Огляд інформаційної системи керування персоналом

Системи HRIS — або інформаційні системи людських ресурсів — були одними з перших комерційних програмних рішень, які були розроблені в 1980-х роках. Чому? HR був і залишається сьогодні одним з найважчих департаментів у будь-якій організації. Кадровий персонал обтяжений не тільки величезними обсягами документообігу та діловодства, але й є розпорядниками найціннішої та найуразливішої інформації про свою робочу силу та претендентів.

З тих пір технології розвивалися. Сучасні системи HRIS автоматизують робочі процеси, інтегрують зворотний зв'язок, коригують структури звітності в режимі реального часу та все більше дають можливість ШІ надавати інтелектуальні рекомендації, виявляти порушення та персоналізувати досвід користувачів. А завдяки забезпеченню клієнтського досвіду та гнучкої функціональності сучасні системи HRIS є настільки ж ефективними та зручними для користувача, наскільки вони потужні та гнучкі.

Найкраще програмне забезпечення HRIS постачається в хмарі, що забезпечує ще ширший спектр переваг, включаючи більше зберігання даних, посилення безпеки та більш плавну інтеграцію з додатковими застосунками, такими як розрахунок заробітної плати, відстеження кандидатів та інші HR-системи.

Сьогодні ШІ в HR трансформує можливості HRIS, активуючи прогнозну аналітику, інтелектуальну автоматизацію та використовуючи інтерфейси, які оптимізують такі завдання, як інтеграція нових працівників, огляд продуктивності та обслуговування працівників.

Визначення HRIS

HRIS означає інформаційну систему керування персоналом, програмне рішення, яке допомагає компаніям керувати та автоматизувати основні процеси керування персоналом та підтримувати адміністрування пільг, час і присутність, розрахунок заробітної плати та інші потоки операцій, а також зберігання даних працівників, таких як особиста, демографічна та компенсаційна інформація.

HRIS відносно HRMS відносно HCM

HCM – це широкий термін, який охоплює практику, політику, процеси та програмне забезпечення, яке організація використовує для управління своїм персоналом, від найму до виходу на пенсію. Пакет HCM часто називають системою управління людськими ресурсами (HRMS) і включає в себе програмне забезпечення HRIS.

Система HRIS використовує базу даних працівників для підтримки основних процесів керування персоналом, які мають більш лінійний і кількісний характер, наприклад, обробку розрахунку заробітної плати або керування часом і присутністю. Для порівняння, HRMS відноситься до більш застарілого програмного рішення, яке містить HRIS, але також включає в себе більш якісну і складну функціональність, задіяну в управлінні талантами.

Наприклад, HRIS може допомогти автоматизувати та оптимізувати такі процеси, як облік робочого часу працівників, а коли ці дані інтегровані в систему HRMS, дані про облік часу можна аналізувати для підвищення продуктивності та планування, а в свою чергу – навіть для того, щоб ефективніше автоматизувати завдання в HRIS.

Знання того, які з цих програмних рішень найкраще підходять для вас, насправді не настільки заплутане, як це може звучати. Це просто питання того, щоб поглянути на те, де зараз знаходиться ваша компанія, і де ви хотіли б перебувати в більш довгостроковій перспективі. А потім вибирати HR-рішення, які можуть служити вам сьогодні і масштабуватися з вами завтра.

Чим займаються інформаційні системи HR?

Найкращі хмарні рішення HRIS підтримують різноманітні процеси та взаємодії з персоналом. Технологія забезпечує розумну автоматизацію робочих процесів по всьому бізнесу, в тому числі:

Адміністрування пільг

• Автоматизоване адміністрування пільг
• Можливості самообслуговування, щоб працівники могли отримувати доступ, редагувати та дізнаватися про переваги

Час і відвідуваність

• Точний контроль за відсутністю працівників
• Підвищити адміністративну ефективність за допомогою профілів часу для визначення відпусток працівників, графіків роботи та премій.
• Автоматичні обчислення часу та оплати за профілем працівника

Вбудована локалізація

• Адаптація до специфічної для країни практики ведення бізнесу та законів з автоматичними правовими та регуляторними змінами
• Комплексна інвентаризація вимог глобалізації та локалізації для окремих країн

Самообслуговування працівників

• Можливості самообслуговування, які підвищують продуктивність персоналу
• Інтегровані кадрові дані на єдиній платформі
• Відстежувана ключова інформація HR на основі специфічних для країни вимог
• Надайте працівникам персоналізовану сторінку профілю, де вони можуть керувати пільгами та переглядати їх, запитувати час відсутності тощо

Організаційні структури

• Аналітика для аналізу в реальному часі всього персоналу
• Визначте критичні позиції та швидко внесіть корективи в робочу силу для усунення прогалин
• Візуалізувати організаційні структури

Переваги хмарної системи HRIS

На додаток до базової функціональності сучасної HRIS, хмарні системи легше інтегруються з вашими існуючими системами. Вони масштабовані та можуть легко доповнюватися новими інноваціями та функціями безпеки.

