Що таке система управління заробітною платою?

Система керування розрахунком заробітної плати використовується для обчислення заробітної плати працівника, відпрацьованих годин, відрахувань і утримання податків за період оплати. Він часто тісно інтегрований з функціональністю часу та відвідуваності в основних HR-системах, щоб забезпечити точну оплату за відпрацьовані години.

Організація може керувати розрахунком заробітної плати вручну, використовувати спеціалізоване рішення для керування розрахунком заробітної плати або передавати цю функцію сторонньому постачальнику. Система управління розрахунком заробітної плати є основним компонентом управління людським капіталом (HCM).

Чому важлива система управління заробітною платою?

Система управління заробітною платою може допомогти компаніям зменшити складність, ефективно управляти ризиками та масштабувати. Крім того, розширене програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати дає людям можливість створювати важливі звіти, збирати інформацію про тенденції та інтегрувати дані з інформаційними системами HR (HRIS) та системами управління персоналом (HRMS). Використовуючи сучасне рішення для керування розрахунком заробітної плати, команди можуть підвищити точність, зменшити робоче навантаження вручну та інтегрувати розрахунок заробітної плати з іншими основними процесами HR.

Точне управління розрахунком заробітної плати має вирішальне значення для таких відділів, як управління персоналом (HR). Керування персоналом і розрахунок заробітної плати потребують доступу до інформації про заробітну плату, пільги та статус працівника, щоб точно вести облік компанії та забезпечувати відповідність податковим нормам і трудовому законодавству.

Потрапити на комплаєнс неправильно може бути дорого. У 2023 році IRS оцінила американських роботодавців про $8,5 млрд цивільних штрафів за несплату або відсутність виплат, а в 2021 році кампанія та позов «ім'я та сором» призвели до мільйонів фунтів стерлінгів штрафів та витрат на відшкодування для сотень британських роботодавців. Навіть незначні помилки можуть призвести до публічного збентеження, втрати довіри та низького морального духу, тому компаніям важливо отримати право на управління зарплатою.

Які існують методи нарахування заробітної плати?

Підприємствам будь-яких розмірів необхідно управляти і підтримувати точну заробітну плату, щоб вчасно платити працівникам і залишатися такими, що відповідають вимогам. Є різні варіанти, а також переваги і недоліки для кожного з них. Ось три основні методи управління розрахунком заробітної плати:

1. Керування розрахунком заробітної плати вручну: Цей тип керування розрахунком заробітної плати передбачає ручне введення заробітної плати, відрахувань і податків на заробітну плату в електронну таблицю або просте програмне забезпечення для обліку. Малий бізнес і стартапи можуть бути спокушені використовувати ручне управління зарплатою, щоб заощадити на витратах. Однак цей метод є інтенсивним і потенційно вразливим до загроз безпеці, втрати даних і людської помилки.
2. Програмне забезпечення для управління розрахунком заробітної плати: Цей тип спеціалізованого програмного забезпечення допомагає компаніям організувати та оптимізувати автоматизацію розрахунку заробітної плати. Все частіше організації запускають своє програмне забезпечення для автоматизації розрахунку заробітної плати в хмарі на основі моделі підписки. Таке програмне забезпечення може допомогти організаціям уникнути дорогих помилок розрахунку заробітної плати, бути в курсі оновлень відповідності, масштабувати в регіонах, оскільки операції розширюються в нових регіонах, а також тримати дані співробітників організованими та безпечними.
3. Аутсорсинг розрахунку заробітної плати: компанії, які не мають бажання або ресурси для внутрішнього керування розрахунком заробітної плати, можуть найняти зовнішнього постачальника послуг для керування цим процесом. У той час як стороння компанія може зняти частину адміністративного тягаря, це може бути дорого і вимагає відмови від якогось прямого контролю процесу.

Які етапи процесу управління розрахунком заробітної плати?

Розрахунок заробітної плати визначив кроки, яких повинні дотримуватися організації, щоб система працювала належним чином і ефективно за призначенням. Адже один помилковий крок може призвести до затримки розплати або штрафу. Багато організацій використовують програмне забезпечення для автоматизації розрахунку заробітної плати, щоб спростити ці кроки та зменшити зусилля вручну.

