Фінансове закриття — процес, довгий час пов'язаний з виснажливими, схильними до помилок завданнями, підкріпленим інтенсивним тиском, щоб закрити книги якомога швидше. І хоча важливі бізнес-рішення часто висять на балансі, фінансова звітність і звіти про те, що вони зациклюються, тільки такі ж хороші, як їх точність і надійність.

Сьогодні компанії середнього ринку стикаються з інтенсивною конкуренцією і повинні мати можливість швидко зводити та адаптувати свої бізнес-моделі. Ефективні та надійні процеси фінансового закриття допомагають забезпечити впевненість і швидкість корпоративного планування та прийняття рішень, а також допомагають інвесторам і акціонерам визнати добру річ, коли вони це бачать.

Що таке фінансове закриття?

Фінансове закриття відноситься до періодичного процесу перевірки та узгодження, що призводить до надання фінансових звітів і звітів, необхідних для докладного подання фінансової ситуації компанії. Іншими словами, фінансове закриття – це сума всіх операцій фінансового менеджменту, які бухгалтерські групи зобов’язуються «закрити книги» за певний період часу, наприклад, місяць, квартал або фінансовий рік. Кінцевою метою закриття бухгалтерського обліку є надання докладних та комплексних звітів, зокрема:

• Баланс або звіт фінансової позиції
• Звіт про прибутки та збитки або звіт про прибутки та збитки
• Звіт про грошовий потік

У чому різниця між «фінансовим закриттям» і «закриттям книг»?

Навіть люди, які знають різницю між цими двома термінами, часто використовують їх дещо взаємозамінно. Однак, з операційної точки зору, існує відмінність між фінансовим закриттям і закриттям книг — і таким, що стає все більш важливим, оскільки середні компанії прагнуть краще інтегрувати свої облікові процеси в єдину хмарну систему, наприклад, програмне забезпечення для планування ресурсів підприємства (ERP).

Ось визначення цих ключових термінів:

• Фінансове закриття (англ. Financial close) — це парасольковий термін, який стосується всіх облікових процесів, які переходять до закриття книг, включно з актом фактичного закриття книг. Результатом є фінансові звіти та звіти, які надають зацікавленим сторонам та керівникам точний облік фіскальної ситуації компанії. Це відбувається на регулярній основі, яка може бути щомісячною, щоквартальною, щорічною або іншою.
• Закриття книг – це крок процесу фінансового закриття, коли головна книга або «книги» узгоджуються та закриваються на період. Після цього кроку створюються фінансові звіти, щоб показати фіскальну ситуацію компанії протягом цього конкретного часу.

Ключові кроки у процесі фінансового закриття

У процесі фінансового закриття в основному є п’ять кроків: запис, аналіз, закриття, консолідація та звіт. Коли встановлюється крайній строк закриття, сальдо всіх фінансових звітів має бути узгоджено, щоб можна було закрити книги та знову розпочати процес на наступний фінансовий період.

Записати, аналізувати, консолідувати

• Створення фінансових операцій передбачає реєстрацію активів, пасивів, капіталу, доходів і витрат з усього бізнесу для цього конкретного фінансового періоду.
• Виконання фінансового обліку включає додаткові завдання, такі як аналіз рахунку та узгодження, визнання виручки, обчислення амортизації та облік розмежування.

Закрити

• Закриття сутності – це точка, коли ви припинили запис і узгодження транзакцій і готові узгодити та закрити книги.
• Корпоративне закриття відбувається після закриття книг і включає додаткові кроки, необхідні для фінансової консолідації між підрозділами та юридичними особами, включаючи зіставлення зі спільним планом рахунків, для певного перерахунку на загальну валюту, міжфірмові вилучення та обчислення інвестицій. У міру зростання середнього бізнесу їм потрібно буде автоматизувати та інтегрувати деякі з цих операцій і отримати швидший доступ до контролю та перевірки достовірності.

Звіт

• Виконання фінансової звітності є останнім кроком у процесі фінансового закриття. Оскільки звітність стає більш складною та вимогливою, фінансові команди відчувають тиск, щоб надавати швидші та гнучкіші звіти. Інтерфейси мобільних пристроїв і потужні системи управління фінансами є ідеальною відповіддю для запуску персоналізованих звітів в режимі реального часу в будь-якому місці, в будь-який час.

Програмне забезпечення для фінансового закриття ERP може показати вам знімок завдань, що залишилися для завершення, щоб закрити книги.

