Процес вибору ERP

На вибір буквально сотні ERP-систем, з широким спектром можливостей, сильних, слабких сторін, застосовності та ціни. Хоча вибір систем може здатися складним, систематичний процес порівняння ERP-системи може привести вашу команду до хорошого рішення за розумну кількість часу.

Викладена тут методика, перевірена часом, може допомогти вам знайти рішення, яке найкраще відповідає конкретним потребам вашої компанії. Ця методологія може звучати як базова, але компанії, які здійснюють процес вибору постачальників ERP, не дотримуючись цих логічних кроків, часто стикаються з затримками, додатковими витратами та непотрібним налаштуванням. З іншого боку, компанії, які застосовують найкращі практики оцінки ERP, зазвичай мають більш плавні процеси вибору та подальші впровадження. В результаті вони можуть швидше користуватися перевагами сучасної ERP-системи та ефективніше конкурувати у цифровому світі.

П'ятикрокова методологія оцінювання ERP-систем

Після того, як компанія вирішила замінити свою застарілу систему ERP, вам потрібно буде зібрати проєктну групу, щоб керувати процесом порівняння, вибору та впровадження програмного забезпечення ERP. Команда починає свою роботу, розробляючи початковий план, який дійсно є більш загальною стратегією на цьому етапі.

Процес вибору постачальників ERP можна описати в цих п’яти кроках:

1. Визначення вимог ERP
2. Запит пропозицій (RFP)
3. Спочатку вирізати аналіз
4. Порівняння ERP та докладна оцінка
5. Остаточне рішення: вибір ERP та контракт

1. Визначення вимог ERP

Вам потрібно буде розповісти потенційним ERP-провайдерам про вашу організацію та її потреби, щоб вони правильно налаштовували, пакували та цінили відповідне рішення. Почніть з визначення ключових онлайн-ресурсів, таких як демонстрації продуктів і блоги, які розповідають історію вашої компанії.

Опишіть свій бізнес та його процеси в цілому, а не створюйте довгі списки конкретних вимог і процесів. Розкажіть потенційним провайдерам про розмір вашого бізнесу, обсяг діяльності та угод, складність різних процесів та будь-які унікальні особливості чи фактори. Зосередьтеся на процесах і вимогах, які дають вашому бізнесу його конкурентну перевагу. Це ті речі, які відрізнятимуть перспективні системи один від одного і де ви будете уважно дивитися, наскільки добре кожна система може бути налаштована для підтримки цих унікальних процесів і функцій.

Розкажіть, що вам подобається в поточній системі — ви захочете, щоб ваша нова система обробляла їх принаймні також. Включіть те, що ваша існуюча система не робить (або не робить добре). Вкажіть будь-які користувацькі застосунки, функції або модифікації, які повинні бути вирішені стандартною функціональністю або простим пошиттям (не модифікацією) в новій системі. Іншими словами, зосередьтеся на тих речах, які є унікальними для вашого бізнесу, і припускайте, що рутинні речі будуть піклуватися про себе. (Ви перевірите це припущення в демонстраціях і остаточних оцінках ближче до точки прийняття рішення).

Ключові підказки для визначення ваших вимог ERP

Використовуйте контрольні списки вимог ERP обережно. Хоча контрольні списки вже давно є стандартним галузевим інструментом, вони часто не виділяють значущих відмінностей між рішеннями. Багато елементів у цих списках є базовими функціями, які пропонує майже кожна система, ведучи більшість постачальників, щоб просто перевірити «так», навіть коли можливості відрізняються в широких межах. Замість того, щоб покладатися на загальні контрольні списки, налаштуйте їх так, щоб вони відображали унікальні потреби вашого бізнесу. Налаштовані контрольні списки допоможуть вам ефективніше порівнювати вендорів і зосередитися на тому, що дійсно важливо для вашої організації.

Отримайте потрібних людей у вашій проєктній команді. Специфікація вимог - важка робота. Це потребує членів команди, які віддані організації, добре знають компанію та мають час присвятити проекту. Уникайте спокуси упакування команди з захопленими, але недосвідченими людьми.

