Процес розрахунку ROI з планування ресурсів підприємства (рентабельність інвестицій) виглядає досить простим: поповнити витрати, додати переваги та порівняти дві цифри. Однак, є ряд факторів, які потрібно враховувати, щоб переконатися, що ваші результати є дійсними — і корисними. Важливо мати повне уявлення як про витрати, так і про переваги, зараз і в майбутньому, як для існуючої системи, так і для нової системи, що оцінюється. Нижче наведено експертні поради, засновані на десятках впроваджень ERP.

Підготовка до аналізу ROI ERP

Використовуйте розумні часові рамки для аналізу ROI. Щоб переконатися, що ваш аналіз покриє повний життєвий цикл як витрат, так і переваг, врахуйте період часу не менше п'яти років.

Шукайте різниці в витратах між попередньою системою та системою ERP для заміни. Для цього вам потрібно перерахувати поточні витрати для підтримки вашої попередньої системи, а також майбутніх витрат на апгрейд ERP. Пам'ятайте, що ключовим мотиватором зміни систем є додавання нового функціоналу, щоб залишатися конкурентоспроможним, тому включіть реалістичну оцінку витрат на оновлення для застарілої системи.

Будьте ретельними. Переконайтеся, що ви зібрали кожен кошторис: для придбання нової системи, її впровадження та ефективної роботи. У багатьох випадках операційні витрати нової системи будуть меншими, ніж існуючі витрати на систему. Також враховуйте прогнозовані переваги при розрахунку рентабельності інвестицій ERP, визнаючи, що ці переваги будуть реалізовані з часом.

Думайте позитивно, але реалістично. Якщо ваша компанія базується на продукті (наприклад, дистриб'ютор або виробник), ви можете передбачити значне скорочення запасів, але виконуйте домашнє завдання, щоб зрозуміти, який результат є типовим. Також майте на увазі, що економія не відбудеться ні автоматично, ні відразу.

Чому це багато докладної роботи? ROI часто потрібна для цілей фінансового планування. Також важливо розуміти загальні витрати та переваги проєкту, щоб виправдати свої інвестиції в ERP та оцінити продуктивність системи відповідно до очікувань після впровадження. Робочий аркуш калькулятора ERP ROI нижче може допомогти вам точно визначити ваші витрати, пропонуючи поради та поради, щоб зробити процес більш плавним.

Використання цього аркуша

Ця сторінка проведе вас через серію таблиць, які потрібно заповнити. Кожен крок надасть інформацію, щоб допомогти в заповненні цих таблиць.

Під час виконання процесу ви можете створювати власні користувацькі електронні таблиці на основі цих таблиць. Ми також створили завантажуваний аркуш шаблону ERP ROI, який допоможе вам.

Існує три основні кроки для розрахунку рентабельності інвестицій апгрейду ERP:

• Обчислити витрати
• Оцініть переваги
• Обчислити рентабельність інвестицій

1. Обчислити витрати ERP

Як буде розгорнута ваша ERP-система?

Те, як розгортається ERP-система, суттєво впливає на калькуляції витрат. Існує кілька варіантів:

• Локальні (on-prem): локальне розгортання є традиційним способом впровадження застарілих ERP-систем протягом десятиліть. Апаратне та програмне забезпечення купується та встановлюється на власних серверах компанії, а система підтримується та модернізується компанією.
• Хмара: у хмарному розгортанні система працює через Інтернет з апаратними засобами та програмним забезпеченням, які зазвичай належать та підтримуються стороннім постачальником. Підприємства підписуються на послугу — модель ліцензування, яка називається software-as-a-service (SaaS) ERP.
• Гібрид: У цій моделі елементи локального розгортання та хмари можуть бути об'єднані для створення гібридної хмари. Це дає компанії максимальну гнучкість, але вимагає значно більшого залучення ІТ-персоналу.

Які опції розгортання ви порівняєте?

Обчислити вартість ERP обох систем

Цей розділ аркуша призначений для обчислення загальних витрат на володіння (TCO) як для існуючої попередньої системи ERP, так і для нової системи заміни. Зазвичай існує чотири напрямки інвестицій:

• Інфраструктура
• Програмне забезпечення
• Упровадження
• Поточні витрати на персонал

Для початкового обґрунтування проекту необхідно буде оцінити ці витрати (перш ніж вийти на пропозиції та пропозиції). Багато або більшість перерахованих тут предметів можуть бути включені в пакетну пропозицію, але розраховують оплатити додаткові послуги, навчання, апаратні засоби та програмне забезпечення для завершення роботи.

Витрати на зростання та підтримку будуть значно вищими, якщо ваша існуюча система є старою, погано підтримуваною розробником, або якщо вона буде «на нижчому рівні», тобто не в курсі виправлень і випусків розробників.

