Що таке сорсинг?

Основні цілі пошуку постачальників ніколи не змінювалися: знайти надійних постачальників, які можуть доставити швидко за хорошою ціною. Але сучасний світ до хвилини зростає складнішим. Сучасні цифрові рішення дозволяють досягти безпрецедентної швидкості, інтеграції та видимості. Це допомагає вам краще керувати своїм бізнесом, але це також означає, що конкуренція є запеклішою, ніж будь-коли, і що ваші клієнти мають більше вибору, ніж будь-коли в історії.

Ваша компанія також має орієнтуватися у все більш скелястому ландшафті, коли йдеться про сталий розвиток, етичні джерела поставки та непередбачувані глобальні та екологічні події. Як одне з найраніших посилань у вашому глобальному ланцюгу постачання, визначення джерела поставки може встановити чудовий приклад того, як послідовні практики та інтегровані цифрові рішення можуть допомогти вам скоротити витрати, прискорити цикли та підвищити продуктивність.

Визначення і значення визначення джерела поставки

Пошук джерел – це все про пошук, оцінку та онбординг постачальників, які можуть надавати найкращі товари та послуги з найкращими умовами для вашого бізнесу. Це впливає на вартість, якість і доступність продуктів або послуг. Забезпечуючи надійні та економічно ефективні постачальники, ви можете забезпечити стабільний потік матеріалів, щоб не тільки підтримувати безперебійну роботу ваших операцій, але й задовольняти швидкі вимоги ваших клієнтів.

Як попередній крок в управлінні ланцюгом поставок, визначення джерела поставки включає оцінку можливостей постачальника, узгодження умов і цін, а також управління відносинами для забезпечення безперервного постачання якісних товарів і послуг. Це безпосередньо впливає на виробничі витрати та доступність продукції, і якщо це правильно, це призводить до економії, покращення якості та кращої стійкості та гнучкості ланцюжка поставок. Крім того, рішення щодо закупівель мають вирішальне значення для задоволення сталих та етичних практик, що також допомагає вам створювати та підтримувати позитивний імідж бренду.

Закупівлі та закупівлі: в чому різниця?

Визначення джерела поставки та заготівля часто використовуються взаємозамінно, але вони фактично відносяться до окремих частин процесу керування ланцюгом поставок. Насправді, визначення джерела поставки є компонентом заготівельного процесу на ранній стадії. Правова ретельність і строгість, пов’язана з роллю визначення джерела поставки, додає величезної вартості закупівлям, пропонуючи додатковий рівень довіри та стратегії для підтримки їх подальшої діяльності з придбання. Ось як визначення джерела поставки та заготівля збігаються:

• Пошук джерел зосереджується на визначенні, оцінці та залученні постачальників для надання товарів і послуг. Вона передбачає дослідження ринку, проведення закупівельних подій і переговори щодо вигідних умов контракту, що допомагає вам побудувати стійкий ланцюжок поставок і забезпечити чудові відносини з вашими постачальниками.
• Заготівля охоплює весь процес придбання товарів і послуг, від раннього визнання потреб до платежів постачальника. Він включає такі кроки, як визнання потреб, запит товарів і послуг, перегляд і схвалення запитів, створення замовлень на купівлю, отримання товарів і обробка платежів.

Різні типи визначення джерела поставки в керуванні логістичними ланцюгами

Насправді, більшість сучасних підприємств використовують поєднання різних моделей закупівель для задоволення все більш складних можливостей і проблем. Ось деякі з найпоширеніших з них:

Аутсорсинг

Контрактує сторонніх постачальників (а не внутрішні групи) для виконання певних завдань. Ця модель може знизити витрати, отримати доступ до спеціалізованих навичок і підвищити гнучкість.

Інсорсинг

Використовує внутрішні ресурси для виконання завдань замість того, щоб контрактувати їх, забезпечуючи більший контроль над процесами та якістю.

Near-Sourcing

Переміщує операції визначення джерела поставки ближче до ринку, де продаються продукти, скорочуючи транспортні витрати, покращуючи комунікацію та скорочуючи час доставки.

Глобальні закупівлі

Заготовляє товари та послуги з різних країн, часто використовуючи електронний обмін даними (EDI), що дозволяє підприємствам отримувати вигоду від нижчих виробничих витрат і доступу до нових ринків.

Окреме визначення джерела поставки

Вибирає одного постачальника для всіх необхідних матеріалів, товарів або послуг, зміцнюючи відносини з постачальниками та торгуючи владу.

Захоплюючі сервісні операції

Створює дочірні компанії або об’єкти в інших країнах для виконання бізнес-функцій.

