Розуміння перенесення ERP

ERP – це як центральна нервова система бізнесу. Рішення ERP дають організаціям уявлення про те, що відбувається в основних сферах бізнесу, включаючи фінанси, логістичний ланцюг, обслуговування клієнтів і HR, назвати кілька. Це допомагає компаніям керувати кількома переплетеними процесами в межах однієї інтегрованої системи.

Міграція ERP необхідна, коли застаріла ERP стає застарілою, більше не йде в ногу з потребами клієнтів і не обмежує можливості бізнесу задовольняти конкурентні вимоги. Як би там не було, міграція даних є критичною і потенційно кропіткою частиною запуску нового ERP.

У цій статті ми розглянемо:

• Як підготуватися до перенесення ERP

• Чому хмарна ERP на підйомі

• Проблеми з міграцією ERP та підводні камені

• Найкращі практики для плавної міграції даних

Підготовка до міграції ERP

Міграція даних може бути ретельною роботою. Переміщення інформації, пов’язаної з клієнтами, продуктами та постачальниками з різних форматів, в одну систему приносить властивий ризик цілісності даних ERP. Точність має важливе значення, щоб уникнути затримок, плутанини та втрати даних по лінії.

Підприємства з чітким розумінням своїх цілей, стратегії та потреб ставлять себе в кращу позицію для точної, своєчасної передачі даних. Ось кілька способів підготуватися:

Побудувати бізнес-кейс

Звуковий бізнес-випадок починається з відвертої постановки проблеми. Організації повинні оцінювати ІТ-інфраструктуру, додатки та дані, з якими вони зараз працюють, і відзначати будь-які недоліки. Розбийте, як ці обмеження впливають на операції, продуктивність працівників і відносини з клієнтами.

Потім сформулюйте, як нова ERP буде вирішувати ці питання. Будьте зрозумілі щодо очікуваної рентабельності інвестицій, витрат, обмежень ресурсів та потенційних ризиків. Переваги ERP залежать від нової системи, починаючи з найкращих даних. Організації повинні чітко дивитися на час, енергію та необхідні інвестиції.

Розробити надійну стратегію міграції даних

Успішна міграція ERP ґрунтується на чітко визначених цілях. Подробиці чорнового проєкту з бюджетом, реалістичною часовою лінією та обсягом. Виберіть основні вимірювання продуктивності для перевірки в процесі виконання проєкту.

Почніть планувати завчасно, щоб розширити ресурси та розширити можливості команд впровадження ERP, щоб делегувати іншу роботу, щоб вони могли зосередити свою енергію на міграції даних, коли це необхідно. Ранній викуп на всіх рівнях організації отримує всіх на одній сторінці і допомагає захистити від збоїв або розбіжностей пізніше.

Оберіть партнера впровадження ERP

Після того, як бізнес визначить цілі та вимоги, він може ретельно оцінити свої опції ERP. Дослідники для галузевого досвіду, сумісності з поточними технологіями та доведеного запису про досягнення визначених цілей.

Перевірте приклади вендорів, щоб побачити, наскільки добре вони відповідають конкретним бізнес-потребам. Хороша посадка буде знайома з останніми стандартами відповідності даних і галузевим правилам.

Чому бізнес переходить у хмарний ERP

Традиційні локальні ERP-системи працюють на серверах, які належать та обслуговуються ІТ-командою бізнесу. Вони вимагають фізичного простору, регулярного утримання та передачі даних, коли застаріле обладнання неминуче запускає свій курс. Ось чому сьогодні більше організацій переходять на хмарні ERP-рішення. Ці послуги на основі підписки пропонують видимість і контроль провідних підприємств, які хочуть без великих капіталовкладень або поточного технічного обслуговування.

До переваг хмарної ERP перед локальною ERP можна віднести:

• Вартість: Хмарне ERP-програмне забезпечення постачається через Інтернет, тому немає потреби в апаратному забезпеченні, яке вимагає щоденної уваги з боку вже зайнятих ІТ-відділів. Виправлення, оновлення та обслуговування покриваються постачальником ERP за фіксовану плату.

• Масштабованість: Підприємства можуть додавати зберігання даних у міру зростання та віддалено виконувати нові функції. Попередньо створені інтеграції ERP підключаються до бізнес-застосунків за допомогою генеративного ШІ, який допомагає автоматизувати процеси та підтримувати клієнтів.