Переконайтеся, що ваш RFP містить цю інформацію:

• Опис вашого бізнесу та його процесів
• Що ваша поточна система робить добре
• Що це не робить так добре, як ви хотіли б
• Що ще ви бажаєте, щоб нова система зробила (ранжується за важливістю)

2. RFP ERP

Наступний крок передбачає видачу запрошень для відповіді на вибрану групу постачальників. Кількість запрошень, які ви повинні надіслати, буде різною, але пам'ятайте, що вам потрібно буде зробити детальний огляд для кожного з них, який ви розповсюджуєте. Досвід показав, що чим менше кількість потенційних провайдерів і чим більш детальна інформація їм надана, тим краще відповіді. Найкраще визначити десяток (або менше) найкращих кандидатів для вашого короткого списку.

У відповідь постачальники ERP повинні запропонувати систему, яка надає необхідні функції та функції для задоволення визначених вами вимог. Пропозиції також будуть містити інформацію про свої компанії, продукти, досвід роботи в бізнесі, ресурси, які вони будуть зобов'язані до вашої реалізації, та іншу інформацію, призначену для завоювання вашої довіри (а отже, і вашого бізнесу).

Отже, як ви визначаєте дюжину (або менше) кандидатів, щоб зосередити свої зусилля на відборі? Як скласти список від сотень постачальників ERP до кількох? Почніть з галузевих публікацій, в яких представлені «Історії успіху ERP». (Зверніть увагу, що ці публікації, ймовірно, не скажуть вам про труднощі або невдачі, тому поставте цю інформацію в перспективі). Використовуйте свої галузеві контакти – асоціації та бізнес-групи, наприклад, щоб визначити інших фахівців, які, можливо, мали нещодавній досвід вибору та впровадження ERP.

Також є багато онлайн-каталогів, інструментів вибору та сервісів вибору систем, які можуть допомогти вам визначити програмне забезпечення, яке має необхідну функціональність та/або має досвід роботи у вашій галузі.

Для отримання персоналізованої консультації ви можете укласти договір з консалтинговою філією своєї фірми або знайти незалежний консультаційний ресурс у вашому регіоні та/або у вашій галузі. Обов'язково перевірте їх походження та приналежність, щоб бути впевненими, що вони дійсно незалежні і не пов'язані з одним або декількома ERP-провайдерами.

Ви можете включити певних постачальників системи ERP, які представляють інтерес з інших причин. Можливо, один або кілька ваших великих і більш важливих клієнтів використовують ERP-систему і спонукали вас використовувати ту саму систему. Або, можливо, ваша компанія є частиною більшого підприємства або галузевої групи, яка має «стандартизовану» на даній ERP-платформі. Отримайте пропозицію від рекомендованого постачальника та надайте всім пропозиціям справедливу та неупереджену оцінку під час прийняття рішення.

Ключові поради для вашого ERP RFP

Переконайтеся, що всі зацікавлені сторони визначають свої вимоги. Ваш RFP має включати інформацію від усіх зацікавлених сторін, інакше ви ризикуєте вибрати ERP-систему, яка обслуговує лише деякі ваші бізнес-функції, вимагаючи від інших областей інвестувати в автономні системи. Оцініть системи, які працюють для всього бізнесу і використовують графік впровадження, щоб спочатку поставити пріоритетні модулі.

Зверніть увагу на ранжування вимог. Часто RFP поділяється на функціональні зони з розділами для кожного відділу для завершення. Кожна сфера, незалежно від персоналу чи діяльності, зазвичай робить чудовий функціонал ранжування роботи для своєї бізнес-одиниці, але їхні пріоритети можуть не відповідати загальним бізнес-цілям. Це залежить від вашої команди з оцінки проєкту, щоб скоригувати пріоритети з більш широкої точки зору. Які вимоги є життєво важливими, важливими або просто приємними?

Перевірте фактичну доступність функції. Програмні компанії мають великі відділи маркетингу; деякі продають продукти, які не були розроблені і протестовані повністю. Проводити дослідження щодо особливостей «майбутнього випуску» порівняно з тими, які сьогодні використовуються у посиланнях. Можна розглянути особливості розробки, але не робіть ставку на майбутні функції, якщо вони важливі для успішного проекту.

