Визначення управління запасами

Управління запасами — це процес, за допомогою якого підприємства контролюють кожен етап життєвого циклу продукції: від сировини на заводі й готових товарів на складі до упакованих покупок у точці продажу. Його цілями є подолання мінливості в логістичному ланцюгу, забезпечення бажаного рівня обслуговування клієнтів із мінімально можливими витратами й підтримання оптимального рівня запасів.

Що таке запаси?

Перший крок до розуміння управління запасами — чітке усвідомлення самого поняття запасів. Споживачі зазвичай вважають запасами лише готову продукцію. Проте для бізнесу запаси — це все, що необхідно регулярно поповнювати. Якщо компанія виробляє супи, її запаси можуть охоплювати будь-що: від томатів і бляшанок до пального у вантажівках, які розвозять готову продукцію до продуктових магазинів.

Загалом виділяють чотири типи запасів:

1. Сировина й компоненти. Усі елементи, які входять до складу готового продукту. У прикладі із супом це кожен інгредієнт для будь-якої частини рецепта, зокрема борошно для локшини й спеції, що довершують смак бульйону.

2. Незавершене виробництво (НЗВ). Як і підказує назва, це всі запаси, які наразі перебувають на етапі підготовки чи пакування. Оптимізація запасів на цьому етапі допомагає налагодити найефективніші з погляду витрат і часу процеси.

3. Готова продукція. Кінцеві продукти виробничого процесу, повністю готові до відправлення посередникам або доставки клієнтам. Ці товари вже зібрано, упаковано, промарковано й перевірено на відповідність стандартам якості, що робить їх абсолютно готовими до використання.

4. Запаси для експлуатації, ремонту й обслуговування (MRO). Усі допоміжні матеріали, потрібні для виробництва й доставки товарів, які, проте, не входять до складу фінального продукту. На виробничому підприємстві це можуть бути матеріали, що завжди є в наявності: мастильні матеріали, інструменти, запасні частини або засоби для чищення й догляду за обладнанням.

Хоча це найпоширеніші типи запасів, деякі компанії можуть мати значно більше підкатегорій — залежно від специфіки їхньої діяльності.

Чому управління запасами відіграє таку важливу роль?

Простіше кажучи, мета управління запасами полягає в пошуку балансу між обсягом запасів компанії та попитом на них. Хоча запаси можуть бути одним із найбільших активів компанії, вони також здатні перетворитися на серйозний тягар. Адже запаси коштують грошей. Без належного управління виникає дисбаланс, який призводить до заморожування капіталу в надлишкових запасах або до втрати доходу через брак товарів на складі.

Ефективне управління запасами допомагає запобігти численним витратам і потенційним ризикам, пов’язаним з утриманням надлишкових залишків, як-от:

• витрати на зберігання;

• псування або крадіжки;

• відходи й проблеми зі сталим розвитком;

• падіння попиту чи знецінення товарів;

• податкові наслідки.

Ефективне управління запасами також допомагає компаніям уникати наслідків протилежної проблеми — дефіциту товарів:

• зупинки виробничих ліній;

• недотримання термінів виробництва й доставки;

• втрати лояльності клієнтів, репутації та частки ринку;

• зниження прибутку.

Проте визначити, що й коли замовляти, — завдання не з простих, незалежно від масштабу компанії. Адже управління запасами — це комплексний процес, який тісно поєднує фінанси, операційну діяльність, бюджетування, планування, логістичний ланцюг і логістику.

Кроки в управлінні запасами

Рівень складності управління запасами суттєво залежить від масштабів і специфіки бізнесу. Наприклад, у невеликого підприємства, яке випускає лише кілька видів товарів або виготовляє продукцію без великої кількості компонентів чи інгредієнтів, процеси будуть чіткішими й оптимізованішими, а логістичний ланцюг — не таким заплутаним. Натомість велика корпорація, що виробляє багато різноманітних або технічно складних продуктів, матиме безліч взаємопов’язаних процесів і багаторівневий логістичний ланцюг.

Проте всі процеси управління запасами мають кілька спільних базових кроків:

1. Планування та замовлення. Щоб своєчасно замовляти потрібні товари, сировину чи компоненти, необхідні великі обсяги даних. Усе починається з аналізу попиту на продукцію на основі прогнозів відділу маркетингу й продажів, урахування сезонних коливань та оцінки економічних факторів.

2. Доставка. Товари надходять на підприємство компанії. Для виробників це означає приймання сировини й комплектувальних деталей, а для оптових дистриб’юторів і роздрібних продавців — отримання продукції, повністю готової до продажу клієнтам.

