При впровадженні нового програмного забезпечення ERP компанії часто витрачають багато часу на визначення своїх вимог, але відносно мало збирають команду, яка буде керувати реалізацією. Проте, команда проекту ERP без сумніву є найбільшим фактором успіху, який може зробити різницю між впровадженням на меті та проєктом, який йде боком.

Оманливо проста, ось формула успішної реалізації: правильні люди, з правильними навичками, виконуючи правильні кроки. Переконайтеся, що ви починаєте планування ERP одночасно з процесом вибору групи. Ці вісім кроків допоможуть вам структурувати команду проекту, створити свій план і поставити правильні заходи на місце.

Формула успішної реалізації: потрібні люди, з правильними навичками, виконуючи правильні кроки.

1. Визнайте, що це не ІТ-проект

Оскільки ERP-системи базуються на інформаційних технологіях, люди часто припускають, що впровадження ERP є ІТ-проектами. Не так. ERP-система є основою всієї роботи вашої компанії, тому вам потрібна залученість і прихильність від кожного відділу. Без достатньої організаційної підтримки впровадження на основі ІТ, ймовірно, призведе до дорогих затримок, опору користувачів, незадоволеності або навіть відвертого провалу.

Ваш ІТ-відділ подбає про встановлення апаратного та програмного забезпечення (якщо нова система встановлена локально). ІТ також відповідатиме за сумісність та інтеграцію з іншими системами та обладнанням, залежними від даних, як всередині, так і під'єднаним до підприємства. Однак відповідальність за визначення нових бізнес-процесів, які призводитимуть до конфігурації системи, падає на плечі користувачів системи.

2. Безпечне виконавче зобов'язання

У той час як ваш CIO або CTO, безсумнівно, схвалив проєкт впровадження, їхня участь не закінчується на цьому; підписання на ERP інвестиціях є лише початком. Керівники повинні розуміти вплив великого проєкту впровадження ERP, бути готовими зробити необхідні компроміси, щоб дозволити людям присвятити проект часу та енергії, а також надати видимі докази їхньої підтримки.

Керівники повинні озвучити свої зобов'язання з перших зустрічей. Вони повинні залишатися залученими, слідуючи прогресу команди і пропонуючи заохочення, коли і де це доречно. Вони також повинні служити кінцевим органом влади, коли виникають конфлікти або питання, які не можуть бути вирішені без участі виконавчої влади.

У будь-якому проекті будуть моменти, коли інші пріоритети заважають зобов'язанням проекту. Потреби Замовника, навчальні сеанси або конкурсні проєкти можуть легко витягнути членів команди. Працівники будуть наполегливо тиснути, щоб протистояти тим, хто відволікається, не маючи видимих виконавчих зобов'язань і «дозволу» залишатися зосередженими.

3. Виберіть правильного керівника команди проекту

Ефективна проектна команда, очолювана розумним та відданим керівником проекту, необхідна для того, щоб привести проект ERP до успішного завершення, вчасно та за бюджетом. Керівник команди повинен виходити з операційної сторони бізнесу і бути тією людиною, до якої звертаються більшість людей, коли у них виникає питання або проблема, хтось, хто знає бізнес компанії, внутрішню політику, і як все працює у вашій організації. Керівник проекту міг би бути керівником відділу, але в багатьох випадках не буде. Якщо можливо, визначте цю особу якомога раніше, щоб дозволити участь у процесі відбору.

Керівник команди повинен бути (або стати) досвідченим у використанні програмного забезпечення для управління проектами для відстеження завдань, графіку та витрат. Попередній досвід управління проектами є корисним, але не обов'язковим; є багато ресурсів для навчання призначеної особи методам та інструментам управління проектами.

4. Отримайте потрібних людей у вашій команді впровадження ERP

Структура вашої групи впровадження має відображати вашу організацію. Члени проектної групи повинні представляти всі основні функціональні відділи, зокрема ті, які є основними користувачами та бенефіціарами системи. Відділи можуть включати інженерне, збутове та виїзне обслуговування клієнтів, заготівлю, фінанси та облік, ІТ, фізичний завод і технічне обслуговування, людські ресурси або інші залежно від того, як ваш бізнес організовано та в широті охоплення вашої системи.

Команда відповідає за планування та організацію проекту і повинна регулярно зустрічатися для перегляду прогресу та вирішення будь-яких питань, що виникають. Кожен член команди буде брати на себе відповідальність за координацію діяльності в межах своєї функціональної області, часто створюючи і очолюючи окремі групи завдань для виконання різних завдань. Члени звітуватимуть назад до проєктної групи, оскільки ці завдання виконуються та завершені.

У більшості випадків команда проекту зустрічатиметься щотижня — або частіше під час критичного або високого періоду активності. У той час як керівники C-рівня не мають бути присутніми на командних зустрічах, вони повинні бути в курсі всіх заходів та рішень щодо впровадження шляхом регулярного звітування керівника команди. Також настійно рекомендується звітувати про статус компанії, щоб допомогти зберегти ентузіазм та інтерес.

5. Дотримуйтесь структурованого та інклюзивного процесу планування впровадження

Планування має розпочатися рано, коли проєкт вперше запропоновано або ідентифіковано. План проекту буде постійно оновлюватися, коли нова інформація стає доступною, але вона повинна бути «заблокована» на початку кожної фази. Хоча після цього можуть знадобитися додаткові зміни, зміни в середині процесу слід уникати, якщо це взагалі можливо. «Масштабна повзучість», тенденція продовжувати додавати або змінювати цілі проекту, ймовірно, є найбільшою загрозою для успішного завершення проекту. Хороші ідеї, ймовірно, з'являться під час процесу, але навіть, здавалося б, невеликі зміни можуть уповільнити або зірвати ваш проект. Відкладіть ці ідеї на другий етап.