Оцініть свої процеси. Процеси, вбудовані в упаковане ERP-програмне забезпечення, вважаються «найкращими практиками». Досвідчені ERP-консультанти та виконавці підкажуть, що практично завжди краще змінювати процедуру відповідно до програмного забезпечення (визнаючи аспект «кращої практики»), ніж змінювати програмне забезпечення відповідно до існуючої процедури. Однак це рішення за вами прийняти. Але пам'ятайте, що нові процеси можуть сприяти покращенню та перевагам, які ви отримуєте від нової системи. Також пам'ятайте, що все сучасне ERP-програмне забезпечення адаптоване, тому ви маєте значну гнучкість для зміни макетів і потоків екрану, процедур, характеристик даних і лікування, і багато іншого — без зміни коду.

Враховуйте свій ROI ERP. Більшість компаній вимагають аналізу рентабельності інвестицій ERP (ROI) як передумови для авторизації та фінансування будь-якого великого проекту. Як випливає з назви, це підсумовування витрат, пов'язаних з купівлею і впровадженням нової системи плюс різниця операційних витрат в порівнянні з витратами існуючої системи. ROI також враховує переваги на додаток до прямої економії витрат, включаючи покращену продуктивність, краще обслуговування клієнтів і продуктивність на робочому місці.

3. Першочергова оцінка ERP

Оцінка відбувається у два етапи. На цьому першому етапі всі пропозиції оцінюються, щоб побачити, наскільки добре вони відповідають вашому середовищу та вимогам, як зазначено у вашому RFP. (Ця стадія не включає порівняння постачальників — цей етап припадає на другий етап оцінки).

Мета на цьому етапі полягає в тому, щоб усунути ті, які не відповідають вашим критеріям і ранжувати ті, які, здається, відповідають рахунку. Результат – короткий список найкращих пропозицій. Вони, і тільки ці, будуть піддані детальній оцінці, що веде до остаточного відбору.

Якщо у вас є багато відповідей на перегляд, деталі будуть, як правило, розмиватися, що ускладнює запам'ятовування того, які RFP відповіді є особливо сильними (або слабкими) і в яких областях. Числова шкала оцінок може допомогти вам зберегти все це прямо та задокументувати процес прийняття рішення.

Ось ще кілька порад, які допоможуть вам на цьому кроці документації:

• Налаштуйте формуляр або електронну таблицю, упорядковану таким чином, щоб переглядачі могли оцінити кожну пропозицію відповідно до основних критеріїв, вказаних вами у вашому RFP. Призначте кожному рецензенту числовий бал (шкала може бути від одного до десяти, від одного до п’яти, від одного до трьох або будь-який рівень гранулярності, який ви вважаєте доцільним) кожному критерію оцінки. Ви можете мати стільки або стільки рецензентів, скільки ви хочете.
• Залиште місце для нотаток і будь-яких запитань щодо відповіді для подальших дій. Ви можете запитати роз'яснення на цьому етапі або дочекатися докладної оцінки пропозицій, внесених до короткого списку. Присвойте вагомість кожному критерію на основі того, наскільки важливою є функція або процес для вашого бізнесу.
• Помножте оцінку, задану кожним рецензентом, на вагомість для кожного критерію та обчисліть загальну оцінку для кожного постачальника. Найчастіше буде кілька, які ранжуються біля вершини шкали, кластер відповідей трохи далі в рейтингах, і кілька, які не роблять розріз. Тепер ви повинні мати свій короткий список фіналістів - в ідеалі від трьох до п'яти кандидатів - для остаточного оцінювання.
• Шанси хороші тим, що ви зможете визначити найкращих кандидатів, але якщо це не так чітко, поверніться до індивідуальних оцінок і обговоріть з командою.

Ключові поради для ваших попередніх оцінок ERP

Ставтеся до кожного потенційного провайдера однаково. Не приймайте жодних демонстрацій у реальному часі, спеціальних особистих зустрічей або відвідувань на місці, якщо ви не готові запропонувати однаковий доступ до всіх постачальників — важливо тримати рівне ігрове поле. Одна з поширених методик полягає в тому, щоб провести «конференцію учасників торгів» на вашому об'єкті, щоб показати всіх потенційних постачальників навколо і відповісти на їхні запитання (перед усіма).

Пам'ятайте, що пропозиція є торговим документом. Відповіді будуть містити запитувану вами інформацію та багато іншого. Припустимо, що кожна претензія правдива; ви можете перевірити більшість, якщо не всі, претензії під час процесу оцінки. Але зрозумійте, що на ваші запитання автори пропозиції відреагують таким чином, що ставить їх продукцію в максимально вигідне світло.

