Der Finanzabschluss ist ein Prozess, der lange Zeit mit mühsamen, fehleranfälligen Aufgaben verbunden war, untermauert durch starken Druck, das Geschäftsjahr so schnell wie möglich abzuschließen. Denn wichtige Geschäftsentscheidungen hängen häufig von Jahresabschlüssen und Finanzberichten ab, und damit von deren Genauigkeit und Zuverlässigkeit.

Mittelständische Unternehmen stehen heute in einem intensiven Wettbewerb und müssen in der Lage sein, ihre Geschäftsmodelle schnell anzupassen. Effiziente und zuverlässige Finanzabschlussprozesse tragen dazu bei, die Unternehmensplanung und Entscheidungsfindung zu erleichtern und zu beschleunigen – und helfen Investierenden und Anteilshabenden, eine gute Gelegenheit zu erkennen, wenn sie sich bietet.

Was ist der Finanzabschluss?

Der Finanzabschluss bezieht sich auf einen wiederkehrenden Prüfungs- und Abstimmungsprozess, der zur Erstellung der Jahresabschlüsse und Berichte führt, die für einen detaillierten Überblick über die Geschäftssituation des Unternehmens erforderlich sind. Mit anderen Worten: Der Finanzabschluss ist die Summe aller Finanzmanagement-Aktivitäten, die Buchhaltungsteams durchführen, um die Bücher in einem bestimmten Zeitraum, z. B. einem Monat, einem Quartal oder einem Geschäftsjahr, abzuschließen. Das Ziel eines Rechnungsabschlusses ist die Erstellung detaillierter und umfassender Berichte, einschließlich:

• Bilanz oder Vermögensaufstellung
• Ertragsrechnung oder Gewinn-/Verlustrechnung
• Kapitalflussrechnung

Was ist der Unterschied zwischen „Finanzabschluss‟ und „Schließen der Bücher‟?

Selbst Personen, die den Unterschied zwischen den beiden Begriffen kennen, verwenden sie häufig synonym. Aus betrieblicher Sicht unterscheidet man jedoch zwischen Finanzabschlüssen und dem Schließen der Bücher – ein Unterschied, der immer wichtiger wird, da mittelständische Unternehmen ihre Buchhaltungsprozesse besser in ein einziges Cloudsystem wie ERP-Software (Enterprise Resource Planning) integrieren möchten.

Hier finden Sie die Definition der beiden Schlüsselbegriffe:

• Finanzabschluss ist ein Oberbegriff, der sich auf alle Abrechnungsprozesse bezieht, die zum Schließen der Bücher gehören – einschließlich des tatsächlichen Schließens der Bücher. Das Ergebnis sind die Finanzberichte und -abschlüsse, die Stakeholdern und Führungskräften einen genauen Überblick über die Geschäftssituation des Unternehmens bieten. Dies geschieht regelmäßig, z. B. monatlich, vierteljährlich oder jährlich.
• Schließen der Bücher ist der Schritt im Finanzabschluss, bei dem das Hauptbuch oder „die Bücher‟ für den Zeitraum abgeglichen und geschlossen werden. Im Anschluss daran werden die Finanzberichte erstellt, um die finanzielle Situation des Unternehmens in dem jeweiligen Zeitraum darzustellen.

Wichtige Schritte im Finanzabschlussprozess

Der Finanzabschlussprozess umfasst im Wesentlichen fünf Schritte: Erfassung, Analyse, Abschluss, Konsolidierung und Bericht. Wenn der Abschlusstermin feststeht, muss der Saldo aller Bilanzen abgestimmt werden, damit die Bücher geschlossen werden können und der Prozess für die nächste Geschäftsperiode von vorne beginnt.

Erfassung, Analyse, Konsolidierung

• Das Anlegen von Finanztransaktionen beinhaltet die Erfassung von Vermögenswerten, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Erträgen und Aufwendungen aus dem gesamten Unternehmen für die jeweilige Geschäftsperiode.
• Die Durchführung der Finanzbuchhaltung umfasst zusätzliche Aufgaben wie Kontenanalyse und -abstimmung, Erlösabgrenzung, Abschreibungsberechnung und Periodenabgrenzung.

