Визначення керування запасами

Управління запасами – це процес, який підприємства використовують для нагляду за кожним етапом життєвого циклу продукту – від сировини на заводі до готових виробів на складі до продуктів, що поміщаються в точці продажу. Його метою є подолання мінливості ланцюжка поставок, задоволення бажаних рівнів обслуговування клієнтів при мінімальних розумних витратах і збереження лише потрібної кількості запасів на руках.

Що таке інвентаризація?

Першим кроком до розуміння управління запасами є усвідомлення того, що таке інвентаризація. Споживачі, як правило, думають про запаси як про готові вироби. Але для бізнесу інвентар - це все, що він повинен поповнити. Якщо компанія робить суп, її інвентар може включати в себе все, що завгодно, від помідорів до упаковки банок до палива в вантажівках, які беруть суп в продуктовий магазин.

Як правило, існує чотири види інвентаризації:

1. Сировина і комплектуючі: всі позиції, які закінчуються в готовому продукті. У прикладі супу це був би кожен інгредієнт для кожної частини рецепту, включаючи борошно, яке йде в локшину і спеції, які зверху з бульйону.

2. Незавершене виробництво (НзВ): як випливає з назви, це всі запаси, які зараз готуються та упаковуються. Застосування оптимізації запасів на цьому етапі допомагає викроїти найбільш витратні та часові процеси.

3. Готові вироби: кінцева продукція виробничого процесу, яка готова до розподілу реселерам або доставлена клієнтам. Ці предмети повністю зібрані, упаковані, марковані та перевірені на відповідність стандартам якості, що робить їх готовими до використання.

4. Технічне обслуговування, ремонт та експлуатаційні матеріали (MRO): всі допоміжні матеріали, які необхідні для виробництва та доставки товарів, але не входять до складу самого кінцевого продукту. На виробничому заводі це буде включати речі, що зберігаються під рукою, такі як мастильні матеріали, інструменти, запасні частини або матеріали для чищення, які використовуються для обслуговування машин.

Хоча це найпоширеніші види інвентаризації, деякі компанії можуть мати набагато більше підкатегорій залежно від їх конкретного типу діяльності.

Чому управління запасами важливе?

Простіше кажучи, метою управління запасами є пошук балансу між пропозицією компанії та попитом на неї покупця. Хоча запаси можуть бути одним з найбільших активів компанії, це також може бути основною відповідальністю. Це пов’язано з тим, що запаси коштують гроші, і без належного управління, вони можуть стати незбалансованими, пов’язуючи грошові ресурси компанії в надлишковому запасі або зливаючи виручку через втрачені продажі через дефіцит запасів.

Ефективне керування запасами допомагає запобігти багатьом витратам і потенційним небезпекам, пов'язаним із надлишковим запасом, наприклад:

• Сховище

• Спойляж або крадіжка

• Проблеми відходів і сталого розвитку

• Зменшувана потреба/вартість

• Податкові наслідки

Ефективне управління запасами також допомагає компаніям уникнути наслідків протилежної проблеми, не маючи достатньої кількості запасів:

• Призупинені виробничі лінії

• Пропущені вікна для виробництва та доставки

• Втрата лояльності клієнтів, репутації та частки ринку

• Менші прибутки

Але вирішити, що і коли замовити - непросто, незалежно від розміру компанії. Це пов’язано з тим, що управління запасами – це складний процес — плетіння в елементах фінансів, операцій, бюджетування та планування, ланцюжка поставок та логістики.

Кроки в керуванні запасом

Рівень складності, що бере участь в управлінні запасами, сильно варіюється в залежності від розміру і характеру бізнесу. Наприклад, невелика операція, яка робить лише кілька продуктів або робить продукти, які не потребують багатьох компонентів або інгредієнтів, матиме більш налагоджені процеси та менш складний ланцюг поставок для управління. З іншого боку, велика корпорація, яка виробляє багато різних або дуже складних продуктів, матиме кілька процесів, які живляться один в одного, а також багатошаровий ланцюг поставок.

Однак, всі процеси керування запасами мають спільні основні кроки:

1. Планування і замовлення: Замовлення потрібної продукції, сировини або компонентів в потрібний час займає багато даних. Він починається з розуміння попиту на продукт через прогнози маркетингу та продажів, враховуючи сезонні зміни та оцінюючи економічні фактори.

