Інтеграція ERP-системи — поняття не нове, то чому ж останнім часом воно стало такою актуальною темою? Уся справа в еволюції. Хмарні ERP-рішення вийшли за межі своєї традиційної ролі систем для управління фінансами й ключовими процесами. Завдяки ШІ та потужним базам даних сучасні ERP-системи перетворюються на центральний вузол усіх операційних процесів компанії. І так само як змінювалися ERP-системи, розвивалися й інші бізнес-застосунки, чия кількість і функціональність зростають щодня. Водночас працівники й керівники команд продовжують завантажувати й використовувати спеціалізовані застосунки без відома IT-відділу. Ці застосунки не інтегровані з ERP-системою, а також не мають належного рівня захисту й контролю.

Традиційні методи інтеграції застосунків працюють повільно й потребують написання великої кількості користувацького коду, що часто призводить до помилок. Це створює проблему для сучасних компаній, які прагнуть безпеки й прозорості завдяки інтеграції застосунків і ERP-систем, але не хочуть втрачати конкурентну перевагу через марнування часу на рутинні ручні операції. Хороша новина полягає в тому, що найкращі хмарні ERP-системи вже поставляються з готовими засобами інтеграції — вони забезпечують швидке й просте підключення найпопулярніших бізнес-застосунків і обслуговуються безпосередньо постачальником. А якщо ІТ-інфраструктура й набір програм вашої компанії ускладнюються, на допомогу приходять рішення класу «платформа інтеграції як послуга» (iPaaS), створені спеціально для повної сумісності з провідними хмарними ERP-системами.

Що таке інтеграція ERP-системи?

Інтеграція ERP-системи — це метод, за допомогою якого компанія об’єднує свою ERP-систему з іншими спеціалізованими застосунками й процесами в межах усього бізнесу.

У нещодавньому опитуванні керівників відділів закупівель, яке провела компанія Deloitte, майже половина респондентів назвала «погану інтеграцію між застосунками» однією з «трьох головних проблем», з якими вони стикаються сьогодні. Рішення для інтеграції ERP та хмарних застосунків допомагають вирішити цю проблему завдяки потужному уніфікованому підходу. Він поєднує операційні можливості інтелектуальної ERP-системи зі спеціалізованими програмними засобами інтеграції, створеними для автоматизації, оптимізації та масштабування цих украй важливих процесів.

Інтеграція хмарних ERP-систем і управління API

Кілька років тому, коли існувало лише кілька вкрай важливих бізнес-застосунків, можна було вручну впровадити інтерфейс прикладного програмування, або API (програмне забезпечення, завдяки якому системи взаємодіють між собою), щоб підключити ці програми до застарілої ERP-системи. Проте зі стрімким зростанням кількості необхідних застосунків ручні методи управління API призвели до експоненційного ускладнення систем і появи «спагеті-коду», який стало важко контролювати й розшифровувати.

У відповідь на зростання потреби в спрощеній інтеграції найкращі сучасні ERP-системи вже оснащено низкою готових з’єднувачів, API та інструментів інтеграції. Зазвичай вбудованих API в сучасній хмарній ERP-системі достатньо для керування кількома застосунками, але без спеціалізованого програмного забезпечення для інтеграції компанія все одно залишається критично залежною від IT-відділу під час керування власними API, зіставлення даних і написання коду.

Типові пріоритетні сфери для інтеграції ERP-систем

Із розвитком ERP-систем і SaaS-рішень з’являтимуться нові можливості для корпоративної інтеграції. Проте для більшості компаній інтеграція починається саме з наведених нижче сфер діяльності.

CRM

CRM — це один із головних інструментів для відділів продажу й маркетингу, оскільки він забезпечує доступ до інформації та історії взаємодії з кожним потенційним клієнтом. Це допомагає персоналізувати спілкування з клієнтами, щоб покращити купівельний досвід і підвищити ймовірність конверсії. Інтеграція систем CRM та ERP оптимізує цей процес завдяки наданню ринкових даних у режимі реального часу, метрик попиту й аналізу інформації. Маючи точніші й актуальніші відомості, команда створює більш цільові й точні маркетингові повідомлення, а відділи продажів можуть ефективніше вести клієнтів воронкою.

