Що таке система управління заробітною платою?

Система керування розрахунком заробітної плати використовується для обчислення заробітної плати працівника, відпрацьованих годин, відрахувань і утримання податків за період оплати. Часто він тісно інтегрований з системами часу та відвідуваності, щоб забезпечити точну оплату за відпрацьовані години.

Організація може керувати розрахунком заробітної плати вручну, використовувати спеціалізоване програмне забезпечення або передавати цю функцію сторонньому постачальнику. Система управління розрахунком заробітної плати є основним компонентом управління людським капіталом (HCM).

Чому управління зарплатою важливе?

Система управління заробітною платою може допомогти компаніям зменшити складність, ефективно управляти ризиками та масштабувати. Крім того, розширене програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати дає людям можливість створювати важливі звіти, збирати інформацію про тенденції та інтегрувати дані з міжвідомчими системами.

Точне управління розрахунком заробітної плати має вирішальне значення для таких відділів, як управління персоналом (HR). Керування персоналом і розрахунок заробітної плати потребують доступу до інформації про заробітну плату, пільги та статус працівника, щоб точно вести облік компанії та забезпечувати відповідність податковим нормам і трудовому законодавству.

А отримання комплаєнсу неправильно може коштувати дорого. У 2023 році IRS оцінила американських роботодавців про $8,5 млрд цивільних штрафів за несплату або відсутність виплат, а в 2021 році кампанія та позов «ім'я та сором» призвели до мільйонів фунтів стерлінгів штрафів та витрат на відшкодування для сотень британських роботодавців. Навіть незначні помилки можуть призвести до публічного збентеження, втрати довіри та низького морального духу, тому компаніям важливо отримати право на управління зарплатою.

Які існують методи нарахування заробітної плати?

Підприємствам будь-яких розмірів необхідно управляти і підтримувати точну заробітну плату, щоб вчасно платити працівникам і залишатися такими, що відповідають вимогам. Є різні варіанти, а також переваги і недоліки для кожного з них. Ось три основні методи управління розрахунком заробітної плати:

1.     Керування розрахунком заробітної плати вручну

Цей тип керування розрахунком заробітної плати передбачає ручне введення заробітної плати, відрахувань і податків на заробітну плату в електронну таблицю або просте програмне забезпечення для обліку. Малий бізнес і стартапи можуть бути спокушені використовувати ручне управління зарплатою, щоб заощадити на витратах. Однак цей метод є інтенсивним і потенційно вразливим до загроз безпеці, втрати даних і людської помилки.

2.     Програмне забезпечення для керування розрахунком заробітної плати

Даний вид спеціалізованого програмного забезпечення знаходиться на комп'ютері або в хмарі і може допомогти компанії організувати і оптимізувати автоматизацію розрахунку заробітної плати. Програмне забезпечення для управління розрахунком заробітної плати все більше керується в хмарі, як правило, стягує плату та базується на підписці. Це може допомогти організаціям уникнути дорогих помилок розрахунку заробітної плати, бути в курсі оновлень відповідності, масштабувати в регіонах, оскільки операції розширюються в нових регіонах, а також тримати дані працівників організованими та безпечними.

3.     Аутсорсинг розрахунку заробітної плати

Компанії, які не мають бажання або ресурси для внутрішнього керування розрахунком заробітної плати, можуть найняти зовнішнього постачальника послуг для керування цим процесом. У той час як стороння компанія може зняти частину адміністративного тягаря, це може бути дорого і вимагає відмови від якогось прямого контролю процесу.

Які етапи процесу управління розрахунком заробітної плати?