Schließen

• Der Abschluss von Geschäftseinheiten ist der Punkt, an dem Sie die Erfassung und Abstimmung von Transaktionen gestoppt haben und die Bücher abstimmen und abschließen können.
• Der Konzernabschluss erfolgt nach Abschluss der Bücher und umfasst zusätzliche Schritte, die für die finanzielle Konsolidierung über Abteilungen und juristische Einheiten hinweg erforderlich sind. Dazu zählen die Zuordnung zu einem gemeinsamen Kontenplan, ggf. Umrechnung in eine gemeinsame Währung, Intercompany-Verrechnungen und die Berechnung von Beteiligungen. Wenn mittelständische Unternehmen wachsen, müssen sie einige dieser Aktivitäten automatisieren und integrieren und schneller Zugriff auf Kontroll- und Validierungsprüfungen erhalten.

Bericht

• Die Finanzberichterstattung ist der letzte Schritt im Finanzabschlussprozess. Da die Berichterstattung immer komplexer und anspruchsvoller wird, stehen die Finanzteams unter dem Druck, schnellere und flexiblere Berichte zu erstellen. Schnittstellen für mobile Geräte und leistungsstarke Finanzverwaltungssysteme sind die ideale Lösung, um personalisierte Berichte in Echtzeit überall und jederzeit zu erstellen.

ERP-Software für den Finanzabschluss kann Ihnen eine Momentaufnahme der noch zu erledigenden Aufgaben für das Schließen der Bücher anzeigen.

Die fünf größten Herausforderungen beim Finanzabschluss

Viele mittelständische Unternehmen sehen sich in der Buchhaltung mit immer komplexeren, globalen Anforderungen konfrontiert, verfügen jedoch häufig nur über ein relativ kleines Finanzteam. Die Rationalisierung und Automatisierung ihrer Buchhaltungsprozesse ist daher von entscheidender Bedeutung, um diese Herausforderungen von Anfang an zu meistern.

Dies sind die größten Herausforderungen für Finanzabteilungen:

1. Mangel an Struktur und SOPs für die Rechnungslegung: Der Finanzabschlussprozess ist ein elementarer Buchhaltungsprozess, mit dem jede Finanzteamleitung vertraut ist. In mittelständischen Unternehmen bedeutet dies oft, dass einige leitende Angestellte – die den Abschlussprozess im Detail kennen – es nicht als notwendig betrachten, formelle, detaillierte Standardbetriebsverfahren (SOPs) einzuführen. Je komplexer die Unternehmen werden, desto dringender benötigen sie solide SOPs, aber die Zustimmung zu strengeren Betriebsverfahren ist nicht immer leicht zu erlangen. Daher müssen alle vorgeschlagenen neuen Finanzsysteme oder -lösungen ihren Nutzen und die Benutzerfreundlichkeit schnell demonstrieren können.
2. Zeitdruck bei Monatsabschlüssen: Von der Unternehmensleitung bis zu den Anteilshabenden hängen wichtige strategische Entscheidung davon ab, was die Abschlussberichte zeigen. Geschwindigkeit wird zum motivierenden Faktor. Das kann dann gut sein, wenn sie zu mehr Effizienz und besserem Zeitmanagement führt. Aber allzu oft führt dies zu fragwürdigen Abkürzungen oder schlechtem Informationsfluss. Es werden die schnellsten Mitarbeitenden mit dem Abschluss der Bücher betraut, anstatt sich die Zeit zu nehmen, diese Aufgaben im gesamten Team aufzuteilen, zu automatisieren und für ein besseres Verständnis der standardmäßigen Finanzabschlussprozesse im gesamten Unternehmen zu sorgen.
3. Ungenaue und verspätete Finanzdaten: Schon ungenaue oder unvollständige Daten aus einem Geschäftsbereich genügen, um den gesamten Finanzabschluss zu stören. Jede Abteilung erstellt Rechnungen, Ausgaben und Bestellungen, doch in vielen Unternehmen – vor allem in mittelständischen Betrieben mit schnellem Wachstum – mangelt es an konsistenten Verfahren bei der Finanzberichterstattung. Hektische Anfragen am Monatsende führen zu Frustration und Fehlern. Vielen Unternehmen fehlt es an Werkzeugen und Lösungen, die eine konsistente und kontinuierliche Buchhaltung und Abteilungsberichterstattung unterstützen – während des gesamten Monats.
4. Isolierte Informationen und mangelhafte Integration von Finanzdaten: Neben ungenauen und verspäteten Abteilungsdaten kämpfen Finanzteams auch mit isolierten und uneinheitlichen Berichtssystemen im gesamten Unternehmen. Diese weisen häufig unterschiedliche Metadaten oder Datenstrukturen für die Namen und Nummern von Konten, Namen und Anzahl von Produkten, Kunden, Abteilungen usw. auf. Dies bedeutet nicht nur, dass die Buchhaltung die unterschiedlichen Informationen abgleichen und entschlüsseln muss. Die Mitarbeitenden müssen auch oft auf manuelle, fehleranfällige Prozesse zurückgreifen, um sicherzustellen, dass die Daten in einer einheitlichen Struktur vorliegen.
5. Mangelnde Automatisierung in der Buchhaltung: Parallel zum Wachstum mittelständischer Unternehmen wird auch die Buchhaltung immer komplexer, ganz zu schweigen von der Notwendigkeit, zunehmend anspruchsvolle Anforderungen für Unternehmenssicherheit und detaillierte Governance-Standards durchzusetzen. Viele Unternehmen halten an bereits bestehenden Prozessen fest und versuchen, diese zusätzlichen Aufgaben manuell zu erledigen. Dies erhöht nicht nur das Fehlerrisiko, sondern schränkt auch die Skalierbarkeit und die Datenintegration ein. Ohne die Leistungsfähigkeit von ERP-Business-Management-Systemen mit künstlicher Intelligenz (KI) werden mittelständische Unternehmen eine kritische Masse in der Buchhaltung erreichen, über die hinaus sie mit manuellen Prozessen allein nicht mehr wachsen können.