3. Перевірка й зберігання. Зазвичай запаси заносять до системи керування складом — це спрощує відстеження за допомогою товарних артикулів й універсальних товарних кодів. Логічна організація складського приміщення (наприклад, розміщення товарів за певною схемою та маркування кожної зони й полиці) спрощує сортування, пошук й облік продукції. Упорядкована система гарантує, що старіші запаси будуть використані першими, що запобігає втраті товарного вигляду або псуванню. Сучасні рішення для управління складом також допомагають визначати вільний простір й оптимально його використовувати.

4. Продаж. Коли дистриб’ютор або кінцевий клієнт робить замовлення, запускається процес його виконання. Він охоплює перевірку наявності товару на складі, відбір позицій за товарними артикулами й підготовку до відправлення. Процеси пакування та відвантаження є вкрай важливими для своєчасної доставки. Відстеження транспортування допомагає вчасно оновлювати статус замовлення, що підвищує рівень задоволеності клієнтів.

5. Звітність та аудит. Ретельне ведення обліку дає змогу відстежувати рух запасів на кожному етапі — від надходження й зберігання до переміщення та доставки. Регулярні аудити (вручну або за допомогою автоматизованих систем, як-от сканерів штрихкодів) гарантують, що фактична кількість відповідає обліковим даним, і допомагає вчасно виявляти розбіжності.

6. Повторне замовлення. Підприємства можуть установлювати точки повторного замовлення, щоб запускати поповнення запасів, коли їхній обсяг досягає певних показників, як-от рівня залишків, коефіцієнта оборотності або тривалості циклу. Залежно від попиту або типу товару компанії застосовують графіки періодичного поповнення або тактику поповнення до максимуму, щоб коригувати обсяги запасів відповідно до поточного попиту.

Методи управління запасами

Кожне підприємство має власні типи продукції, рівень попиту й свою складність логістичних ланцюгів. Не існує єдиного методу управління запасами, який підходив би для кожної компанії або навіть для кожної позиції на складі. Насправді підходів є понад десяток, і часто в роботі поєднують одразу кілька методів.

Проте виділяють шість найпоширеніших методів управління запасами:

• Сегментація. За цього підходу пріоритетність в управлінні запасами визначається на основі вартості й важливості товарів.
  
  Поширеним типом сегментації є ABC-аналіз, у якому:

  • товари категорії «A» — це зазвичай високовартісні позиції в невеликій кількості, які забезпечують найбільшу частку доходу, але потребують жорсткого контролю та регулярного моніторингу;
  • товари категорії «B» мають середню вартість і потребують помірного контролю;
  • товари категорії «C» — це низьковартісні позиції у великій кількості, які потребують мінімального контролю.

• Управління запасами за принципом «точно в строк» (JIT). Замовлення товарів здійснюється лише тоді, коли в них виникає потреба. Цей метод потребує точного прогнозування попиту й надійних відносин із постачальниками, щоб гарантувати вчасне постачання.

• Страховий запас. Утримання резервної кількості товарів на випадок надзвичайних ситуацій, збоїв у логістичному ланцюгу або раптового зростання попиту. Якщо JIT — це підхід «точно в строк», то страховий запас можна назвати методом «про всяк випадок», хоча він і збільшує витрати на зберігання.

• Економічний розмір замовлення (EOQ). Розрахунок оптимального обсягу замовлення з урахуванням таких факторів, як коливання попиту, термін виконання замовлення та витрати на утримання запасів.

• «Першим прийшов — першим пішов» (FIFO). Цей метод передбачає продаж старіших запасів у першу чергу, завдяки чому собівартість реалізованої продукції найточніше відповідає актуальним ринковим цінам.

• «Останнім прийшов — першим пішов» (LIFO). Реалізація передусім найновіших партій товару. Метод базується на припущенні, що в періоди зростання цін такі товари матимуть вищу собівартість, а це допомагає зменшити оподатковуваний дохід.

8 переваг управління запасами для бізнесу

Щоб устигати за стрімкими змінами споживчого попиту, компанії повинні мати чітке уявлення про власні запаси. Попри те, що впровадження системи управління запасами потребує часу, зусиль і фінансових інвестицій у процеси й інфраструктуру, воно є вкрай важливим для успіху бізнесу.

Ось вісім переваг, які отримує бізнес завдяки належній увазі до управління запасами:

1. Зростання доходу. Забезпечення наявності потрібних товарів у належний час і в потрібних точках продажу для швидкого задоволення попиту клієнтів допомагає збільшити обсяги продажів і дохід.

