Was ist ein Finanzmanagementsystem (FMS)?

Ein FMS umfasst Software und Prozesse zur Verwaltung von Einnahmen, Ausgaben und Anlagen in einem Unternehmen.

Überblick über Finanzmanagementsysteme

Die frühesten Buchhaltungsunterlagen fand man in den 7.000 Jahre alten Ruinen des antiken Mesopotamien. Dies ist mehr als 3.000 Jahre vor der Erfindung des Rades und spricht für die historische und kulturelle Bedeutung von Handel und Gewerbe in der Entwicklung der menschlichen Gesellschaft. Die moderne Buchhaltung hatte ihren Ursprung jedoch erst im späten 15. Jahrhundert, als der italienische Mathematiker Luca Pacioli die doppelte Buchführung populär machte. Damit konnten Unternehmen sowohl ihre gegenwärtige (Soll) als auch die künftige (Haben) Situation abbilden, womit eine stark vereinfachte Version eines Finanzmanagementsystems geboren war. Natürlich könnte Pacioli mit modernen Finanzmanagementsystemen nicht viel anfangen.

Definition eines Finanzmanagementsystems

Ein Finanzmanagementsystem umfasst Software und Prozesse zur Verwaltung von Einnahmen, Ausgaben und Anlagen in einem Unternehmen. Es unterstützt nicht nur die täglichen Finanzabläufe, sondern soll auch den Gewinn maximieren und langfristig die unternehmerische Nachhaltigkeit sicherstellen. Finanzmanagementsysteme helfen Finanzteams bei folgenden Aufgaben:

  • Optimierung der Fakturierung und des Forderungseinzugs

  • Verbesserung des täglichen, monatlichen und jährlichen Cashflows

  • Führen von Prüfprotokollen und Einhaltung der Rechnungslegungsvorschriften

  • Automatisierung von Finanzprozessen und Reduzierung von Abrechnungsfehlern

  • Verbesserung von Budgetierung, Prognosen und Planung

  • Beschleunigung von Finanzabschlüssen und Berichtsaktivitäten

  • und vieles mehr

Finanzmanagementsoftware kann ein Bestandteil des umfassenderen ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) eines Unternehmens sein, das Finanzdaten und operative Daten konsolidiert und Teams einen umfassenden Überblick über das Unternehmen bietet. Es gibt auch die Möglichkeit, eigenständige Finanzanwendungen zu einem durchgängigen Finanzmanagementsystem zu kombinieren. CFOs entscheiden sich immer öfter für cloudbasierte ERP- und Finanzmanagementsysteme, die bei Wachstum schnell skalierbar sind und Funktionen für unterschiedliche Regionen, Sprachen, Währungen und Vorschriften liefern.

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Screenshot, der zeigt, wie Sie mit Finanzmanagementsystemen Ausgabenabweichungen überwachen und handhaben können

Wichtige Komponenten eines Finanzmanagementsystems

Ein effizientes Finanzmanagementsystem stattet Unternehmen mit einem vollständigen Paket Buchhaltungssoftware aus und bietet einen zentralen Datenpool. Innerhalb des Systems stehen viele verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, die sich in die folgenden vier Kategorien unterteilen lassen:

  • Allgemeine Buchhaltung und Finanzabschlüsse: Diese Tools unterstützen grundlegende Buchhaltungsaktivitäten wie Hauptbuch-, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie die Personalabrechnung. Mit ihnen können Teams Berichte erstellen, Finanzberichte zu Einnahmen, Ausgaben und Salden anlegen und Abschlüsse mit geringerem Zeit- und Arbeitsaufwand fertigstellen. Funktionen für die Verwaltung der Steuern stellen zudem die Genauigkeit von Steuerdaten und die Compliance sicher.

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Finanzmanagementsystem, das den Status der Debitorenbuchhaltung anzeigt

  • Erlös-, Cash- und Treasury-Management: Mit Tools für die Erlösbuchhaltung können Finanzteams Abrechnungsprozesse automatisieren, aktuelle Zahlungen anzeigen und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen für die Erlösrealisierung (wie IFRS 15) sichern. Tools für das Cash- und Treasury-Management hingegen helfen den Teams, Cashflow-Prognosen zu erstellen, die Liquidität zu verbessern und Risiken proaktiv zu mindern. Diese Software lässt sich auch in Banksysteme integrieren, sodass Nutzer Echtzeittransparenz über Kontostände erhalten und Konten einfacher abgestimmt werden können.

