Огляд системи відстеження кандидатів

Система відстеження кандидатів (ATS) – це програмний застосунок для керування персоналом (HR), який допомагає організаціям керувати завданнями з підбору персоналу та найму в цифровому вигляді. Вона служить центральною базою даних для інформації про посаду та кандидата, де керуються заявки на відкриття вакансій, публікації та заяви, а претенденти перевіряються та вибираються.

ATS підтримує виконання загальних завдань, таких як створення описів посад, публікація вакансій на кар'єрних сайтах і порталах вакансій, сканування резюме, планування співбесід, збір відгуків, виконання фонових перевірок і генерування листів пропозицій з електронними підписами.

Система також керує досвідом для претендентів на посаду. Це включає пошук вакансій, подання заяв онлайн, перевірку статусу заяви, а також генерування сповіщень претендентам.

Що робить система відстеження кандидатів?

ATS діє як база даних для претендентів на посаду, автоматизуючи та керуючи потоками операцій, пов'язаними з процесом підбору персоналу. Це дозволяє менеджерам з найму та рекрутерам скоротити обсяг отриманих резюме, щоб вони могли зосередити свій час на найбільш кваліфікованих претендентах.

Маючи можливість програмувати бізнес-правила в ATS, компанії можуть гарантувати, що вони дотримуються найкращих практик найму, захищаючи персональні дані заявників.

Хто використовує систему відстеження кандидатів?

Компанії всіх розмірів і галузей використовують системи відстеження кандидатів для організації, пошуку та комунікації з претендентами на посаду та керування процесом подання заяви на вакансію. Хоча раніше домен великих компаній Fortune 500 через пов'язані з ними витрати та вимоги до інфраструктури, сьогодні менші організації можуть використовувати економію витрат на пропозиції програмного забезпечення як послуги (SaaS) у хмарі.

Чому ATS важливий?

АВР прискорює процес найму. Переходячи від офлайн і паперових процесів до автоматизованого цифрового процесу, завдання з підбору персоналу та найму оптимізуються, звільняючи час і забезпечуючи справедливі та найкращі практики найму.

Ось кілька прикладів того, як система відстеження кандидатів може принести користь організації:

• Більше претендентів: ATS полегшує шукачам роботи пошук роботи та подання заяв онлайн, збільшуючи загальну кількість заявок.
• Швидкі цикли прийому на роботу: рекрутери можуть швидко шукати весь конвеєр претендентів, підбираючи кандидатів, що представляють інтерес, і інвестуючи свій час у більш цінну роботу, таку як скринінг інтерв'ю, рекомендації та пропозиції.
• Велика співпраця із зацікавленими сторонами: на етапі співбесіди менеджери з прийняття на роботу перевіряють і надають відгуки про кандидатів в рамках ОВД. Бізнес-правила можна налаштувати для автоматизації прогресу кандидатів через етапи відбору та прийняття на роботу.

Еволюція систем відстеження кандидатів

Перед інтернетом вакансії рекламувалися в секретних газетах і галузевих виданнях. Процес був паперовий, що робило його трудомістким і складним в управлінні. Претендентам на посаду не вдалося легко визначити статус заяви. Рекрутери та менеджери з найму, через великий обсяг паперових заяв, не змогли визначити найбільш кваліфікованих претендентів.

З цифровими та онлайн-технологіями подати заявку на роботу стало набагато простіше. Глобальні сайти з працевлаштування просували можливості працевлаштування людям по всьому світу. Раптом рекрутинг став об'ємним бізнесом.

Перші системи відстеження кандидатів були розроблені в кінці 1990-х років і розміщувалися на території. Системи зосереджені на обробці та зберіганні величезної кількості отриманих резюме, забезпечуючи при цьому відповідність та узгодженість у практиках найму. Рекрутери та менеджери з найму також відчули вплив такого великого обсягу додатків і незабаром ці системи розвинулися для підтримки попереднього скринінгу, сканування, синтаксичного аналізу, автоматизованих сповіщень та аналітики.

Сьогодні системи відстеження кандидатів переважно розгортаються в хмарі і пропонуються як програмне забезпечення як послуга, або SaaS, рішення, з можливостями ШІ. ATS на основі хмари усуває великі витрати на впровадження та неефективні процеси, зменшуючи залежність від ІТ.