Ось три основні фази управління розрахунком заробітної плати:

1. Фаза попереднього розрахунку заробітної плати передбачає збір основних даних працівників, таких як статус працевлаштування, погодинні та понаднормові ставки, заробітна плата, інформація про відстеження часу, будь-які бонуси, понаднормові години або комісії, оплачувана відпустка або відпустка, а також відрахування. Організації також повинні переконатися, що їх система розрахунку заробітної плати налаштована з останніми даними, робочою політикою та правилами відповідності.
2. Фаза розрахунків передбачає обчислення виплати брутто, а потім застосування відрахувань для отримання заробітної плати працівника. Дуже важливо отримати будь-які необхідні внутрішні схвалення, щоб розподілити кошти вчасно та підтримувати розрахунок заробітної плати за графіком.
3. Фаза після нарахування заробітної плати передбачає розподіл оплати праці працівникам, здійснення соціального страхування та пенсійних внесків, ведення точної фінансової звітності, а також подання необхідних форм і звітів до державних установ. Залежно від того, де знаходиться компанія, роботодавцям потрібно буде вести трудовий облік протягом встановленої кількості років. Наприклад, в IRS заявляють, що американські підприємства повинні вести облік податків на працевлаштування не менше чотирьох років. Внутрішні команди також повинні регулярно переглядати внутрішні процеси, щоб забезпечити точність і вирішувати будь-які сфери, які потребують вдосконалення.

Які функції системи управління розрахунком заробітної плати?

Сучасне хмарне програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати може допомогти компаніям з широким спектром функцій. На фундаменті проходять чотири основні напрямки діяльності:

• Обчислення заробітної плати працівника: Автоматизувати обчислення від брутто до нетто, застосувати відрахування та забезпечити відповідність відповідним податковим і трудовим нормам.
• Обробка податків на заробітну плату: обчислити, утримати та перерахувати податки відповідним державним органам.
• Ведення вимог до обліку заробітної плати: ведення квартальних та річних податкових звітів, аудиторських записів заробітної плати та необхідних форм на кінець року.
• Надання відомостей про заробітну плату працівників: надання працівникам чіткого розподілу їхніх доходів і відрахувань за кожний період оплати праці з доступом до інформації про період і рік з початку року за допомогою паперових або електронних виписок.

Крім цих основних функцій, сучасні системи розрахунку заробітної плати також підтримують ширший набір інтегрованих можливостей, які допомагають організаціям ефективніше керувати даними про робочу силу та покращувати досвід працівників:

• Інтеграція розрахунку заробітної плати з системами HR, часу та фінансів: з'єднайте дані розрахунку заробітної плати з інформаційними системами HR, трекерами часу та відвідуваності, а також інструментами обліку або фінансів, щоб забезпечити несуперечність інформації про працівників на всіх платформах і зменшити введення вручну.
• Синхронізація даних про час і відвідуваність: синхронізація відпрацьованого часу, відпустки, правил понаднормової роботи та іншої інформації про графік, яка допоможе забезпечити точну оплату праці та зменшити адміністративну роботу.
• Керування пільгами, відрахуваннями та складними компонентами оплати: обробляти комісійні, бонуси, надбавки, відшкодування, ретроактивні коригування та інші типи змінної оплати.
• Підтримка глобальної відповідності та локалізації: застосуйте різні податкові правила, валюти та вимоги до нормативної звітності для підтримки операцій у кількох регіонах і країнах.
• Надання звітів, інструментальних панелей і журналів аудиту: пропонуйте інструментальні панелі в режимі реального часу, користувацькі звіти та докладні журнали аудиту, щоб допомогти HR і фінансовим групам контролювати витрати на робочу силу, аналізувати тенденції персоналу, а також підтримувати прогнозування та перевірки відповідності.
• Активація самообслуговування працівників: дозволити працівникам отримувати доступ до відомостей про оплату, оновлювати особисту інформацію, переглядати відрахування та запитувати відпустку за допомогою інтуїтивно зрозумілих інструментів самообслуговування.
• Пропонуючи гнучкі цикли оплати та варіанти оплати: керуйте позациклічними прогонами, коригуваннями, авансами, остаточними розрахунками та кількома графіками оплати для підтримки різноманітних потреб персоналу.

Які переваги використання хмарної системи управління розрахунком заробітної плати?