Бізнес-аналітика

Суть програмного забезпечення для бізнес-аналітики (BI) полягає в розумінні даних. Процес починається з упорядкування та збору інформації з найнадійніших джерел. Після цього BI-інструменти використовують технології на базі ШІ для проведення спеціалізованого аналізу цих даних, щоб у підсумку отримати цінні практичні інсайти. Часто BI-рішення стимулюють упровадження нових процесів чи робочих алгоритмів, а іноді — відкривають абсолютно нові можливості для бізнесу. Завдяки інтеграції хмарних рішень BI та ERP ці інсайти можна централізувати й швидше передавати фахівцям, які спроможні якнайкраще втілити їх у життя.

Управління персоналом

Складність завдань у сфері управління персоналом і людським капіталом (HCM) стрімко зростає. Окрім майже миттєвих змін, яких відділи з управління персоналом зазнали через пандемію, на ці команди тисне необхідність перетворюватися на центри прибутку, що спираються на дані. Завдяки інтеграції HCM та ERP компанії й надалі можуть ефективно використовувати спеціалізовані кадрові застосунки й системи, а також розширювати їхні можливості за допомогою функціональності хмарної ERP. На всіх етапах — від найму й утримання працівників до їхнього виходу на пенсію — інтеграція ERP-систем забезпечує інформаційну підтримку й автоматизує процеси в цьому динамічному й вимогливому відділі.

Керування проєктами

Кліше живуть довго, бо в них зазвичай є частка правди. Це повністю стосується й старого вислову: «Якщо ви не плануєте успіх, ви плануєте невдачу». Проте, попри всю важливість інструментів планування, рішення для керування проєктами часто залишаються одними з найбільш розрізнених в операційній діяльності. Їхнє освоєння буває складним, і після інтеграції команди вкрай неохоче відмовляються від цих інструментів. Хороша новина полягає в тому, що інтеграція з ERP забезпечує окреме підключення найкращих систем керування проєктами до централізованої ERP. Тож команди продовжують працювати зі звичними інструментами, зберігаючи водночас єдине бачення кожного проєкту й підрозділу, включно з уніфікованими шаблонами звітності й обміном інформацією в межах єдиної бази даних.

Електронна комерція

Застосунки для електронної комерції зазвичай інтегрують в інфраструктуру компанії одними з перших. Проте сучасна електронна комерція — це набагато більше, ніж просто оплата товарів. Сьогодні найбільшу конкурентну перевагу дає можливість ефективно використовувати дані з точок продажу (POS). «Розумні» полиці й кошики можуть миттєво підключатися до складських систем, а в підсумку — і до логістичних ланцюгів, оптимізуючи баланс попиту й пропозиції. Команди з маркетингу й продажів також отримують переваги від доступу до багатоканальних даних про закупівлі й звітів у режимі реального часу. Інтеграція інструментів електронної комерції з ERP допомагає підключити відповідні застосунки й процеси до ширшої та потужнішої екосистеми даних.

Управління активами підприємства (EAM)

Підприємства, які використовують у своїй діяльності будь-яке обладнання, важку техніку чи автопарки, одними з перших усвідомили весь потенціал технологій EAM та Інтернету речей. Але завдяки інтеграції з ERP-системою дані Інтернету речей можуть працювати ще ефективніше. Чудово, коли активи самі повідомляють про потребу в технічному обслуговуванні. Але що, якби вони могли підказати, як побудувати робочі процеси для економічнішої й ефективнішої роботи? Що, якби дані Інтернету речей допомагали змінювати дизайн продукту, щоб оптимізувати виробничі процеси й підвищити їхню ергономічність? Що, якби ваш автопарк міг автоматично оптимізувати завантаження та маршрути, щоб зменшити витрати пального й знос техніки? Інтеграція EAM та ERP допомагає об’єднати найсучасніші рішення для виробництва й логістичних ланцюгів з аналітичною потужністю хмарної ERP.