2. Доставка: Товари доставляються на об'єкт компанії. Для виробників це означає отримання сировини та підкомпонентів. Для оптових дистриб'юторів і роздрібних торговців це означає отримання готових виробів, готових продавати клієнтам.

3. Огляд і зберігання: Інвентаризація, як правило, каталогізується в системі управління складами для легкого відстеження за допомогою складських одиниць (SKU) і універсальних кодів продуктів (UPC). Організація області зберігання логічно, наприклад, упорядкування місць розташування продуктів за шаблоном і маркування кожної зони та полиці, дозволяє продукту легко сортувати, знаходити та керувати ними. Організована система гарантує, що старіші запаси використовуються першими, щоб запобігти його зносу або зіпсуванню. Розширені рішення для управління складами також можуть визначити доступний простір і як найкраще його використовувати.

4. Продаж: коли дистриб'ютор або кінцевий клієнт розміщує замовлення, процес виконання запускається, перевіряючи доступність запасу, тягаючи продукти за допомогою SKU та готуючи позиції до поставки. Робочі процеси пакування та відвантаження необхідні для своєчасної доставки. Відстеження процесу відвантаження дозволяє оновлювати статус замовлення, що покращує задоволеність клієнтів.

5. Звітність та аудит: Точне ведення обліку відстежує запаси на кожному кроці, від прибуття до зберігання, обробки та доставки. Регулярний аудит, як вручну, так і за допомогою автоматизованих систем, таких як сканери штрих-кодів, гарантує, що фізична кількість записів збігу допомагає виявити розбіжності.

6. Повторне замовлення: підприємства можуть встановлювати точки повторного замовлення для ініціювання відновлення запасу, коли запаси відповідають певним метрикам, таким як рівні запасів, оборотні ставки або час циклу. На основі потреби або типу позиції вони можуть використовувати періодичні графіки відновлення запасу або тактику поповнення запасу зверху для коригування рівнів запасу на основі потреби.

Типи керування запасами

Різні підприємства мають різні типи продуктів, рівні попиту та складності логістичного ланцюга. Немає єдиної техніки управління запасами, яка найкраще працює для кожної компанії або навіть кожного товару в інвентарі компанії — насправді, існує більше десятка способів, щоб підійти до нього, і часто об’єднуються кілька методів.

Однак це шість найпоширеніших методів управління запасами:

• Сегментація: визначення пріоритетів зусиль керування запасами на основі вартості та критичності позицій.
  
  Часто використовуваним типом сегментації є ABC-аналіз, де:

  • «А» предмети, як правило, представляють собою високовартісні позиції з низькою кількістю, які найбільше впливають на дохід, але вимагають ретельного контролю та частого моніторингу.
  • Позиції «В» мають помірну вартість і помірні потреби в контролі.
  • Позиції «С» – це малоцінні позиції з високою кількістю, які вимагають мінімального контролю.

• Керування запасами Just-in-time (JIT): замовляє товари лише тоді, коли вони потрібні. Цей метод вимагає точного прогнозування попиту та надійних відносин з постачальниками для забезпечення своєчасної доставки.

• Страховий запас: Зберігає резервну кількість наявних позицій для надзвичайних ситуацій, збоїв у ланцюжку поставок або несподіваних стрибків попиту. Якщо JIT - це справедливий підхід, тоді страховий запас - це справедливий підхід, хоча він і збільшує витрати на перенесення.

• Економічна кількість замовлення (ОКЗ): обчислює найбільш ефективну кількість замовлення за допомогою таких факторів, як мінливість потреби, час виконання замовлення та витрати на зберігання.

• First-in, first-out (FIFO): спочатку продає старіші запаси, оскільки вартість проданих товарів (CoGS) точно відображає поточні ринкові ціни.

• LIFO (LIFO): продає товари, які були нещодавно вироблені першими, припускаючи, що під час зростання цін вони матимуть вищі виробничі витрати/CoGS і допоможуть зменшити оподатковуваний дохід.

8 бізнес-переваг управління запасами

Щоб не відставати від швидко мінливих вимог клієнтів, підприємства повинні мати точну картину своєї інвентаризації. Незважаючи на те, що впровадження управління запасами вимагає часу, зусиль і фінансових інвестицій в процеси та інфраструктуру, це важливо для успіху бізнесу.

Ось вісім бізнес-переваг для визначення пріоритетів управління запасами:

1. Збільшення доходу: Переконавшись, що правильні продукти доступні в потрібний час і місце, щоб задовольнити попит клієнтів швидко може збільшити продажі і дохід.