Best Practices für reibungslosere Finanzberichterstattung und Rechnungsabschlüsse

Für das Wachstum und den Betrieb Ihres Unternehmens sind die Berichte und Einblicke, die der Jahresabschluss liefert, von höchster Bedeutung. Die damit verbundenen Aufgaben zählen jedoch aufgrund der Komplexität und erforderlichen Detailtreue sicherlich zu den unbeliebtesten im Unternehmen. Durch die Standardisierung von Verfahren, die Entwicklung guter Kommunikationsstrategien und den Einsatz leistungsstarker Softwarelösungen für die Buchhaltung können Unternehmen diesen Prozess wesentlich einfacher und effizienter gestalten.

• Identifizieren Sie Ineffizienzen und fehleranfällige Buchhaltungsprozesse. Im Zuge der Digitalisierung und Modernisierung ihrer Buchhaltungsprozesse bilden viele der besten mittelständischen Unternehmen eine Task Force aus Vertretungen aller Abteilungen. Diese suchen dann unter Anleitung des Finanzteams nach bestimmten Risiken und Problemen. Die Erkenntnisse werden zusammengefasst und bewertet, sodass alle Beteiligten ein Gespür für Verbesserungsmöglichkeiten entwickeln können.
  
  Auf diese Weise werden nicht nur Engpässe und Verzögerungen aufgedeckt, sondern ebenso die unzähligen Aktivitäten, die immer noch auf individuellen, manuellen Tabellenkalkulationen basieren. Der Prozess schafft die Voraussetzungen für die Entwicklung von Standardbetriebsverfahren und die Einführung von stärker vernetzten und automatisierten Buchhaltungstools.
• Entwickeln Sie gute Change-Management-Praktiken, um SOPs zu erstellen und einzuführen. Obwohl das Buchhaltungsteam letztendlich die Verantwortung für einen reibungslosen Finanzabschluss trägt, ist es von der Mitarbeit der einzelnen Abteilungen abhängig, um einen solchen zu bewerkstelligen – von den Akquisitionskosten der Chefetage bis zu den Ausgaben für das Mittagessen des Vertriebsteams. Wenn von den Abteilungen eine schnelle und präzise Arbeitsweise erwartet wird, dann muss das Unternehmen sicherstellen, dass alle im Unternehmen nach dem gleichen Schema vorgehen.
  
  In den besten mittelständischen Unternehmen beginnt dies oft mit einer guten Change-Management-Strategie, die dabei hilft, die Bedeutung von standardisierten Aufgaben und klaren Zuständigkeiten zu vermitteln: wer ist wofür verantwortlich und wann und wie müssen Rechnungslegungsaufgaben erledigt und eingereicht werden. Wenn SOPs erstellt und eingeführt werden, ist dies der ideale Zeitpunkt, um intelligente Finanzmanagement-Tools, z. B. einer ERP-Lösung, zu implementieren.
• Implementieren und unterstützen Sie einen kontinuierlichen Rechnungslegungsprozess. „Kontinuierliche Buchführung‟ bedeutet nur, dass nicht mehr alle Abteilungen am 29. jedes Monats in Panik verfallen, sondern dass Arbeitsabläufe eingerichtet werden, um die Aufgaben für den Finanzabschluss gleichmäßiger über den Berichtszeitraum zu verteilen.
  