Обслуговування клієнтів

Ми часто чуємо про багатоканальний шопінг і про те, що сучасні споживачі очікують безперешкодної взаємодії в будь-яких онлайн- чи офлайн-каналах, які вони обирають для пошуку й купівлі товарів. Відповідно, зростають і очікування щодо багатоканального обслуговування. Наразі як у сегменті B2C, так і в B2B запити клієнтів є високими, лояльність — мінливою, а конкуренція — жорсткою. Технології на базі ШІ, як-от чат-боти з розпізнаванням природної мови й механізми рекомендацій, допомагають компаніям зберігати персоналізований підхід навіть в автоматизованих процесах. Проте справді якісне обслуговування клієнтів потребує злагодженої роботи різних відділів у режимі реального часу. Незалежно від того, чи це запит на обслуговування й ремонт, скарга на якість, чи питання щодо рахунків, інтеграція сервісних платформ з ERP допомагає об’єднати різні застосунки та створити єдине джерело даних про клієнтів для всіх операційних сфер.

Переваги безперебійної інтеграції хмарної ERP-системи

Переваги хмарних ERP-систем уже давно доведені в багатьох сферах діяльності. Серед них — підвищення продуктивності, поліпшення прозорості і створення централізованого джерела достовірних даних для всієї організації. По суті, інтеграція ERP-системи означає, що компанії можуть масштабувати зазначені переваги на всі операційні рівні в межах усього бізнесу.

• Дані в режимі реального часу. Здатність збирати й обробляти складну інформацію й великі дані — це невіддільна риса всіх сучасних бізнес-систем. Проте справжню цінність даних неможливо розкрити, якщо компанія не спроможна швидко аналізувати їх і реагувати на них. Аналітика й звітність у режимі реального часу дають бізнесу конкурентну перевагу завдяки можливості впевнено ухвалювати обґрунтовані рішення тут і зараз.
• Єдине джерело інформації. Розрізненість даних є першопричиною серйозних збоїв в операційній ефективності. Єдине хмарне джерело достовірних даних не лише допомагає оптимізувати процеси, а й сприяє зниженню ризиків безпеки й помилок, викликаних людським чинником.
• Дотримання нормативних вимог. За останні кілька років було зафіксовано рекордні суми судових виплат лише через порушення нормативів у сфері управління персоналом. Інтеграція потужностей хмарної ERP-системи в усі регуляторні процеси допомагає забезпечити комплаєнс у масштабах усього бізнесу.
• Гнучкість і швидке ухвалення рішень. Стрімкі зміни вимог бізнесу й клієнтів означають, що компанії мають уміти миттєво й адаптивно змінювати курс. Коли люди й процеси об’єднані в межах усієї організації, ви отримуєте швидкість і гнучкість, необхідні для ухвалення обґрунтованих рішень і швидкої оптимізації роботи.
• Оптимізація логістичних ланцюгів. Від сировини й виробничих процесів до порогу клієнтів — кожен елемент управління логістичними ланцюгами можна оптимізувати завдяки комплексній прозорості й аналітичним функціям, для забезпечення й підтримки яких і створені хмарні ERP-рішення.
• Швидша окупність інвестицій. Розуміння окупності інвестицій, цінності й маржі безпосередньо залежить від збору й аналізу потрібних даних, а також від швидкого й гнучкого формування звітності. Це лежить в основі будь-якої хмарної ERP-системи: ви навіть можете використовувати її функціонал для оцінки окупності власних ініціатив з інтеграції систем.
• Візуалізація робочих процесів. Щоб оптимізувати й автоматизувати робочі процеси, потрібно спочатку чітко бачити й моделювати їх як єдину цілісну картину. Інтеграція ERP-системи допомагає швидко формувати такі схеми у гнучкому й придатному для практичного використання форматі.
• Мобільний доступ. З часів пандемії статистика щодо гібридного й віддаленого форматів роботи очікувано демонструє стійкий тренд до зростання. Найкращі хмарні ERP-системи забезпечують мобільність завдяки зручному інтерфейсу, незалежному від типу пристрою. Це допомагає персоналу однаково ефективно працювати в офісі, удома чи в дорозі.