2. Зниження витрат: Мінімізація надлишкових запасів завдяки точному відстеженню та прогнозуванню попиту знижує транспортні витрати, пов'язані зі зберіганням, обробкою та застарілістю.

3. Поліпшення обслуговування клієнтів: наявність потрібних продуктів, коли їм потрібно, підвищує задоволеність, лояльність та репутацію бренду.

4. Підвищена ефективність і продуктивність: Використання автоматизованих інструментів для відстеження та управління значно підвищує ефективність, зменшує помилки вручну та підвищує загальну продуктивність в межах організації.

5. Фриер грошовий потік: Аналіз рівнів запасів покращує управління грошовими потоками, переконавшись, що операційний капітал не зав’язаний у застійних запасах.

6. Точність прогнозу: Дотримання ефективних методів управління запасами потребує точності прогнозування попиту, щоб підприємства могли передбачати тенденції ринку та планувати рівні запасів більш ефективно.

7. Зниження ризиків: Перебування попереду таких проблем, як сезонні зміни, збої в ланцюгу поставок, а також коливання ринку пом'якшує ризики та підтримує стабільність роботи.

8. Скорочені відходи: зменшення кількості продуктів, які застаріли, прострочені або пошкоджені, скорочують відходи, покращують зусилля зі сталого розвитку та підвищують загальну рентабельність. Розгортання стратегій, таких як FIFO, допомагає оптимізувати ротацію запасів.

Що таке система управління запасами?

З такою кількістю залучених факторів, управління запасами може бути переважною справою без допомоги технологій. На щастя, системи управління запасами пройшли довгий шлях від своїх скромних початків, оскільки електронні таблиці вручну відстежують товари на складах.

Сьогоднішні рішення з управління запасами можуть варіюватися від окремих точкових продуктів для малих і середніх організацій до складних платформ корпоративного програмного забезпечення як сервіс (SaaS), які інтегруються з системами з усього бізнесу:

• Облік

• Продажі

• Відвантаження

• Планування ресурсів підприємства (ERP)

• Інструменти для цифрових ланцюгів поставок (DSC)

Більшість технологій керування запасами можуть контролювати рівні постачання та запасу, місцезнаходження та переміщення на складах, а також відстежувати надходження продукту, комплектування, пакування та відвантаження. Системи керування преміум-запасами можуть забезпечувати автоматизацію, обчислення витрат і планування сценаріїв у реальному часі.

Деякі постачальники навіть пропонують налаштування відповідно до конкретних бізнес-вимог. Наприклад, бізнес з обслуговування продуктів харчування може включати відстеження дати закінчення строку дії та попередження, щоб забезпечити ротацію швидкопсувних товарів і мінімізувати харчові відходи. Роздрібний торгівець може інтегрувати прогнозування попиту в реальному часі та автоматизовані точки повторного замовлення для керування сезонними продуктами в пікові та непікові сезони.

Приклади керування запасами в різних галузях

Керування запасами – це не однозначні вправи. Залежно від нюансів своєї конкретної галузі та діяльності, компанії матимуть власні больові точки та найкращі практики для їх вирішення.

Ось огляд деяких випадків використання для керування запасами у всіх галузях:

• Роздрібна торгівля: як інтернет-ритейлери, так і цегельно-мінометні магазини повинні управляти широким асортиментом продуктів і мати справу з сезонними коливаннями попиту. Багато великих роздрібних торговців впровадили складне управління запасами електронної комерції, яке використовує аналітику даних в режимі реального часу для точного прогнозу попиту. Такі технології, як тегування RFID та автоматизовані системи поповнення запасів, допомагають керувати рівнями запасів, зменшувати запаси та покращувати задоволеність клієнтів.

• Виробництво: Заводи повинні балансувати, маючи достатньо сировини, щоб задовольнити виробничі потреби та уникнути надлишкових запасів, які пов'язують оборотні кошти. Саме тому багато виробників використовують управління запасами JIT.

• Продукти харчування та напої: ресторани, кафе та продовольчі ритейлери стикаються з унікальними проблемами управління запасами через швидкопсувний характер своєї продукції. Багато закладів використовують програмне забезпечення для управління запасами, яке відстежує рівні інгредієнтів, дати закінчення терміну придатності та калькуляцію рецептів в режимі реального часу, щоб оптимізувати рівень запасів і зменшити псування їжі.