  • Finanzplanung und ‑analyse (FP&A): Mit diesem Satz an Planungs-, Prognose-, Budgetierungs- und Analysewerkzeugen können CFOs und ihre Teams eine solide Finanzlage des Unternehmens fördern. FP&A-Software ist von entscheidender Bedeutung für die Kosten- und Rentabilitätsanalyse, für die Verbesserung der Leistung, für Prognosen und Reaktionen auf mögliche künftige Bedingungen und für schnelle und präzise Entscheidungshilfen für die Führungsebene. Sie unterstützt zudem eine Multi-Szenario-Planung und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen dem Finanzwesen und allen anderen Abteilungen.

  • Governance, Risikomanagement und Compliance (GRC): GRC-Tools helfen Teams dabei, organisatorische Aktivitäten an den Geschäftszielen auszurichten, verschiedene Risikotypen zu identifizieren und zu mindern und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu gewährleisten – von DSGVO und SOX bis hin zu internationalen Handelsabkommen. Durch die Synchronisierung von Daten über Corporate-Governance-, Risikomanagement- und Compliance-Aktivitäten hinweg können Unternehmen effizienter arbeiten, Unsicherheiten bewältigen und integer handeln.

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GRC-Software unterstützt Unternehmen bei Überwachung und Verwaltung der Kapitalverfügbarkeit und damit verbundener Risiken.

Digitale Transformation im Finanzwesen und neue Technologien

Die meisten Unternehmen fangen gerade erst an, digitale Technologien wie Cloud, erweiterte Analysen, robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA), künstliche Intelligenz (KI) und Blockchain in Finanzprozessen einzusetzen – aber ein tiefgreifender Wandel steht unmittelbar bevor und der Druck ist hoch. Von CFOs und ihren Teams wird nicht nur zunehmend erwartet, dass sie dem Unternehmen schnelle Entscheidungshilfen bereitstellen, sondern die gewonnenen Erkenntnisse aus der COVID-19-Pandemie zwingen die Führungskräfte dazu, die Transformation des Finanzwesens und die Einführung neuer Technologien zu beschleunigen.

 

Die Gründe dafür liegen auf der Hand. Um auf Veränderungen reagieren und sich an die neue Normalität anpassen zu können, sind Unternehmen auf all das angewiesen, was die digitale Transformation im Finanzwesen ermöglicht, wie hochaktuelle Informationen, äußerst präzise Prognosemodelle und flexiblere und automatisierte Prozesse. Insbesondere KI ist eine treibende Kraft bei dieser Transformation. Sie setzt in Bezug auf Finanzanalysen, Automatisierungen und alle Prozesse – von Finanzabschlüssen bis hin zu Risikominderung und Compliance – völlig neue Maßstäbe.

In den kommenden zehn Jahren wird KI fast jede Aktivität im Finanzwesen optimieren oder transformieren.
Gartner

  • Finanzmanagement in der Cloud: Neben Skalierbarkeit, Kosteneffizienz und der Möglichkeit, mehr Big-Data-Quellen anzubinden, ermöglicht ein cloudbasiertes Finanzmanagement einen sicheren und ortsunabhängigen Zugriff auf das System. Das ist besonders wichtig, weil inzwischen viele Menschen im Homeoffice arbeiten. Der Zugang zur Cloud ist auch das Bindeglied – und die Grundvoraussetzung – für die Nutzung neuer und intelligenter Technologien wie künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und Blockchain.

  • Hochentwickelte Finanzanalysen: Finanzanalysen, die auf KI und maschinellem Lernen basieren, können riesige Mengen strukturierter und unstrukturierter Daten aus Quellen innerhalb und außerhalb des Unternehmens nahezu in Echtzeit auswerten. Dank dieser Analysen können Finanzexperten präzisere Prognosen und Pläne erstellen, künftige Szenarios modellieren, die finanziellen Auswirkungen möglicher Entscheidungen nachvollziehen, On-Demand-Berichte generieren sowie Risiken und Chancen frühzeitig erkennen. Letztlich werden hochentwickelte Finanzanalysen eingesetzt, um das Unternehmen in die richtige Richtung zu lenken und langfristige Nachhaltigkeit zu sichern.

  • Automatisierungen im Finanzwesen: Neunzig Prozent der Controller im Finanz- und Rechnungswesen werden bald mithilfe einer Kombination aus RPA und KI alles automatisieren: von Finanzberichten und Abschlüssen bis hin zur Steuervorbereitung und Personalabrechnung. RPA-Bots automatisieren nicht nur Routineaufgaben und geben Mitarbeitenden mehr Freiräume für höherwertige Tätigkeiten – sie können auch schneller mehr Arbeit erledigen, Kosten und Fehler minimieren, Workflows optimieren und Aktivitäten in Teams, in denen Menschen und Bots zusammenarbeiten, koordinieren.