2. Зниження витрат. Скорочення надлишкових запасів завдяки точному відстеженню та прогнозуванню попиту знижує витрати, пов’язані зі зберіганням, обробкою та застаріванням продукції.

3. Підвищення якості обслуговування клієнтів. Наявність потрібних товарів у момент, коли вони необхідні покупцям, зміцнює задоволеність, лояльність і репутацію бренду.

4. Підвищення ефективності й продуктивності. Використання автоматизованих інструментів для відстеження й обліку суттєво підвищує ефективність, зменшує кількість помилок, пов’язаних із ручною обробкою даних, і поліпшує загальну продуктивність компанії.

5. Оптимізація руху грошових коштів. Аналіз рівня запасів забезпечує ефективніше управління грошовими потоками, гарантуючи, що оборотний капітал не заморожується в неходових товарах.

6. Точність прогнозування. Застосування ефективних методів управління запасами покращує якість прогнозування попиту, завдяки чому компанії можуть передбачати ринкові тенденції та точніше планувати рівень запасів.

7. Зниження ризиків. Завчасне реагування на такі проблеми, як сезонні коливання, збої в логістичному ланцюгу й ринкові зміни, знижує ризики й підтримує стабільність операційної діяльності.

8. Зменшення відходів. Зменшення кількості товарів, що застарівають, псуються або зазнають пошкоджень, знижує кількість відходів, підтримує зусилля у сфері сталого розвитку й підвищує загальну прибутковість. Застосування таких стратегій, як FIFO, допомагає оптимізувати ротацію запасів.

Що таке система управління запасами?

Управління запасами пов’язане з безліччю факторів, тому без допомоги технологій цей процес може стати непосильним завданням. На щастя, системи управління запасами пройшли довгий шлях від своїх скромних витоків — електронних таблиць, де облік товарів на складах здійснювався вручну.

Сучасні рішення для управління запасами варіюються від окремих точкових продуктів для малого й середнього бізнесу до складних корпоративних платформ на базі моделі «програмне забезпечення як послуга» (SaaS), що інтегруються з усіма системами компанії:

• Бухгалтерський облік

• Продажі

• Доставка

• Планування ресурсів підприємства (ERP)

• Інструменти для управління цифровим логістичним ланцюгом (DSC)

Більшість технологій управління запасами дають змогу відстежувати рівні постачання та запасів, розташування та переміщення товарів усередині складів, а також контролювати приймання, комплектування, пакування та відправлення продукції. Системи управління запасами преміумкласу пропонують функції автоматизації, розрахунок витрат і планування сценаріїв у режимі реального часу.

Деякі постачальники навіть пропонують індивідуальне налаштування під конкретні вимоги бізнесу. Наприклад, підприємство громадського харчування може впровадити відстеження термінів придатності й сповіщення, щоб забезпечити ротацію продуктів, що швидко псуються, і мінімізувати харчові відходи. Роздрібний продавець може інтегрувати прогнозування попиту в режимі реального часу й автоматичне визначення точок повторного замовлення для ефективного керування сезонними товарами в пікові періоди й міжсезоння.

Приклади управління запасами в різних галузях

Управління запасами — це не універсальний механізм. Залежно від специфіки конкретної галузі й операційної діяльності компанії мають власні проблеми й оптимальні методи їх вирішення.

Розглянемо кілька варіантів управління запасами в різних сферах:

• Роздрібна торгівля. Як інтернет-магазини, так і традиційні торгові точки змушені керувати широким асортиментом товарів і реагувати на сезонні коливання попиту. Багато великих роздрібних продавців упровадили складні системи управління запасами для електронної комерції, які використовують аналітику даних у режимі реального часу для точного прогнозування попиту. Такі технології, як RFID-маркування та автоматизовані системи поповнення запасів, допомагають контролювати рівень залишків, запобігають дефіциту товарів і підвищують задоволеність клієнтів.

• Виробництво. Заводи мають підтримувати баланс — забезпечувати достатню кількість сировини для виконання виробничих планів і водночас уникати надлишкових запасів, які заморожують оборотний капітал. Саме тому чимало виробників застосовують управління запасами за методом «точно в строк» (JIT).

• Продукти харчування та напої. Ресторани, кафе й продуктові магазини стикаються з унікальними проблемами в управлінні запасами через обмежений термін придатності своєї продукції. Багато закладів використовують спеціалізоване програмне рішення для управління запасами, яке в режимі реального часу відстежує кількість інгредієнтів, терміни придатності й собівартість страв, щоб оптимізувати обсяг запасів і зменшити псування продуктів.