Інтеграція ERP та 4 методи управління API

Сфера інтеграції є досить складною. На ринку представлено понад 800 різних інструментів і систем інтеграції: від безкоштовних засобів управління API з відкритим кодом до складних iPaaS-рішень. Моделі «точка-точка» (P2P) і сервісна шина підприємства (ESB) належать до застарілих методів, і хоча деякі компанії досі покладаються на інтеграцію через API, саме хмарні й масштабовані рішення для інтеграції iPaaS стали сучасним золотим стандартом.

Розглянемо кілька найпоширеніших методів інтеграції ERP, а також їхні переваги й недоліки.

Що таке iPaaS і як це працює?

Рішення класу «платформа інтеграції як послуга» (iPaaS) використовують готові з’єднувачі й бізнес-правила для визначення взаємодії в середовищах із кількома орендаторами. Інакше кажучи, вони створені спеціально для оптимізації та прискорення розробки інтеграційних потоків між розрізненими бізнес-процесами.

Сьогодні це особливо актуально для компаній, чиї критично важливі застосунки працюють у хмарі. Сучасна хмарна ERP-система постачається з набором стандартних API та базовими функціями інтеграції. Таких готових інструментів управління API може бути цілком достатньо для підприємств, яким потрібна лише невелика кількість базових застосунків й API. Проте більшість сучасних компаній мають набагато складнішу інфраструктуру програмного забезпечення, тому їм потрібні всі потужності інтегрованої платформи iPaaS, щоб оптимізувати складні інтеграційні процеси й ефективно керувати ними. Це означає, що користувачі можуть просто вказати необхідні для роботи типи застосунків, а хмарне рішення для інтеграції самостійно налаштує базові API, протоколи й готовий код. Це забезпечить швидке об’єднання програми з ERP-системою, а також її стабільну й безпечну роботу.

Ваш шлях до інтеграції ERP: контрольний список

Ваші бізнес-процеси не стануть простішими, а очікування клієнтів не перестануть раптово змінюватися. Щоб отримати максимальну користь від корпоративного програмного забезпечення, обирайте рішення, створені для розвитку й масштабування відповідно до ваших потреб. Хмарна ERP-система лежить в основі всієї діяльності вашої компанії. Тому, коли корпоративна інтеграція стає пріоритетом, варто інвестувати в хмарне рішення iPaaS, яке має очікуваний рівень підтримки й обслуговування та створене спеціально для інтеграції з вашою хмарною ERP-системою.

Кожен бізнес має унікальні цілі й завдання. Тому, перш ніж розпочати інтеграцію ERP, пропонуємо вам контрольний список базових питань, які варто обговорити з постачальником програмного забезпечення.

Щоб успішно інтегрувати ERP, обирайте рішення, які:

• об’єднують розрізнені системи й застосунки за допомогою найновіших протоколів безпеки з можливістю автоматичного оновлення виправлень системи безпеки в хмарі;
• оптимізують критично важливі бізнес-процеси й наскрізні функції ERP на рівні всієї компанії;
• об’єднують кілька застосунків і розрізнених джерел даних;
• спрощують інтеграцію зі сторонніми застосунками й джерелами даних;
• пропонують широкий вибір вбудованих засобів інтеграції;
• забезпечують можливість проєктування, публікації та управління API;
• спрощують розробку, розгортання та керування життєвим циклом API;
• використовують готові рішення для інтеграції для скорочення витрат часу й ресурсів на впровадження та обслуговування;
• мають інтерфейс із підтримкою ШІ та можливості low-code/no-code для прискорення розробки API;
• пропонують хмарне й гібридне середовище розробки з підтримкою ШІ для спрощення процесів й отримання точніших рекомендацій;
• підтримують взаємодію з багатьма бізнес-партнерами й B2B-інтеграцію з різними торговими контрагентами.