticos.
• Inflexibilidade em relação às mudanças do mercado: algoritmos predefinidos podem comprometer a capacidade de responder rapidamente às mudanças do mercado. Mitigação: use ferramentas analíticas flexíveis baseadas em IA para ajustar previsões e estratégias de estoque com base em dados em tempo real obtidos dentro e fora da cadeia de suprimentos.
• Mudanças na demanda: picos ou reduções de demanda inesperados podem atrapalhar as previsões e o reabastecimento do estoque. Mitigação: boas funções analíticas de dados ajudarão você a prever muitos cenários potenciais. Contudo, é essencial ter workflows e planos de contingência alternativos com as equipes e os fornecedores para que sua empresa possa se adaptar rapidamente se o mercado exigir. Além disso, ao usar uma solução que suporta a integração dos processos de VMI com um programa de consignação, você pode manter os níveis de estoque dentro dos limites superior e inferior ideais.

VMI versus outros tipos de gestão de estoque

O acesso a tecnologias conectadas e ferramentas baseadas em IA desvendou o potencial de modernizar e otimizar vários modelos de gestão de estoque. Abaixo estão alguns dos mais comuns:

• Gestão de estoque tradicional: a empresa é a única responsável por encomendar e gerenciar seu próprio estoque, o que muitas vezes leva a estoques de segurança maiores e custos de armazenamento mais altos.
• Estoque JIT (just-in-time): com a estratégia JIT, você reduz os custos de estoque recebendo mercadorias apenas conforme necessário, mas ela não tem a flexibilidade do VMI e da reposição contínua, o que a torna mais vulnerável a disrupções.
• Estoque em consignação: o fornecedor possui o estoque nas instalações do varejista, o que reduz o capital em estoque do varejista, mas sem a gestão ativa feito pelo fornecedor.
• Drop shipping: a empresa não mantém os produtos que vende em estoque, mas transfere os pedidos dos clientes e os detalhes das remessas a terceiros, normalmente um atacadista ou fabricante, que então envia as mercadorias diretamente ao cliente.
• Cross-docking (sistema de distribuição imediata): este modelo minimiza o armazenamento em estoque por meio da transferência direta de materiais entre o transporte de entrada e saída, enquanto o VMI usa dados para otimizar a gestão de estoque armazenado.
• Estoque gerenciado em consignação (CMI): com o CMI, o fornecedor é o proprietário do estoque até que este seja vendido, o que reduz o risco financeiro do varejista, mas não oferece o mesmo nível de gestão ativa de estoque que o VMI.

Exemplos de estoque gerenciado pelo fornecedor

O VMI é efetivamente empregado em uma infinidade de setores – cada qual com seus próprios desafios e potencial. Abaixo estão alguns setores e cenários em que o VMI está ajudando a elevar o nível do jogo:

• Produção para o setor automotivo: aqui, o VMI é usado para gerenciar efetivamente o fornecimento de componentes essenciais, como eletrônicos e fixadores, diretamente nos locais de montagem. Os fornecedores são responsáveis por manter os níveis de estoque em sincronia com os cronogramas de produção dos fabricantes, garantindo a disponibilidade de peças em tempo hábil e evitando atrasos na produção.
• Distribuição de medicamentos farmacêuticos: para coordenar com precisão o fornecimento de medicamentos a unidades de saúde e farmácias, o VMI garante que os medicamentos essenciais estejam disponíveis para distribuição, especialmente aqueles que requerem rigor no compliance regulatório e nas condições de armazenamento.
• Fornecimento de componentes na indústria de eletrônicos de consumo: para fabricantes de eletrônicos de consumo – smartphones e laptops, por exemplo – o VMI é ideal para gerenciar estoques de componentes como microchips e telas. Os fornecedores monitoram previsões de produção e dados de vendas reais para ajustar os estoques adequadamente, ajudando a reduzir os riscos associados a flutuações na demanda e atualizações tecnológicas.
• Montagem e manutenção de aeronaves no setor aeroespacial: os sistemas de VMI são usados para regular o estoque de componentes de alto valor e suprimentos de manutenção, permitindo que os fornecedores controlem e reabasteçam diretamente os estoques de materiais essenciais, como chapas de alumínio e peças de motor, que são cruciais para a fabricação de novas aeronaves e a manutenção de frotas operacionais.
• Varejo/bens de consumo embalados (CPG): para os grandes varejistas e empresas de CPG, como Walmart ou Amazon, os modelos VMIs são usados para otimizar a gestão de estoque. Com SKUs literalmente na casa de milhões, o estoque gerenciado pelo fornecedor permite que essas corporações mantenham as prateleiras abastecidas com o mínimo de estoque em excesso, reduzam os custos de manutenção do estoque e mantenham a disponibilidade para os clientes.

