Що таке керування основними даними (MDM)?

Огляд керування основними даними

Керування основними даними – це дисципліна, процес і набір технологій, які використовуються для створення та ведення єдиного надійного подання найбільш критичних бізнес-даних організації, таких як клієнти, постачальники, продукти, матеріали та активи, у всіх системах.

В організаціях, які покладаються на багато додатків, включаючи ERP, HCM та CRM-системи, часто створюються та оновлюються в декількох місцях одні й ті ж основні дані. Керування основними даними допомагає запобігти дублікатам, суперечливостям і застарілим записам шляхом стандартизації даних і їх вирівнювання в різних системах, тому точні та несуперечні основні дані можна використовувати для підтримки кращих рішень, більш ефективних бізнес-операцій і надійного ШІ.

Що таке основні дані?

Значення основних даних стосується основних бізнес-даних, які описують ключові сутності, на які покладається організація, такі як клієнти, постачальники, продукти, матеріали та активи. Ці дані використовуються спільно в кількох системах і бізнес-процесах і змінюються відносно рідко в порівнянні з іншими типами даних.

Корисно відрізняти основні дані від двох інших спільних типів даних:

• Транзакційні дані записують бізнес-події та операції, такі як замовлення клієнта, рахунки-фактури, транспортування або платежі. Транзакційні дані постійно змінюються і часто посилаються на основні дані (наприклад, замовлення клієнта, пов'язане з певним клієнтом і продуктом).
• Посилальні дані складаються зі стандартизованих значень, які використовуються для класифікації або категоризації даних, таких як коди країн, валюти, одиниці виміру або коди галузей. Посилальні дані забезпечують несуперечність, але не представляють основні бізнес-сутності.

Оскільки основні дані використовуються неодноразово в системах і процесах, навіть невеликі суперечності, такі як повторювані записи клієнтів або невідповідні подробиці продукту, можуть швидко призвести до операційної неефективності, помилок звітності та поганого прийняття рішень. Ось чому керування основними даними є таким критичним.

Приклади доменів основних даних

Основні дані зазвичай організовуються в домени на основі типу основної господарчої одиниці, що описується. У той час як домени відрізняються залежно від галузі, є загальні приклади:

• Основні дані клієнта
  Містить інформацію, яка використовується для ідентифікації та керування клієнтами, наприклад, імена, контактні дані, ієрархії клієнтів, інформація фактурування та умови оплати. Основні дані клієнта підтримують процеси продажів, маркетингу, обслуговування клієнтів і відповідності.
• Основні дані продукту
  Описує продукти або послуги за допомогою атрибутів, таких як ідентифікатори продуктів, категорії, специфікації, розрахунок ціни та статус життєвого циклу. Основні дані продукту використовуються в межах процесів логістичного ланцюга, виробництва, продажів і розробки продукту.
• Основні дані постачальника
  Містить дані про постачальників і ділових партнерів, включаючи імена постачальників, контракти, сертифікати, умови оплати та атрибути продуктивності. Точні основні дані постачальника мають важливе значення для заготівлі, визначення джерела поставки, керування ризиками та аналізу витрат.
• Основні дані матеріалу описуютьатрибути фізичних товарів, таких як сировина, напівфабрикати та готові вироби, включно з номером матеріалу, одиницею виміру, вагою та величинами. Несуперечні основні дані матеріалу необхідні для точної заготівлі, планування виробництва та виконання логістичного ланцюга.
• Основні дані основного засобу
  Описує основні та нематеріальні активи, такі як обладнання, засоби, транспортні засоби або інтелектуальна власність. Основні дані основного засобу зазвичай включають такі атрибути, як тип основного засобу, власність, подробиці амортизації та вимоги до технічного обслуговування.

Оскільки ці домени є спільними для багатьох систем і процесів, керування ними послідовно має вирішальне значення для забезпечення точної та достовірної інформації в організації.

Чому керування основними даними є важливим

Керування основними даними є важливим, оскільки багато критичних бізнес-процесів залежать від спільних даних, які створюються та ведуться в кількох системах. Без послідовного керування цими даними організації часто борються з дублікатами, суперечливою інформацією та обмеженою видимістю своїх основних бізнес-сутностей.

Коли основні дані фрагментовані або суперечні, виникають загальні проблеми, включаючи:

• Неправильне прийняття рішень, спричинене неточними або неповними даними, що використовуються у звітності, аналітиці та плануванні
• Неефективні операції через узгодження, повторну обробку та затримки вручну в наскрізних процесах
• Суперечний досвід клієнта та постачальника, коли різні системи відображають різні версії одних і тих самих записів
• Відповідність і розмір ризику, що є результатом обмеженого контролю над конфіденційними або регульованими даними
• Вищі витрати та складність при інтеграції нових систем, підтримці злиттів і поглинань або масштабуванні операцій
• Неточні виведення ШІ , коли моделі та алгоритми працюють на суперечних, неповних або дубльованих основних даних

Створюючи єдине, надійне подання основних бізнес-даних, керування основними даними допомагає організаціям покращити якість даних, вирівняти інформацію в різних системах і забезпечити доступність надійних даних там, де це необхідно.