Шукайте сторонні значення. Зверніть особливу увагу на будь-які критерії, де рейтинги показують широку варіацію. Якщо один рецензент оцінює пропозицію дуже високу за одним критерієм, а інший рецензент оцінює її дуже низькою, варто дискутувати. Запитання обох рецензентів конструктивним, незагрозливим способом, щоб з'ясувати, про що думає кожен. Ймовірно, один або обидва помітили щось, що інші рецензенти пропустили або не вважали важливим. В результаті цих обговорень ви можете скоригувати рейтинги за певним критерієм, і це може змінити загальний рейтинг.

4. Порівняння ERP та докладна оцінка

Після того, як ви визначили від трьох до п’яти фіналістів, настав час попрацювати над перевіркою їхніх претензій та перевіркою посилань.

Як почати оцінювання ERP

Зв'яжіться з кожним з потенційних провайдерів і дайте їм гарну новину: вони склали короткий список! (Можна сказати їм, скільки є інших фіналістів і навіть дати їм знати, проти яких компаній вони змагаються, якщо вам це зручно).

• У деяких випадках ви також можете попросити їх уточнити свої пропозиції.
• Спілкуйтеся (або відвідайте) існуючих користувачів системи, бажано у вашій галузі (або на аналогічному ринку) і поблизу розміру вашої компанії.
• Захистіть посилання, якщо постачальники ще не надали їх. (Постачальники можуть вагатися щодо надання рекомендацій через конкурентні проблеми. Але слід наполягати. Запевняйте їх, що ви підпишете і дотримуватиметеся угод про нерозголошення).

Як керувати демонстраціями ERP-системи

Це також час, щоб запросити кандидатів до короткого списку для проведення детальних демонстрацій своїх систем, але ви повинні контролювати ці демонстрації.

• Надайте кожному кандидату сценарій або список функцій, які ви хочете побачити заздалегідь від запланованої демонстрації. Всі потенційні провайдери повинні отримати один і той же список.
• Дозвольте їм показувати будь-які спеціальні функції, які вони хочуть виділити, лише після того, як вони покажуть вам функції та процеси, описані в RFP.
• Переконайтеся, що ваш скрипт або список містить унікальні вимоги, визначені в першому кроці. ERP-системи справляються зі звичайними процесами таким же чином; це винятки зі звичайних процесів, які представляють виклик. (Наприклад, можливість введення замовлень для позицій, яких немає в запасі; вимога продавати групи або позиції в пакетах, комплектах або наборах; або підтримка унікального процесу звірення рахунків-фактур).
• Під час демонстрації ви захочете побачити, як програмне забезпечення можна налаштувати та адаптувати для підтримки ваших унікальних процесів і процедур. Таким чином, залишайтеся відкритими в тій мірі, в якій ви можете знайти деякі найкращі практики в тих стандартних функціях, які б покращили роботу і результати у вашій компанії.
• В ідеалі демонстрант зможе показати функцію системи, використовуючи власні дані. Це не завжди можливо, але коли це так, це дасть вам набагато кращу демонстрацію того, як система буде працювати у вашому середовищі.

Ключові поради для вашої докладної оцінки ERP

Не засліплювати демонстраціями. Професіонали, які демонструють програмне забезпечення, як правило, дуже досвідчені і мають великі особистості. Їх мета полягає в тому, щоб перемогти вас і продати своє програмне забезпечення. Не відволікайтеся ні на людину, ні на поле продажів, незалежно від того, наскільки цікаво. Зосередьтеся на тому, як бізнес-процеси відповідають вашим потребам.

Максимально використовувати посилання на сайт. Уважно виберіть, кого плануєте відвідати. Зробіть короткий дзвінок до вашого хоста, щоб переконатися, що вони впровадили програмне забезпечення та реалізували обіцяні переваги. Погодьтеся, що вони будуть показувати вам і людям, з якими ви будете зустрічатися під час візиту. Опинившись на місці, уважно розсудіть, чи можна відтворити їх успіх у вашому оточенні. Також задайте жорсткі запитання: «Які у вас були найбільші сюрпризи?» і «Якби вам довелося зробити це знову, що б ви зробили по-іншому?»