Melhores práticas para o sucesso da estratégia de VMI

Estabelecemos que, para o sucesso do VMI, é essencial contar com a capacidade tecnológica de colaboração e compartilhamento de dados em tempo real. Entretanto, para muitos dos seus melhores líderes de equipe e colaboradores, o VMI representa uma nova (embora mais eficiente) forma de trabalhar. A transformação digital é uma parte desse processo, mas nunca subestime a importância de ter boas estratégias de gestão de mudanças e definir expectativas e metas claras. As seguintes práticas podem ajudar a preparar caminho:

• Comunicação aberta e transparente: além de implementar uma plataforma de rede de negócios, sua empresa também precisará manter um compromisso com canais de comunicação claros e consistentes com todos os principais membros da equipe e stakeholders envolvidos no processo de VMI.
• KPIs (indicadores-chave de desempenho) definidos em comum acordo: da área de produção à diretoria, há especialistas em toda a sua empresa. Certifique-se de se comunicar com todos os líderes de equipe relevantes para definir KPIs claros em comum acordo. Dessa forma, você conseguirá medir e rastrear todas as peças móveis essenciais no ambiente de VMI.
• Funções, responsabilidades, limites e taxas claros: defina esses parâmetros para cada parte envolvida no processo de VMI para evitar mal-entendidos e garantir a responsabilização. E, como já dissemos, lembre-se de pedir aos especialistas certos de sua equipe para garantir que essas regras sejam suficientemente amplas e robustas.
• Treinamento e suporte: até 70% dos projetos de transformação digital fracassam. Não por causa das tecnologias, mas por planejamento inadequado, culturas isoladas e treinamento e comunicação insuficientes. O VMI pode ser uma estratégia em que todos ganham na rede de sua empresa, mas cabe a você garantir que a boa educação e os compromissos de apoio top-down sejam implementados desde o início.
• Eliminando “esquilos de dados”: informação é poder e, mesmo com as melhores intenções, pode haver pessoas nas equipes que relutem em integrar determinados conjuntos de dados a uma plataforma centralizada. Estabeleça um conjunto consistente e padronizado de diretrizes de gerenciamento de dados para demonstrar a aplicação justa e equitativa das regras necessárias.

O que procurar em um sistema de estoque gerenciado pelo fornecedor

Onde quer que sua empresa esteja na jornada rumo à cadeia de suprimentos digital, é importante equilibrar a gestão das necessidades imediatas e urgentes com o compromisso de longo prazo com a melhoria estratégica e o crescimento escalável. Aqui estão os recursos do sistema de VMI que proporcionam o maior impacto em ambas as frentes:

• Colaboração e visibilidade sobre o estoque: escolha um software que forneça uma visão em tempo real dos pedidos de reposição, programas de remessas e níveis de estoque.
• Integração perfeita: a solução deve ser capaz de funcionar bem com o sistema ERP e outras plataformas de cadeia de suprimentos e e-commerce de sua empresa. Essa conectividade permite que dados de transação precisos sejam compartilhados em tempo real e também suporta o reabastecimento baseado em push com base em políticas de estoque mínimo/máximo.
• Previsões compartilhadas: escolha uma solução que ofereça a todos os parceiros comerciais visibilidade sobre as previsões, incluindo demanda e capacidade da linha de produção. Os melhores sistemas fornecem alertas sobre compromissos e ajustes para acelerar a resposta a possíveis disrupções.
• Atualizações de dados em tempo real: garanta que o sistema forneça atualizações em tempo real sobre dados de estoque e vendas para respostas rápidas.
• Plataformas em nuvem para acesso em tempo real aos dados de estoque: soluções baseadas em nuvem oferecem flexibilidade, escalabilidade e acesso remoto aos dados de estoque.
• Funções analíticas integradas para dar suporte ao processo decisório: procure sistemas com funções analíticas integradas para obter insights detalhados sobre o desempenho do estoque.
• Machine Learning para funções analíticas aprimoradas: escolha sistemas que incorporem Machine Learning para maior precisão na otimização do estoque.
• Escalabilidade: garanta que o sistema possa ser ampliado com o crescimento dos negócios e o aumento das demandas de estoque.
• Interface fácil de usar: escolha um sistema com interface intuitiva para facilitar a adoção e o uso eficiente por parte de sua equipe.

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Explore o software de estoque gerenciado pelo fornecedor criado para melhorar a colaboração, a visibilidade e a automação em toda a rede. Ao integrar processos de planejamento, estoque e gestão de qualidade, o software ajuda a eliminar silos manuais e impulsionar a eficiência, permitindo que sua empresa aproveite as oportunidades e reduza os riscos. Quando sua empresa responde rapidamente às flutuações de demanda e confia na estratégia de gestão de estoque, as operações se tornam mais resilientes e competitivas.

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