Спільні підприємства

Залучає співпрацю з іншою організацією для спільного використання ресурсів, знань і ризиків у закупівельній діяльності.

Що таке стратегічне визначення джерела поставки?

Стратегічне визначення джерела поставки – це методичний підхід, керований даними, який оцінює та постійно переоцінює вашу діяльність відповідно до ваших довгострокових цілей. На відміну від традиційного сорсингу, який часто фокусується насамперед на вартості та швидкості, стратегічне визначення джерела поставки враховує ширший спектр факторів, включаючи якість постачальника, надійність, сталість та довгострокові партнерські відносини. Цей підхід допомагає вам забезпечити найкращі ціни, побудувати міцні відносини з постачальниками та підвищити ефективність логістичного ланцюга.

Ключові компоненти стратегічного пошуку постачальників включають наступне:

• Аналіз витрат: Оцінка та аналіз витрат організації для виявлення можливостей економії витрат та сфер для покращення.
• Оцінка постачальників: оцінка потенційних постачальників на основі їх можливостей, надійності та відповідності цінностям і цілям організації.
• Керування відносинами з постачальниками (SRM): побудова та підтримка міцних відносин з постачальниками для забезпечення довгострокової співпраці та взаємної вигоди.
• Дослідження ринку: проведення ретельних досліджень для розуміння тенденцій ринку, ландшафтів постачальників та конкурентної динаміки.
• Управління ризиками: Виявлення та зменшення збоїв у ланцюгах поставок, таких як геополітична нестабільність, неплатоспроможність постачальників, стихійні лиха та ризики, пов’язані з контролем запасів.
• Інтеграція в межах логістичного ланцюга: інтеграція міжбізнес-рішень для забезпечення спільного інформування пов'язаних операційних областей. Наприклад, інтеграція з системами планування потреби в матеріалах (ППМ) для кореляції операції постачальника з рівнями запасів і плануванням.

Відповідальне визначення джерела поставки

Відповідальний постачальник включає в себе етичні, соціальні та екологічні міркування в рішеннях про закупівлі. Це означає вибір постачальників, які дотримуються справедливої робочої практики, екологічної стійкості та етичної поведінки бізнесу. Мета полягає в тому, щоб гарантувати, що сорсингова діяльність позитивно впливає на навколишній світ, а також узгоджує з вашими більш широкими цілями корпоративної соціальної відповідальності (КСВ). І оскільки сьогоднішні клієнти та інвестори очікують більшої прозорості та більш відповідальної практики ведення бізнесу, компанії, які визначають пріоритети сталого пошуку та етики, можуть підвищити імідж вашого бренду, сформувати лояльність клієнтів і зменшити ризики.

Вплив на визначення джерела поставки

Визначення джерела поставки впливу – це соціально відповідальна стратегія визначення джерела поставки, зосереджена на наданні можливостей працевлаштування людям із соціально незахищених громад або сімей. Він спрямований на створення позитивних соціальних та економічних наслідків, пропонуючи сталу роботу людям, які, можливо, не мали доступу до традиційних каналів зайнятості. Це, як правило, передбачає створення існуючих і нових робочих місць більш доступними для маргіналізованих або диференційованих кандидатів і пропонування навчальних програм для побудови довгострокових навичок і можливостей. Коли це робиться зі стратегією та турботою, це може допомогти створити більш згуртовану та лояльну робочу силу — підвищення утримання, цінності та тривалого впливу на громаду.

Три основні моделі визначення джерела поставки

Модель визначення джерела поставки визначає рівень залучення, контролю та ризику в процесі визначення джерела поставки. Залежно від характеру вашого бізнесу та асортименту продукції, одна (або всі) з цих моделей може працювати на вас.

Пряме визначення джерела поставки

Залучає закупівлю товарів і послуг безпосередньо у виробників без посередників. Ця модель забезпечує більший контроль за якістю та вартістю продукції і часто призводить до міцніших відносин з постачальниками.

Непряме визначення джерела поставки

Це означає придбання товарів і послуг через посередників, таких як дистриб'ютори, оптовики або агенти. Ця модель може забезпечити доступ до ширшого спектру товарів і послуг, але може мати більш високі витрати через посередницьку націнку.

Гібридні закупівлі

Поєднує елементи як прямого, так і непрямого визначення джерела поставки. Ця модель часто використовується для критичних або великих об'ємів для контролю витрат і якості, одночасно застосовуючи непряме визначення джерела поставки для менш критичних або менш об'ємних позицій, щоб отримати вигоду від досвіду посередників і ширших діапазонів продуктів.

