Аналіз витрат: кінцевий посібник

У сучасному світі запаморочливих змагань і блискавичних змін у вас можуть бути тільки моменти, щоб скористатися можливістю або виявити ризик, який може бути зміною гри для вашої компанії. Щоб швидко зводити та приймати швидкі бізнес-рішення, вам потрібна впевненість – вам потрібно відчувати, що у вас є надійні наміри, щоб підтримати вас і дати вам чітке уявлення про вашу ситуацію. Ось тут і відбувається процес аналізу витрат, а також інструментів і методологій аналітики витрат, які його підтримують.

Аналіз витрат не лише надає ключову інформацію про ваші минулі витрати, але й надає основу для інструментів аналітики для прогнозування моделей витрат і створення стратегічних прогнозів для майбутнього планування.

Згідно з нещодавнім звітом The Economist Group, близько третини респондентів C-suite назвали аналітику найбільш пріоритетною на наступний рік. Потужні інструменти аналізу витрат, особливо ті, що включають можливості, керовані штучним інтелектом, мають вирішальне значення для навігації сучасними складнощами та надання вам можливостей оптимізувати ваш бізнес та закупівельні операції.

Систематично переглядаючи та аналізуючи розрізнені набори даних, витрачайте аналітичні рішення та практики, які допоможуть вам виявити неефективність, вести переговори з сильнішої позиції та будувати кращі відносини з вашими постачальниками.

Що таке аналіз витрат?

Аналіз витрат — це керований даними процес збору, очищення, класифікації та аналізу комплексної інформації про витрати. Його мета полягає в тому, щоб допомогти вам досягти ключових цілей, таких як зниження заготівельних витрат, підвищення ефективності та вища відповідність вимогам. За своєю суттю він вирішує деякі питання, які допоможуть вам краще зрозуміти та оптимізувати ваші витрати:

• На що ми витрачаємо гроші?
• Скільки ми заплатили?
• У кого ми купуємо?
• Чи є кращий спосіб це зробити?

Історично аналіз витрат був трудомістким і ручним процесом. Командам із закупівель доводилося розбиратися в розрізнених джерелах даних та електронних таблицях, часто не маючи можливостей або ризиків. Але, на щастя, сьогоднішні інструменти аналізу витрат на основі ШІ автоматизують ці завдання та надають інформацію про дані на вимогу. Це спрощує інтеграцію та стандартизацію даних з декількох джерел і полегшує аналіз інформації в режимі реального часу, допомагаючи вам приймати рішення на основі інтелекту, які покращують бізнес-результати.

Процес аналізу витрат

Хоча процес аналізу витрат може відрізнятися, щоб відобразити унікальні потреби та проблеми компанії, проте це структурована та систематична діяльність, яка спирається на доступ до постійно оновлюваних звітів і наборів даних, а також надійної аналітики. Ось як працює типовий процес:

Захопити дані про прямі, непрямі та витрати на послуги

Це включає збір даних з різних систем у вашому бізнесі, включаючи ERP, системи кредиторської заборгованості (AP), платформи електронних закупівель, системи керування витратами та бізнес-одиниці. Інформація як для прямих витрат (наприклад, сировини для виробництва), так і непрямих витрат (канцелярські товари та комунальні послуги) повинна бути зібрана, щоб забезпечити повну картину витрат організації.

Очистити, видалити та поповнити дані

Після збору даних ви можете очистити та стандартизувати їх, щоб зробити їх корисними. Це включає об’єднання форматів, усунення дублікатів і обробку будь-яких порожніх полів. Потім ви можете поповнити інформацію додатковими точками даних, такими як номери кредитних оцінок для кожного постачальника.

Категоризувати всі дані про витрати

Після очищення ви повинні класифікувати свої дані на стандартні категорії витрат. Цей крок передбачає створення логічної таксономії, яка групує схожі типи витрат, що полегшує аналіз та управління. Керування категоріями може включати категорії прямих витрат, такі як сировина та категорії непрямих витрат, такі як ІТ-послуги.

Об'єднати із зовнішніми даними

Інтеграція зовнішніх даних із внутрішніми даними про витрати забезпечує більш комплексний аналіз. Сучасні програмні рішення покращують цей процес, дозволяючи налаштованим об'єднанням даних і звітам надавати результати, які були б неможливі з ручними системами з минулого.

Перетворити необроблені дані на аналітичні дані з можливістю виконання

За допомогою аналітики та прогнозного моделювання ви можете швидко та точніше визначити тенденції, спрогнозувати майбутні витрати та розкрити можливості для економії витрат.