  • Blockchain: Im Finanzwesen bietet Blockchain-Technologie ein neues Maß an Transparenz, Effizienz und Sicherheit. Finanzteams können Blockchain beispielsweise nutzen, um ein einzelnes, unveränderliches Ledger zu erstellen, das jederzeit auf dem neuesten Stand ist und keine Abgleiche erfordert. Auf Blockchain-Technologie basierende Smart Contracts – das sind Verträge, die automatisch ausgeführt werden, sobald vordefinierte Bedingungen erfüllt sind – können auch zur Automatisierung und Beschleunigung von Aktivitäten wie der Zahlungsabwicklung und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften eingesetzt werden.

#1

Hochentwickelte Analysen hatten im Jahr 2020 für Finanzentscheider oberste Priorität.

Gartner 

80

%

der Finanzentscheider haben RPA eingeführt oder planen deren Implementierung.

Gartner 

Die besten cloudbasierten Finanzmanagementsysteme integrieren inzwischen intelligente Technologien wie hochentwickelte Analysen, KI, maschinelles Lernen und Blockchain direkt in ihre Werkzeuge. Das beschleunigt die Umgestaltung des Finanzwesens erheblich und ermöglicht eine schnelle Wertschöpfung und Rendite.

Häufig gestellte Fragen zum Finanzmanagement

Die Buchhaltung stellt eine Komponente eines Finanzmanagementsystems dar. Ein Buchhaltungssystem unterstützt die Buchungsanforderungen des Unternehmens – das Hauptbuch und die Buchhaltungsanwendungen, die das Hauptbuch direkt mit Daten versorgen, einschließlich der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung und der Personalabrechnung. Ein Finanzmanagementsystem umfasst Werkzeuge zur Verwaltung sämtlicher finanzieller Aspekte des Unternehmens, darunter Treasury- und Cash-Management, Kostenrechnung, strategische Planung, Analysen und Finanzprognosen und Governance.

Enterprise Resource Planning (ERP) ist eine integrierte Suite von Unternehmenslösungen, die auf die umfangreichen Funktionen zugeschnitten ist, die ein Unternehmen benötigt. Finanzanwendungen wie Rechnungswesen, Berichtswesen und Treasury-Management sind ein wichtiger Bestandteil einer ERP-Suite und bilden einen guten Startpunkt, wenn Sie die Verwaltung Ihrer Finanzprozesse verbessern möchten.

Die Debitorenbuchhaltung ist die Geschäftsfunktion für die Verwaltung der Einnahmen. In der Regel handelt es sich bei diesen Einnahmen um die Beträge, die Kunden einem Unternehmen für Einkäufe schulden, und um Kredite, die den Kunden im Rahmen von Zahlungsfristen gewährt werden. Die Debitorenbuchhaltung beginnt mit der Fakturierung, verwaltet Inkassovorgänge und führt Aufzeichnungen über die geschuldeten Beträge, die Fälligkeit der Forderungen und die Zahlungshistorie.

Die Kreditorenbuchhaltung ist die Geschäftsfunktion, die die Beträge verfolgt und verwaltet, die Lieferanten, Subunternehmern, Kreditgebern und anderen externen Parteien geschuldet werden. Sie beginnt in der Regel bei der Anerkennung der Auftragsrechnung und endet bei der Zahlung. Mit der Kreditorenbuchhaltung wird der Überblick über Verbindlichkeiten und die Empfänger, Fälligkeiten, Zahlungen und den Liquiditätsbedarf sichergestellt.

Ziel des Einnahmenmanagements ist eine Umsatzsteigerung mithilfe präziser Prognosen zu Bedarf und Konsumentenverhalten. Anschließend werden Produkte, Preisgestaltung, Werbung und Platzierung (Verteilung) optimiert, um die bestmöglichen Finanzergebnisse zu erzielen.

Als Teilbereich der Debitorenbuchhaltung bezieht sich das Forderungsmanagement in erster Linie auf den Inkassoprozess – die Kommunikation mit Schuldnern und die Inkassoaktivitäten, die zur Sicherstellung der Zahlung durchgeführt werden.