Ключові кроки в процесі визначення джерела поставки

Кожна компанія унікальна, тому немає процесу пошуку «різака для печива». Однак найкращі практики, як правило, включають більшість кроків нижче:

• Оцініть потреби у закупівлях: використовуйте досвід і керовану даними інтеграцію, щоб допомогти визначити конкретні потреби та потреби вашої компанії, включаючи необхідні продукти або послуги, кількість і часову лінію доставки. Цей крок визначає обсяг і цілі ваших операцій визначення джерела поставки.
• Визначення потенційних постачальників: Проведіть дослідження ринку, щоб знайти постачальників, які відповідають вашим вимогам. Розглянемо такі фактори, як репутація постачальника, фінансова стабільність і можливості доставки. Кількісна кількість ваших критеріїв вибору може допомогти спростити процес.
• Видати запити на пропозиції (RFP): видати стандартизовані RFP потенційним постачальникам, докладні вимоги, часові лінії та критерії оцінки. Це дозволяє постачальникам подавати найбільш релевантні пропозиції щодо того, як саме вони можуть задовольнити ваші потреби.
• Оцініть RFP: оцініть та внесіть отримані пропозиції до короткого списку відповідно до ваших критеріїв. Використання платформ електронних закупівель може спростити цей процес, підтримуючи цифрові подання та аналіз — для швидшої комунікації та більш ефективного прийняття рішень.
• Переговори щодо контрактів. Введіть докладні (і ретельно задокументовані) переговори з постачальниками, внесеними до короткого списку, щоб завершити умови договору. Цей процес буде зосереджений на таких великих факторах, як розрахунок ціни, графіки поставок та умови оплати. Але це також має враховувати письмові зобов'язання щодо прозорості та підзвітності.
• Виконати контракти: Формалізувати угоду з обраним постачальником через юридично обов'язковий контрактний документ. Це офіційно ініціює відносини з постачальниками, і це не означає, що ви повинні забезпечити відповідного юридичного радника для цього кроку.
• Контролювати продуктивність. Постійно відстежуйте продуктивність постачальника за допомогою регулярних аудитів, оглядів і сеансів зворотного зв’язку, щоб переконатися, що він відповідає узгодженим стандартам. Для досягнення найкращих результатів швидко вирішуйте проблеми та зберігайте сильну, послідовну, але шанобливу позицію.

Переваги ефективного сорсингу

Оскільки конкуренція та вибір клієнтів є тим, чим він є в наші дні, важливо використовувати кожну можливість для створення економії, ефективності та більшої видимості та інтеграції.

• Економія витрат: Компанії, які дотримуються стратегічних стратегій закупівель, мають змогу заощадити понад 8% на своїх щорічних витратах на закупівлю – використовуючи рішення на основі даних і беручи на себе комплексний аналіз своїх операцій із закупівель.
• Якість продукції: Ніколи в історії клієнти не мали більше продавців на вибір. Конкуренція жорстка і хороша закупівля може допомогти вам заблокувати якісні товари та послуги від ваших постачальників. Якісний зворотний зв'язок від клієнтів також може підтримувати краще управління категоріями, зосереджуючись на продуктивності постачальників навколо дуже конкретних категорій товарів.
• Прогнозованість і стійкість ланцюжка поставок: якщо пандемія навчила нас чому завгодно, це вразливість ланцюгів поставок. Коли зв’язки постачальників у вашому ланцюжку поставок є міцними та надійними, ваш бізнес є більш надійним.
• Зниження ризиків: Все, від стихійних лих до політики, може вплинути на попит і пропозицію. Хороше визначення джерела поставки допомагає вам очікувати та швидко реагувати на найрізноманітніші ризики. Крім того, останні статистичні дані показують, що компанії, які використовують рахунки-фактури на основі контрактів і каталогів, мають на 60% вищий рівень управління відповідністю постачальників.
• Брендовий імідж та лояльність: у сучасному діловому світі успіх можна виграти або втратити на міцність вашої репутації та іміджу. Прозорі відносини з постачальниками та непохитні стандарти закупівель можуть допомогти як захистити, так і просувати ваш бренд.

