Was ist Vendor Managed Inventory (VMI)?

Bedeutung von VMI im Supply Chain Management

VMI – aus Kundensicht häufig auch als Supplier Managed Inventory geläufig – ist ein datengestützter Ansatz, bei dem Lieferanten die Lagerbestände ihrer eigenen Produkte, Komponenten oder Materialien am Standort des Anbieters oder Vertriebspartners steuern, um Engpässe und Überbestände zu reduzieren. Indem die Verantwortung für die Bestandsführung verlagert wird, lassen sich Lieferketten schlanker und effizienter gestalten. So lassen sich die Gemeinkosten reduzieren und eine höhere Reaktionsfähigkeit und Flexibilität der Lieferkette erreichen.

Mithilfe automatisierter Datenflüsse und innovativer Analyselösungen verbessert das VMI-Modell die Auftragsgenauigkeit, reduziert Nacharbeiten und erhöht die Umschlagshäufigkeit. Lieferanten greifen auf Echtzeitdaten zu Absatz- und Bedarfsprognosen zu, um Lieferungen und Lagerbestände zu optimieren. So können sie flexibel auf Marktschwankungen reagieren und dem Peitscheneffekt in der Lieferkette entgegenwirken.

Bevor Sie eine VMI-Partnerschaft eingehen, sollten Sie sich gemeinsam mit Ihren Lieferanten auf zentrale Leistungskennzahlen (KPIs) einigen, wie z. B. Umschlagshäufigkeit, Bestand-Absatz-Verhältnis oder Durchverkaufsrate, um sicherzustellen, dass die gemeinsamen Ziele erreicht werden. Dieses kooperative Modell schafft die Grundlage für eine effizientere, flexiblere Lieferkette – mit Vorteilen für Lieferanten und Kunden gleichermaßen.

Wie funktioniert die lieferantengesteuerte Bestandsführung?

VMI ist eine kooperative Strategie, die beeindruckende Ergebnisse liefern kann, insbesondere wenn sich alle Beteiligten abstimmen und sie mit Engagement und den richtigen Tools und Systemen umgesetzt wird. Im Zentrum stehen die Synchronisierung von Daten und Kommunikation, um sicherzustellen, dass die Lagerbestände stets der aktuellen Marktnachfrage entsprechen. Im Folgenden finden Sie zentrale Erfolgsfaktoren für diesen Prozess:

• Formale Vereinbarungen von Anfang an: Legen Sie zu Beginn die Rollen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen aller Beteiligten fest. Beide Parteien müssen sich über operative Details wie Lieferpläne, Lagerbestände, Rückgaberichtlinien sowie Mindest- und Höchstauffüllmengen einigen.
• Gemeinsame Technologiegrundlage: Teil der Vereinbarung sollte auch das verbindliche Commitment sein, eine gemeinsame, integrierte Technologieplattform zu nutzen. Der transparente Austausch von Echtzeitdaten, z. B. zu Absatz, Lagerbeständen und weiteren relevanten Kennzahlen, ist für den Erfolg des VMI-Modells unerlässlich.
• Bestandsführung und Nachschub: Von der Erstbereitstellung von Bestand bis zur laufenden Überwachung und Bedarfsprognose liegt die Verantwortung für die Bestandsführung beim Lieferanten. Dieser datengestützte Prozess entfaltet sein volles Potenzial, wenn der Lieferant auf Ihr fortschrittliches Datenmanagement sowie KI-gestützte Analyselösungen innerhalb integrierter Lieferkettensysteme zugreifen kann. Der kontrollierte Zugang zu umfassenden Vertriebs- und Supply-Chain-Daten ermöglicht eine präzisere Planung und höhere Genauigkeit.
• Kommunikationsverbindung: Die wirkungsvollsten VMI-Strategien entfalten ihr Potenzial in einem kollaborativen Geschäftsnetzwerk, das eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglicht. Hier können alle Beteiligten wichtige Dokumente sicher austauschen, Informationen in Echtzeit teilen und auf Basis gemeinsamer Erkenntnisse fundierte Entscheidungen treffen.
• Lieferantensteuerung: Die Lieferanten übernehmen die Verantwortung für Lagerauffüllung und Bestellungen, Aufgaben wie die Festlegung von Bestellzeiten, ‑mengen und ‑intervallen werden also ausgelagert. Dieser datenintensive Prozess wird besonders effizient und transparent, wenn der Lieferant Zugriff auf zuverlässige Informationen zu Durchlaufzeiten, Produktionskapazitäten, voraussichtlichen Lieferverzögerungen und weiteren relevanten Faktoren hat, die sich auf Lagerbestände sowie Angebot und Nachfrage auswirken können.
• Bestandseigentum: „Unsere Lieferanten sind zuverlässig, aber ist es nicht riskant, ihnen so viel Verantwortung zu übertragen?“ Diese Frage stellen sich viele, die sich mit dem Thema noch nicht auskennen. Wichtig zu wissen: Beim VMI-Ansatz bleibt der Lieferant Eigentümer des Lagerbestands. Er stellt die Ware in Ihren Räumlichkeiten bereit, um die Auftragsabwicklung zu vereinfachen sowie Zeit und Kosten zu minimieren. Ein klassisches Win-Win-Modell.