• Охорона здоров’я. Лікарні, клініки й аптеки покладаються на системи управління запасами, щоб гарантувати наявність критично важливих лікарських засобів і медичних товарів. Автоматизовані системи обліку допомагають медичним закладам відстежувати інтенсивність використання, контролювати терміни придатності й оптимізувати процес замовлення для запобігання дефіциту.

Як обрати систему управління запасами

Не всі системи управління запасами мають однакові можливості, і не всі компанії стикаються з однаковими проблемами в цій сфері. Саме тому важливо визначити свої головні слабкі місця в управлінні запасами ще до початку пошуку рішення.

Ось кілька запитань, які варто поставити постачальникам під час вибору оптимальної системи управління запасами:

• Інтеграція. Чи інтегрується рішення без зайвих зусиль із наявною інфраструктурою — POS-системами, платформами електронної комерції, ERP-системами та іншими застосунками, чи для цього знадобляться дорогі індивідуальні інтерфейси?

• Функції та можливості. Чи пропонує рішення такі ключові можливості, як відстеження запасів, сканування штрихкодів, автоматичне визначення точок повторного замовлення, прогнозування попиту, облік партій і серійних номерів, а також формування звітності?

• Масштабованість. Чи здатна система впоратися з поточним обсягом і складністю запасів, а також масштабуватися відповідно до майбутнього зростання бізнесу?

• Вартість. Чи передбачає рішення додаткові витрати, крім базової ціни в прайсі (як-от вартість підписки або плата за впровадження, інтеграцію та спеціальну розробку)?

• Відгуки й репутація. Чи має рішення відгуки й рекомендації від поточних клієнтів, які підтверджують успішний досвід упровадження та надійність служби підтримки?

• Підтримка й навчання. Чи забезпечує постачальник оперативну технічну підтримку й наявність навчальних матеріалів і документації, щоб забезпечити легке впровадження та швидку адаптацію персоналу?

Тенденції в управлінні запасами

Управління запасами зазнало разючих змін із тих часів, коли власники крамниць олівцем записували результати ручного підрахунку товарів у запилені облікові книги. Сьогодні компанії не просто ведуть облік у цифровому форматі (часто на кількох географічно розподілених об’єктах) — очікується, що в майбутньому управління запасами ще сильніше спиратиметься на революційні технології.

Ось кілька актуальних тенденцій в управлінні запасами:

• Автоматизація складів і робототехніка. Технології «Індустрії 4.0», зокрема штучний інтелект (ШІ), алгоритми машинного навчання та Інтернет речей, набули масового поширення. Ці технології забезпечують роботу сучасного програмного рішення для управління запасами з високим рівнем автоматизації, що зменшує залежність від введення даних вручну, яке часто призводить до помилок. Склади активно впроваджують робототехніку для оптимізації процесів обліку й виконання замовлень за допомогою автоматичних сортувальників, дронів і роботизованої автоматизації процесів.

• Передові можливості ШІ. На тлі посилення конкуренції в секторах роздрібної торгівлі й виробництва дедалі більшої популярності набувають інструменти на базі ШІ, як-от прогнозування попиту. Платформи управління запасами з підтримкою ШІ аналізують історичні дані про закупівлі й економічні показники, щоб завчасно виявляти тенденції попиту й точно коригувати стратегії управління запасами.

• Інтернет речей і хмарні технології. Інтеграція Інтернету речей і підключених до хмари пристроїв разом із переходом на хмарні системи управління запасами суттєво підвищує ефективність процесів на виробництві, у цехах, на складах і в логістиці. Ці технології забезпечують миттєве оновлення даних і безперешкодний доступ до інформації про запаси з будь-якого бездротового пристрою. Завдяки цьому кожен працівник компанії має під рукою найактуальніші відомості.

• Прогнозна аналітика й блокчейн. Можливості прогнозної аналітики трансформують управління запасами, допомагаючи передбачати можливі збої в логістичному ланцюгу й прогнозувати майбутній попит. Крім того, впровадження технології блокчейн підвищує прозорість логістичного ланцюга, створюючи незмінний реєстр усіх операцій, що зміцнює довіру й знижує ризики.

• Багатоканальне управління запасами. Розвиток багатоканального управління запасами допомагає компаніям ефективно керувати залишками в різних каналах продажів, об’єднуючи віддалені склади з місцевими роздрібними магазинами для максимальної зручності клієнтів. Покупці можуть навіть замовляти товари онлайн і забирати їх у магазині (модель BOPIS) або отримувати замовлення ще швидше завдяки доставці з місцевих складів.