Ці переваги керування основними даними забезпечують більш ефективні процеси, точніші аналітичні дані та більшу впевненість у рішеннях на основі даних.

В результаті організації, які впроваджують керування основними даними, можуть легше досягти:

• Більш висока точність і узгодженість даних у всіх системах
• Більш ефективні, наскрізні бізнес-процеси
• Більш надійна аналітика, звітність та виведення ШІ
• Сильніше керування, дотримання вимог і контроль ризиків
• Зниження витрат на інтеграцію та швидша масштабованість

Яке керування основними даними фактично робить

На практиці керування основними даними зосереджується на підвищенні якості, несуперечності та зручності використання основних бізнес-даних у всіх системах. Замість того, щоб замінювати вихідні застосунки, MDM працює разом з ними, щоб гарантувати, що спільні дані є точними, вирівняними та надійними.

На високому рівні керування основними даними зосереджується на:

• Скасування дублювання даних шляхом ідентифікації та вирішення кількох записів, які посилаються на одного й того самого клієнта, продукту, постачальника або іншу сутність у різних системах.
• Стандартизація даних шляхом застосування узгоджених форматів, визначень і бізнес-правил, тому дані можна порівнювати та використовувати в організації.
• Зіставлення та об'єднання записів для об'єднання пов'язаних даних з декількох джерел в єдине, повне подання — часто називають золотим записом.
• Перевірка та схвалення змін за допомогою визначених процесів перевірки, щоб забезпечити точність даних і підзвітність.
• Застосування політик керування даними під час кожної операції створення, оновлення та видалення – забезпечення того, щоб правила якості даних, володіння та управління застосовувалися проактивно, перш ніж неправильні дані потраплять до системи.
• Публікація надійних основних даних назад до операційних та аналітичних систем, тому всі групи працюють з однакової несуперечної інформації.

Постійно виконуючи ці операції, керування основними даними допомагає організаціям вести надійні основні дані, навіть якщо змінюються системи, процеси та бізнес-вимоги.

Типи керування основними даними

Існує чотири типи MDM, які організації зазвичай використовують, залежно від того, як основні дані зберігаються, керуються та спільно використовуються в різних системах. Кожен підхід пропонує різний баланс контролю, інтеграції та гнучкості.

• Реєстр MDM
  Веде централізований індекс записів основних даних без зміни вихідних систем. Він пов’язує та ідентифікує пов’язані записи в різних системах, залишаючи вихідні дані на місці.
• Консолідація MDM
  Збирає основні дані з кількох вихідних систем і консолідує їх у центральний репозиторій для звітності, аналітики та подальшого використання, тоді як операційні системи продовжують керувати власними даними.
• Співіснування MDM
  Синхронізує основні дані між вихідними системами та центральним концентратором. Зміни можна вносити в будь-якому місцезнаходженні та узгоджувати, щоб тримати системи узгодженими.
• Централізована MDM
  Створює та керує основними даними в одній центральній системі, яка стає системою запису. Всі застосунки нижче у потоці споживають основні дані з цього авторитетного джерела.

Як працює керування основними даними

Керування основними даними дотримується структурованого підходу до підтримання точності, несуперечності та актуальності основних бізнес-даних у міру їх зміни з часом. Цей життєвий цикл MDM відображає те, як організації постійно керують основними даними, а не розглядають їх як разові зусилля.

Хоча впровадження відрізняються, більшість організацій покладаються на загальну структуру MDM, щоб керувати тим, як основні дані збираються, перевіряються та спільно використовуються в різних системах. У цій структурі процес MDM зазвичай включає наступні кроки:

• Зібрати
  Зібрати основні дані з релевантних вихідних систем, таких як ERP, CRM, логістичний ланцюг і фінансові застосунки.
• Стандартизувати
  Застосувати несуперечні формати, визначення та бізнес-правила, щоб дані були структуровані та інтерпретовані однаково в межах організації.
• Зіставити та об’єднати
  Ідентифікувати записи, які посилаються на ту саму сутність реального світу та об’єднати їх в один повний основний запис.
• Схвалити
  Переглянути та перевірити зміни за допомогою визначених потоків операцій, щоб забезпечити точність, підзвітність і дотримання політик даних.
• Опублікувати
  Розподілити надійні основні дані до операційних та аналітичних систем, щоб усі групи працювали з однаковою інформацією.
• Монітор
  Постійно відстежуйте якість і використання даних, щоб виявляти проблеми, керувати змінами та підтримувати несуперечність з часом.

Оскільки бізнес-дані постійно змінюються, керування основними даними є поточним процесом, а не одноразовою ініціативою.

Керування даними порівняно з керуванням основними даними

Керування основними даними та керування основними даними тісно пов’язані. Фактично, керування даними є основною можливістю в межах MDM, зокрема застосовується до основних даних.

Керування даними визначає правила, політики та обов’язки щодо способу створення, ведення та використання даних. Він встановлює стандарти, присвоює право власності та забезпечує відповідність даних бізнес-вимогам та нормативним вимогам.