Продовжуйте ставити запитання. Заохочуйте вашу команду відбору ставити питання, якщо тільки уточнювати відповіді. Зробіть це в огляді RFP, а також під час демонстрацій, що значно зменшить шанси на майбутні сюрпризи. Зараз час знайти будь-які відповіді, які вам не подобаються — до початку переговорів. Крім того, майте на увазі, що ви отримуєте свої відповіді безкоштовно на цьому етапі, тому вивчіть якомога більше. Після того, як ви почнете впроваджувати продукт, вам, можливо, доведеться дочекатися підтримки або навіть оплатити відповіді на свої запитання.

5. Вибір ERP та контракт

Коли ви завершите детальні оцінки, ви, швидше за все, виявите, що у вас є два-три вендори, які відповідають вашим критеріям. Виберіть той, який, на вашу думку, найкраще відповідає вашим поточним і майбутнім потребам, але не відкидайте інших. Замість цього повідомте їм, що вони підходять, але не ваш перший вибір; це залишає двері відкритими на випадок, якщо ваші переговори з топ-кандидатом не складуться так, як планувалося.

Тепер ви можете почати домовлятися про деталі контракту з топ-кандидатом. Більшість компаній знають, як цей крок «повинен працювати». Але, як і кожен інший крок в процесі оцінки та відбору ERP, тут можуть виникнути якісь сюрпризи.

Влада на вашому боці на переговорах. Однак найкраще вважати постачальника партнером у майбутньому успіху вашої компанії, а не супротивником у переговорах. Мета справедливої угоди, яка дає обом сторонам стимули для ефективного та ефективного функціонування системи.

Кожен аспект впровадження системи та постійну підтримку слід обговорювати та документувати — деталізувати ціну, хто несе відповідальність, а в деяких випадках і час, необхідний. Є багато аспектів договору, в тому числі (але не обмежуючись):

• Початкова купівля, лізинг або ліцензія на апаратні засоби та програмне забезпечення
• Впровадження апаратного та програмного забезпечення (визначення того, що «впроваджується»)
• Вартість і терміни пілотного конференц-залу (до або після оплати програмного забезпечення)
• Початкові та поточні витрати на навчання
• Постійна підтримка технічного обслуговування апаратного та програмного забезпечення (і на якому рівні)
• Перетворення даних та інтеграція в інші системи
• Мережеві мережі та безпека
• Налаштування (початкові та з майбутніми версіями)

Ключові поради щодо остаточного вибору програмного забезпечення для ERP

Не оголошуйте свій остаточний вибір перед переговорами. Наприкінці етапу детального оцінювання команда може захотіти оголосити «переможця». Однак інформування провідного кандидата про те, що він є «обранцем», не в найкращих інтересах компанії. Не дивно, що в процесі переговорів можуть бути сюрпризи, і вам може знадобитися переглянути свій вибір.

Плануйте на довгострокову перспективу. У поспіху, щоб почати, переконайтеся, що ви ретельно переглядаєте довгострокові витрати, щоб ваші оцінки були правильними, і ви не спотворюєте номери ERP ROI. Деякі постачальники надають більше безкоштовних послуг протягом більш тривалого періоду, а деякі можуть передати свою довгострокову підтримку фірмі з оплатою за допомогою підтримки. Деякі провайдери мають обмеження на те, наскільки вони підвищать річний рівень обслуговування або підписки, а багато не роблять цього. Інші продають низьку підписку на програмне забезпечення як послугу (SaaS) і через кілька років починають її значно підвищувати. Деякі провайдери надають щорічне оновлення, але не надають значної підтримки в процесі оновлення. Задайте питання і отримайте відповіді в письмовій формі, щоб переконатися, що ви повністю розумієте свої довгострокові витрати.

Потрібне село (або, принаймні, команда)

Найважливішим фактором успіху процесу оцінювання системи ERP є команда проекту. Ця команда повинна бути створена дуже рано і повинна бути рушійною силою в розробці, розподілі та оцінці RFP і виборі нової ERP-системи.

У нашому досвіді, коли команди перебувають у розпалі детального розслідування та оцінки, часто беруться ярлики. Але якщо ваша проектна команда виконає ці п’ять кроків і приділить увагу вивченим урокам, вони зможуть знайти оптимальне рішення для задоволення вимог вашої компанії, зараз і на майбутнє.

Докладніше в цій серії