• 3D-друк за запитом. Використання технології 3D-друку для виготовлення деталей і продуктів за потреби безпосередньо на складі стало вигідним рішенням. Це знижує витрати на доставку, пришвидшує виконання замовлень і відкриває можливості для персоналізації продукції.

• Запаси, керовані постачальником (VMI/SMI). Цей спільний підхід до управління запасами передбачає активну участь постачальників у моніторингу й поповненні обсягів товарів, що зменшує навантаження на компанію та підвищує ефективність бізнес-процесів завдяки обміну даними й аналітикою.

• Зворотна логістика. Проактивна оптимізація процесу повернення товарів суттєво впливає на управління запасами, оскільки знижує витрати, підвищує задоволеність клієнтів і мінімізує вплив на довкілля завдяки скороченню обсягів повернень.

• Інтеграція принципів сталого розвитку. Сучасні платформи для управління запасами підтримують зусилля у сфері сталого розвитку, впроваджуючи операційні вдосконалення, які сприяють переробці відходів і скорочують їхню кількість.

Докладніше про управління запасами

Від простого управління запасами — до їх оптимізації

Дізнайтеся, як інтегроване бізнес-планування від SAP допомагає керувати цільовими показниками запасів у всьому логістичному ланцюгу. Досягайте оптимального балансу між інвестиціями в запаси, управлінням ризиками й рівнем обслуговування клієнтів.

Дізнатися більше

Цифрове виробництво на розумних заводах майбутнього

Інновації у виробництві й технологіях ідуть пліч-о-пліч, проте досягнення такого зростання може стати складним завданням для середніх виробників з обмеженими ресурсами. Ознайомтеся зі звітом Oxford, щоб дізнатися, як інтеграція технологій і даних допомагає таким компаніям конкурувати з більшими гравцями ринку.

Дізнатися більше

Запитання та відповіді

Що таке запаси?

Споживачі зазвичай вважають запасами лише готову продукцію. Проте для бізнесу запаси — це все, що необхідно регулярно поповнювати.

Яка різниця між поняттями «запаси» та «складські залишки»?

Хоча терміни «запаси» та «складські залишки» часто вважають синонімами, в управлінні запасами вони мають дещо різне значення. Складські залишки — це виключно готова продукція, яка чекає на продаж, тоді як термін «запаси» охоплює весь спектр матеріальних цінностей підприємства, зокрема сировину, незавершене виробництво й готові товари. Складські залишки завжди є частиною запасів, але запаси не обмежуються лише товарами для продажу.

Що таке запаси, керовані постачальником (VMI або SMI)?

Це два позначення одного й того самого підходу. У цій моделі клієнту не потрібно самостійно оформлювати замовлення — постачальник сам відстежує рівень запасів і ухвалює рішення про їх поповнення на території клієнта відповідно до узгоджених критеріїв. Такий партнерський підхід допомагає підвищити точність обліку, зменшити дефіцит товарів і покращити ефективність усього логістичного ланцюга.

Яка різниця між управлінням запасами й оптимізацією запасів?

Управління запасами полягає у встановленні високих показників продуктивності й ефективності для всіх складських операцій. Оптимізація запасів є складовою цього процесу й безпосередньо спрямована на підвищення рентабельності й мінімізацію втрат. Вона передбачає стратегічне керування рівнем залишків задля максимального підвищення ефективності, зниження витрат і задоволення попиту покупців.

Яка різниця між управлінням запасами й контролем запасів?

Управління запасами — це ширший процес стратегічного контролю та оптимізації, спрямований на задоволення попиту, мінімізацію витрат і запобігання надлишку або дефіциту товарів. Контроль запасів відповідає за точне відстеження та правильність обліку кількості товарів для запобігання розбіжностям, втратам чи крадіжкам.

Яка різниця між кодами SKU та UPC?

Товарний артикул (SKU) — це буквено-цифровий код, який компанії використовують для внутрішнього обліку запасів. Такі коди є унікальними для кожного підприємства й допомагають ідентифікувати конкретні товари й вести їх облік у внутрішній системі. SKU може містити інформацію про розмір, колір та інші характеристики продукту.

Універсальний товарний код (UPC) — це стандартизований 12-значний штрихкод, який використовують у всьому світі для відстеження продажів, обліку залишків та ідентифікації товарів у точках продажу. Такі коди створює виробник, щоб продукт можна було розпізнати в будь-якій країні за його унікальним штрихкодом.

Читати далі