Визначити ризики та можливості для економії витрат

Потім ви можете проаналізувати свої трансформовані дані, щоб визначити потенційні ризики, такі як залежності постачальника або проблеми з відповідністю. Цей процес також розкриває можливості скорочення витрат шляхом виділення областей неефективності або перевитрат.

Використовуйте аналітичні дані, щоб розширити можливості кінцевих користувачів

Дані – це знання, а знання – сила. Налаштована інформація та звіти, доступні сьогодні, можуть надати деякі аналітичні дані, що змінюють гру. Але в кінцевому рахунку, люди повинні брати на себе відповідальність діяти на них. На цьому останньому важливому кроці важливо переконатися, що ви ділитеся (з потрібними командами) вашими результатами та доступом до критичного інтелекту.

Переваги аналізу витрат у заготівлі та по всьому бізнесу

Завдяки збільшенню видимості та інтелекту аналіз витрат полегшує вашій команді закупівель реалізацію деяких з наступних переваг:

• Зниження витрат: аналіз витрат виділяє можливості для економії та потенційні ризики, допомагаючи вам вести переговори про кращі умови, консолідувати закупівлі та переходити до більш економічно вигідних постачальників.
• Краще управління ризиками: Аналіз витрат допомагає визначити переплати або шаблони, які можуть свідчити про потенційні вразливості ланцюжка поставок.
• Покращене стратегічне визначення джерела поставки: докладна інформація про тенденції витрат дозволяє приймати швидші рішення, вести переговори з більш сильної позиції та краще узгоджувати ваші стратегічні процеси визначення джерела поставки з вашими міжбізнес-цілями та завданнями.
• Оптимізовані заготівельні процеси: аналіз витрат допомагає виявити неефективність і вузькі місця. Ці відкриття можуть призвести до покращення процесів, швидшого циклу, скорочення витрат на робочу силу та покращення продуктивності заготівлі в цілому.
• Розширене керування відносинами з постачальниками (SRM): ви можете використовувати аналіз ефективності SRM і постачальників, щоб розвивати міцніші партнерські відносини та гарантувати, що ваші постачальники відповідають встановленим вами стандартам та очікуванням.
• Оптимізоване керування контрактами: Додавання аналітики до процесу керування контрактами допомагає вам бачити за межами тонкого друку, щоб виявити проблеми та можливості. Ці аналітичні дані дозволяють вам обговорювати найкращі поточні умови та умови поновлення протягом усього життєвого циклу контракту.
• Можливість еталонної продуктивності: аналіз витрат дозволяє вашій організації еталонувати продуктивність внутрішньо та відповідно до галузевих стандартів, визначаючи найкращі практики, встановлюючи цілі та сприяючи постійному вдосконаленню.

Приклад аналізу витрат

Інтегруючи рішення для аналізу витрат, бренд одягу Powerhouse American Eagle Outfitters оптимізував видимість і відповідність витрат у різних категоріях закупівель. Це дозволило швидко отримати доступ до докладних даних про витрати, що допомогло компанії підтримувати високий рівень відповідності своїй політиці закупівель. Примітно, що American Eagle Outfitters постійно досягають 80% цілей для дотримання вимог PO, переводячи в істотну економію.

Крім того, інтеграція декількох вихідних систем сприяла аналітиці витрат в режимі реального часу, дозволяючи American Eagle Outfitters ідентифікувати і діяти на можливості скорочення витрат. Це стратегічне використання комплексних рішень для аналізу витрат посилило відносини з постачальниками American Eagle Outfitters і підвищило його загальну ефективність закупівель.

Що таке великі витрати?

Витрати Maverick, також відомі як витрати ізгоїв, відбуваються, коли ваші працівники здійснюють покупки, які обходять вашу політику закупівель. З легкістю онлайн-покупки, навіть B2B товари та послуги все більше можуть бути придбані будь-ким з підключенням до Інтернету. Цей тип витрат може призвести до багатьох проблем і ризиків, включаючи більш високі витрати, втрачену видимість, ненадійну якість і потенційні проблеми з відповідністю, якщо покупець не дотримується юридичних або нормативних вимог. Це також може пошкодити ваші відносини з бажаними постачальниками, які, можливо, не оцінять себе в обхід.

Налаштувавши свої рішення для аналізу витрат, щоб визначити тенденції, пов'язані з небезпечними витратами, і навчивши свої команди ризикам цієї практики, ви можете допомогти захистити себе від проблем, які вона викликає.

