З постійними коливаннями на світових ринках постачання — і швидко мінливими вимогами бізнесу — закупівлі стали неймовірно складними. Компаніям потрібен кращий спосіб проактивно керувати своєю базою постачання та оптимізувати витрати на закупівлю. Саме тут світить категорійний менеджмент — і чому він стає критичною найкращою практикою для стількох бізнесів сьогодні.

Визначення керування категоріями

Керування категоріями – це процес закупівлі товарів і послуг шляхом їх групування в категорії на основі схожих ознак, таких як тип, вартість, постачальник, ризик, місцезнаходження або відділ. Цей процес полегшує розуміння та контроль загальної вартості володіння для кожної категорії, а також максимізує економію та вартість для кожної покупки. За допомогою керування категоріями компанії також можуть оптимізувати заготівельний процес, зміцнити відносини з постачальниками, покращити аналіз витрат, зменшити ризик тощо.

Еволюція категорійного менеджменту

Керування категоріями було розроблено в 1980-х роках і історично було ручним завданням, з відключеними та трудомісткими кроками, виконаними в ізольованих електронних таблицях, документах і презентаціях. Час, витрачений на збір даних вручну, а також аналіз і звітність про них, означав, що закупівельні групи мали менше часу на реалізацію стратегії та вартості.

Швидко до сьогоднішнього дня: програмне забезпечення для управління категоріями може автоматизувати та прискорити багато кроків у цьому процесі. Це допомагає менеджерам категорій аналізувати велику кількість даних і оптимізувати розробку, виконання та моніторинг стратегій категорій, щоб вони могли стати набагато ефективнішими та стратегічними у своїх щоденних завданнях. Сучасні рішення пропонують інформацію про категорії, рекомендації щодо процесів, шаблони, рекомендації на основі штучного інтелекту та багато іншого, щоб допомогти менеджерам досягти цілей керування витратами та часто перевищувати їх.

Керування категоріями порівняно зі стратегічними закупівлями

Терміни керування категоріями та стратегічне визначення джерела іноді використовуються взаємозамінно, але вони не є однаковими. Стратегічне визначення джерела поставки - це заготівельний процес, орієнтований на вибір потрібних постачальників і узгодження найкращих цін для досягнення короткострокових організаційних цілей. Першочерговою метою стратегічного визначення джерела є зниження витрат. З іншого боку, управління категоріями сегментує закупівлі в категорії, щоб допомогти менеджерам визначити можливості для економії коштів і підвищення якості, продуктивності постачальників та ефективності. Керування категоріями — це безперервний процес, який проводиться протягом тривалого часу, і часто включає стратегічне визначення джерела поставки як ранній крок.

Перші 6 переваг управління категоріями

Частково завдяки меншій кількості надлишків і простішим переговорам з постачальниками, керовані категоріями закупівлі пропонують безліч унікальних переваг, які можуть допомогти закупівельним групам запустити більш тісне судно та визначити нові можливості:

1. Покращені аналітичні дані. Завдяки категоризованим витратам і єдиній контакті для всіх пов’язаних постачальників компанії можуть отримати більше уявлення про витрати, продуктивність постачальника та потенційні проблеми з логістичним ланцюгом. Крім того, глибоке знайомство з контрактами, цінами та ринковими тенденціями можна використовувати для прийняття кращих, вигідніших рішень щодо закупівель.
2. Збільшення заощаджень. Спираючись на свій досвід у категорії та аналітичні дані, що стало можливим завдяки категоризації, менеджери можуть домовлятися про кращі ціни та покращувати продуктивність, щоб зменшити витрати. А оскільки менеджери купують на тривалий термін, то можуть скористатися економіками масштабу, щоб ще більше заощадити.
3. Зменшений розмір ризику. Завдяки глибокому розумінню кожного постачальника та ефективним довгостроковим робочим відносинам групи категорій можуть більш активно підходити до управління постачальниками та знижувати ризик боротьби з невідомими або безстроковими постачальниками.
4. Більша ефективність закупівель. Завдяки перевіреним часом, цифровізованим та автоматизованим процесам, команди можуть швидше реагувати на зміни ринку та звільняти час для операцій з доданою вартістю.
5. Краще дотримання зобов'язань ESG та SR. Вирівнювання цілей категорій, прозорість і моніторинг полегшують компаніям дотримання зобов’язань щодо екологічної та соціальної відповідальності.
6. Збільшення витрат під управлінням. За допомогою інтелектуальної автоматизації заготівля може керувати більшою кількістю категорій і в кінцевому підсумку збільшувати витрати під керуванням.

Типи категорій закупівель

Групування категорій може відрізнятися від бізнесу до бізнесу залежно від їхньої галузі, політики витрат і конкретного ринку. Як правило, кожна категорія закупівлі складається з групи продуктів або послуг, які мають схожі характеристики, такі як тип, постачальник, вартість, місцезнаходження або відділ. HR, технології, технічне обслуговування та відрядження, наприклад, є звичайними категоріями.