Витрати на інфраструктуру ERP

Крім початкових витрат, оцініть вартість модернізації та розширення поза початковою покупкою. Оскільки це орієнтована на час оцінка — всі витрати будуть тиражовані (і ескалайовані) протягом п'яти років (принаймні) життєвого циклу — розмістіть ці витрати на оновлення та розширення в наступні роки, оскільки навряд чи вам потрібно буде модернізувати або розширити протягом першого року або так далі.

• Початкове обладнання: Вартість придбання або оренди комп'ютерів, серверів, принтерів, наприклад. У таблиці порівняння ці витрати вже слід було витратити на “попередню систему”.
• Постійні оновлення та технічне обслуговування: Продовження витрат на вищезазначену інфраструктуру. З SaaS витрат на обслуговування інфраструктури не буде.
• Ліцензія на системне програмне забезпечення: Включає операційну систему, базу даних, утиліти, наприклад.
• Оновлення та обслуговування системного програмного забезпечення: Поточні витрати на програмне забезпечення вище системи. Очікуйте відсутність або низькі витрати на обслуговування інфраструктури за допомогою SaaS.
• Мережеве обладнання та збори: Початковий бюджет на мережеве обладнання та послуги.
• Користувальницькі пристрої: Вартість покупки, заміни та підтримки різних ПК, планшетів, сканерів тощо.
• Плата за об'єкти інфраструктури: Розраховані витрати на простір та комунальні послуги, наприклад, які потрібні системі.

Витрати на програмне забезпечення ERP – бізнес і продуктивні застосунки

Тут ви захочете бюджетувати витрати на оновлення та розширення поза початковою покупкою. Річна плата може зрости з часом, коли додаються додаткові користувачі або програми, залежно від цінової стратегії постачальника.

• Початкова вартість безстрокової ліцензії: авансові витрати, особливо для локальних, а також деякі варіанти розміщення та гібридного ліцензування. Це вже витрачено для попередньої системи.
• Постійна ліцензія, що триває щорічно: це охоплює оновлення та певний рівень підтримки. Для ERP-системи це, як правило, 16-20% ціни за прейскурантом щорічно. При 20% щорічно ліцензія «викуповується» кожні п'ять років.
• Річна підписка (SaaS): використовуйте запропоновані або оцінені річні витрати на підписку для хмарних застосунків.
• Річна плата за технічне обслуговування (SaaS). Додаткові виплати за підтримку, необхідні для програмного забезпечення, яке не включено в інші місця. Більшість плати за обслуговування програмного забезпечення SaaS включені в підписку.

Витрати на впровадження ERP

Далі потрібно оцінити витрати на впровадження як початкової системи, так і заплановану модернізацію протягом п'ятирічного періоду. Більшість постачальників програмного забезпечення мають один або два основних релізи протягом року. Кожен випуск насправді є міні-реалізацією. Спочатку проєктна група має перевірити випуск, щоб визначити загальний вплив на поточний бізнес-процес. Потім завантажується і тестується випуск. Перед початком продуктивної експлуатації користувачі повинні бути достатньо навчені новому програмному забезпеченню. Потенційні витрати, які необхідно врахувати, включають:

• Кадрова команда проекту: коефіцієнт в бюджетному часі (включаючи понаднормову роботу) для ІТ-персоналу та користувачів.
• Плата за консультації: визначте початкову допомогу, яка може знадобитися вам, за межами того, що буде включати постачальник.
• Перетворення даних, введення та тестування: використовуйте персонал або шаблони для введення даних, тестування або будь-яких інших основних завдань, які вам потрібні. (Це часто входить до бюджету, що може призвести до проблем з якістю даних.)
• Навчання та навчання користувачів: деякі початкові навчання кінцевих користувачів будуть включені постачальником, але для отримання максимальної користі від вашої системи подальша освіта настійно рекомендується.

Поточні витрати на персонал ERP

Оцініть «нормальні» операційні витрати на підтримку вашої нової бізнес-системи ERP. Беручи до уваги поточні (повторювані) витрати, будьте максимально реалістичними та включайте обґрунтовані очікування ескалації або інфляції рік у рік. Основні статті будуть поєднані з внутрішнім ІТ-персоналом і витратами консультантів, таких як:

• Витрати на інфраструктурну підтримку: Це охоплює час, виділений на підтримку, крім того, що включала рекомендація постачальника. З SaaS не буде або витрат на обслуговування інфраструктури, або мінімальних витрат.
• Резервне копіювання та аварійне відновлення: Включіть аутсорсингові або внутрішні практики.
• Підтримка мережі та пристроїв: Орієнтовна підтримка, необхідна для мережі, ПК та мобільних пристроїв, наприклад.
• Періодичні виправлення помилок: це для ІТ-персоналу, щоб застосувати потік виправлень помилок.
• Інтеграції програмного забезпечення: Очікується регулярне обслуговування, оскільки програмні продукти оновлюються.
• Налаштування програмного забезпечення: Оновлено або повторно застосовано в циклах випуску програмного забезпечення.
• Підтримка мобільних пристроїв користувача: необхідні зусилля для розробки та підтримки застосунків.