Нижче наведено лише деякі з загальних переваг інтегрованої хмарної системи HRIS:

• Робить HR адміністратора швидшим і точнішим: при роботі з засобами до існування людей немає ніякої різниці для помилок. Завдяки своїй здатності автоматизувати та оптимізувати завдання адміністратора, програмне забезпечення HRIS може звільнити HR-групи від затримок і неточностей, що виникли в ручних і паперових системах.
• Покращує досвід працівників: Роботодавці іноді забувають, як важливо, щоб їхні команди могли бачити статус своїх пільг, виплат та часу відсутності. Інструменти HRIS дозволяють працівникам безпосередньо отримувати доступ до своєї особистої інформації, створювати звіти та видавати запити — все це без незручностей і часу, необхідного для проходження відділу кадрів.
• Покращує ефективність: рішення HRIS пропонують широкий спектр інструментів самообслуговування, які значно мінімізують потребу в електронних та паперових формах та процесах затвердження. Графіки, потоки операцій, запити про час відсутності тощо — можна автоматизувати та керувати в режимі реального часу та миттєво.
• Підтримує комплаєнс-зусилля: З підвищенням віддаленої роботи та культурним зрушенням у бік більшої чутливості та судових процесів, бізнес повинен бути впевненим, що вони на правій стороні глобальних правил праці та зайнятості. Cloud HRIS допомагає гарантувати, що всі кадрові операції знаходяться в межах відповідності та допомагають підтримувати свої робочі сили.
• Зберігає все безпечно: у HR-файлах є одні з найбільш конфіденційних і дорогоцінних даних у вашій компанії, включаючи медичні та фінансові записи та подробиці працівників. У минулому, коли ці дані зберігалися на ноутбуках або незахищених базах даних, існував постійно присутній ризик компромісу. Сьогоднішні інтегровані системи HRIS мають вдосконалені протоколи безпеки, побудовані для того, щоб допомогти мінімізувати ризики кібербезпеки.

Як хмарна інтеграція HRIS підтримує основні процеси керування персоналом

У той час як системи HRIS допомагають централізувати та оптимізувати HR-процеси та адміністрування, існує багато інших основних функцій, які виконуються одночасно, такі як підбір персоналу, навчання та планування. І вам не обов’язково бути спеціалістом з персоналу, щоб побачити, наскільки це може бути корисно для всіх цих важливих функцій, щоб бути уніфікованими та централізованими. Проте, коли організації працюють із застарілими системами та відключили програмні програми HR, вони змушені використовувати ручні процеси для пошуку інструментів та інформації в організаційних сховищах.

Кращі хмарні системи HRIS не тільки дозволяють інтегруватися з вашим основним ERP, вони для цього побудовані. Наприклад, хмарна ERP-система керує широким спектром щоденних бізнес-операцій і побудована для інтеграції безлічі розрізнених бізнес-процесів. Об'єднуючи міжділові дані, ERP забезпечують єдине джерело істини та забезпечують надійну цілісність даних. Таким чином, коли ваші основні HR-процеси та HRIS інтегровані зі швидкістю та аналітичним потенціалом сучасної ERP на базі штучного інтелекту, ви отримуєте найкраще з обох світів.

Приклади HRIS в операції

Лише кілька років тому це були здебільшого найбільші організації, які використовували рішення HRIS. Але в міру зростання популярності інтегрованих хмарних систем вона стає все більш можливою для менших і зростаючих організацій, щоб використовувати переваги та ефективність HRIS.

Ось кілька прикладів компаній, які оптимізували процеси HR за допомогою HRIS:

• Sun Communities, один із найбільших у світі трастів інвестицій у нерухомість, перетворив свої кадрові операції з SAP SuccessFactors на підтримку понад 3800 працівників у 670+ об’єктах нерухомості. Компанія оптимізувала інтеграцію нових працівників, покращила відповідність вимогам і створила більш пов'язану та мотивовану робочу силу.
• Volkswagen, світовий автомобільний лідер, гармонізував свої HR-процеси по фрагментованому ландшафту на єдину платформу. Понад 40 країн тепер підтримуються локалізованим основним відділом кадрів і відповідністю.

Досліджуйте програмне забезпечення HRIS сьогодні

Сучасні компанії шукають уніфіковане, глобальне, основне HR-рішення— таке, що пропонує клієнтський досвід і підтримує аналіз та автоматизацію даних у режимі реального часу. Оскільки робочі сили стають більш розподіленими, програмне забезпечення HRIS має глобалізуватися разом з ними, забезпечуючи глибоку локалізацію та дотримання вимог у різних країнах. І оскільки бізнес-моделі змінюються та розвиваються, компанії вимагають гнучкості та простоти, що забезпечується широким спектром дійсно актуальних і потужних пребудов, допомагаючи їм надійно та швидко впроваджувати нові процеси та додатки.

ЗіВ HRIS