Також прийнято розділяти прямі та непрямі витрати на свої власні категорії. Прямі витрати стосуються предметів, необхідних для основних бізнес-продуктів і послуг, таких як сировина та пакувальні матеріали. На відміну від цього, непрямі витрати стосуються товарів і послуг, які підтримують повсякденні ділові операції, такі як канцелярські товари. Групування непрямих витрат, яке часто керується в елеваторах у всьому бізнесі, може допомогти стандартизувати та знизити непрямі витрати на закупівлю.

Деякі компанії звертаються до глобального стандарту, як-от Стандартний код продуктів і послуг Організації Об’єднаних Націй (UNSPSC), щоб отримати вказівки щодо визначення своїх категорій, але більшість із них створюватимуть власну внутрішню таксономію витрат. Незалежно від точного складу категорій, успішне керування категоріями передбачає застосування стандартної структури для сегментації товарів і послуг, необхідних для ведення бізнесу.

3 ключові кроки в процесі керування категоріями

Хоча процес може відрізнятися в різних організаціях, управління категоріями зазвичай включає в себе три кроки:

1. Визначте профілі категорій. Для початку команди аналізують поточні витрати та зважують ряд факторів — від ризиків і правил до бізнес-логіки — для визначення категорій. Результатом є консолідована таксономія категорій для закупівлі, яку можна використовувати в організації.
2. Структура та стратегія планування. На цьому кроці групи оцінюють свої категорії на основі розрахунку ціни, продуктивності постачальників, прогнозів попиту та пропозиції та інших факторів, а також визначають можливості для оптимізації витрат і збільшення вартості. На основі цієї інформації вони створюють основну стратегію для досягнення цілей кожної категорії, розбиті на конкретні тактики та фази.
3. Виконуйте стратегію та відстежуйте результати. Нарешті, запускається стратегія і результати, постійно відстежуються постачальники, потреби бізнесу та ринки, тому команди можуть швидко реагувати на зміни та оптимізувати стратегії категорій за потреби.

На що звернути увагу в програмному забезпеченні управління категоріями

Програмне забезпечення для керування категоріями призначене для централізації, цифровізації та оптимізації процесів для всіх стратегій категорій, а також для надання дієвих аналітичних даних, щоб відточити та покращити їх. Для цього найкращі рішення містять як мінімум такі можливості:

• Автоматизація. Інтелектуально автоматизовані процеси для створення профілів витрат категорій та розробки та виконання стратегій.
• Покрокове керівництво. Системні рекомендації, керовані процеси та шаблони найкращих практик, інструменти та структури.
• Моніторинг і аналітика в режимі реального часу. Можливість моніторингу та аналізу ринкової інформації, категорій, цін, продуктивності постачальників, результатів тощо в режимі реального часу.
• Виконання стратегії. Інструменти для легкого перетворення стратегій, планів та ініціатив у проєкти визначення джерела поставки або події.
• Інтеграція. Бездоганна інтеграція з рішеннями Source-to-Pay та іншими рішеннями для управління постачальниками.
• AI. Вбудований аналіз можливостей на основі штучного інтелекту та рекомендації на основі даних про витрати та інших факторів, а також план інтеграції з великими мовними моделями, такими як ChatGPT, щоб допомогти у створенні стратегії.

Найкращі практики для ефективної стратегії керування категоріями

Розробка стратегії виграшної категорії може бути досягнута швидше за допомогою наступних найкращих практик:

• Створити виділеного менеджера категорії та команду. Оскільки великі категорії та стратегічні сфери витрат вимагають часу та спеціалізації, наявність спеціальної команди, що складається з обізнаних зацікавлених сторін з відповідних відділів, робить більш ефективним процес. Менеджер категорій відповідає за нагляд і розуміння ринку, правил і цінових тенденцій для всієї категорії, а також за розробку короткострокових, середніх і довгострокових планів.
• Створіть несуперечну таксономію в організації. Це важливий крок для отримання кращого розуміння та видимості витрат. Деякі організації будуть використовувати універсальні стандарти, такі як UNSPC як керівництво, але частіше компанії створюватимуть власні внутрішні категорії, які краще відповідають їх унікальним цілям або галузевим потребам.
• Використовуйте автоматизовані рішення для централізації даних про витрати. З одним місцем для відстеження та моніторингу даних легше знайти та повідомити про важливі аналітичні дані, а також посилити практику управління.
• Технологія управління категоріями Harness. Використовуючи технології, такі як ШІ у заготівлі, групи можуть легше виявляти шаблони, автоматично класифікувати витрати, організовувати постачальників за категоріями, встановлювати еталони, складати рекомендації, автоматизувати завдання тощо.
• Тримайте зацікавлені сторони залученими і в циклі. За допомогою інструментів аналітики та програмного забезпечення для передачі виграшів і можливостей легше отримати участь зацікавлених сторін і узгодити їх з організаційними цілями.
• Створюйте динамічні відносини з постачальниками. Зосередьтеся на загальній вартості, а не просто витратах, і відкрито співпрацюйте, щоб створити хороші робочі відносини.
• Включіть дані третьої сторони. Розробіть механізм використання релевантних зовнішніх точок даних від сторонніх постачальників для доповнення вашої стратегії категорій.
• Постійно відточуйте процес життєвого циклу категорії. Покращити внутрішній і зовнішній аналіз даних, збираючи специфічну для категорії розвідку, покращуючи стратегію та проводячи періодичні перевірки.