Визначити загальну вартість вашої попередньої системи ERP відносно нової системи ERP

З чотирьох таблиць вище перенесіть загальну суму для кожної сфери інвестицій, а також проміжні суми нових системних витрат до таблиці нижче. Тепер ви зможете побачити загальну економію або додаткові витрати на перехід до нової системи. Очікуйте поєднання від’ємних і позитивних проміжних сум для “5-річної різниці”.

Що робити з цією інформацією

• Якщо загальна “5-річна різниця” є додатною, це означає, що вам дорожче підтримувати вашу застарілу систему, а потім замінити її. Ця сума є прямою вигодою і має бути додана до таблиці 8: Зведені дані про переваги ERP (нижче).
• Якщо загальна “5-річна різниця” є від’ємною, це означає, що нову систему буде дорожче впровадити, а потім підтримувати вашу існуючу систему. Додаткові переваги будуть висвітлені в наступному розділі.
• Сума 5-річних витрат нової системи буде використана нижче в розрахунку ROI як «інвестиції».

2. Оцінити переваги ERP

Якщо п’ятирічна вартість нової системи перевищує витрати на підтримку застарілої системи, то вам знадобиться достатня додаткова вигода для обґрунтування внесення змін — інакше навіщо робити перемикач?

Наприклад, якщо ви очікуєте більший дохід і більшу маржу в результаті апгрейду до нового ERP, або якщо система забезпечить більшу цінність і вищий рівень підтримки клієнтів, ці переваги можуть допомогти вам раціоналізувати оновлення до нової ERP.

Деякі з переваг нової системи за своєю природою дещо важче відокремити і призначити новій системі, але добре варті зусиль, щоб зробити це. У більшості випадків буде достатньо прямих переваг, щоб більше обґрунтувати впровадження нової системи. Але документування та оцінка непрямих переваг допоможе у плануванні проектів, визначенні пріоритетів та вимірюванні результатів впровадження ERP на організацію. Навіть якщо ви не можете призначити грошову вартість цим перевагам, додайте їх до аркуша ROI та плану проекту.

Приклади пільг ERP

Для цього аркуша були організовані приклади переваг ERP за п'ятьма напрямками вдосконалення:

• Продуктивність людей
• Прийняття рішень
• Фінанси та бухгалтерський облік
• Операції
• Бізнес-технології

Наведені нижче списки є зразками переваг. Буде ще багато, що ви та ваша команда розкриєте під час перегляду історій успіху клієнтів, звітів аналітиків, бізнес-вимог, опцій програмного забезпечення та нових технологій. Перелічити можливі переваги та зафіксувати початкові оцінки покращень процесів та їх фінансової вартості.

Продуктивність людей

• Підтримуйте мобільні пристрої, щоб дозволити працювати в будь-якому місці в будь-який час.
• Підвищити ефективність і точність введення даних через незручні процедури та повільну реакцію системи, пов'язану зі старими ERP-системами, які не є «зручними для користувача».
• Скоротіть час до продуктивності за допомогою рольового сучасного інтерфейсу користувача (UI), який зменшує час навчання, необхідний користувачам для запуску та запуску.
• Допоможіть створити кероване кероване середовище, щоб зменшити мінливість зі стандартними процесами.

Прийняття рішень

• Консолідуйте системи, щоб зменшити неточності в даних і усунути зайві дані.
• Централізувати та керувати інформацією (єдиним джерелом істини), щоб зробити внутрішньокорпоративні комунікації більш ефективними та допомогти уникнути непорозумінь і плутанини.
• Отримайте доступ до великих даних за допомогою сучасних аналітичних інструментів для надання аналітичних висновків для кращого прийняття рішень.
• Надайте зручні для користувача інструменти, такі як попередження та інструментальні панелі, щоб забезпечити швидкі та точні запити самообслуговування.

Фінанси та бухгалтерський облік

• Оптимізуйте фінансові та бухгалтерські процеси по всій компанії.
• Прискорити щомісячні закриття та підвищити точність фінансової звітності.
• Покращити дебіторську заборгованість, зменшуючи дебіторську заборгованість у днях (ДЗД).
• Зменшити стрес аудитів, тому що дані організовані та легко доступні, а також точні та повні.
• Полегшити дотримання нормативних вимог.

