Огляд

Як ваша ERP-система працює на вас? Чи настав час для оновлення ERP? Можливо, ви не ставили ці запитання безпосередньо (якщо ви не розмовляли з торговими представниками), але ви могли б поставити собі це запитання, якщо не явно. Чи є невелика міра сумнівів у тому, що ваша система краща якимось чином? Можливо, ви чули деякі сучасні історії успіху ERP. Або, можливо, це більш очевидно — можливо, є нові речі, які вам потрібно зробити для ваших клієнтів або йти в ногу з конкуренцією, яку ваша застаріла система не може впоратися без багато часу і грошей на оновлення або модифікації. Так чи інакше, це хороша управлінська практика, щоб постійно оцінювати продуктивність системи та визначати сфери вдосконалення або виникаючі проблеми, які можуть стати проблемами в осяжному майбутньому.

Чи є ідеальна ERP-система?

Коротка відповідь – «ні». І навіть якщо ідеальна система існувала для ваших конкретних потреб у певний момент часу, ці потреби постійно змінюються. Тож добре тримати руку на пульсі справ, знати, наскільки добре ваша ERP підтримує ваші поточні потреби та визначати тенденції, які можуть призвести до проблем.

До встановлених систем модно відноситися як до «застарілих ERP», що мають на увазі старі технології та застарілі системи. Це несправедливо, тому що багато встановлених систем регулярно підтримуються, постійно модернізуються і повністю здатні рости і адаптуватися до мінливих потреб і вимог. Таким чином, оновлення ERP є необов'язковим, хоча і настійно заохочується постачальниками програмного забезпечення. Важливо бути в курсі виправлень і вдосконалень, наданих вашим постачальником рішень. Якщо ви помічаєте проблеми або несприятливі тенденції, перше, що ви повинні зробити, це переконатися, що ваша система має всі оновлення та випуски, а потім дізнатися, чи є у вашого постачальника додаткові компоненти або вдосконалення, які можуть усунути будь-які виявлені вами недоліки.

Чи дозволяє вам ваше поточне програмне забезпечення ERP?

Підсумовуючи, тримайте свою застарілу систему ERP актуальною. Але також уважно стежте за продуктивністю системи. Потреби та вимоги зміняться, і вам потрібно бути впевненим, що ваша система дійсно підтримує потреби вашої компанії та клієнтів.

Зазначена вище самооцінка може допомогти виявити недоліки та сфери, що викликають занепокоєння, в тому числі:

• Ваша система не може задовольнити нові вимоги або встановити обмеження на нові ініціативи.
• Він не підтримує нових технологій або вимог, або робить це тільки з труднощами, високою вартістю та затримками. Постачальник повільно впроваджує нові функції та функції.
• Функції важко вивчити і використовувати, і гальмувати, а не підтримувати ефективність.
• Час відгуку посилено повільний. Зберігання і пошук інформації є недостатнім, громіздким або просто не до сьогоднішніх постійно зростаючих потреб.
• Система є дорогою і складною в обслуговуванні та підтримці, і не підтримується належним чином вашим постачальником.
• Якщо ваша система дійсно застаріла ERP з підтримкою постачальника, або скорочується пул технічної підтримки, обізнані програмісти та аналітики, безсумнівно, стануть дорожчими і важче знайти, оскільки система стає більш застарілою і ненадійною.

Це види проблем, які можуть розвиватися повільно і довго йти невизнаними. Тоді раптом стає зрозуміло, що недоліки системи викликають серйозні проблеми з бізнесом — і треба щось робити.

Скільки ви витрачаєте на ERP?

Багато компаній дивуються, коли роблять аналіз і з'ясовують, що дійсно коштує зберегти свою існуючу ERP-систему на місці і працювати. Це може здатися дивним, коли середні компанії, як правило, дуже пильно стежать за витратами в рамках своїх регулярних управлінських обов'язків. Але не завжди легко відокремити прямі та непрямі витрати, пов’язані з ERP.