Топ-5 проблем, пов'язаних з фінансовим закриття

Багато компаній середнього ринку стикаються з все більш складними глобальними обліковими викликами, але вони повинні покладатися на менші команди, щоб зробити все. Для них важливо оптимізувати та автоматизувати свою бухгалтерську практику та вирішити ці проблеми.

Ось головні виклики для фінансових команд:

1. Відсутність структури та обліку СОПів: Процес фінансового закриття – «бухгалтерський 101» для керівників фінансових команд. У компаніях середнього ринку це часто означає, що пара людей старшого віку, які детально знають процес фінансового закриття, не відчувають необхідності вводити більш формальні, гранульовані стандартні операційні процедури (СОП). Оскільки підприємства стають складнішими, вони потребують сильних СОП, але це може бути проблемою, щоб отримати доступ до більш суворих операційних процедур, тому будь-які запропоновані нові фінансові системи або рішення повинні мати можливість швидко продемонструвати вигоду та зручність використання.
2. Тиск на час закриття місяця: від C-suite до акціонерів важливі стратегічні рішення залежать — навіть зависають — історія, про яку мають розповідати звіти про фінансове закриття. Отже, швидкість стає мотиватором. Іноді це добре, коли це призводить до більшої ефективності та тайм-менеджменту. Але занадто часто це призводить до сумнівних скорочень або силосів, де найшвидші люди отримують завдання закрити книги замість того, щоб витрачати час на поширення та автоматизацію цих завдань у всій команді та допомогти забезпечити краще розуміння стандартних фінансових близьких процесів у всьому бізнесі.
3. Неточні і запізнілі фінансові дані: Все, що потрібно, це неточні або неповні дані з однієї області бізнесу, щоб зірвати все фінансове закриття. Кожен відділ виробляє рахунки-фактури, витрати та замовлення на купівлю, але в багатьох компаніях, особливо на середніх ринках, які швидко виросли, бракує процедурної узгодженості навколо фінансової звітності. Франкові запити на речі в кінці місяця призводять до розчарувань і помилок. Багато підприємств стикаються з відсутністю інструментів та рішень для підтримки послідовного та безперервного обліку та відомчої звітності протягом усього місяця.
4. Силоси і погана інтеграція фінансових даних: Поряд з неточними і відкладеними відомчими даними, фінансові команди також борються з глухими і розрізненими системами звітності по всьому бізнесу, часто з різними метаданими або структурами даних для назв і номерів рахунків, назв і кількості продуктів, клієнтів, підрозділів тощо. Це означає, що бухгалтерам не тільки доводиться узгоджувати і мати сенс розрізненої інформації, вони також часто повинні вдаватися до ручних, схильних до помилок процесів, щоб гарантувати, що дані знаходяться в узгодженій структурі.
5. Відсутність автоматизованого обліку: У міру зростання компаній середнього ринку, так і складність своїх книг, не кажучи вже про необхідність забезпечити все більш складну корпоративну безпеку і мінуси стандартів управління. Прагнучи до процесів, які вже існують, багато підприємств намагаються затерти ці додаткові предмети, як на виконання завдань вручну. Це не тільки підвищує ризик помилки, але й обмежує масштабованість та інтеграцію даних. Без можливостей систем управління бізнесом ERP на базі штучного інтелекту (ШІ) середньоринковий бізнес досягне критичної бухгалтерської маси, за якою вони більше не зможуть зростати за допомогою ручних процесів.

Найкращі практики для більш плавної фінансової звітності та закриття бухгалтерського обліку

Звіти та аналітичні дані, надані процесом фінансового закриття, є одними з найбільш важливих для зростання та роботи вашого бізнесу, але через їх складність та деталізацію, вони часто є одними з найбільш привабливих для корпоративної діяльності. Але стандартизуючи процедури, розробляючи хороші комунікаційні стратегії та використовуючи потужні бухгалтерські програмні рішення, підприємства можуть розробити процес набагато простіше та набагато ефективніше.

• Виявлення неефективності та схильних до помилок облікових процесів. Під час цифровізації та модернізації своєї бухгалтерської практики багато кращих підприємств середнього ринку будують робочу групу представників з різних департаментів. Фінансова команда дає їм набір ризиків і питань для пошуку, і ці результати потім конгломеровані і оцінюються, щоб отримати гарне відчуття того, де є можливості для поліпшення.
  
  Цей процес, як правило, усуває вузькі місця і затримки, але також звертає увагу на безліч дій, які все ще виконуються в автономних, ручних електронних таблицях. Цей процес задає етап розвитку СОПів і розгортання більш підключених і автоматизованих інструментів обліку.
• Розробити хороші практики керування змінами для створення та розгортання SOP. У той час як бухгалтерська команда в кінцевому підсумку несе відповідальність за плавне фінансове закриття, вони залежать від кожного відділу, щоб зробити це - від витрат на придбання C-suite до витрат на обід відділу продажів. Якщо очікується, що відділи будуть доставлятися зі швидкістю та точністю, то компанія зобов'язана гарантувати, що всі у всьому бізнесі співають з одного пісенного аркуша.
  
