Переміщення за межі методів транзакційної заготівлі

Закупівлі еволюціонували від транзакційної закупівлі та діловодства до багатогранної дисципліни управління. Сьогодні для цього потрібні тактичні, аналітичні та міжособистісні навички. Заготівля залишається процесом дослідження, визначення джерела поставки, закупівлі, отримання, огляду та затвердження оплати всіх товарів і послуг, які потрібні бізнесу. Ця важлива група залучена від сировини та техніки до консультаційних зборів та конференц-столів.

На додаток до пріоритетів стримування витрат, закупівлі все частіше відіграють більшу роль у стратегії доходів організації. Водночас ця зайнята команда має додаткові можливості та тиск глобального ланцюга поставок для навігації, а також очікування клієнтів щодо швидкості та прозорості. Це спонукає бізнес шукати нові способи оптимізації процесів та захисту даних компанії.

Визначення та переваги спільної заготівлі

Спільна заготівля – це стратегічне узгодження та інтеграція заготівельних операцій у внутрішніх відділах, постачальниках і зовнішніх партнерах. Підхід може використовувати колективну купівельну спроможність і допомагає компаніям зменшити витрати, підвищити ефективність, розширити видимість і посилити відповідність вимогам.

Замість того, щоб працювати в силосах, учасники діляться інформацією, щоб спростити визначення джерела поставки, контракти, закупівлі, керування постачальниками та платежі. У контексті програмних систем планування ресурсів підприємства (ERP) спільні закупівлі можна інтегрувати через цифрові платформи, такі як SAP Business Network. Ці хмарні рішення діють як центр для підключення покупців і постачальників в режимі реального часу, автоматизації транзакцій і сприяння співпраці. Це призводить до меншого тертя, навіть якщо покупці, партнери та постачальники можуть виконувати операції з різними програмними та апаратними рішеннями.

Чому спільні закупівлі більше не є необов’язковими

Професіонали із закупівель стискаються між невизначеною доступністю матеріалів та витратами на збільшення запасу через зростання витрат. Тим не менш, закупівельні групи повинні зробити все це працювати, залишаючись у відповідності і в межах бюджету. Раптом історично операційна роль тепер безпосередньо впливає на бізнес-результати. Щоб досягти успіху, вони шукають нові інструменти та процеси, щоб допомогти внутрішнім командам робити більше кожного дня без перевитрат.

Традиційні моделі закупівель борються за те, щоб йти в ногу з глобальними збоями, регуляторними змінами та зростаючими очікуваннями клієнтів. Вони характеризуються ручними процесами, застарілими інструментами та фрагментованими методами комунікації.

Навіть організації, що працюють з сучасними хмарними ERP-системами, можуть бути оскаржені відсутністю прозорості в процесах і часових лініях своїх вендорів. Результатом є обмежена можливість ефективного перегляду запасів і статусу замовлень або платежів, серед іншого.

Щоб подолати розрив, закупівельні групи по всьому світу розширюють свої рішення ERP, щоб безпечно ділитися з постачальниками та автоматизувати дані на хмарних платформах, присвячених спільним закупівлям та іншим функціям ланцюжка поставок. Це вирішує спільні проблеми та надає переваги, такі як:

• Покращення видимості, дозволяючи всім сторонам бачити статус кожної транзакції.
• Скорочення часу циклу шляхом автоматизації замовлень на закупівлю, рахунків-фактур і платежів.
• Покращення відносин з постачальниками за допомогою спільних цілей і відстеження продуктивності.
• Зниження ризиків за допомогою проактивної співпраці та планування на випадок надзвичайних ситуацій.

Ці нові можливості дозволяють командам переходити від транзакційних до стратегічних операцій, роблячи спільні закупівлі не просто вигідними, але важливими.

Ключові ролі, процеси та зацікавлені сторони у співпраці із закупівлями

Перш ніж затверджувати бюджет рішення для співпраці із закупівлями, змінювати робочі процеси або залучати підтримку ІТ, важливо оцінити, хто повинен бути залучений та запропонований час.

Створення бізнес-кейсу для співпраці із закупівлями обумовлено кількома факторами: компанія визнає необхідність модернізації, поштовх до електронного фактурування для операційної ефективності, податкові правила, що вимагають електронного фактурування, та довгострокові заощадження, які можна реінвестувати в іншу сферу бізнесу.

Обговорення та впровадження, як правило, відбувається після того, як первинний проєкт міграції хмари працював гладко протягом певного періоду часу. Це корисно для дослідження та представлення позитивних KPI під час зустрічі зі стейкхолдерами, щоб проілюструвати цінність останніх оновлень модернізації.