• Гнучкість: рішення Cloud ERP швидко адаптуються до нових бізнес-моделей та мінливих правил. Організації можуть знайти можливості для впровадження інновацій, підключивши колись закриті дані та консолідуючи, стандартизуючи та інтегруючи застосунки.

• Аналітика: Сучасні хмарні системи дозволяють лідерам приймати кращі та швидші рішення. Інструменти ШІ покращують аналітичні дані, приховані у великих складних наборах даних, щоб допомогти виявити тенденції та передбачити зміни.

• Безпека: Хмарні ERP-рішення допомагають знизити ризик і підвищити прозорість відповідності. Команди з безпеки постачальників ERP можуть робити критичні оновлення, виправляти неполадки та віддалено реагувати на кібератаки без дорогого відвідування сайту.

Поширені проблеми з міграцією даних ERP

Міграція ERP – це більше, ніж просто переміщення файлів. Неперервність робочих процесів і здатність бізнесу швидко знаходити інформацію залежить від точного перенесення всіх відповідних даних ERP.

Є багато змінних, з якими можна боротися. Але ці складнощі можна подолати, особливо якщо бізнес обізнаний з питаннями, які найчастіше піднімають команди:

• Якість даних: надлишковий, старий, непотрібний або застарілий вміст пульсує нижче у потоці, спричиняючи проблеми та обмежуючи аналітичні висновки

• Обмеження ресурсів: потрібен час, досвід і фокус, щоб розкрити дані ERP, що потрапили в інформаційні сховища, а потім витягти, очистити та підготувати їх до міграції

• Застарілі ускладнення ERP: чим більше налаштована застаріла система, тим довшою та складнішою є міграція ERP

• Відповідність і безпека: Міграція даних з декількох джерел надійно отримує знання про розвиток кіберзагроз і обізнаність з нормативними рекомендаціями

• Управління змінами: Застаріла система може відчувати себе другою природою для багатьох працівників - балансування їх робочого навантаження з навчанням нової системи може викликати стрес

Найкращі практики міграції даних ERP

Точні дані ERP лежать в основі процесів працівників, систем логістичного ланцюга, взаємодії з обслуговуванням клієнтів і багато іншого. Підприємства повинні передавати дані як з низьким рівнем деталізації, так і з урахуванням стратегії високого рівня.

Щоб переконатися, що будь-які дані, які переміщуються, оптимізовані для нової системи ERP, дотримуйтесь наступних порад:

Оцінити існуючі дані

Різні відділи в межах однієї організації можуть обробляти один і той самий фрагмент даних по-різному. Це може призвести до суперечностей, дублювань або неточностей, які з’являться пізніше просто неправильно.

Оскільки новий ERP буде єдиним джерелом істини бізнесу, мудро бути вибірковим саме з тим, що мігрує. Копіювання кожного останнього біта даних може спричинити плутанину або помилки пізніше. Ретельна оцінка даних відділом дозволить переконатися, що марна інформація не засмічує нову базу даних.

Уважно призначте поля даних

Робочий проєкт, для якого потоки даних допоможуть організаціям виявляти суперечності та активувати автоматизоване перенесення. Щоб потрапити туди, компаніям слід призначити дані з вихідних платформ та рішень до структури своєї нової ERP-системи.

Надайте групам впровадження ERP час, щоб зрозуміти, що вони бачать, позначте проблеми за потреби та перетворюйте дані у формати, які краще відповідають новій системі.

Визначити керування даними

Для організації критично важливо вирішити, хто володіє тими даними, перш ніж вони будуть перенесені. Навмисно призначайте ролі для кожного разу, коли слід включати конкретні типи даних, як це станеться, і хто за це відповідає.

Призначте одну особу для нагляду за відповідністю. Це допоможе переконатися, що всі зусилля з міграції ERP постійно відповідають останнім правилам.

Встановити суворий процес перевірки

Щоб переконатися, що результати тесту можуть бути точно інтерпретовані та виконані, це хороша ідея для ранньої перевірки методології тестування.

Тестувати, як тільки перші дані будуть перенесені і регулярно повторно перевіряти результати, як більше даних переміщується. Такий підхід дозволяє бізнесу вчитися, широко застосовувати інсайти та уникати проблем, коли темп набирає обертів.

Сприяти спільному розгортанню

ІТ-експерти, кінцеві користувачі та зацікавлені сторони повинні бути на борту для досягнення успіху міграції ERP. Щоб побудувати бай-ін, краще розробити стратегію разом, чітко повідомити пріоритети рано і бути попереду, як зміни вплинуть на всіх.