Розрахунок заробітної плати визначив кроки, яких повинні дотримуватися організації, щоб забезпечити належну та ефективну роботу системи за призначенням. Адже один помилковий крок може призвести до затримки розплати або штрафу. Ось три основні фази управління розрахунком заробітної плати:

1. Фаза попереднього розрахунку заробітної плати

Вона передбачає збір основних даних працівників, таких як статус зайнятості, погодинні та понаднормові ставки, заробітна плата, інформація про відстеження часу, будь-які бонуси, понаднормові години або комісії, оплачуваний час відсутності або відпустки та відрахування. Організації також повинні переконатися, що їх система розрахунку заробітної плати налаштована з останніми даними, робочою політикою та правилами відповідності.

2. Фаза розрахунків

Вона включає в себе обчислення валової оплати, а потім застосування відрахувань для отримання працівника нетто, або взяти додому, платити. Дуже важливо отримати будь-які необхідні внутрішні схвалення, щоб розподілити кошти вчасно та підтримувати розрахунок заробітної плати за графіком.

3. Фаза після розрахунку заробітної плати

Вона передбачає розподіл оплати праці працівникам, здійснення соціального страхування та пенсійних внесків, ведення точної фінансової звітності, а також подання необхідних форм і звітів до державних установ. Залежно від того, де знаходиться компанія, роботодавцям потрібно буде вести трудовий облік протягом встановленої кількості років. Наприклад, в IRS заявляють, що американські підприємства повинні вести облік податків на працевлаштування не менше чотирьох років. Внутрішні команди також повинні регулярно переглядати внутрішні процеси, щоб забезпечити точність і вирішувати будь-які сфери, які потребують вдосконалення.

Які функції системи управління розрахунком заробітної плати?

Поглиблюючи деталі управління зарплатою, сучасна система розрахунку заробітної плати може допомогти компаніям з наступним:

• Обчислення заробітної плати працівника: Автоматизувати та обчислити виплату брутто, відрахування та оплату нетто, а також забезпечити дотримання податкових зобов'язань та трудового законодавства. Податки та відрахування включають місцеві, державні, провінційні, регіональні, федеральні або державні податки, суми виплат за вибуття або медичне страхування та будь-які інші утримання від сплати брутто.
• Обробка податків на заробітну плату: Розрахунок і перерахування відрахувань до державних установ.
• Виконання вимог до обліку заробітної плати: ведення квартальних і річних податкових звітів і форм на кінець року для працівників і працівників за контрактом.
• Надання працівникам відомостей про заробітну плату: надайте працівникам розподіл їхніх доходів і відрахувань за період оплати праці та з початку року за допомогою паперових або електронних виписок. Деякі системи розрахунку заробітної плати також дозволяють працівникам використовувати електронну пошту або текстові повідомлення про свої платіжні відомості.

Які переваги використання хмарної системи управління розрахунком заробітної плати?

Системи розрахунку заробітної плати підтримують більшу ефективність і допомагають бізнесу економити на трудомістких HR-завданнях. А з хмарним програмним забезпеченням для розрахунку заробітної плати та його інтерфейсом у будь-якому місці, команди з розрахунку заробітної плати мають чуйні та потужні інструменти під рукою. Все частіше нарахування заробітної плати також визнається стратегічною функцією. Як зазначається у Forbes, системи розрахунку заробітної плати на основі ШІ допомагають організаціям підвищити прозорість, зменшити помилки та забезпечити більш персоналізований досвід співробітників — перетворення заробітної плати на драйвер довіри та трансформації.

