Автоматизація AP: що це таке і як вона працює

Інтерес до автоматизації кредиторської заборгованості (AP) досить точно відображає загальний настрій серед сьогоднішніх лідерів бізнесу: хоча там багато нових можливостей, конкуренція ніколи не була запеклішою і просто немає більше дороги для важких процедур або неефективних операцій. Завдяки дивовижним можливостям сучасних технологій, керованим штучним інтелектом, а також більшій зосередженості на рівності та стратегії, автоматизація процесів дійсно прийшла в своє, і компанії швидко реалізують свою силу, щоб отримати їх з-під ваги паперових важких практик і помилок, схильних до ручних бухгалтерських завдань.

У своєму останньому опитуванні Інститут фінансових операцій та лідерства (IFOL) виявив, що 56% команд AP витрачають понад 10 годин на тиждень лише на обробку рахунків-фактур вручну. І як всім відомо, такий вид введення даних може призвести до помилок, які коштують вам грошей і часу. Насправді, якщо ви щось подібне до респондентів у звіті IFOL, ви погодитеся, що «помилки даних, винятки та розбіжності» ранжуються в самому верху ваших бухгалтерських проблем. На щастя, це види проблем, які автоматизація кредиторської заборгованості може легко вирішити.

Що таке автоматизація AP?

Автоматизація кредиторської заборгованості використовує потужні технології, керовані ШІ, щоб допомогти вам оптимізувати та покращити процеси кредиторської заборгованості від кінця до кінця. Він починається з електронних рахунків-фактур, які можна отримати хоча б портал, безпосередньо від постачальника, або конвертувати з паперових в цифрові формати. Потім процес дозволяє швидко перевіряти основні дані та легко зіставляти рахунки-фактури з документами заготівлі, такими як замовлення на купівлю та надходження товарів, що призводить до швидких схвалень і своєчасних платежів.

Цей процес зменшує потребу в ручному втручанні, що потім знижує ризик помилок і підвищує загальну ефективність. Найкращі рішення для автоматизації AP підтримують обробку даних у режимі реального часу та впевнене прийняття рішень, які мають вирішальне значення для підтримки грошових потоків та фінансового стану вашої організації. І коли ви швидші та точніші під час обробки транзакцій, це не лише спрощує ваші операції, але й зміцнює ваші відносини з постачальниками.

Пайові камені кредиторської заборгованості на паперовій основі

Паперові та ручні процеси AP можуть перетягувати операційну ефективність вашої організації. Вони визначають доступність інформації про рахунок-фактуру та статус платежу як для вас, так і для ваших постачальників. Вони зливають ресурси завдяки ручній обробці, введенню даних та узгодженню. І коли ваші команди ганяються за паперами та відкривають виклики статусу оплати, вони не виконують більш стратегічних і нагальних завдань. Це може призвести до постачальників, які відчувають стрес і нещастя, і це безпосередньо впливає на ваш бізнес, від ваших переговорних повноважень до вашої можливості використовувати знижки на дострокову оплату.

Переваги автоматизації КЗ

Швидкість. Точність. Ефективність. Це перші речі, які люди асоціюють з автоматизацією процесів. Але коли інтегровані бізнес-рішення поєднуються з сучасними найкращими практиками AP, результат виходить за межі ландшафту AP і допомагає підтримувати більшу співпрацю та видимість для всіх ваших команд і зацікавлених сторін. Ось лише деякі з ключових переваг, які ви можете зрозуміти, коли автоматизуєте весь процес виставлення рахунку до оплати:

• Підвищена ефективність: Шляхом вимірної та змістовної оптимізації процесу фактурування та оплати автоматизація AP скорочує час, необхідний для схвалень, і збільшує загальну продуктивність.
• Зниження витрат: Автоматизація значно скорочує витрати на обробку рахунків-фактур шляхом мінімізації ручного введення та пов'язаних з ними витрат на робочу силу, а також зменшення витрат, пов'язаних зі зберіганням та обробкою документів.
• Краще керування грошовими потоками: автоматизація процесів AP призводить до прискорення циклів платежів, можливостей для знижок на дострокову оплату та аналізу на вимогу балансів, які допомагають збільшити оборотний капітал та оптимізувати грошовий потік.
• Покращення відносин з постачальниками: Крім забезпечення більш своєчасних платежів, автоматизація AP відкриває шлях до переконливо прогнозованих процесів і надійних каналів зв'язку — побудови кращих відносин з постачальниками та задоволення.
• Несуперечність глобальним нормативним актам: централізуючи оновлені дані про відповідність з усього світу, ви можете значно знизити ризик і розширити можливості швидших рішень, коли зазнають нових глобальних можливостей.
• Підвищена точність: більшість помилок ненавмисні… але не всі з них. Інтегровані інструменти автоматизації AP можуть допомогти вам запобігти випадковим помилкам, а також виявити шахрайські, перш ніж вони відбудуться.
• Керуйте рахунками-фактурами не за замовленням на закупівлю та рахунками-фактурами за послуги. Сила ШІ та машинного навчання означає, що сьогоднішні системи автоматизації AP можуть об’єднувати та обробляти різні розрізнені набори даних, не пропускаючи жодного удару.