  Der Einsatz von automatisierten Finanztools kann diesen Prozess erheblich vereinfachen, z. B. durch mobile Apps und Vorlagen – alles über die Cloud, um tägliche abteilungsübergreifende Daten in Echtzeit zu erfassen und zu integrieren. So kann die Hektik am Monatsende vermieden werden und Teams können Fehler frühzeitig erkennen und beheben. Wenn die Bücher immer auf dem neuesten Stand gehalten werden, können Unternehmen zu jedem beliebigen Zeitpunkt im Monat einen „Soft Close‟ durchführen, um Schockmomente zu vermeiden oder Chancen zu erkennen.
• Automatisieren und digitalisieren Sie den Finanzabschluss. Mit einem KI-gestützten ERP-System, das cloudbasierte Finanzlösungen bietet, können mittelständische Unternehmen wertvolle Zeit neu zuordnen. Anstatt Stunden mit manuellen Aufgaben und der Auswertung unübersichtlicher Daten zu verbringen, können Finanzteams mehr Zeit für strategische und qualifizierte Aktivitäten aufwenden, die ihren Unternehmen helfen, zu wachsen und sich rasch auf den sich schnell verändernden Markt einzustellen.
  
  Cloudsysteme liefern Echtzeit-Dashboards, mit denen Führungskräfte zu jeder Zeit im Monat Berichte anpassen und tiefgreifende Einblicke erhalten können – über ihr Gerät, an ihrem Schreibtisch oder an auch einem anderen Ort. Außerdem erhält das Buchhaltungsteam Zugang zu Informationen aus dem gesamten Unternehmen, indem es Tools einsetzt, die unterschiedliche Datensätze automatisch integrieren und standardisieren. So erhalten sie eine Operationszentrale, von der aus sie Daten aus dem gesamten Unternehmen aggregieren und analysieren können.
• Kommen Sie nach jedem Finanzabschluss zusammen. Dies ist besonders für mittelständische Unternehmen wichtig, die wachsen und ihre Geschäftsmodelle schnell umstellen – vor allem, wenn sie versuchen, neue digitale Tools und SOPs zu implementieren und zu festigen. Alle verfahrenstechnischen Herausforderungen und Erkenntnisse, die während des letzten Abschlusses aufgetreten sind, sind dem Team ein bis zwei Tage nach dem Abschluss besonders stark im Gedächtnis.
  
  Viele Unternehmen nutzen diese kurze Verschnaufpause nach dem Abschluss, um regelmäßige Treffen zur Nachbesprechung einzurichten. Dabei verlassen die Teams den Arbeitsplatz, essen vielleicht gemeinsam und nehmen sich einen Moment Zeit, um ihre Ideen zur Verbesserung und Rationalisierung des Prozesses miteinander auszutauschen und zu analysieren.

Automatisierung und Aufgabenlisten helfen, den Finanzabschlussprozess zu verbessern, wie hier in der Liste der Genehmigungen dargestellt.

Erste Schritte mit Software für den Finanzabschluss

Eine Anekdote über US-Präsident Kennedy besagt, dass er bei einem Besuch der NASA einen Hausmeister antraf, der noch bis in den Abend hinein arbeitete. Auf die Frage des Präsidenten, warum er so spät noch arbeite, antwortete der Mann: „Weil ich mithelfe, einen Menschen auf den Mond zu befördern‟. Auch wenn diese Geschichte heute etwas sentimental wirken mag, so ist ihre Botschaft doch nach wie vor überzeugend.

Um auf den schnelllebigen und wettbewerbsintensiven globalen Märkten von heute agil und widerstandsfähig zu sein, müssen sich mittelständische Unternehmen darum bemühen, bei allen ihren Teams ein Gefühl für ein gemeinsames Ziel und ein Verständnis für die Ziele des Unternehmens zu schaffen. Solange es interne Silos, ineffiziente Prozesse und fehleranfällige manuelle Arbeitsabläufe gibt, ist dies nicht ohne Weiteres möglich. Die digitale Transformation der Finanzprozesse muss nicht über Nacht erfolgen. Der Einstieg in die besten Cloud-Tools für den Finanzabschluss kann einfacher sein, als Sie denken. Wenden Sie sich an Ihren Softwareanbieter, um mehr über Optionen und Lösungen zu erfahren, die auf Ihre individuellen Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.