Заготівля порівняно із закупівлею — знайте відмінності

При порівнянні заготівлі та закупівлі менше йдеться про те, як вони відрізняються, і більше про те, як вони підходять разом. Закупівлі – це всеосяжна практика; це процедурна та аналітична база, яка лежить в основі вашої діяльності з управління витратами. Закупівля приходить пізніше в цьому процесі, коли due diligence завершено, і настав час фактично ініціювати та завершити транзакції.

Двадцять років тому закупівельні групи більше спиралися на електронні таблиці та ручний аналіз, обмежуючи типи та обсяг аналітичних даних у їхньому розпорядженні. Сьогодні передові технології та програмне забезпечення дозволяють зацікавленим сторонам діяти на більшій розвідці та виявляти стратегічні можливості, які приносять користь бізнесу в цілому. У цій статті ми розглянемо обидві діяльності через призму сучасних практик.

Що таке закупівлі?

Закупівлі спрямовані на пошук та придбання товарів і послуг для задоволення як безпосередніх, так і довгострокових бізнес-потреб. Його основні цілі включають оптимізацію бази постачання, управління витратами протягом життєвого циклу придбаних товарів та підтримку міцних відносин з критичними постачальниками. Найефективніші процеси заготівлі та технології автоматизують керування замовленнями та проведення торгів, а також інтегрують дані, щоб підвищити ефективність, прозорість і відповідність вимогам, підтримуючи ширші бізнес-цілі.

Базові кроки в заготівельному процесі

Хоча кожна компанія має унікальні операційні процедури, процес заготівлі зазвичай включає наступні кроки:

• Визначення та перевірка потреб: цей процес починається з ретельної оцінки конкретних потреб різних відділів у вашій компанії, щоб переконатися, що ваші закупівельні зусилля належним чином узгоджені як з вашими ширшими бізнес-цілями, так і з вашими операційними потребами.
• Дослідження та вибір постачальників за допомогою стратегічних закупівель: найкращі стратегічні практики закупівель є надійними та керуються даними. Вони передбачають організоване дослідження, щоб визначити потенційних постачальників і оцінити їх на основі ваших основних критеріїв (таких як цінність, надійність, етика та якість).
• Керування категоріями. Це передбачає організацію ваших витрат у різні групи продуктів або послуг, щоб мінімізувати витрати та ризики та забезпечити вам реалізацію найкращої вартості для кожної покупки. Він використовує аналітику витрат, щоб визначити можливості для економії та оптимізувати переговори з постачальниками.
• Переговори та управління контрактами: на цьому етапі ви будете обговорювати умови, які регулюють ваші транзакції з вашим постачальником. Зазвичай це включає ціни, графіки поставок, стандарти якості та способи вирішення будь-яких змін або суперечок.
• Поточне управління та оцінка відносин з постачальниками: сильний процес закупівлі не закінчується підписаним контрактом, але передбачає безперервну оцінку та управління відносинами з постачальниками. Окрім встановлення стандартів, це передбачає швидке реагування на будь-які проблеми та визначення чітких наслідків для невідповідності.

Що таке покупка?

Закупівля є більш транзакційним компонентом закупівлі, зосередженою на придбанні фактичних товарів і послуг, необхідних для підтримки роботи. Ця функція передбачає пряму взаємодію з постачальниками для розміщення замовлень і управління поставками та платежами. Найефективніші закупівельні групи також будуть залишатися в курсі постачальників, щоб переконатися, що вони отримують найкращі ціни та варіанти виконання.

Базові кроки в процесі закупівлі

• Заява на купівлю та схвалення: цикл починається із "заяви на купівлю", внутрішнього документа, виданого відділом або особою, який потім має бути переглянутий та схвалений призначеними пайовиками, щоб запит відповідав обмеженням бюджету та бізнес-потребам.
• Вибір вендора та розміщення замовлень: після затвердження відділ закупівель просить та оцінює пропозиції або пропозиції від постачальників, щоб визначити найкращий збіг з точки зору ціни, якості, умов поставки та інших критеріїв. Потім видається офіційне замовлення на купівлю, яке встановлює договірну угоду, яка визначає узгоджені параметри та умови продажу.
• Отримання та узгодження товарів/послуг. Після поставки товарів або послуг відділ закупівель перевіряє та перевіряє, чи все відповідає специфікаціям і стандартам якості, встановленим у контракті, і безпосередньо співпрацює з постачальником для вирішення будь-яких проблем або розбіжностей.
• Обробка платежів: останній крок включає відділ кредиторської заборгованості, який обробляє платіж відповідно до узгоджених умов, тим самим завершуючи цикл закупівлі.

Заготівля відносно закупівлі: ключові різниці

Ми вже обговорили деякі з основних способів, які взаємопов’язані із закупівлями та закупівлями. Нижче наведені деякі з більш гранулярних відмінностей між цими двома часто конфліктними термінами:

• Обсяг і фокус

  • Закупівлі включають в себе все, від визначення та перевірки бізнес-потреб до вибору постачальників, узгодження контрактів і управління поточними відносинами. У фокусі закупівель – максимізація вартості для організації з часом не лише з точки зору економії коштів, але й підвищення якості продукції, надання послуг, задоволеності клієнтів та інновацій постачальників.
  • На противагу цьому, покупка більше «в даний момент». Вона передбачає конкретні заходи із замовлення товарів і послуг, їх отримання, перевірки на якість і точність, обробку платежів. Закупівля орієнтується в першу чергу на ефективність і ефективність процесу покупки, підкреслюючи контроль витрат, дотримання бюджетів, своєчасну доставку товарів і послуг.