• Точні розрахунки: Автоматизація розрахунків допомагає компаніям уникнути помилок при обробці розрахунку заробітної плати, забезпечуючи своєчасну, точну оплату.
• Комплаєнс-допомога: коли нові закони приймаються або змінюються існуючі закони, програмне забезпечення для управління заробітною платою набагато краще позиціонується для включення цих змін до нормативних актів, забезпечуючи компанії випереджати критичні терміни та уникати штрафних санкцій. Для компаній, які працюють у кількох регіонах і країнах, розширена хмарна заробітна плата включає можливості глобальної локалізації, щоб підтримувати їх відповідність.
• Доступ до податкових форм: працівники можуть легко отримати доступ до своїх податкових форм самостійно, зменшуючи кадрове навантаження.
• Гнучкі варіанти оплати: Співробітники можуть вибрати, чи хочуть вони бути сплачені за допомогою прямого депозиту або чека, або через інший варіант, наданий компанією.
• Докладне ведення обліку: команди можуть консолідувати подробиці розрахунку заробітної плати на основі даних у реальному часі та генерувати налаштовані звіти за допомогою кнопки. Використання аналітики даних розрахунку заробітної плати для виявлення тенденцій і моделей допомагає керівникам HR і компаніям приймати кращі бізнес-рішення.
• Самообслуговування працівників: працівники можуть отримати доступ до своїх платіжних відомостей, з розбивкою платежів і відрахувань, підвищуючи прозорість.
• Похибка розрахунку заробітної плати: розрахунок заробітної плати на основі програмного забезпечення виключає необхідність ручного введення даних і розрахунків і супровідну можливість помилок.
• Автоматичні попередження: адміністратори розрахунку заробітної плати можуть активувати попередження в програмному забезпеченні, щоб привернути увагу до потенційних проблем і налаштувати нагадування про важливі дати, терміни та оновлення відповідності.

Еволюція розрахунку заробітної плати

Розрахунок заробітної плати вже давно розглядається як функція бек-офісу — істотна, але часто не враховується. Сьогодні це сприйняття змінюється. Як зазначив у нещодавній статті Forbes президент SAP SuccessFactors Ден Бек, розрахунок заробітної плати стає стратегічним драйвером довіри, прозорості та трансформації у всій робочій силі.

«Розрахунок заробітної плати – це не лише розрахунки; це зобов’язання перед вашим народом», – пише Бек. «Коли вона точна, своєчасна та прозора, це будує впевненість, зміцнює вашу культуру, а також тримає співробітників зайнятими».

Цей зсув прискорюється ШІ. Від персоналізованих відомостей про оплату до виявлення шахрайства та стратегічних аналітичних даних про робочу силу, інтелектуальні системи розрахунку заробітної плати допомагають організаціям виходити за межі транзакцій, щоб забезпечити значущий досвід працівників. SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, наприклад, використовує ШІ для:

• Підвищуйте прозорість оплати за допомогою таких функцій, як Пояснити мій платіж, що спрощує складні дані платіжної відомості.
• Підвищуйте ефективність і зменшуйте помилки, визначаючи аномалії, перш ніж вони вплинуть на перевірку заробітної плати.
• Виявити шахрайство та забезпечити відповідність за допомогою аналізу шаблонів у реальному часі.
• Розкрийте стратегічні аналітичні дані щодо компенсацій і витрат на робочу силу для інформування про планування та бюджетування.

Як вибрати систему управління розрахунком заробітної плати

Коли справа доходить до вибору правильної системи управління заробітною платою, важливо, щоб особи, які приймають рішення бізнесу, оцінювали свої потреби та бажали, перш ніж вибирати систему. Після того, як вони визначать, що вони можуть витратити, і їх обов’язкові функції, вони можуть вирішити наступні питання:

1. Який рівень репутації та досвіду постачальника?

Ознайомтеся з оглядовими веб-сайтами, ознайомтеся з досвідом клієнтів та прикладами, а також подивіться на плюси та мінуси постачальника. Крім того, зареєструйтеся на демонстрації наживо або безкоштовну пробну версію, щоб протестувати програмне забезпечення перед тим, як взяти на себе зобов'язання.

2. Наскільки безпечною є система?

З'ясуйте, чи використовує провайдер шифрування, чи відповідає правилам захисту даних і чи пропонує він настроюваний доступ користувача. Дізнайтеся також про процеси резервного копіювання та відновлення даних.

3. Чи підтримує провайдер країни та території, де ведеться бізнес?

Дізнайтеся рівень локалізації, передбачений для місць, де компанія працює або планує розширюватися. Це включає підтримку мови, валюти, дати та часового поясу, і йде набагато далі в конкретні поля, обчислення та звіти, які можуть бути різними в кожній країні.