Що таке автоматизація процесу кредиторської заборгованості?

Автоматизація процесу кредиторської заборгованості - це метод мінімізації втручання людини та усунення схильних до помилок завдань з процесу кредиторської заборгованості або торгової кредиторської заборгованості. Це робиться за допомогою програмного забезпечення для кредиторської заборгованості, інтегрованого з онлайн-бізнес-мережею, яка цифрово з'єднує торгових партнерів.

Як працює автоматизація процесу кредиторської заборгованості?

Ранні інструменти автоматизації процесів були більше схожі на роботів конвеєра, ніж на будь-що інше. Вони зробили одну річ знову і знову і не дуже добре реагували на будь-які відхилення або складнощі. AI і хмарно пов'язані мізки в сучасних рішеннях AP їдять складність для сніданку. Вони легко навчаються та обробляють різні типи даних — забезпечуючи налаштовувані робочі процеси та звітність на вимогу. Нижче наведено кілька основних гравців у кращих на сьогодні системах автоматизації AP:

• Штучний інтелект (ШІ) і машинне навчання (ML): Завдяки цим технологіям в своїй основі системи автоматизації AP покращуються з часом, вивчаючи історичні дані. Це дозволяє швидко ініціювати навіть найскладніші робочі процеси — підвищуючи точність і швидкість по всій платі.
• Оптичне розпізнавання символів (OCR): OCR перетворює зображення набраного, рукописного або друкованого тексту в машинно закодований текст, як правило, зі сканованого документа. Застосування ШІ помітно покращило точність і гнучкість своїх можливостей.
• Роботизована автоматизація процесів (RPA): замість фізичних роботів, RPA використовує програмних роботів (ботів) для автоматизації повторюваних ручних завдань. Як і все інше, за останні кілька років ці боти надзвичайно еволюціонували і тепер можуть виконувати більш складні та непередбачувані завдання.
• Цифрова автоматизація потоку операцій: це передбачає створення автоматизованих шляхів схвалення рахунків-фактур, коли рахунки-фактури спрямовуються в електронному вигляді на основі певних критеріїв, таких як сума рахунка-фактури, постачальник або місце виникнення витрат, щоб відповідна особа могла схвалити потрібний рахунок-фактуру в потрібний час.
• Електронний обмін даними (EDI): EDI дозволяє обмінюватися бізнес-документами від комп'ютера до комп'ютера в стандартному електронному форматі між діловими партнерами. Це допомагає підвищити точність і швидкість, а також забезпечує суворіший контроль конфіденційності та безпеки.

Які завдання кредиторської заборгованості можна автоматизувати?

У кожної компанії будуть свої унікальні протоколи і робочі процеси. У наведеному нижче списку просто описуються деякі завдання, які найчастіше автоматизовані:

• Введення даних і захоплення рахунків-фактур: зазвичай технологія OCR у поєднанні з штучним інтелектом використовується для швидкого та точного захоплення даних рахунків-фактур, а також будь-яких інших паперових документів, які потрібно оцифрувати.
• Зіставлення та перевірка рахунків-фактур: Автоматизовані системи зіставляють рахунки-фактури з відповідними замовленнями на закупівлю та квитанціями, перевіряючи точність перед подальшою обробкою. Це забезпечує здійснення платежів лише за перевіреними операціями, що посилює фінансовий контроль.
• Маршрутизація схвалення та потоки операцій: попередньо визначені правила встановлюються для процесів схвалення рахунків-фактур, переконавшись, що потрібні документи йдуть потрібним людям (з правильним рівнем безпеки).
• Планування та виконання платежів: Автоматизовані системи планують платежі на основі строків виконання та стратегій грошових потоків компанії. Потім вони виконують платежі, керують електронними переказами фондів, оптимізують фінансові ресурси та дотримуються регіональних норм.