На додаток до щомісячної та річної плати постачальникам програмного забезпечення та постачальникам апаратних засобів, будуть постійні витрати на обслуговування та підтримку від різних постачальників послуг (наприклад, апаратні послуги, консультації або мережі). Обов'язково включіть витрати на оновлення речей, якщо ви виявили (або підозрюєте), що оновлення або вдосконалення можуть знадобитися для вирішення існуючих або очікуваних проблем, як зазначено вище.

Також враховуйте прямі внутрішні витрати ІТ-відділу, включаючи заробітну плату та пільги, простір, комунальні послуги та витратні матеріали. Спробуйте відокремити ті, які безпосередньо підтримують вашу ERP. Майте на увазі, що принаймні деякі з цих витрат залишаться після оновлення та впровадження нової системи, особливо якщо ви замінюєте традиційну локальну систему іншою локальною системою. Структура витрат на хмарне програмне забезпечення як послуга (SaaS) відрізняється, але вам все одно знадобиться точка порівняння, щоб прийняти безпечне рішення, чи залишатися у вашій існуючій системі, починати апгрейд ERP або проводити заміну застарілої системи.

Скільки коштувала б нова система?

Чи є у вас занепокоєння щодо потенційних витрат на перехід до нової ERP-системи? Це зрозуміло. Нова ERP-система, швидше за все, є одним з більших витрат на невиробниче обладнання, яке компанія зробить за певний рік. Тим не менш, якщо розглядати в контексті переваг, доступних і в порівнянні з сумою, яка зараз витрачається на підтримку поточної системи, більшість компаній вважають, що вартість є цілком розумною і виправданою. Не забувайте думати про витрати життєвого циклу — загальну вартість протягом періоду часу, як п'ять-сім років.

Дивлячись на вартість придбання та впровадження системи заміни, майте на увазі, що вартість ліцензії на апаратне та програмне забезпечення є лише частиною рівняння. Ви також повинні включити до своєї оцінки наступне:

• Мережеві та периферійні пристрої, такі як сканери штрих-кодів, станції віддаленого входу, мобільні пристрої та клієнтське програмне забезпечення плюс підтримка.
• Перетворення даних і введення даних у нову систему, а також забезпечення архівації та доступу до історичних записів.
• Готовність до стихійних лих, включаючи системи резервного копіювання або резервного копіювання, ресурси для відновлення даних, надлишкове з'єднання та зв'язок.
• Навчання та навчання для команди впровадження ERP та всіх майбутніх користувачів. (Це критично важливо. Не скупіться тут.)
• Розробка нового робочого процесу та документація.
• Допомога у впровадженні. Ймовірно, певний рівень допомоги буде включено в пакет від основного постачальника системи, але ви можете залучити додаткову допомогу від постачальника(ів), зовнішніх консультантів, вашої бухгалтерської фірми або інших для деяких або всіх перелічених вище позицій.
• Додаткове навантаження на ваших співробітників під час реалізації у вигляді понаднормової роботи, прийняття на роботу темпів для надання допомоги з регулярними обов'язками, щоб вони мали час працювати над впровадженням, або бонуси та інші стимули, щоб тримати працівників мотивованими.

Майте на увазі, що структура витрат на хмарні системи SaaS значно відрізняється від традиційного підходу buy-and-ad-composit. З SaaS для апаратного забезпечення мало або взагалі немає додаткових витрат, оскільки це, по суті, ситуація з підпискою. Але договір SaaS, як правило, також включає в себе багато витрат на технічне обслуговування та підтримку, тому ваші поточні витрати на власне ІТ будуть значно зменшені. Більшість компаній вважають, що загальна вартість за п'ять-сім років з SaaS, швидше за все, буде меншою, ніж загальна вартість покупки та підтримки власними силами.

Коли ви зважуєте рішення зберегти свою існуючу систему або подивитися на заміну, розгляньте компроміси. За допомогою нового рішення ERP ви отримаєте сучасний інтерфейс користувача, додаткові функції та підвищите свою конкурентну перевагу, тоді як якщо ви збережете свою застарілу систему, ви обмежите свою здатність залишатися гнучкими, продуктивними та конкурентоспроможними. Хоча ви в першу чергу не шукаєте економію коштів, сучасні історії успіху ERP демонструють, що переваги переходу до нової системи часто коштують дешевше і переважують витрати на впровадження апгрейду.