4. Чи допомагає провайдер компаніям залишатися у відповідності зі зміненими правилами?

Визначте, чи контролює постачальник правові норми, які впливають на розрахунок заробітної плати, і надає своєчасні оновлення, щоб допомогти з відповідністю вимогам. Також з'ясуйте, чи підтримує провайдер необхідні звіти, необхідні для подачі в різні агентства, і для яких країн і територій.

5. Чи інтегрується програмне забезпечення з іншими системами?

Знайдіть постачальника, який пропонує інтеграцію з існуючими системами, такими як програмне забезпечення HCM, щоб забезпечити несуперечність ключової інформації, уникнути дублювання введення даних і запобігти потенційним помилкам. Система розрахунку заробітної плати, яка забезпечує доступ до API, може дозволити організаціям налаштовувати свою платформу та зв'язуватися з іншими інструментами, але це також пов'язано з необхідністю гарантувати, що ці інтеграції будуть в курсі будь-яких змін, внесених у всіх підключених системах.

6. Які можливості звітності?

Дізнайтеся, які типи звітів може генерувати постачальник, наприклад, аналіз пенсійних внесків або податкового зобов'язання з розрахунку заробітної плати. Також подивіться, чи є аналітичні функції, які допоможуть у прогнозуванні та прийнятті рішень.

7. Чи відповідає вартість бюджетам або очікуваному зростанню?

Визначте кількість необхідних ліцензійних місць і загальні витрати від початкової до періодичної плати. Дізнайтеся, чи може платформа масштабуватися в міру зростання бізнесу в розмірах і складності. Збалансувати ці витрати з потенційними витратами на неправильний розрахунок заробітної плати або невідповідність законодавчим нормам.

Випадки використання керування розрахунком заробітної плати за галуззю

Наведемо приклади компаній у трьох галузях, які впровадили хмарні системи та успішно вдосконалили свої кадрові та зарплатні операції.

Нерухомість

Після розширення з 450 до 670 співробітників протягом двох років, одна з найбільших груп нерухомості Австралії потребувала кращої підтримки команди та операційної ефективності. Дізнайтеся, як консолідована HR-платформа з розрахунком заробітної плати, вбудованою в ядро, допомогла цій організації з точністю, швидкістю та відповідністю. Прочитайте історію GPT Group.

Спорт і розваги

Велика спортивно-розважальна компанія хотіла покращити досвід співробітників та прийняття рішень на робочому місці. Дізнайтеся, як наявність єдиного джерела даних допомогла цій організації автоматизувати процеси керування персоналом, скоротити час обробки інтеграції нових працівників, оптимізувати операції з розрахунку заробітної плати та прийняти більш обґрунтовані рішення щодо персоналу. Читайте історію Sharks Sports & Entertainment.

Галузь споживчих товарів

Одна з найбільших у світі продовольчих компаній потребувала оновлення своїх процесів для покращення досвіду та культури працівників. Дізнайтеся, як хмарна система управління зарплатою допомогла цій організації надати працівникам на Близькому Сході доступ до інструментів самообслуговування та інших даних. Прочитайте журнал BRF.

Досліджуйте системи керування розрахунком заробітної плати

Зростаючі підприємства будь-якого розміру можуть отримати вигоду від вдосконалених процесів і поліпшення управління зарплатою. Ось корисний контрольний список персоналу та розрахунку заробітної плати для компаній, щоб переконатися, що їхня організація оснащена для підтримки їхніх бізнес-цілей, стикаються з майбутніми проблемами та відповідають потребам працівників.

Дізнайтеся, як SAP SuccessFactors Employee Central Payroll може допомогти компаніям спростити процеси розрахунку заробітної плати для своєї глобальної робочої сили. Впевнено проводити розрахунок заробітної плати, який своєчасно, безпечно та ефективно дотримується правил, характерних для країни та регіонів.