Крім відділу закупівель, це може включати:

• Фінанси , які відстежують витрати на заготівлю, прогнозують бюджетування, забезпечують фінансову відповідність та підтримують аналіз витрат.
• Legal and Compliance, яка розглядає контракти на будь-які питання, пов'язані з дотриманням нормативних вимог і стандартів внутрішньої політики.
• Операції та керування логістичними ланцюгами, які координують логістику, запаси, подробиці поставки та методи заготівлі.
• Аналітики ІТ та систем зважаться на рішення, яке найкраще підходить для потреб компанії, і наглядатимуть за інтеграцією даних з постачальником платформи закупівель.

Інструменти співпраці щодо закупівель: особливості та екосистема

Останні інструменти співпраці щодо закупівель – це хмарні архітектури з підтримкою API, які підтримують масштабованість, сумісність і обмін даними в реальному часі. Однак компанії, які все ще працюють на локальних або гібридних середовищах, також можуть скористатися цими сучасними інструментами за допомогою сполучного програмного забезпечення та конекторів.

У той час як закупівельні платформи є відносно новими, можливості, які вони дозволяють, привертають увагу фахівців з управління фінансами та постачанням. Наприклад, SAP Business Network підтримує понад три мільйони компаній для проведення транзакцій і співпраці один з одним. Користувачі користуються економією часу автоматизації процесу і цінують, що платформа вирішує проблеми сумісності та інтеграції. Учасники налаштовують свої бізнес-середовища для надсилання та отримання даних з будь-ким іншим у мережі, незалежно від того, яку ERP-систему вони використовують. Якщо вендори або постачальники компанії ще не перебувають у мережі, запрошення можна надіслати, щоб легко приєднатися — часто безкоштовно.

Це помітне покращення в порівнянні зі старими процесами, такими як електронний обмін даними (EDI) і надсилання електронних таблиць назад і далі електронною поштою. Хоча EDI дозволяє постачальникам і покупцям обмінюватися замовленнями на закупівлю та рахунками-фактурами в електронному вигляді, її жорстка архітектура не дозволяє автоматизувати точність або перевірку відповідності. Вони повинні бути зроблені вручну як відправником, так і одержувачем, що додає час і вводить можливість для помилок. Системи EDI також не можуть проводити аналіз даних, що містяться в документах, або створювати проникливі звіти. Можливості спільних закупівель вирішують багато з цих больових точок.

Функції з доданою вартістю для пошуку в рішенні для співпраці у сфері закупівель включають:

• Спільне використання документів: увімкнення автоматизованих електронних замовлень на закупівлю, рахунків-фактур, платежів і підтверджень.
• Виявлення мережі: пошук нових постачальників, які відповідають певним критеріям або рейтингам, публікують потреби у закупівлях, отримують пропозиції тощо.
• Портали самообслуговування постачальників: дозволити постачальникам керувати профілями, відповідати на RFQ, конвертувати замовлення на закупівлю до рахунків-фактур і надсилати рахунки-фактури, а також відстежувати замовлення.
• Інструментальні панелі аналітики: надайте аналіз витрат, продуктивності постачальника та ефективності процесу.
• Оркестрація потоку операцій: автоматизувати схвалення, ескалації та обробку особливих ситуацій.
• Гарантії відповідності: зіставляйте замовлення на закупівлю та рахунки-фактури, гарантуйте, що замовлення та рахунки-фактури відповідають параметрам та контрактам покупця, використовуйте затверджених вендорів за країнами та виконуйте нормативні вимоги.
• Інтеграція з ERP-системами: Забезпечте несуперечність даних і усуньте більшість ручних записів у середовищах ERP.

Платформи спільних закупівель забезпечують захищені безконтактні транзакції та координацію в режимі реального часу. Вони є частиною більш широкої екосистеми, яка включає в себе сорсинг, логістику та мережі аналітики активів — створення єдиного цифрового ланцюга поставок.

Загальні підводні камені для спільних закупівель, щоб уникнути

Незважаючи на багато переваг платформ для співпраці із закупівлями, отримати бай-ін все ще може бути складним завданням. Зазвичай це відбувається з кількох причин: втома трансформації, час, стійкість постачальника або відсутність даних ROI. Це зрозуміло з огляду на кількість залучених команд, технічне планування та початкові інвестиції.

Однак піддані менеджери із закупівель можуть вирішити ці проблеми, навчаючи зацікавлених сторін, використовуючи відчутні больові точки та позитивні результати. Приклади включають:

Відсутність інтеграції: відключені системи перешкоджають потоку даних і видимості.
Рішення: Використовуйте вбудовану ERP-платформу для забезпечення безперебійної інтеграції.

Обмежена участь постачальників: постачальники можуть повільно приймати цифрові платформи.
Рішення: Запропонуйте підтримку з інтеграції нових працівників та виділіть взаємні переваги, такі як швидші платежі та зменшені помилки. Вони можуть виявити, що багато їхніх постачальників і клієнтів вже знаходяться в мережі.