Регулярно інформуйте керівників, департаментів, клієнтів та співробітників про статус проекту та про те, як готовий продукт покращить їхній досвід.

Контрольний список міграції ERP: 7 ключових стратегій

Як і будь-який проект для всієї компанії, навіть з найкращим плануванням, з'являться несподівані проблеми. Дотримуйтесь цих стратегій, щоб впоратися з гикавки голови і управляти ризиком:

1. Проведіть ретельну оцінку, яка визначає чіткі цілі

Чітко розуміти вимоги до даних, навмисно збираючи вхідні дані по всій організації, від менеджменту до кінцевих користувачів. Дізнайтеся, що викликає розчарування, уповільнення процесів або придушення інновацій. Потім створіть список вимірюваних цілей, щоб вирішити ці конкретні больові точки.

2. Взаємодіяти з досвідченими консультантами

Після того, як організація задокументувала чіткі цілі, консультант може допомогти визначити їх пріоритети та вивчити інші питання, які може бути потрібно розглянути бізнесу. Поінформована, аутсайдерська перспектива також може прояснити, як виглядає успіх, як наприкінці міграції ERP, так і на довгі роки.

3. Залучайте стейкхолдерів рано і часто

Міграція ERP – це зусилля для бізнесу, які процвітають на чіткій комунікації, тому висувають очікування наперед. Нехай кожен постраждалий відділ, партнер і клієнт знають, як і коли зміни вплинуть на них, щоб люди могли підготуватися, і ніхто не здивований.

4. Документувати комплексний план проєкту міграції ERP

Розробити докладний список завдань для кожного кроку, починаючи з кінця, з вкладеними ключовими етапами та датами. Будьте зрозумілі про те, що потрібно, щоб завершити кожен крок і відстежити, скільки часу вони вимагають, як ви йдете.

5. Прийняти стратегію Clean Core для очищення та підготовки основних даних

Підприємства, які уникають внесення змін до основних функцій своєї ERP-системи, як правило, оминають майбутні проблеми складності та продуктивності. Активуйте Clean Core, щоб мінімізувати ризик, швидко скористатися оновленнями та легко інтегруватися з новими технологіями.

6. Спростіть свою хмарну міграцію за допомогою поетапного підходу

Міграція ERP повинна виконуватися поступово. Працюйте через ключові системи або процеси за відділом, працівником або місцезнаходженням. Займатися питаннями проактивно, вчитися і рухатися далі. Це займає трохи більше часу, але бути методичним є обов'язковим для складних або високоризикових проектів.

7. Суворо тестуйте та пропонуйте навчання

Підтвердьте, що новий ERP точно отримує нові дані, спочатку тестуючи невеликі обсяги. Вручну перевірте кожен застосунок, виправте проблеми та підтвердьте, що нові та старі системи ERP вирівняні. Потім додайте більше даних і випадків використання, надаючи кінцевим користувачам можливість навчати та досягати сертифікатів.

Хто має бути частиною моєї групи міграції ERP?

Стратегія міграції даних така ж добра, як і люди, які спільно працюють над її реалізацією. Будь-який успіх нової ERP-системи залежить від того, як команда формує проект з самого початку і бачить його до кінця.

Ось кілька запропонованих ролей для призначення та їх фокус:

• Виконавчий спонсор, щоб діяти як точкова особа з керівництвом, блокувати виконавчий викуп на початку, і допомогти вирішити проблеми, коли вони приходять

• Менеджер проектів з направлення трафіку очима за розкладом і бюджетом

• IT-менеджер або системний адміністратор, щоб переконатися, що всі поточні керовані даними системи сумісні та готові до міграції

• Бізнес-аналітик, який допоможе прояснити бізнес-кейс для міграції ERP та висвітлити його коротко- та довгострокові наслідки

• Міжфункціональні потенційні можливості для забезпечення включення всіх релевантних даних з ключових сфер бізнесу, включаючи фінанси, продажі, операції та HR

• Керування змінами допоможе працівникам підготуватися до нових можливостей ERP-системи

• Спеціаліст з міграції даних, щоб допомогти зіставити, зібрати, очистити та підготувати дані для безперебійного перенесення

• Забезпечення якості/тестування призводить до перевірки процесів на кожному етапі та забезпечення цілісності даних, що передаються, узгоджується з потребами нової ERP-системи

• Постачальник/консультант ERP, який проведе організацію через процес із свіжими перспективними та довгостроковими цілями

Запитання та відповіді