Операції

• Покращити діяльність бізнесу в масштабах компанії та модернізувати застарілі процеси.
• Інтегрувати електронну комерцію в керування клієнтами та замовленнями.
• Зменшити експлуатаційні витрати на робочу силу за рахунок кращих систем планування.
• Підвищити задоволеність клієнтів твердим продуктом або датою доставки на момент цитування.
• Допоможіть закупівлям стати проактивними та контрольованими, а не хаотичними та покладатися на оперативність.
• Скоротіть запаси, не збільшуючи виникнення дефіцитів, невиконаних замовлень або розчарувань клієнтів завдяки кращому плануванню та контролю запасів.

Бізнес-технології

• Замініть застарілу інфраструктуру, яка утримує бізнес назад.
• Покращити взаємодію між різними бізнес-системами відділу.
• Консолідуйте автономні застарілі застосунки та скоротіть використання таблиць Excel і ручних обхідних шляхів.
• Отримайте доступ до нових технологій, таких як штучний інтелект (ШІ), машинне навчання та Інтернет речей (IoT).
• Забезпечити шлях до масштабованості за допомогою сучасних систем, які призначені для зростання в міру зростання бізнесу.
• Забезпечте безпеку даних за допомогою сучасних систем і засобів контролю.
• Усуньте проблему пошуку підтримки застарілих систем, які більше не підтримуються вендором.

Документувати покращення ERP

Робочий аркуш нижче є зразком електронної таблиці для документування ваших спостережень і оцінок покращень процесів та їх фінансової вартості. Не забудьте заповнити кожен стовпчик у власній електронній таблиці.

• Створіть аркуш для кожної з п'яти областей покращення, перелічених вище.
• Записуйте процеси під кожним, що буде вдосконалено.
• Оцініть річні прямі та непрямі суми.
• Обчислити п'ятирічну загальну вартість.
• Вкажіть пільгу, навіть якщо суму в доларах неможливо визначити.

Визначте прямі та непрямі переваги для кожного відділу у вашій організації. Нижче наведено приклад пільг у сфері фінансів та бухгалтерського обліку. Вам знадобиться така таблиця для кожного відділу у вашій організації.

Підсумувати всі пільги ERP

Після того, як всі сфери благоустрою будуть розглянуті, додайте суму п'ятирічної суми від кожного відділу, щоб визначити загальну вигоду.

Крім того, якщо ви виявили, що “Загальна 5-річна різниця” з таблиці 6: Зведення витрат у була позитивною, то однозначно буде дорожче підтримувати вашу застарілу систему, а потім замінити її. Сума заощаджень є прямою сумою вигоди і має бути додана до таблиці нижче в рядку 6. Якщо це число було від'ємним (вартість нової системи більше, ніж існуюча), розмістіть нуль (0) у рядку 6.

3. Обчислити дохідність інвестицій ERP

Вам не знадобиться електронна таблиця для цієї стадії.

На цьому етапі ви повинні мати всю необхідну інформацію для розрахунку рентабельності інвестицій в ERP за такою формулою:

ROI = (пільги – інвестиції)/інвестиції

Тут ви знайдете інформацію:

• «Інвестиція» – це «Загальні 5-річні витрати нової системи», яка є загальною з таблиці 6: Зведення витрат ERP
• «Переваги» – це «Загальні переваги проекту ERP» з таблиці 8: підсумок переваг ERP

У більшості випадків вигода буде більшою, ніж інвестиції, і ви в кінцевому підсумку будете мати співвідношення більше 1.

Наприклад, якщо п'ятирічна пільга становить 2 000 000 доларів США, а п'ятирічна інвестиція становить $575 000, то коефіцієнт становитиме ($2,000,000 – $575,000) / $ 575,000 = 2,479, і це округляється до 2,5.

Помножте цей коефіцієнт на 100, щоб отримати відсоток дохідності інвестицій, який є результатом оновлення вашої системи ERP. У нашому прикладі коефіцієнт 2,5 являє собою 250% ROI.

Наступний крок

Якщо переваги та ROI є обґрунтованими, наступним кроком є розширення зусиль, щоб відповідати процесу планування та бюджетування вашої компанії. Оскільки програмне забезпечення впливає як на операційний, так і на капітальний бюджети, вам може знадобитися залучити більше зацікавлених сторін.

• Спілкуйтеся з керівниками-спонсорами та членами команди, які створили кошторис.
• Надайте супровідні продажі, витрати та іншу документацію.
• Створюйте конкретні прогнози продажів і витрат за роками.
• Підготуйте дані фінансового аналізу для загальних витрат на володіння (TCO), періоду окупності та інших обчислень.