Vorteile des Vendor Managed Inventory

Jeder Fortschritt in Richtung einer effizienteren Lieferkette kann sich positiv auf das gesamte Unternehmen auswirken. Mit der Einführung von VMI verbessern Sie nicht nur die Effizienz Ihrer Lieferkette, Sie profitieren auch von folgenden Vorteilen:

• Optimierte Bestandsführung: Durch die Übergabe der Bestandsführung an Ihre Lieferanten können Sie Ihre Abläufe vereinfachen und den Aufwand für die Verwaltung des Bestands reduzieren.
• Reduzierte Lagerhaltungskosten: VMI optimiert die Lagerbestände, um Bedarf zu decken, die Lagerkosten zu minimieren und Cashflow freizusetzen.
• Präzise Produktionsplanung: Lieferanten erhalten bessere datengestützte Einblicke in Bedarfstrends (oder potenzielle Störungen) und können so ihre Produktionsplanung optimieren und Ausschuss reduzieren.
• Rechtzeitiger Nachschub: Automatisierte Nachschubprozesse sorgen für eine Just-in-time-Auffüllung der Bestände und helfen, Engpässe sowie Überbestände zu vermeiden.
• Bessere, engere Zusammenarbeit: Der kooperative und kommunikative Charakter von VMI fördert engere, vertrauensvolle Partnerschaften zwischen Ihnen und Ihren Lieferanten.
• Optimierte Bestände: Wenn Lieferanten Zugriff auf Absatzdaten in Echtzeit haben, können sie ideale Lagerbestände sicherstellen sowie strategischere und präzisere Bestellungen tätigen.
• Resilienz und Risikominderung: Wird das Bestandsmanagement strategisch gesteuert, gewinnen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen – und können eine widerstandsfähigere Lieferkette aufbauen, die Störungen frühzeitig erkennt und flexibel darauf reagiert.
• Vorteile für Lieferanten: Wenn Lieferanten frühzeitig wichtige Einblicke erhalte, können sie diese nutzen, um neue Verkaufsmöglichkeiten zu erschließen, die Planung zu verbessern, ihre Marktanteile zu vergrößern und die Zufriedenheit ihrer Partner zu erhöhen.

Potenzielle Risiken einer lieferantengesteuerten Strategie

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für häufige Herausforderungen im Zusammenhang mit VMI-Strategien sowie Tipps, wie Sie diesen gezielt begegnen können:

• Mangelnde Kontrolle/Abhängigkeit vom Lieferanten: Eine zentrale Herausforderung ist der mögliche Kontrollverlust über Bestände und die wachsende Abhängigkeit von den Lieferanten. Tipp: Formulieren Sie detaillierte Verträge und Service-Level-Agreements (SLAs) mit Leistungskennzahlen und Echtzeit-Bestandsführungssystemen für maximale Transparenz und Steuerung.
• Unzureichende Systeme und unstrukturierte Daten: Die Effektivität von VMI steht und fällt mit der Qualität der geteilten Daten. Tipp: Investieren Sie in Systeme, die einen sicheren Austausch sowie die gemeinsame Bearbeitung relevanter Dokumente ermöglichen.
• Mangelnde Kommunikation: Unklare oder unzureichende Kommunikation kann zu Abweichungen im Bestand und ineffizienten Abläufen führen. Tipp: Setzen Sie auf ein geschäftliches Kooperationsnetzwerk und fördern Sie gleichzeitig eine Unternehmenskultur, die die Zusammenarbeit und den aktiven Austausch zwischen allen Teams und Stakeholdern unterstützt.
• Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit: Die gemeinsame Nutzung sensibler Daten erhöht das Risiko von Datenschutzverletzungen. Tipp: Implementieren Sie moderne Cybersicherheitsmaßnahmen und Verschlüsselungsprotokolle, um Datenintegrität und Vertraulichkeit zu schützen. Führen Sie regelmäßige Teamschulungen durch, um Ihre Teams auf aktuelle Cyberbedrohungen vorzubereiten.
• Mangelnde Flexibilität bei Marktveränderungen: Vorkonfigurierte Algorithmen können schnelle Anpassungen an Marktveränderungen erschweren. Tipp: Nutzen Sie flexible KI-gestützte Analysetools, um Prognosen und Bestandsstrategien anhand von Echtzeitdaten sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihrer Lieferkette anzupassen.
• Bedarfsänderungen: Unerwartete Spitzen oder Rückgänge beim Bedarf können Prognosen verfälschen und den Nachschubprozess stören. Tipp: Leistungsstarke Lösungen für die Datenanalyse unterstützen Sie bei der Vorhersage möglicher Szenarien. Sie sollten jedoch auch gemeinsam mit Ihren Teams und Lieferanten Notfallpläne und alternative Workflows definieren, um im Bedarfsfall schnell reagieren zu können. Eine Lösung, die Ihre VMI-Prozesse mit einem Konsignationsprogramm verknüpft, hilft Ihnen dabei, Lagerbestände innerhalb definierter Ober- und Untergrenzen zu steuern.

VMI im Vergleich zu anderen Arten der Bestandsführung

Der Zugang zu vernetzten Technologien und KI-gestützten Tools bietet großes Potenzial für die Modernisierung und Optimierung zahlreicher Modelle für die Bestandsführung. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über einige der gängigsten Ansätze:

• Traditionelle Bestandsführung: Das Unternehmen ist allein für die Bestellung und Verwaltung des eigenen Bestands verantwortlich. Dies führt häufig zu höheren Sicherheitsbeständen und Lagerhaltungskosten.
• Just-in-Time-Bestand (JIT-Bestand): Der JIT-Ansatz reduziert Lagerkosten, da Materialien nur bei Bedarf geliefert werden. Im Vergleich zu VMI fehlt jedoch die Flexibilität und der kontinuierliche Nachschub, wodurch dieses Modell anfälliger für Unterbrechungen in der Lieferkette ist.
• Konsignationsbestand: Der Bestand in den Geschäftsräumen des Einzelhändlers bleibt Eigentum des Lieferanten. Das reduziert das im Bestand gebundene Kapital auf Seiten des Einzelhändlers, ohne dass der Lieferant aktiv eingreift.
• Streckengeschäft: Das Unternehmen lagert selbst keine Produkte, die es vertreibt, sondern leitet Kundenbestellungen und Versandinformationen an einen Drittanbieter – in der Regel einen Großhändler oder Hersteller –, der die Waren unmittelbar an den Kunden versendet.
• Cross-Docking: Dieses Modell minimiert die Lagerhaltung durch die direkte Umlagerung von Materialien zwischen eingehenden und ausgehenden Transporten. Im Gegensatz dazu greift VMI auf Daten zurück, um die Bestandsführung zu optimieren.
• Consignment Managed Inventory (CMI): Beim CMI bleibt der Bestand bis zum Verkauf Eigentum des Lieferanten, wodurch das finanzielle Risiko für den Einzelhändler sinkt. Im Gegensatz zu VMI fehlt jedoch die Möglichkeit zu einer ebenso aktiven Bestandsführung.