З іншого боку, керування основними даними є операційною дисципліною, яка застосовує ці правила спеціально до основних даних. Він використовує процеси та інструменти для створення, оновлення, перевірки та послідовного розподілу основних даних між системами.

У той час як керування даними може широко застосовуватися до всіх типів даних — сховищ, озер даних, транзакційних даних — MDM застосовує їх спеціально і безперервно до основних даних, що робить управління невід'ємною частиною того, як MDM працює, а не окремої дисципліни, що працює поряд з ним.

Загальні проблеми керування основними даними (і способи їх вирішення)

Поширене питання для організацій, які є новими для MDM, є простим і чесним: «Чи важко керувати основними даними?» Правда в тому, що в той час як MDM забезпечує значну цінність, це може бути важко реалізувати і підтримувати без правильного підходу. Загальні проблеми керування основними даними включають:

• Нечітке володіння та підзвітність
  Коли відповідальність за основні дані чітко не визначена, проблеми залишаються невирішеними, а якість даних знижується. Встановлення чітких ролей володіння даними та керування ними допомагає забезпечити відповідальність за точність даних і зміни.
• Суперечні дані у вихідних системах
  Основні дані часто створюються та ведуться в кількох застосунках з використанням різних форматів і правил. Стандартизація визначень і застосування узгоджених правил перевірки в різних системах допомагає зменшити конфлікти та дублювання.
• Низьке прийняття користувачів
  Якщо за процесами основних даних важко стежити або уповільнити щоденну роботу, користувачі можуть їх обійти. Проектування простих робочих процесів і вбудовування процесів MDM в існуючі бізнес-застосунки спонукає до впровадження.
• Керування постійними змінами
  Бізнес-структури, продукти, постачальники та правила безперервно розвиваються, роблячи основні дані рухомою ціллю. Ставлення до MDM як поточної програми — з безперервним моніторингом і вдосконаленням — допомагає організаціям адаптуватися до змін з часом.

Передчуваючи ці виклики та проактивно вирішуючи їх, організації можуть підвищити ефективність і довгостроковий успіх своїх ініціатив з управління основними даними.

Як виміряти успіх керування основними даними

Вимірювання успіху керування основними даними допомагає організаціям зрозуміти, чи покращуються їхні дані та чи потрібен додатковий фокус. Ефективні програми MDM зазвичай відстежують невеликий набір чітких, дієвих метрик.

Загальні показники керування основними даними та KPI включають в себе:

• Дублювати ставку запису
  Показники, як часто один і той самий клієнт, продукт або постачальник з’являється кілька разів у системах. Зменшення дубльованої ставки вказує на покращення несуперечності даних.
• Повнота даних
  Відстежує, чи заповнюються обов’язкові поля, наприклад контактні дані клієнта або атрибути продукту. Більш висока повнота підтримує більш надійні процеси та аналітику.
• Точність даних
  Оцінює правильність і актуальність значень основних даних на основі визначених правил перевірки або аудитів.
• Час вирішення проблеми
  Підраховує, як швидко виявляються, перевіряються та виправляються проблеми з якістю даних. Швидша роздільна здатність відображає більш ефективні процеси та володіння.
• Кількість вирівняних систем
  Вказує, наскільки широко надійні основні дані використовуються спільно в застосунках. Більш вирівняні системи свідчать про більш сильне прийняття та інтеграцію MDM.

Контролюючи ці показники з часом, організації можуть виявляти прогалини, демонструвати прогрес і постійно підвищувати якість і надійність своїх основних даних.

Найкращі практики керування основними даними

Успішна стратегія MDM поєднує чітке володіння, послідовні процеси та постійний нагляд, щоб гарантувати, що основні дані залишатимуться точними та надійними з часом. Хоча впровадження відрізняються, наступні найкращі практики допомагають організаціям створювати та підтримувати ефективні програми керування основними даними:

• Визначити чітке володіння та підзвітність
  Присвоїти відповідальність для доменів основних даних і ключових атрибутів, щоб проблеми можна було вирішити швидко та несуперечно.
• Встановіть загальні стандарти даних
  Погодьтеся зі спільними визначеннями, форматами та бізнес-правилами, щоб забезпечити однакову інтерпретацію основних даних між системами та групами.
• Інтегрувати керування у щоденні процеси
  Вбудувати кроки схвалення, перевірки та керування змінами в існуючі потоки операцій, щоб якість даних підтримувалася без створення непотрібного тертя.
• Почніть з доменів із високим впливом
  Спочатку зосередьтеся на доменах основних даних, які найбільше безпосередньо впливають на критичні бізнес-процеси, звітність або вимоги відповідності.
• Обробляти MDM як поточну програму
  Постійно контролювати якість даних та уточнювати процеси як бізнес-потреби, системи та зміни правил.

Дотримуючись цих практик, організації можуть покращити впровадження, підтримувати якість даних за шкалою та гарантувати, що основні дані залишаються надійними під час розвитку бізнесу.

ЗіВ керування основними даними