  У кращих середніх бізнесах це часто починається з хорошої стратегії управління змінами, щоб допомогти повідомити про важливість стандартизації завдань і цементування протоколів для того, хто що володіє, а також коли і як їм потрібно виконувати і подавати свої фінансові завдання. А оскільки СОП створюються і розкачуються, це ідеальний час для впровадження та підтримки використання розумних інструментів фінансового менеджменту, таких як рішення ERP.
• Впроваджувати та підтримувати безперервний процес обліку. «Безперервний облік» означає, що замість всіх відділів, що працюють у паніці 29 ^числа кожного місяця, створюються робочі процеси, щоб розподіляти завдання фінансового закриття більш рівномірно протягом звітного періоду.
  
  Використання автоматизованих фінансових інструментів може допомогти значно спростити цей процес за допомогою таких речей, як мобільні додатки та шаблони — все це через хмару для збору та інтеграції щоденних міжвідомчих даних у режимі реального часу. Це допомагає уникнути паніки на кінець місяця, а також дає можливість командам завчасно помічати (і виправляти) помилки. Нарешті, коли книги зберігаються в актуальному стані, підприємства можуть виконувати «м'яке закриття» в будь-який період протягом місяця, щоб уникнути потрясінь або спотових можливостей.
• Автоматизуйте та цифровізуйте фінансове закриття. Завдяки ERP на основі ШІ, яка надає хмарні фінансові рішення, підприємства середнього ринку можуть перерозподіляти цінний час. Замість того, щоб витрачати години на виконання ручних завдань і осмислювати брудні дані, фінансові команди можуть приділяти більше часу стратегічній та кваліфікованій діяльності, яка допомагає своїм компаніям швидко зростати та швидко розвиватися на ринку, що швидко змінюється.
  
  Хмарні системи забезпечують інструментальні панелі в режимі реального часу, які дозволяють керівникам налаштовувати звіти та отримувати глибоку інформацію в будь-який час протягом місяця — зі свого пристрою, робочого столу або де завгодно. Він також надає бухгалтерській групі відкритий доступ до інформації в усьому бізнесі, використовуючи інструменти, які автоматично інтегрують і стандартизують розрізнені набори даних і надають їм командну базу, звідки агрегувати та аналізувати дані з усього бізнесу.
• Збирайтеся разом після кожного фінансового закриття. Це особливо важливо для підприємств середнього ринку, які ростуть і швидко змінюють свої бізнес-моделі, особливо коли вони намагаються впровадити і цементувати нові цифрові інструменти та SOP. Усі процесуальні виклики та епіфанії, які тривали під час останнього закриття, ніколи не будуть свіжими в свідомості команди, ніж через день-два після цього.
  
  Багато компаній використовують цю миттєву пост-тісну перепочинку, щоб створити регулярні зустрічі з фінансового закриття, де команди можуть піти за межі місця, можливо, пообідати, і взяти час, щоб проаналізувати та поділитися своїми ідеями для покращення та оптимізації процесу.

Автоматизація та списки завдань допомагають покращити процес фінансового закриття, як це видно тут у цьому списку схвалень.

Початок роботи з програмним забезпеченням для фінансового закриття

Легенда свідчить, що під час відвідин НАСА президент Кеннеді прийшов на двірника, який працював у вечірній час. Коли Кеннеді запитав його, чому він там так пізно, чоловік відповів: «Тому що я допомагаю посадити чоловіка на місяць». Хоча ця стара історія сьогодні може здатися трохи банальною, її послання, тим не менш, залишається надзвичайно потужним.

Щоб бути гнучкими та стійкими на сучасних швидкозростаючих та конкурентних глобальних ринках, середньорозмірні підприємства повинні прагнути прищеплювати всім своїм командам відчуття спільної мети та розуміння цілей компанії. І це не може бути легко серед внутрішніх силосів, неефективних процесів і помилок ручних робочих процесів. Фінансова цифрова трансформація не повинна відбуватися протягом ночі. Розпочати роботу з найкращими інструментами хмарного фінансового закриття може бути простіше, ніж ви думаєте. Зверніться до свого постачальника програмного забезпечення, щоб дізнатися більше про варіанти та рішення, налаштовані відповідно до ваших унікальних бізнес-потреб.