Beispiele für Vendor Managed Inventory

VMI wird branchenübergreifend bereits erfolgreich in verschiedenen Branchen angewendet, jede mit ihren eigenen Anforderungen und Herausforderungen. Im Folgenden finden Sie Beispiele für Branchen und Anwendungsszenarien, in denen VMI echten Mehrwert schafft:

• Fertigung in der Automobilindustrie: In der Automobilbranche wird VMI eingesetzt, um die Versorgung mit kritischen Komponenten wie Elektronikbauteilen oder Befestigungselementen direkt an den Montagelinien effektiv zu steuern. Die Lieferanten sind dafür verantwortlich, dass die Bestände exakt auf die Produktionspläne des Herstellers abgestimmt sind, um so die zeitnahe Verfügbarkeit von Teilen sicherzustellen und Verzögerungen in der Fertigung zu vermeiden.
• Verteilung pharmazeutischer Produkte: Um die Versorgung von Apotheken und Gesundheitseinrichtungen mit Arzneimitteln präzise zu koordinieren, kommt VMI auch im Pharmabereich zum Einsatz. Besonders bei Arzneimitteln, die gesetzlichen Vorschriften und speziellen Lagerbedingungen unterliegen, gewährleistet VMI deren Verfügbarkeit.
• Bauteilversorgung in der Unterhaltungselektronik: Für Hersteller von Geräten wie Smartphones oder Laptops ist VMI ideal für die Bestandsführung von Bauteilen wie Mikrochips und Displays geeignet. Lieferanten analysieren Produktionsprognosen und Absatz-Istdaten, um Bestände entsprechend anzupassen und Risiken durch Nachfrageschwankungen oder technologische Veränderungen zu mindern.
• Flugzeugmontage und -wartung in der Luft- und Raumfahrt: Über VMI-Systeme wird der Bestand hochwertiger Bauteile und Wartungsmaterialien gesteuert. Sie ermöglichen es Lieferanten, die Bestände an kritischen Materialien wie Aluminiumblechen und Triebwerksteilen, die sowohl für die Fertigung neuer Flugzeuge als auch für die Instandhaltung von Flotten von entscheidender Bedeutung sind, direkt zu kontrollieren und für Nachschub zu sorgen.
• Einzelhandel und Konsumgüter: Große Einzelhändler und Konsumgüterunternehmen wie Walmart oder Amazon setzen auf VMI, um die Bestandsführung über Millionen von Artikeln hinweg zu optimieren. Die lieferantengesteuerte Bestandsführung ermöglicht es den Unternehmen, mit minimalem Überbestand für volle Regale zu sorgen, Lagerhaltungskosten zu senken und gleichzeitig eine hohe Warenverfügbarkeit für ihre Kunden sicherzustellen.

Best Practices für eine erfolgreiche VMI-Strategie

Wir haben festgestellt, dass der Erfolg von VMI maßgeblich von der technologischen Fähigkeit abhängt, Daten in Echtzeit austauschen und zusammenarbeiten zu können. Für viele Ihrer besten Führungskräfte und Mitarbeitenden bedeutet das eine Umstellung hin zu einer neuen – effizienteren – Arbeitsweise. Die digitale Transformation ist dabei nur ein Teil des Prozesses. Ebenso wichtig sind durchdachte Change-Management-Strategien sowie klar definierte Erwartungen und Zielsetzungen. Die folgenden Best Practices unterstützen Sie dabei, diese Transformation voranzutreiben:

• Offene und transparente Kommunikation: Neben der Implementierung einer Business-Network-Plattform müssen Sie auch klare und einheitliche Kommunikationswege etablieren – mit allen Teammitgliedern und Stakeholdern, die in den VMI-Prozess eingebunden sind.
• Gemeinsam definierte Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs): Von der Fertigung bis zur Vorstandsetage gibt es Spezialistinnen und Spezialisten im gesamten Unternehmen. Kommunizieren Sie mit allen relevanten Teamleitungen, um gemeinsam zentrale Leistungskennzahlen festzulegen. So stellen Sie sicher, dass sämtliche Elemente Ihrer VMI-Strategie messbar und nachvollziehbar sind.
• Klare Definition von Rollen, Verantwortlichkeiten, Grenzen und Kosten: Legen Sie für alle am VMI-Prozess beteiligten Parteien diese Parameter fest, um Missverständnisse zu vermeiden und Verantwortlichkeiten klar abzugrenzen. Denken Sie auch hier daran, interne Expertinnen und Experten um Rat zu fragen, um sicherzustellen, dass diese Regelungen hinreichend weit gefasst und solide sind.
• Schulung und Unterstützung: Bis zu 70 % der digitalen Transformationsprojekte scheitern – nicht an der Technologie, sondern an mangelnder Planung, Silodenken sowie fehlenden Schulungen und mangelnder Kommunikation. VMI bietet Vorteile für alle Beteiligten. Damit VMI sein Potenzial jedoch voll entfalten kann, braucht es von Anfang an qualifizierte Schulungen sowie die Unterstützung auf allen Unternehmensebenen.
• Datensilos auflösen: Informationen bieten einen strategischen Vorteil, doch selbst bei besten Absichten kann es vorkommen, dass Teammitglieder zögern, bestimmte Daten in eine zentrale Plattform zu überführen. Schaffen Sie hier Klarheit durch einheitliche, standardisierte Richtlinien für das Datenmanagement. So demonstrieren Sie die faire und regelkonforme Anwendung der entsprechenden Vorschriften.