Як автоматизувати кредиторську заборгованість

Це не системні збої, які руйнують проекти цифрової трансформації — це погане планування та погана комунікація. Ці перевірені стратегії можуть допомогти вам створити та виконати успішний проєкт автоматизації AP:

• Оцініть поточні процеси КЗ та визначте розриви. Почніть з ретельної перевірки існуючих процесів кредиторської заборгованості, щоб визначити неефективність і сфери, які можуть отримати вигоду від автоматизації. Ця оцінка допоможе визначити конкретні потреби та встановити етап для індивідуального рішення автоматизації.
• Виберіть потрібне програмне забезпечення для автоматизації AP. Виберіть програмне забезпечення, яке відповідає конкретним потребам вашої організації. Розглянемо такі фактори, як сумісність з існуючими системами, простота використання, масштабованість і можливість підтримки глобальних операцій, якщо це необхідно.
• Налаштування цифрового захоплення рахунків-фактур (OCR та електронного фактурування): Впроваджуйте такі технології, як OCR та електронне фактурування, щоб перейти від паперових до цифрових форматів, фундаментальний процес для зменшення ручного введення даних і підвищення точності.
• Налаштуйте автоматизовані потоки операцій та ієрархії схвалення: встановіть чіткі правила та потоки операцій для обробки рахунків-фактур і схвалень. Вони мають бути розроблені для оптимізації процесів, зменшення затримок і забезпечення відповідності політикам компанії.
• Побудувати міцну комунікацію, зворотний зв'язок і стратегію навчання: найкращі інтеграції програмного забезпечення відбуваються, коли менеджерам потрібен час, щоб дізнатися больові точки і списки побажань всіх своїх основних команд. Знайдіть час, щоб повідомити цілі вашої компанії зверху вниз і обґрунтування вибору нових рішень. Реструктурувати ролі та обов’язки для забезпечення того, щоб автоматизація не забирала робочі місця, але звільняла ваші команди, щоб розвивати більш стратегічні та ринкові навички.

Як вибрати програмне забезпечення для автоматизації AP

Коли ви зіткнетеся з безпрецедентною конкуренцією та невизначеними ринковими силами, ви повинні скористатися кожною можливістю, яку ви можете, щоб бути легшими та швидшими, а також отримати більший аналіз даних та видимість кожної частини вашої операції. Технології, які, всього кілька років тому, були б «приємно мати», тепер стали б необхідними. Як ніколи важливо, щоб ви розробляли поінформовану та довгострокову стратегію формування технологічного портфеля, який точно відповідає вашим унікальним потребам, і легко дозволяє масштабувати та зводити його за допомогою зсуву бізнес-ландшафту. Нижче наведено лише кілька кроків, пов'язаних з оцінкою програмного забезпечення для автоматизації AP:

• Зрозумійте свої вимоги до процесу AP: чітко визначте ваші потреби в автоматизації, включаючи основні функції, які будуть вирішувати конкретні проблеми в рамках ваших поточних процесів.
• Оцініть масштабованість і гнучкість: переконайтеся, що програмне забезпечення може забезпечити зростання та адаптуватися до мінливих бізнес-процесів і правил.
• Забезпечте можливості інтеграції з існуючими системами: Програмне забезпечення має легко інтегруватися з існуючими вами ERP та фінансовими системами, щоб підтримувати несуперечність даних і спрощувати операції в межах бізнес-функцій.
• Пріоритети зручності для користувача та інтуїтивно зрозумілих інтерфейсів: Виберіть програмне забезпечення з інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом, щоб мінімізувати криву навчання та максимізувати швидкість прийняття серед вашого персоналу. Зручність для користувача є ключем до повного використання функцій програмного забезпечення.
• Оцініть функції безпеки та відповідності вимогам. Важливо, щоб програмне забезпечення мало сильні заходи безпеки для захисту конфіденційних фінансових даних, а також щоб воно підтримувало дотримання нормативних вимог у всіх країнах, де працює ваша компанія.
• Перевірити репутацію вендора та послуги підтримки: дослідити репутацію вендора на ринку та якість його підтримки клієнтів. Надійне обслуговування клієнтів має важливе значення для швидкого вирішення проблем та забезпечення безперервної роботи системи.

Поділитися цією статтею

Перегляньте пов’язаний контент

Читати далі