Як ви фінансово виправдовуєте нову ERP-систему?

При прийнятті рішення такого розміру більшість компаній вимагають аналізу витрат на вигоду у вигляді звіту про рентабельність інвестицій (ROI). Сторона витрат проста — складіть очікувані витрати, як зазначено вище. З боку вигоди може бути пряма економія ІТ-витрат, але перерахування основних переваг ERP вимагає від компанії розуміння того, як система змінить робоче місце і забезпечить більш високу продуктивність, підвищену продуктивність і краще обслуговування клієнтів.

Покращена продуктивність

Багато проектів ERP-систем виправдані значною мірою очікуваним покращенням ефективності (пряме скорочення робочої сили) і економією витрат (включаючи, але не обмежуючись, скороченням запасів), і справедливо, тому що це величезні переваги окупності в багатьох успішних впровадженнях ERP. Однак майте на увазі, що система не створює цих переваг завдяки своєму простому існуванню у вашій компанії. Система організовує, аналізує і подає дані таким чином, щоб менеджери могли краще використовувати людей і приймати кращі рішення, що буде генерувати великі вигоди. Майте на увазі, коли ви витрачаєте бюджет на навчання користувачів і впровадження вдосконалених процедур.

Краще обслуговування клієнтів

Ці переваги менш прямі, але ще цінніші. За рахунок кращого обслуговування клієнтів, ви теоретично можете збільшити продажі і прибуток, збільшити частку ринку і, можливо, навіть збільшити маржу, тому що гарне обслуговування клієнтів додає вартість для клієнта без додавання вартості в сам продукт. У деяких випадках покращення обслуговування клієнтів стають вимогами до виживання, оскільки коли новий або хороший клієнт очікує можливості, такі як електронне замовлення або розширена електронна звітність, ваша ERP-система має надати.

Зміни робочого місця

Сучасні системи призначені для зручності використання (UX або досвід користувача є поточним звуковим словом) для швидкого та легкого доступу до інформації. Оскільки робота та робочий процес кожного користувача унікальні, сьогоднішні системи дуже адаптовані для того, щоб надати кожному користувачеві максимально ефективні та комфортні робочі екрани та процеси. Подумайте про уникнення витрат, а не про зниження витрат для цієї вигоди. Завдяки цьому підвищена ефективність допоможе нинішнім співробітникам зробити більше і впоратися з більш високим обсягом бізнесу без нового прийому на роботу. Не доцільно обґрунтовувати систему на основі скороченого кількісного складу персоналу — вона, ймовірно, не відбудеться, і перспектива втрат робочих місць не мотивуватиме працівників обіймати систему і допомогти їй досягти успіху.

Вибір ERP є лише початком

Дотримуючись порад щодо оцінки ERP-систем, майте на увазі, що заміна застарілих систем – це не простий або швидкий процес, але він добре вартий інвестицій, оскільки може принести значні переваги при правильному виборі та впровадженні.

Одне питання, яке більшість компаній на цьому етапі процесу має на вершині свого списку, – «Скільки часу знадобиться для вибору та впровадження заміни застарілої системи?» На це питання немає єдиної відповіді — це залежить від розміру та складності організації, чи є або обидві системи (старі та нові) хмарними, динаміка компанії та команди впровадження, рівень відданості менеджменту проекту та обсяг співпраці чи спротиву серед спільноти користувачів... назвати лише кілька змінних. Деякі впровадження можуть бути завершені за кілька місяців, інші займають рік або більше. Досвідчений партнер із впровадження може допомогти вам розробити досяжну часову шкалу, коли ви складете план свого проєкту на ранніх етапах планування впровадження.

Ми не зобов’язані говорити вам, що заміна основи стратегічного управління інформацією вашої компанії обов’язково буде руйнівною. Цього не можна повністю уникнути, але збої можна мінімізувати за допомогою добре спланованих і керованих зусиль впровадження.

Докладніше в цій серії