Das richtige Vendor-Managed-Inventory-System

Unabhängig davon, an welchem Punkt auf Ihrem Weg zur digitalen Lieferkette Sie sich befinden, kommt es darauf an, die Balance zu finden zwischen der schnellen Lösung akuter Probleme und langfristigen Maßnahmen für strategische Verbesserung und skalierbares Wachstum. Die folgenden VMI-Systemfunktionen bieten in beiden Bereichen den größten Mehrwert:

• Bestandstransparenz und Zusammenarbeit: Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die Ihnen in Echtzeit Einblick in Nachschubaufträge, Lieferpläne und Lagerbestände gibt.
• Nahtlose Integration: Die Software sollte sich reibungslos in Ihr ERP-System sowie in andere bestehende Supply-Chain- und E-Commerce-Plattformen integrieren lassen. Diese Konnektivität ermöglicht den Echtzeitaustausch präziser Transaktionsdaten und unterstützt eine automatische, push-basierte Bestandsauffüllung nach definierten Richtlinien für Mindest- und Höchstbestände.
• Gemeinsame Prognosen: Setzen Sie auf eine Lösung, die allen Handelspartnern Einblicke in Prognosen bietet, einschließlich Bedarf und Produktionslinienkapazität. Leistungsstarke Systeme versenden zudem Meldungen bei Zusagen oder Anpassungen, damit schneller auf potenzielle Störungen reagiert werden kann.
• Echtzeit-Datenaktualisierungen: Achten Sie darauf, dass das System Bestands- und Absatzdaten in Echtzeit aktualisiert, um gegebenenfalls schnell reagieren zu können.
• Cloud-Plattformen für Echtzeitzugriff auf Bestandsdaten: Cloudbasierte Lösungen bieten Flexibilität, Skalierbarkeit und einen standortunabhängigen Zugriff auf Bestandsdaten.
• Integrierte Analysefunktion zur Entscheidungsunterstützung: Setzen Sie auf Systeme mit integrierter Analysefunktion, die fundierte Einblicke in die Bestandsleistung liefert.
• Maschinelles Lernen für erweiterte Analysen: Entscheiden Sie sich für ein System mit integrierter Funktion für maschinelles Lernen, um den Bestand zu optimieren.
• Skalierbarkeit: Stellen Sie sicher, dass das System skalierbar ist und mit Ihrem Unternehmen wächst – auch bei steigenden Anforderungen an die Bestandsführung.
• Intuitive Benutzungsoberfläche: Wählen Sie ein System mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die eine schnelle Einführung und eine effiziente Nutzung ermöglicht.

Die nächsten Schritte

Informieren Sie sich über VMI-Software (Vendor Managed Invenvory), die die Zusammenarbeit, Transparenz und Automatisierung in Ihrem Netzwerk fördert. Durch die Integration von Planungs-, Bestands- und Qualitätsmanagementprozessen helfen diese Lösungen, manuelle Silos zu beseitigen und die Effizienz zu steigern. So können Sie schneller und einfacher Chancen nutzen und Risiken mindern. Wenn Sie schnell auf Nachfrageschwankungen reagieren und sich auf Ihre Strategie für die Bestandsführung verlassen können, werden Ihre Abläufe resilienter und wettbewerbsfähiger.

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