Технологія ATS розвинулася на підтримку сучасних вимог до підбору персоналу, які можуть включати:

• Потоки операцій, що підтримуються ШІ: спрощуйте прийняття на роботу за допомогою звірення на основі ШІ, автоматизованого скринінгу, планування співбесід і керування цифровими пропозиціями для прискорення рішень і підтримки планування персоналу.
• Віртуальний рекрутинг: підтримка віддалених робочих місць і рекрутингових зусиль, таких як кар'єрні сайти, комунікація з кандидатами, пропозиції та співбесіди.
• Масовий рекрутинг: залучайте, екрануйте та наймайте великі обсяги претендентів швидко для певних галузей, таких як охорона здоров'я, продукти харчування, електронна комерція та технології.
• Великі обсяги претендентів: Екранувати великі обсяги претендентів на конкретні дебюти.
• Внутрішній рекрутинг: визначити співробітників для просування внутрішнього просування.
• Різноманітність та інклюзія: Забезпечте узгодженість з ініціативами компанії з найму та неупередженими практиками підбору персоналу.

ATS підтримує процес підбору персоналу від публікації відкриття вакансії до презентації листа з пропозицією. Оскільки дані про набір персоналу є особистими даними, системи відстеження кандидатів також допомагають компаніям залишатися відповідними законодавству про захист даних, таким як GDPR.

Випадки використання для ATS

Найактивнішими користувачами ATS є фахівці з набору персоналу. Вони використовують систему щодня, щоб керувати заявками на вакансії, публікувати вакансії, переглядати претендентів і керувати прогресом кандидатів на етапах підбору та прийняття на роботу.

Менеджери з прийняття на роботу використовують ATS для участі в процесі підбору персоналу. Система надає їм прямий доступ до активних вимог до вакансій, щоб переглядати описи посад, претендентів і резюме, а також переглядати статус кожного кандидата. Інформація генерується з ОВД для підготовки та проведення співбесід, а також для зберігання кількісного та якісного зворотного зв'язку після співбесіди.

Кандидати на посаду використовують ATS для пошуку вакансій, подання заяв на вакансії, перевірки статусу заяви та прийняття пропозицій роботи.

На що звернути увагу при розгляді АТС

Системи відстеження кандидатів пропонуються як автономні рішення або можуть бути включені як частина наскрізної програмної платформи для підбору персоналу, яка містить можливості для керування відносинами з кандидатами (CRM).

Програмне забезпечення CRM часто використовується паралельно з ATS. Але на відміну від ATS, ці системи використовуються для залучення талантів і побудови відносин з претендентами, які перейшли до статусу кандидата. Системи керування відносинами з кандидатами зосереджені на залученості кандидатів і створенні загального позитивного досвіду підбору персоналу.

Деякі організації віддають перевагу простоті автономної заявки ATS для керування даними кандидатів. Однак цей варіант дає деякі обмеження. У той час як достатньо для обробки активних кандидатів, ці системи не забезпечують можливості, необхідні для залучення та виховання пасивних талантів.

Програмне забезпечення для підбору персоналу, яке включає функції ATS та CRM, забезпечує найбільшу гнучкість і ефективність у всьому шляху від застосунку до кандидата. Комбіновані переваги включають:

• Доступ до розширених кар'єрних веб-сайтів
• Налаштовані цільові сторінки
• Маркетингові кампанії електронною поштою
• Більші кадрові потенціали
• Більший інтерес та залученість від кандидатів, внесених до короткого списку
• Швидші цикли прийняття на роботу
• Більша співпраця з внутрішніми пайовиками

Комплексне рішення для підбору персоналу зменшує витрати та виключає складність керування кількома системами паралельно.

Додаткові міркування включають:

• Масштабованість: потреби найму організації коливатимуться, тому програмне забезпечення має бути гнучким і масштабованим.
• Інтеграція: заздалегідь визначте, як технологія буде інтегруватися з іншим програмним забезпеченням для підбору персоналу, а також загальною технологічною інфраструктурою людських ресурсів. Ці інтеграції сприятимуть усуненню процесів обробки даних вручну та можливості поєднувати дані про набір персоналу з даними працівників.
• Вимоги користувача: Розгляньте всіх користувачів — претендентів, рекрутерів, менеджерів з найму — і переконайтеся, що ATS може забезпечити ефективний і позитивний досвід для всіх.