• Охорона здоров'я: лікарні, клініки та аптеки покладаються на управління запасами, щоб забезпечити доступність критично важливих ліків та медичних засобів. Автоматизовані системи інвентаризації допомагають закладам охорони здоров'я відстежувати рівень використання, відстежувати терміни придатності та спрощувати замовлення для запобігання дефіциту.

Як вибрати систему управління запасами

Не всі системи управління запасами мають однакові можливості, а також не всі підприємства борються з однаковими інвентаризаційними викликами. Ось чому для бізнесу важливо визначити свої ключові складські больові точки перед покупками для вирішення проблеми.

Ось деякі речі, які компанії повинні запитати постачальників при розгляді кандидатів на їх систему управління запасами:

• Інтеграція: чи легко інтегрується рішення з існуючою інфраструктурою, такою як POS-системи, платформи електронної комерції, програмне забезпечення ERP та інші відповідні застосунки? Або потрібні дорогі користувацькі інтерфейси?

• Особливості та функціональність: чи пропонує рішення такі ключові можливості, як відстеження запасів, сканування штрих-кодів, автоматизовані точки повторного замовлення, прогнозування попиту, відстеження партії та серійного номера та звітність?

• Масштабованість: чи може рішення впоратися з поточним розміром і складністю запасів, а також масштабами для майбутнього зростання?

• Вартість: Чи є додаткові витрати, що виходять за рамки ціни стікера, такі як підписки або плата за впровадження, інтеграцію або налаштування?

• Відгуки та репутація: чи має рішення відгуки та відгуки від існуючих клієнтів, щоб довести досвід успішних впроваджень та надійну підтримку клієнтів?

• Підтримка та навчання: чи підтримується рішення адаптивною групою підтримки та документацією з навчання/підтримки, щоб допомогти розгортанню та прийняттю користувача йти гладко?

Тенденції управління запасами

Управління запасами еволюціонувало далеко не в ті часи, коли покупці наклали вручну підраховані суми запасів в запилені настільні бухгалтерські книги. Сьогодні бізнес не тільки управляє запасами в цифровому вигляді, часто на кількох гео-розподілених майданчиках, але управління запасами, як очікується, ще більше спроститься в трансформаційні технології в майбутньому.

Ось деякі поточні тенденції в управлінні запасами:

• Автоматизація складу та робототехніка: широке поширення набуло впровадження технологій Industry 4.0, включаючи штучний інтелект (ШІ), алгоритми машинного навчання та IoT. Ці технології забезпечують розширене програмне забезпечення для інвентаризації з підвищеною автоматизацією, зменшуючи залежність від ручного введення даних зі схильними до помилок. Склади використовують робототехніку для оптимізації процесів керування запасами та виконання замовлень за допомогою автоматизованих сортувальників, дронів та роботизованої автоматизації процесів.

• Розширені можливості ШІ: Оскільки конкуренція продовжує посилюватися в роздрібному та виробничому секторах, керовані штучним інтелектом можливості, такі як сприйняття попиту, стають все більш поширеними. Платформи управління запасами на основі ШІ аналізують історичні дані закупівель та економічні показники, щоб проактивно визначати тенденції попиту та точно налаштовувати стратегії інвентаризації.

• IoT і хмарний зв'язок: Інтеграція IoT і підключених до хмари пристроїв, а також перехід на хмарні системи інвентаризації, підвищує ефективність у виробничому, виробничому, складському та логістичному процесах. Ці технології забезпечують живі оновлення та безперешкодний доступ до даних інвентаризації з будь-якого бездротового пристрою, щоб кожен в організації мав найактуальнішу інформацію під рукою.

• Прогнозна аналітика та блокчейн: Сила прогнозної аналітики полягає у зміні управління запасами, прогнозуванні потенційних переривань ланцюжка поставок та прогнозуванні майбутнього попиту. Крім того, впровадження технології блокчейн підвищує прозорість ланцюжка поставок, створюючи незмінний облік всіх транзакцій, сприяючи довірі та знижуючи ризик.

• Управління багатоканальними запасами: Зростання багатоканального управління запасами дозволяє бізнесу ефективно керувати запасами по декількох каналах, поєднуючи віддалені склади з місцевими цегельними і мінометними магазинами для створення зручного клієнтського досвіду. Клієнти можуть навіть купити онлайн і забрати в магазині (BOPIS) або швидше отримати доставку з місцевих складів.