Отримайте (майбутню) спільноту користувачів, залучену до процесу раннього планування. Чому це так важливо? Вони є основним джерелом інформації для опису бізнесу та його процесів «як є». Це знадобиться вам у частині визначення вимог вашого запиту ERP для пропозицій (RFP). Ви захочете, щоб вони брали участь у процесі вибору, щоб вони могли повідомити вам, чи дійсно система відповідає їхнім потребам у контексті їх повсякденних процесів. Найголовніше, що раннє та постійне залучення до процесу специфікації та відбору допоможе подолати будь-який опір змінам, які часто присутні серед спільноти користувачів, коли на них наштовхується щось нове.

Ці та інші найкращі практики впровадження та планування ERP допоможуть вам отримати максимальну користь від ваших інвестицій.

Отримайте (майбутню) спільноту користувачів, залучену до процесу раннього планування.

6. Відстежуйте план проекту

Використовуйте інструменти керування проєктами для планування та відстеження проєкту та його прогресу. Є багато відносно недорогих пакетів програмного забезпечення для управління проектами на вибір. Програмне забезпечення допоможе скласти розклад, визначити потреби в ресурсах та виявити потенційні конфлікти. Після завантаження всього плану проекту він допоможе вам відстежувати кожне завдання та загальний прогрес проти плану, а також визначити вплив будь-якого прослизання — затримок, викликаних несвоєчасним виконанням завдань, які можуть вплинути на інші часові лінії. Інструменти також відстежуватимуть витрати порівняно з бюджетом та інформуватимуть вище керівництво про фінансування та потреби у ресурсах.

У міру виявлення відхилень від плану проекту команда проекту повинна швидко їх усунути. Маленькі сліпи стають серйозними проблемами, якщо їх не вирішити, поки вони ще невеликі. Кожен керівник групи завдань повинен повідомити решту команди проекту про статус активних проектів на щотижневій зустрічі. Потім проєктна група може зрозуміти, як повернути будь-яке відкладене або зірване завдання за розкладом. Графік має першорядне значення — не дозволяйте жодній запланованій операції прослизнути, оскільки будуть інші впливи нижче у потоці. (Це нормально, щоб побудувати невелику подушку в критичних завданнях і фазах плану. Ви можете розглянути можливість прийняття деяких принципів управління проєктами з Критичного ланцюга Елі Гольдратта, включаючи способи зробити ці буфери більш ефективними.)

7. Переконайтеся, що користувачі «володіють» системою

Цей момент повторюється: успіх вашого впровадження спирається на користувацьку спільноту, відчуваючи почуття власності на систему. Якщо користувачі з самого початку є частиною процесу, вони відчують більшу відповідальність за його успіх, оскільки це була їхня ідея, принаймні частково, вибрати саме цю систему та налаштувати її так, як ви це зробили.

У будь-якій реалізації будуть моменти, коли з'являться важкі або неочікувані перешкоди. Якщо користувачі не відчувають, що це їхня система, легко звинуватити когось іншого — керівників, менеджерів, ІТ чи саму систему — а не вкопатися та виправляти проблему. Ключем до отримання зобов'язань щодо власності є рання участь у плануванні проектів та постановці цілей.

«Що в ньому для мене?» Фактор також важливий у зароблянні цього почуття власності. Кожен користувач повинен бачити переваги від нової системи: простота використання, зручність, більша віра в точність інформації, можливість досягти більшого і мати більший вплив на організацію, або зменшення стресу, понаднормової роботи та розчарування. Деякі з цих «м'яких» переваг важливі в мотивуванні користувачів до прийняття системи і досягнення успіху. Освіта та навчання є ключовими для того, щоб допомогти користувачам зрозуміти, як система покращить їхнє робоче життя та продуктивність роботи.

Успіх вашої реалізації спирається на користувацьку спільноту, відчуваючи почуття власності на систему.

8. Оцініть успіх вашої проєктної групи ERP

Кінцева оцінка ефективності проектної команди – це, звичайно, успішна реалізація, завершена вчасно і за бюджетом. Однак проміжні заходи так само важливі. План проекту складається з ряду взаємозалежних завдань, викладених на часовій лінії, з ресурсами, призначеними для кожного завдання. Відповідальність команди після схвалення плану полягає в тому, щоб керувати завершенням всіх завдань згідно з планом.

Окремі завдання, після завершення, служать етапами. Щотижня окремі менеджери завдань повинні звітувати про хід виконання завдання, включаючи час і використання ресурсів, а також про будь-які проблеми, конфлікти або проблеми, які необхідно вирішити, щоб команда проекту в цілому могла приймати рішення щодо коригувальних дій або перерозподілу ресурсів, необхідних для збереження завдань в цілях. Успішне виконання всіх завдань на цьому шляху є виміром як для виконання завдань, так і для більшої команди проекту.

Досягнення очікувань ERP ROI (повернення інвестицій) також є мірою досягнення команди, особливо якщо ці очікування ROI були реалістично поетапними, щоб показати прогрес або постійне вдосконалення.

І, нарешті, комунікація команди проекту, хоча і менш пряма міра, є ще одним показником досягнення. Наскільки добре команда донесла статус проекту до компанії в цілому і по ланцюжку керівникам відділів і керівникам компаній? Сильна комунікація є важливим інгредієнтом успішного проекту.

Зведення

Впровадження ERP вимагає участі та підтримки на рівні підприємства. Команда проекту лежить в основі реалізації, навіть якщо вони насправді не «роблять» саму реалізацію. Основним завданням команди є планування та керування проектом, залучення підтримки, а також підтримання мотивації підприємства та рух вперед до досягнення всіх запланованих завдань і заходів — до успішного завершення проекту.