Системи розрахунку заробітної плати підтримують більшу ефективність і допомагають бізнесу економити на трудомістких HR-завданнях. А з хмарним програмним забезпеченням для розрахунку заробітної плати та інтерфейсом доступу в будь-якому місці, команди з розрахунку заробітної плати мають чуйні та потужні інструменти під рукою. Ось деякі з основних переваг:

• Точні розрахунки: Автоматизація розрахунків допомагає компаніям уникнути помилок при обробці розрахунку заробітної плати, забезпечуючи своєчасну, точну оплату.
• Комплаєнс-допомога: коли нові закони приймаються або змінюються існуючі закони, програмне забезпечення для управління заробітною платою набагато краще позиціонується для включення цих змін до нормативних актів, забезпечуючи компанії випереджати критичні терміни та уникати штрафних санкцій. Для компаній, які працюють у кількох регіонах і країнах, розширена хмарна заробітна плата включає можливості глобальної локалізації, щоб підтримувати їх відповідність.
• Доступ до податкових форм: працівники можуть легко отримати доступ до своїх податкових форм самостійно, зменшуючи кадрове навантаження.
• Гнучкі варіанти оплати: Працівники можуть вибрати, чи хочуть вони сплачувати за допомогою прямого депозиту чи чека, чи через інший варіант, наданий компанією.
• Докладне ведення обліку: команди можуть консолідувати подробиці розрахунку заробітної плати на основі даних у реальному часі та генерувати налаштовані звіти за допомогою кнопки. Використання аналітики даних розрахунку заробітної плати для виявлення тенденцій і моделей допомагає керівникам HR і компаніям приймати кращі бізнес-рішення.
• Самообслуговування працівників: працівники можуть отримати доступ до своїх платіжних відомостей, з розбивкою платежів і відрахувань, підвищуючи прозорість.
• Похибки розрахунку заробітної плати: Хмарне програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати допомагає усунути необхідність ручного введення даних і розрахунків і супровідну можливість помилок.
• Автоматичні попередження: адміністратори розрахунку заробітної плати можуть активувати попередження в програмному забезпеченні, щоб привернути увагу до потенційних проблем і налаштувати нагадування про важливі дати, терміни та оновлення відповідності.

Еволюція розрахунку заробітної плати

Розрахунок заробітної плати вже давно розглядається як функція бек-офісу — важлива, але часто не враховується. Сьогодні це сприйняття змінюється. Як зазначив у статті Forbes президент SAP SuccessFactors Ден Бек, розрахунок заробітної плати стає стратегічним драйвером довіри, прозорості та трансформації в усіх трудових ресурсах.

«Розрахунок заробітної плати – це не лише розрахунки; це зобов’язання перед вашим народом», – пише Бек. «Коли вона точна, своєчасна та прозора, це будує впевненість, зміцнює вашу культуру, а також тримає співробітників зайнятими».

Цей зсув прискорюється ШІ. Від персоналізованих відомостей про оплату до виявлення шахрайства та стратегічної інформації про робочу силу, хмарне програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати для підприємств допомагає організаціям виходити за межі транзакцій, щоб забезпечити значущий досвід працівників. SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, наприклад, використовує ШІ для:

• Підвищуйте прозорість оплати за допомогою таких функцій, як Пояснити мій платіж, що спрощує складні дані платіжної відомості.
• Підвищуйте ефективність і зменшуйте помилки, визначаючи аномалії, перш ніж вони вплинуть на перевірку заробітної плати.
• Виявити шахрайство та забезпечити відповідність за допомогою аналізу шаблонів у реальному часі.
• Розкрийте стратегічні аналітичні дані щодо компенсацій і витрат на робочу силу для інформування про планування та бюджетування.

Як вибрати систему управління розрахунком заробітної плати

Коли справа доходить до вибору правильної системи управління заробітною платою, важливо, щоб особи, які приймають рішення бізнесу, оцінювали свої потреби та бажали, перш ніж вибирати систему. Після того, як вони визначать, що вони можуть витратити, і їх обов’язкові функції, вони можуть вирішити наступні питання:

1. Який рівень репутації та досвіду постачальника?
   Ознайомтеся з оглядовими веб-сайтами, ознайомтеся з досвідом клієнтів та прикладами, а також подивіться на плюси та мінуси постачальника. Крім того, зареєструйтеся на демонстрації наживо або безкоштовну пробну версію, щоб протестувати програмне забезпечення перед тим, як взяти на себе зобов'язання.
2. Наскільки безпечною є система?
   З'ясуйте, чи використовує провайдер шифрування, чи відповідає правилам захисту даних і чи пропонує він настроюваний доступ користувача. Дізнайтеся також про процеси резервного копіювання та відновлення даних.
3. Чи підтримує провайдер країни та території, де ведеться бізнес?
   Дізнайтеся рівень локалізації, передбачений для місць, де компанія працює або планує розширюватися. Це включає підтримку мови, валюти, дати та часового поясу, і йде набагато далі в конкретні поля, обчислення та звіти, які можуть бути різними в кожній країні.
4. Чи допомагає провайдер компаніям залишатися у відповідності зі зміненими правилами?
   Визначте, чи контролює постачальник правові норми, які впливають на розрахунок заробітної плати, і надає своєчасні оновлення, щоб допомогти з відповідністю вимогам. Також з'ясуйте, чи підтримує провайдер необхідні звіти, необхідні для подачі в різні агентства, і для яких країн і територій.
5. Чи інтегрується програмне забезпечення з іншими системами?
   Знайдіть постачальника, який пропонує інтеграцію з існуючими системами, такими як програмне забезпечення HCM, щоб забезпечити несуперечність ключової інформації, уникнути дублювання введення даних і запобігти потенційним помилкам. Система розрахунку заробітної плати, яка забезпечує доступ до API, може дозволити організаціям налаштовувати свою платформу та зв'язуватися з іншими інструментами, але це також пов'язано з необхідністю гарантувати, що ці інтеграції будуть в курсі будь-яких змін, внесених у всіх підключених системах.
6. Які можливості звітності?
   Дізнайтеся, які типи звітів може генерувати постачальник, наприклад, аналіз пенсійних внесків або податкового зобов'язання з розрахунку заробітної плати. Також подивіться, чи є аналітичні функції, які допоможуть у прогнозуванні та прийнятті рішень.
7. Чи відповідає вартість бюджетам або очікуваному зростанню?
   Визначте кількість необхідних ліцензійних місць і загальні витрати від початкової до періодичної плати. Дізнайтеся, чи може платформа масштабуватися в міру зростання бізнесу в розмірах і складності. Збалансувати ці витрати з потенційними витратами на неправильний розрахунок заробітної плати або невідповідність законодавчим нормам.

Випадки використання керування розрахунком заробітної плати за галуззю

Ось кілька прикладів розрахунку заробітної плати для підприємств в дії. Ці галузі показують, як компанії впровадили хмарне програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати та успішно покращили свої кадрові та зарплатні операції.

Нерухомість

Після розширення з 450 до 670 співробітників протягом двох років, одна з найбільших груп нерухомості Австралії потребувала кращої підтримки команди та операційної ефективності. Консолідована HR-платформа з розрахунком заробітної плати, вбудованою в ядро, допомогла організації підвищити точність, швидкість і відповідність.

Спорт і розваги

Велика спортивно-розважальна компанія, спрямована на зміцнення досвіду співробітників і прийняття рішень на робочому місці. Завдяки єдиному джерелу даних організація автоматизувала процеси керування персоналом, скоротила час інтеграції нових працівників, оптимізувала розрахунок заробітної плати та покращила аналіз персоналу.

Галузь споживчих товарів

Одна з найбільших у світі продовольчих компаній потребувала модернізації своїх процесів для покращення досвіду та культури працівників. Хмарна система управління зарплатою дозволила працівникам Близького Сходу отримати доступ до інструментів самообслуговування та ключової інформації зі своїх смартфонів.

Модернізація вашого фонду розрахунку заробітної плати

Зростаючі підприємства будь-якого розміру можуть отримати вигоду від вдосконалення процесів розрахунку заробітної плати та посилення зв'язку між HR, фінансами та операціями. Завдяки правильній системі організації можуть залишатися на рівні, адаптуватися до змін правил і краще підтримувати працівників у різних регіонах.

Сучасний підхід до розрахунку заробітної плати дає командам більше гнучкості, підвищує точність і забезпечує видимість, необхідну для прийняття впевнених рішень — чи то компанія розширюється на нові ринки, чи просто прагне зменшити адміністративну складність.

Ось корисний контрольний список персоналу та розрахунку заробітної плати, який допомагає компаніям переконатися, що вони обладнані для підтримки бізнес-цілей, стикаються з майбутніми проблемами та задовольняють потреби працівників. Щоб глибше зануритися, дослідіть, як SAP SuccessFactors Employee Central Payroll може допомогти спростити процеси розрахунку заробітної плати для глобальних трудових ресурсів, своєчасно, безпечно та ефективно дотримуючись правил, характерних для країни та регіонів.

Запитання та відповіді