• 3D-друк на вимогу: Використання технології 3D-друку для необхідного, власного виробництва деталей і продуктів на складі стало життєздатним варіантом, зменшуючи витрати на доставку та терміни виконання, забезпечуючи персоналізацію продукту.

• Керований вендором запас (VMI)/керований постачальником запас (SMI): Беручи спільний підхід до управління запасами, VMI/SMI залучає вендорів/постачальників, які активно беруть участь у моніторингу та поповненні продуктів, зменшуючи навантаження на компанії та підвищуючи ефективність управління запасами за допомогою спільних даних та аналітичних даних.

• Зворотна логістика: Проактивна оптимізація процесу повернення значно впливає на управління запасами шляхом скорочення витрат, підвищення задоволеності клієнтів та мінімізації впливу на навколишнє середовище з меншою кількістю повернень продукції.

• Інтеграція сталого розвитку: Сучасні платформи управління запасами сприяють зміцненню зусиль сталого розвитку, вносячи операційні покращення, які сприяють переробці та зменшенню відходів.

Дізнайтеся більше про керування запасами

Не просто керуйте своїми запасами — оптимізуйте його

Дізнайтеся, як інтегроване бізнес-планування від SAP допомагає керувати цілями запасів у всьому логістичному ланцюгу. Досягти оптимального балансу інвестицій в запаси, управління ризиками та рівнів обслуговування клієнтів.

Дізнатися більше

Цифрове виробництво на розумних заводах майбутнього

Виробництво та технологічні інновації йдуть пліч-о-пліч, але досягнення цього зростання може бути складним для середніх виробників з більш обмеженими ресурсами. Прочитайте цей Оксфордський звіт про те, як технології та інтеграція даних допомагають їм конкурувати з більшими конкурентами.

Дізнатися більше

ЗіВ

Що таке інвентаризація?

Споживачі, як правило, думають про запаси як про готові вироби. Але для бізнесу інвентар - це все, що він повинен поповнити.

У чому різниця між запасами та запасами?

Хоча терміни інвентаризація та запас часто використовуються взаємозамінно, ці два слова мають тонко різні значення в керуванні запасами. У той час як запаси є лише готовими до продажу готовими до продажу товарами, запас відноситься до всього асортименту товарів, включаючи сировину, незавершене виробництво та готові вироби. Запас є запасом, але навпаки не обов’язково відповідає дійсності.

Що таке керований постачальником запас (VMI) і керований постачальником запас (SMI)?

Вони одне й те саме. Замість розміщення замовлень клієнтом постачальник (постачальник) контролює рівні запасів і приймає рішення про поповнення запасу в місцезнаходженні клієнта на основі узгоджених критеріїв. Цей спільний підхід допомагає підвищити точність запасів, зменшити запаси та підвищити ефективність логістичного ланцюга.

Яка різниця між керуванням запасами та оптимізацією запасів?

Керування запасами – це встановлення високої продуктивності та цілей ефективності для всіх операцій з запасами. Оптимізація запасів – це підмножина керування запасами, яка більш конкретно відноситься до маржі прибутку та мінімізації збитків. Вона включає в себе стратегічне керування та контроль рівнів позицій для максимізації ефективності, скорочення витрат і задоволення попиту клієнта.

Яка різниця між керуванням запасами та контролем запасів?

Керування запасами – це ширший стратегічний нагляд і оптимізація запасів для задоволення потреб клієнтів, мінімізації витрат і уникнення надмірного збільшення запасу або дефіциту запасів. Контроль запасів має справу з точним відстеженням і точністю рівнів запасів для запобігання розбіжностей, втрат і крадіжок.

Яка різниця між SKU та UPC?

Одиниця зберігання на складі (SKU) - це алфавітно-цифровий код, який використовуються підприємствами для відстеження запасів. Вони є ексклюзивними для кожної компанії та допомагають керувати та визначати конкретні продукти в межах своєї системи інвентаризації. SKU можуть містити таку інформацію, як розмір, колір та інші варіації продукту.

Універсальний код продукту (UPC) - це стандартизований 12-значний штрих-код, який використовується у всьому світі для відстеження продажів та інвентаризації та ідентифікації продуктів у точці продажу. Вони створені виробником, щоб гарантувати, що продукт можна ідентифікувати в будь-якій точці світу за його унікальним штрих-кодом.

Читати далі