Ризики безпеки та комплаєнсу: Обмін даними між організаціями вводить вразливі місця.
Рішення: Виберіть платформу з надійною безпекою, контрольними стежками та сертифікатами відповідності.

Відсутність видимості: Дискретні системи вимагають багатокрокових процесів заготівлі вручну.
Рішення: Дозволити спільне створення контрактів, електронне фактурування та відстеження продуктивності у спільній системі.

Додаткові витрати: Лідерство не може бути схильним до розподілу додаткового бюджету.
Рішення: запустіть пілотну програму та надайте підтверджену статистику ROI для продажу подальших інвестицій.

Якщо керівництво все ще не переконане, сторонні звіти можуть підтвердити свої вагання. За даними IDC Business Value White Paper, «Бізнес-цінність SAP Business Network — для організацій-покупців»,¹ клієнт може розраховувати на позитивну дохідність інвестицій у вигляді:

• Швидша швидкість виходу на ринок.
• Швидше доставка товару та замовлення.
• Швидша адаптація нового партнера.
• Швидша доставка документів.
• Збільшення використання електронних замовлень на закупівлю.
• Скорочення часу циклу затвердження рахунків-фактур.
• Більше рахунків-фактур оброблено без винятку.

Іншими сторонніми ресурсами, які можуть бути корисними, є калькулятор бізнес-значень IDC і IDC Business Value White Paper, «Бізнес-цінність SAP Business Network — для організацій-продавців».»³ Після того, як бай-ін підтвердиться, настав час побудувати дорожню карту, щоб перейти від усталених процесів до економії часу робочих процесів.

Розробка дорожньої карти співпраці для лідерів закупівель

Хоча інтеграція рішення для співпраці із закупівлями є незначним завданням у порівнянні з хмарною міграцією в масштабах компанії, для досягнення оптимальних результатів рекомендується побудувати стратегічну дорожню карту. Ця вправа дозволяє всім сторонам продумати свої потреби, вимоги та очікування. Це також відповідний час для планування будь-яких кроків керування змінами або навчання. Працівники будуть готові використовувати нові інструменти співпраці у сфері закупівель, щойно вони стануть доступними. Запропоновані кроки, які слід врахувати:

1. Оцінка поточної зрілості: оцінка існуючих процесів закупівель, систем та залучення зацікавлених сторін. З чим ваша команда бореться найбільше? Які кроки найбільш схильні до помилок або неправильного зв'язку? Що команда не хоче змінювати?
2. Визначити цілі співпраці: узгоджуйте з бізнес-пріоритетами, такими як економія витрат, спритність або сталий розвиток. Які у вас пріоритети? Як ви визначите успіх? Швидше фактурування? Менше помилок? Більш стійкий ланцюг поставок?
3. Виберіть потрібну платформу: виберіть інструменти, які інтегруються з вашою системою ERP і підтримують ваші потреби співпраці. Чи є вендори або постачальники, які вже використовують платформу закупівель? Якщо ні, переконайтеся, що вони можуть легко приєднатися, тому усиновлення є більш ймовірним.
4. Залучіть зацікавлені сторони: на початку процесу залучіть закупівлі, фінанси, ІТ та постачальників, щоб отримати свій внесок, відповісти на запитання та забезпечити бай-ін. Виберіть платформу закупівель, яка найкраще відповідає потребам кожного.
5. Пілот та ітерація: Почніть з невеликої групи постачальників або категорій, вимірюйте результати та уточнюйте. Наприклад, якщо постачальник ключа вже є у вибраній вами мережі, спочатку інтегруйте з ним. Налаштуйте потоки операцій, навчіть команду та оцініть покращення протягом встановленого періоду, наприклад, три місяці.
6. Масштабувати та оптимізувати: якщо переваги та ROI переконливі, розкачайте іншим своїм партнерам, постачальникам та покупцям. Розширюйте співпрацю, щоб уточнити процеси, використовуючи аналітику, щоб сприяти постійному вдосконаленню.

Почніть вивчати співпрацю щодо закупівель вже сьогодні

Дні ручних і замулених транзакційних процесів закупівель поступово припиняються за допомогою хмарних мереж, які дозволяють підприємствам торгувати з меншим тертям. Команди закупівель, які використовують ці нові інструменти, можуть легше:

• Швидко відкрийте для себе нових постачальників і приходьте до умов контракту
• Швидше реагувати на зміни обставин логістичного ланцюга
• Отримайте кращу видимість усіх етапів процесу купівлі та продажу
• Відповідати всім внутрішнім і зовнішнім правилам і політикам

Використання платформи спільних закупівель вводить видимість, ефективність та відповідність вимогам у ваш логістичний ланцюг. Правильне рішення готове, коли ви знаходитесь, і є багато доступних опцій для підтримки трансформації вашої компанії.