Показники та KPI аналізу витрат

Рішення для аналізу найкращих витрат може допомогти вам контролювати різні метрики та узгоджені основні показники ефективності (KPI) за допомогою інструментальних панелей і звітів у реальному часі. Такі метрики надають вам вікно для загальних витрат і продуктивності для постачальників, категорій, процесів визначення джерела поставки, розрахунку ціни тощо. Ось деякі загальні KPI, які використовуються в аналізі витрат:

• Економія: цей основний KPI вимірює скорочення витрат, досягнутих за рахунок покращених стратегій закупівель, кращих переговорів з постачальниками та більш ефективних процесів. Відстежуючи економію витрат, ви можете оцінити фінансові переваги своїх зусиль з керування витратами.
• Витрати під керуванням: цей KPI відноситься до загальних витрат, якими активно керує група заготівлі. Це допоможе вам зрозуміти, скільки ваших витрат контролюється та оптимізується. Вищі рівні витрат під управлінням свідчать про кращий нагляд і більш ефективну практику заготівлі. Метрика гарантує, що всі витрати будуть видимі і враховані, зменшуючи ризик непередбачуваних витрат.
• Продуктивність постачальника: ви можете порівняти показники, такі як своєчасні темпи поставки, частки дефектів і відповідність умовам контракту, щоб оцінити продуктивність постачальника. Регулярний моніторинг встановлює видиму та узгоджену планку та сприяє зміцненню відносин з постачальниками.
• Операційні KPI: операційні KPI вимірюють ефективність заготівельних процесів. Вони можуть включати такі показники, як час циклу для обробки замовлень на купівлю, точність виконання замовлення та ефективність обробки рахунків-фактур. Покращення операційних KPI призводить до більш спрощених процесів заготівлі та скорочення операційних витрат.
• Умови оплати: часто недовикористовуваний інструмент, аналіз платежів вивчає умови, за якими здійснюються платежі постачальникам. Це означає оцінку таких речей, як середні дні оплати, прийняті знижки за дострокову оплату та дотримання узгоджених умов оплати.
• KPI працівника: KPI працівника вимірюють продуктивність і продуктивність персоналу заготівлі. Вони можуть включати такі показники, як кількість оброблених замовлень на купівлю для кожного працівника, точність розміщень замовлень і рівень відповідності політикам заготівлі. Відстеження KPI працівника може допомогти вам визначити потреби у навчанні, покращити загальну продуктивність команди та підвищити ефективність і ефективність функції заготівлі.

Продукт SAP

Зробіть наступний крок

Досліджуйте рішення для аналізу витрат, щоб підтримувати швидші та впевненіші стратегічні рішення щодо закупівель.

Початок роботи

На що звернути увагу в програмному забезпеченні для аналітики витрат

Хмарні рішення для аналітики витрат на основі ШІ мають важливе значення для будь-якої серйозної стратегії заготівлі та ланцюжка поставок. Незалежно від того, на якому етапі ви перебуваєте у процесі цифрової трансформації, кожен крок, який ви робите для покращення інтеграції даних, видимості та точності, окупиться як у короткостроковій, так і в довгостроковій перспективі. Подивіться на наступне, як лише деякі з ключових функцій, які ви повинні очікувати у своєму програмному забезпеченні для аналізу витрат:

• Комплексна інтеграція даних: Програмне забезпечення має інтегруватися з існуючими фінансовими, ERP та системами ланцюгів поставок, щоб консолідувати всі дані про витрати в одному місці.
• Інструментальні панелі в реальному часі та звіти: шукайте настроювані інструментальні панелі в реальному часі, які надають швидкий аналіз ключових показників витрат і процесів потоку операцій.
• Розширені можливості аналітики та ШІ: Програмне забезпечення має використовувати ШІ, щоб перетворити необроблені дані на ефективні аналітичні дані та передбачити майбутні тенденції витрат.
• Зручний інтерфейс: Переконайтеся, що ви отримуєте інтуїтивно зрозумілий, простий у навігації інтерфейс, який вимагає мінімального навчання та працює як на настільних, так і на мобільних пристроях.
• Масштабованість і гнучкість: виберіть програмне забезпечення, яке може масштабувати з вашою організацією, інтегрувати з новими системами та адаптуватися до змінних потреб заготівлі.
• Надійні функції безпеки та відповідності вимогам: Програмне забезпечення має містити сильні заходи безпеки та дотримуватися відповідних правил для захисту конфіденційних даних.
• Налаштовувана звітність та аналітика: виберіть програмне забезпечення, яке дозволяє створювати індивідуальні звіти та детальний аналіз даних, адаптований до конкретних потреб.

Читати далі