Проблеми із закупівлями

Подобається це чи ні, ваш бізнес надзвичайно залежить від надійних постачальників. І з цією залежністю виникають деякі проблеми і перешкоди:

• Тривалі процеси закупівлі/онбордингу постачальників: традиційно фонові дослідження, оцінки та схвалення затримують заготівлю. Оптимізація інтеграції нових працівників за допомогою стандартизованих процедур та сучасних хмарних технологій може допомогти зменшити ці уповільнення.
• Зниження якості товарів: особливо у глобальних постачальників, навіть надійних партнерів можна раптово викупити або реструктуризувати, перш ніж ви це дізнаєтеся. Хмарні рішення, які пропонують видимість постачальника в режимі реального часу, можуть допомогти зменшити сюрпризи.
• Контрактні ризики: Щоб мінімізувати ризики, які виникають внаслідок нехтування належною ретельністю, сьогоднішні команди з пошуку постачальників шукають настроювані шаблони, автоматизовані потоки операцій, докладні контрольні журнали та можливість легко співпрацювати з внутрішніми зацікавленими сторонами з управління контрактами.
• Надмірна залежність від постачальника: це золото, коли у вас є постачальник, якому ви можете довіряти та залежати від нього. Але трапляються несподівані збої. Отже, так, будьте лояльні до своїх перевірених партнерів, але завжди мають кілька перевірених чергувань, що чекають в крилах.
• Слабкі відносини з постачальниками: Як і у всіх людських відносинах, самовладання – це погано. Послідовна комунікація та спрощені стратегії та рішення щодо відносин з постачальниками мають важливе значення для управління очікуваннями та зміцнення партнерських відносин – надання гарної ефективності, а також виявлення та вирішення потенційних проблем до їх виникнення.

Як встановити успішну стратегію визначення джерела поставки

Встановлення успішної стратегії закупівель має вирішальне значення для оптимізації процесу заготівлі та досягнення довгострокових бізнес-цілей. Ось ключові кроки, пов’язані з розробкою ефективної стратегії визначення джерела поставки:

• Установіть цілі: визначте конкретні цілі та ключові показники ефективності (KPI) для вашої стратегії визначення джерела поставки. Включіть очевидні, такі як зниження витрат і продуктивність постачальника. Але обов'язково заохочуйте та нагороджуйте такі цілі, як лідерство команди та інновації.
• Аналізуйте поточні та минулі операції визначення джерела поставки: сьогоднішні інструменти аналітики та керування даними на основі ШІ дозволяють об’єднувати набори даних як у реальному часі, так і в історичні звіти. І не забудьте запитати свої команди на майданчику. Ваші найкращі уявлення можуть надходити з магазину, а не з верхнього поверху.
• Проводити дослідження ринку та дані конкурентів: інформація – це влада. Зробіть «дослідження» основним напрямком. Досліджуйте веб-сайти та засоби масової інформації ваших конкурентів. Слухайте своїх клієнтів. І слідкуйте за новинами у вашому секторі та у світі. Ви навіть можете використовувати ті самі інструменти аналітики на основі ШІ, які ви використовуєте на власних даних, щоб надати інформацію про ваші результати зовнішнього ринкового дослідження.
• Проводьте регулярні аудити та моніторинг продуктивності. Якщо ви не очікували, що ваші давні постачальники пройдуть постійний моніторинг продуктивності та регулярні аудити, це може незручно зробити це раптом. Але це важливий крок у процесі. Ось де впровадження послідовної стратегії SRM з самого початку може допомогти вам у довгостроковій перспективі.

На що звернути увагу в програмному забезпеченні для закупівель

Вибираючи програмне забезпечення для визначення джерела поставки, переконайтеся, що воно відповідає потребам вашої організації та може ефективно підтримувати процес визначення джерела поставки. Ось кілька ключових функцій і можливостей для пошуку:

• Хмарне розгортання: Виберіть хмарне рішення, яке пропонує можливість масштабування, гнучкість і віддалений доступ.
• Робочі процеси управління процесами: Переконайтеся, що програмне забезпечення забезпечує надійні робочі процеси для автоматизації та оптимізації різних операцій із визначення джерела поставки, включаючи адаптацію постачальників та кваліфікацію.
• Комплексна інформація щодо ланцюжка поставок: Програмне забезпечення має пропонувати 360-градусну точку зору на діяльність у ланцюжку поставок, забезпечуючи краще прийняття рішень та управління ризиками, а також безперебійно інтегруючись з існуючими системами управління ERP та бізнесом.
• Інструменти керування витратами: знайдіть функції, які підтримують детальний аналіз розгортки витрат і обчислення загальних додаткових витрат для глобального визначення джерела поставки, включаючи логістику, імпортне мито та податки.
• Інструменти співпраці та комунікації: Рішення Sourcing повинні надавати інструменти, які підтримують вашу співпрацю з постачальниками щодо всієї документації, звітності, відповідності тощо.
• Розширена аналітика та звітність: Важливо, щоб ви могли відстежувати продуктивність в режимі реального часу, визначати тенденції та керувати сталим розвитком та ефективністю з однієї платформи.

Читати далі