• Тривалість процесу

  • Закупівлі – це поточний, циклічний процес, який передбачає довгострокове планування та управління. Вона вимагає постійної оцінки та адаптації для задоволення мінливих потреб бізнесу та ринкових умов.
  • Закупівля, з іншого боку, зазвичай є коротшим, більш специфічним для завдання процесом. Цикл закупівлі завершується після отримання товарів або послуг і оплати постачальників (хоча огляд продуктивності та аналіз витрат можуть вплинути на майбутні рішення щодо закупівлі).

• Прийняття рішень

  • Заготівля охоплює як прийняття рішень, так і надання інформації та інформації для інформування цих рішень. Від верхнього поверху до цеху компанії покладаються на інтелект від своїх закупівельних груп, щоб допомогти їм зробити швидкий і впевнений вибір, який відповідає корпоративним цілям витрат, ризику, стійкості та відповідності вимогам.
  • Основною метою закупівельних груп є ефективне задоволення нагальних потреб, в межах бюджетних обмежень, і відповідно до "п'ять прав & quot; закупівлі: правильна якість, кількість, ціна, місце і час.

• Ділові відносини з постачальниками

  • Закупівлі спрямовані на побудову відносин з постачальниками, які з часом пропонують конкурентні переваги та сприяють взаємному зростанню та успіху. Це управління відносинами включає регулярні оцінки, співпрацю щодо покращень та спільні зусилля з розвитку.
  • Хоча купівля точно включає елементи управління відносинами з постачальниками (SRM), вона, як правило, розглядає ці відносини через більш транзакційний і орієнтований на завдання об'єктив. Акцент робиться на виконанні умов контракту замість того, щоб розвивати більш глибокі стратегічні зв'язки.

• Управління ризиками та комплаєнс

  • Заготівля зазвичай приймає ширше, більш наскрізне уявлення про ризик, включаючи глобальні проблеми, які можуть спричинити порушення логістичного ланцюга, складний спектр питань відповідності та регулювання, а також зміни ринку та події в цілому. Вона включає комплексні оцінки ризиків і стратегії зниження в процеси вибору та управління постачальниками.
  • І хоча закупівлі можуть збігатися з цими ширшими питаннями, вона в першу чергу фокусується на операційних ризиках, пов'язаних з поставкою, дотриманням специфікацій і процесами платежів. Мета полягає в тому, щоб гарантувати, що щоденні операції оптимізовані, а не порушені, через закупівельну діяльність.

Що таке програмне забезпечення для електронних закупівель і як воно може допомогти?

Програмне забезпечення для електронних закупівель – це хмарна або локально встановлена платформа, яка полегшує електронну обробку різних процесів закупівель. Сюди входить автоматизація визначення джерела поставки, створення заяв на купівлю, керування замовленнями на купівлю, обробка рахунків-фактур, керування постачальниками тощо. Інтегруючи ці процеси в єдину уніфіковану платформу, програмне забезпечення для електронних закупівель пропонує більш згуртований та ефективний підхід до управління завданнями закупівель. Вона цифровим чином перетворює заготівлю в оптимізований процес, керований даними, що призводить до численних переваг для вашого бізнесу:

• Ефективність витрат: автоматизуючи рутинні завдання заготівлі, такі як видача замовлень на купівлю та обробка рахунків-фактур, ви можете мінімізувати трудомісткі аспекти заготівлі, щоб досягти швидших, точніших результатів і зниження адміністративних витрат. Крім того, програмне забезпечення для електронних закупівель, як правило, надає кращі інструменти для управління бюджетом та відстеження витрат, допомагаючи вам залишатися в межах фінансових обмежень, оптимізуючи свої витрати.
• Оптимізація процесу: такі функції, як електронні замовлення на купівлю, автоматизовані потоки операцій схвалення та інтегровані електронні платежі прискорюють процес заготівлі, зменшуючи час циклу від визначення джерела поставки до платежу, а також потенціал для помилок. Це підвищує ефективність не тільки економить ваш час, але і підвищує продуктивність ваших команд.
• Покращена видимість: консолідуючи розрізнені набори даних (у кількох системах) у комплексну інструментальну панель, рішення для електронних закупівель надають групам глибше уявлення про всі рівні логістичного ланцюга. Це дозволяє більш точно відстежувати витрати і керований ШІ аналіз в режимі реального часу.
• Керування постачальниками: Найкращі системи включають функції для управління інформацією про постачальників, відстеження ефективності роботи постачальників та сприяння покращенню відносин з постачальниками. За допомогою централізованої, підключеної платформи ці інструменти дозволяють отримати доступ до даних постачальників на вимогу, а також кращу комунікацію та співпрацю з вашими постачальниками.
• Управління ризиками: Відповідність вимогам та зниження ризиків посилюються завдяки стандартизації процесів та узгодженню з податковими, урядовими та екологічними нормами як на місцевому, так і в глобальному масштабах. Надійні аудиторські стежки та багаторівнева видимість ланцюжка поставок ще більше підтримують проактивні реакції на ризики. Крім того, ці системи дозволяють контролювати продуктивність постачальників і вести докладний облік, додатково захищаючи ваш бізнес від шкоди.
• Стратегічне рішення та підтримка закупівель: рішення для закупівель на основі ШІ підтримують стратегічні ініціативи визначення джерела поставки, включаючи планування матеріальних потреб. Вони надають детальну аналітику та інформацію, яка може бути використана для всього: від вибору потрібних постачальників і продуктів до більш ефективного здійснення заготівельної діяльності.

Читати далі