Які можливості платформи наскрізного набору персоналу, яка включає в себе ATS і CRM?

Ось огляд комбінованих функцій і функцій, які ви можете використовувати за допомогою комплексного рішення з підбору персоналу:

Проводка штатної посади

• Створити описи посад, які підкреслюють бажані компетенції.
• Визначте гендерні упередження та еталони заробітної плати за допомогою автоматизованих сканувань.
• Створити сайт під брендом роботодавця для шукачів роботи.
• Створюйте публікації та керуйте ними на кар'єрних сайтах і порталах вакансій.
• Використовуйте застосунки зі змінною конфігурацією для кожної заявки (мобільне застосування, швидке застосування, багатоетапне).

Перегляд претендентів

• Шукайте зовнішні та внутрішні застосунки за допомогою єдиної бази даних.
• Налаштуйте запитання для скринінгу перед застосунком для кожної проводки.
• Автоматизувати зберігання та аналіз даних résumé, включаючи синтаксичний аналіз.
• Отримуйте автоматизовані сповіщення та попередження, персоналізовані для кожної ролі.
• Забезпечити безпечний доступ для сторонніх агентств.
• Створюйте звіти та аналітику в режимі реального часу протягом усього процесу набору персоналу.

Інтерв'ю з кандидатами

• Плануйте співбесіди та відстежуйте прогрес.
• Зберіть відгук і автоматично консолідуйте оцінки кандидатів.
• Забезпечує безпечний доступ до порталу кандидатів для отримання поточної інформації та статусу.

Прийняття на роботу та інтеграція нових працівників

• Отримуйте доступ до брендованих шаблонів і форм з попередньо заповненими даними.
• Створюйте та представляйте листи з пропозиціями з можливостями електронного підпису для швидшого повернення.
• Автоматизуйте процес інтеграції нових працівників.

Коли організація повинна впроваджувати ATS?

Впровадження ATS має розглядатися організаціями, які швидко зростають і мають амбітні цілі з підбору персоналу, які корелюють із загальною бізнес-стратегією. Додаткові вимоги можуть включати націлювання на спеціалізований набір навичок або роль, яка користується високим попитом, підтримку зусиль з масового набору персоналу або вирішення значної неефективності в HR, де централізована модель даних і автоматизовані потоки операцій заощаджують час і гроші. Такими неефективними можуть бути:

• Зусилля з прийняття на роботу відстежуються в електронній таблиці.
• Одна й та сама публікація вакансії має бути подана вручну на кілька порталів вакансій.
• Час витрачається на перегляд великого обсягу неактуальних заявок.
• Зворотний зв'язок і рішення від команди наймача важко отримати.
• Внутрішні ресурси недоступні для створення, ведення або покращення існуючого кар’єрного сайту.
• Вимірювання вартості підбору персоналу є складним і непослідовним.

Коли я повинен оновити свій ATS?

Багато організацій вирішили перейти з існуючого ATS на програмну платформу наскрізного набору персоналу, включаючи можливості залучення кандидатів у CRM.

Застарілий ATS може призвести до наступної неефективності роботи відділу кадрів:

• На кожне відкриття вакансії подається та сама заява на посаду.
• Велика частка повернення відбувається в межах процесу прийняття на роботу.
• Виховання та залучення кандидатів є складним і неефективним.
• Наявність несвідомого упередження невідома.
• Конкретні стратегії найму, такий масовий найм, внутрішній прогрес і віртуальний рекрутинг, є складними, якщо не неможливими.

Системи відстеження кандидатів, особливо коли вони інтегровані в наскрізні рішення з підбору персоналу, забезпечують сучасну безпечну платформу для HR для залучення, ідентифікації, залучення та найму найкращих кандидатів. ATS усуває трудомісткі ручні процеси, тому зусилля з підбору персоналу можуть ідеально синхронізуватися з прогнозованим зростанням компанії.