Darunter versteht man den Abgleich von Datensätzen in zwei oder mehr Quellen oder Repositorys, um mögliche Unterschiede zu erkennen, die korrekte Version zu ermitteln und die Datensätze zu synchronisieren. Beispiele hierfür sind der Vergleich von Hauptbucheinträgen mit Ursprungsbelegen und der Abgleich von Kontoauszügen mit erhaltenen und geleisteten Zahlungen.

Allgemein gesehen wird mit einem Buchhaltungssystem der Überblick über Zahlungseingänge und ‑ausgänge eines Unternehmens sichergestellt. Oft wird der Begriff für eine Reihe von Softwareanwendungen für die Verfolgung von Finanzaktivitäten verwendet. Zu den grundlegenden Funktionen oder Softwaremodulen eines Buchhaltungssystems gehören Hauptbuch-, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. Optional stehen zudem Funktionen wie Personalabrechnung, Cash-Management und Kredit- und Inkassoprozesse zur Verfügung.

Finanzplanung und -analyse (FP&A) umfasst eine Reihe von Planungs-, Prognose-, Budgetierungs- und Analyseaktivitäten, die eine solide Finanzlage des Unternehmens fördern. FP&A-Werkzeuge unterstützen Finanzteams unter anderem dabei, dem Topmanagement schnell Entscheidungshilfen bereitzustellen, detaillierte Finanzmodelle und Prognosen zu erstellen, für unterschiedliche Szenarios zu planen und neue Umsatzchancen zu erkennen und zu bewerten.

Der Cashflow sind die Geldbewegungen in das und aus dem Unternehmen. Die Einnahmen aus den Verkäufen werden auf Bankkonten und in Form anderer liquider Anlagen gehalten, bis sie für Materialien, die Personalabrechnung, Darlehenszahlungen und andere Ausgaben verwendet werden. In der Kapitalflussrechnung, einem der drei grundlegenden Finanzberichte (Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Kapitalflussrechnung), werden die Veränderungen der liquiden Mittel eines Unternehmens während einer Buchungsperiode verfolgt: Anfangsbestand, Zahlungseingänge, Zahlungsausgänge, Endbestand.

Cash-Management ist der Prozess der Erfassung und Verwaltung von Zahlungsströmen. Der Fokus liegt dabei auf liquiden Mitteln in Bank- und Anlagekonten. Im Rahmen des Cash-Managements wird festgelegt, wo Zahlungseingänge platziert werden und wie sie dem Umlaufvermögen, Investitionen, Bargeldreserven und weiteren Dispositionen zugeteilt werden.

Ähnlich wie beim Cash-Management geht es beim Treasury-Management um das Verwalten von Mitteln innerhalb des Unternehmens. Hier liegt der Schwerpunkt auf dem Umlaufvermögen, mit dem Ziel, die Liquidität sicherzustellen und die Mittel für eine optimale Unternehmensleistung bestmöglich zu nutzen.

Über die Spesenabrechnung werden Geschäftsausgaben nachverfolgt und abgerechnet. In der Regel wird von einem Mitarbeiter, der Aufgaben außerhalb der Geschäftsräume eines Unternehmens wahrnimmt, erwartet, dass er alle während dieser Aktivität anfallenden Ausgaben – wie für Transport, Unterkunft und Verpflegung – meldet. Diese Spesen werden entweder direkt mit Unternehmensmitteln bezahlt oder von der Person selbst getragen und zur Erstattung eingereicht.

Begleicht ein Mitarbeiter geschäftsbezogene Posten und Kosten mit privaten Mitteln, reicht er diese Ausgaben beim Unternehmen ein, um sie sich erstatten zu lassen. Dies ist gängige Praxis für Reisekosten, die unter anderem im Rahmen von Reisen für Verkaufsgespräche, Meetings und Tagungen, die Installation von Equipment und Serviceleistungen anfallen. Erstattet werden können auch Ausgaben für Hilfs- und Betriebsstoffe, die für den Abschluss eines Projekts benötigt werden, wenn es schneller ist, sie einfach zu kaufen und nicht die üblichen Einkaufskanäle zu nutzen.

Ein Mitarbeiter, der geschäftlich unterwegs ist, meldet die angefallenen Kosten für Transport, Unterkunft, Verpflegung und andere Spesen über die Reisekosten- und Ausgabenabrechnung des Unternehmens (in Papierform oder elektronisch). Diese können entweder direkt vom Unternehmen (über ein Reisebürokonto oder eine Firmenkreditkarte) übernommen oder zunächst vom Mitarbeiter bezahlt und dann zur Erstattung gemeldet werden.

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