Огляд реалізації ERP

Перше, що потрібно зрозуміти про впровадження ERP-системи — це що таке ERP: планування ресурсів підприємства. Найпростіший спосіб визначити ERP — це врахувати всі основні бізнес-процеси, необхідні для роботи компанії: фінанси, HR, виробництво, ланцюг постачання, послуги, закупівлі та інші. На найпростішому рівні ERP — це програмне забезпечення, яке допомагає ефективно керувати всіма цими процесами в інтегрованій системі — саме тому його часто називають системою запису для організації.

Без ефективно впровадженої ERP-системи бізнеси стикаються з багатьма ізольованими процесами та застарілими системами, що призводить до тривалих циклів звітності з помилками; обмежений доступ до даних у реальному часі; і немає надійного єдиного джерела правди. Саме тому — незалежно від розміру компанії — бізнес-лідери обирають впровадження ERP-системи: щоб отримати конкурентну перевагу та оптимізувати операції, знижуючи ризики.

Але інтеграція ERP-системи в процеси та ІТ-середовище компанії може бути величезним завданням. Важливо знати переваги, потенційні підводні камені та найкращі практики впровадження перед початком.

Бізнес-переваги впровадження ERP-системи

Існує безліч переваг впровадження ERP-системи — особливо хмарної — і вони відрізняються від бізнесу до бізнесу. Наприклад, професійна сервісна компанія має зовсім інші причини для вибору ERP-системи, ніж виробнича компанія.

Але ці три позитиви впровадження ERP-застосовуються майже до кожної організації:

• Надає практичні інсайти в реальному часі: Керувати бізнесом у режимі реального часу складно, коли інформацію важко отримати і на яку діють. Впровадження ERP-системи допомагає бізнес-лідерам централізувати дані, постійно контролювати фінансовий стан компанії та керувати звітністю — навіть у складному та постійно змінному бізнес-середовищі.
• Підвищення операційної ефективності: Управління бізнесом за допомогою відокремлених систем, що базуються на ручному втручанні, є не лише дорогим і трудомістким, а й призводить до помилок, затримок і незадоволених клієнтів. Автоматизація ручних процесів за допомогою ERP-рішення економить час, зменшує зусилля, знижує витрати та допомагає підвищити прибутковість.
• Спрощене розгортання, використання та обслуговування: Стежити за технологічними досягненнями стає складно, коли організація працює в кількох регіонах, які не мають повної підтримки, або знаходяться у відокремлених напрямках бізнесу, які не відповідають змінам. Впровадження хмарного ERP робить оновлення масштабованими, автоматичними та доступними скрізь.

Стратегії впровадження ERP

Коли компанії думають про впровадження систем, вони часто починають з розгляду бажаних функцій. Але нові функції чи технології не є основною проблемою; Для зростання бізнесу потрібні сучасні бізнес-процеси, які забезпечують гнучкість і оперативність.

Однак існуючі процеси, як правило, негнучкі, повільні та не здатні задовольнити потреби бізнесу. Навіть коли існують перевірені та економічно ефективні процеси, їх потрібно регулярно оновлювати, щоб відповідати змінним потребам, або вдосконалювати новими можливостями, такими як ШІ, генеративний ШІ, агенти ШІ та оркестрація ланцюгів постачання. Важливо тримати ці процеси в центрі плану впровадження. Варто також зазначити, що чим складніша компанія, тим комплекснішим і складнішим може бути підхід до впровадження.

Ось чотири загальні стратегії того, як компанії будь-якого розміру можуть підійти до реалізації проєкту впровадження ERP:

1. Великий вибух: Реалізуйте систему або процес повністю, одразу. Цей метод часто застосовують при переході від старої системи до нової, коли все перемикається одночасно. Хоча такий підхід може принести негайні вигоди та зменшити потребу в паралельних операціях, він також несе значний ризик. Будь-які проблеми, що виникають під час впровадження, можуть мати широкі наслідки, а раптові зміни можуть бути надто важкими для користувачів і зацікавлених сторін. Підхід Big Bang часто обирають, коли часові обмеження або характер проєкту роблять поетапне впровадження ERP-процесу непрактичним.
2. Поетапне впровадження: Поступово впроваджуйте систему або процес поетапно, часто в різних відділах, локаціях або групах користувачів. Цей метод дозволяє ретельно контролювати та коригувати на кожному етапі, знижуючи ризик масштабних порушень. Розподіляючи процес впровадження, організації вирішують проблеми по мірі їх виникнення та навчаються на кожному етапі, перш ніж перейти до наступного. Хоча повне впровадження системи займає більше часу, цей підхід забезпечує плавніші переходи та кращу прийнятність користувачами. Він особливо корисний у складних проєктах, де повномасштабне розгортання ERP несе значний ризик.
3. Пілотна реалізація: Впровадити нову систему, процес або продукт у невеликому масштабі, часто в контрольованому середовищі або з обмеженою кількістю користувачів, перед повномасштабним впровадженням. Основна мета пілотного проекту — протестувати функціональність системи, виявити потенційні проблеми та зібрати відгуки користувачів. Такий підхід дозволяє вносити коригування та вдосконалення перед ширшим впровадженням, зменшуючи ймовірність провалу повної реалізації. Успішний пілот може підвищити довіру серед зацікавлених сторін і стати доказом концепції для масштабного впровадження ERP.
4. Гібридний підхід: Поєднуйте елементи з кількох стратегій впровадження, таких як великий вибух, поетапне впровадження та пілотне впровадження, щоб адаптувати план до конкретних потреб проєкту. Наприклад, організація може використовувати поетапне впровадження основних функцій, одночасно впроваджуючи нові функції в окремих сферах. Такий підхід забезпечує гнучкість, дозволяючи коригувати їх на основі зворотного зв'язку в реальному часі та змін обставин. Використовуючи сильні сторони різних стратегій, гібридний підхід знижує ризики, оптимізує ресурси та підвищує ймовірність успішного впровадження ERP.

Роль команди проєкту ERP

Незалежно від стратегії, один початковий елемент, мабуть, є критичнішим для успіху ERP-проєкту, ніж будь-який інший: сама команда. Кейс за кейсом про впровадження ERP-рішень розповідає одну й ту ж історію. Вирішальним фактором успіху впровадження є команда впровадження— люди, які формують проєкт з самого початку.

Це тому, що чудове ERP-програмне забезпечення є хорошим лише тоді, коли його реалізує сильна команда. Якщо людям бракує часу, підтримки чи навичок для ефективного виконання роботи, вони не досягнуть успіху — і проєкт може постраждати від затримок, додаткових витрат та/або програмного забезпечення, яке не відповідає потребам компанії.

Компанії, які стикалися з невдачами або невдачами, часто призначали співробітників, які «мали час» працювати над проєктом. Але ERP-проєкт вимагає залучення людей, без яких «не можна». Це зайняті люди, які добре знають бізнес-процеси, добре працюють з іншими членами організації та користуються повагою керівництва. Ці люди повинні бути присвячені проєкту повний робочий день (40 доступних годин) або якомога більше годин на тиждень.

Ніхто, хто не може присвятити принаймні 25% свого тижневого часу (мінімум 10 годин), не повинен бути доданий до ключової команди проєкту. Члени команди, які витрачають менше чверті свого часу, ледве зможуть наздогнати проєктну діяльність, не кажучи вже про те, щоб додати цінність проєкту.

Підтримка керівництва команди також є критично важливою. У кожній великій реалізації ERP необхідно приймати рішення щодо пріоритетів і компромісів щодо ресурсів. Без сильної підтримки та відданості навіть найкваліфікованіші команди можуть зазнати поразок.

Швидке впровадження сучасної ERP-системи — одне з найважливіших завдань, яких може досягти компанія, і залучення правильних людей від самого початку проєкту є необхідним.

Кроки для планування нового проекту впровадження ERP

Кожен ERP-проєкт неминуче стикається з несподіваними проблемами. Але дотримання найкращих практик успішного впровадження ERP дозволяє виявляти та вирішувати проблеми по мірі їх виникнення, допомагаючи керувати ризиками та витратами.

Вкрай важливо реалістично планувати послідовність впровадження, завжди враховуючи доступність керівної команди, менеджерів та внутрішніх експертів, які долучаються до зусиль. Обов'язково розставляйте пріоритети потреб, зосереджуючись на великих перемогах, одночасно створюючи основну програмну та технологічну базу, яка може розширюватися відповідно до бізнес-потреб.

Основні етапи планування впровадження ERP

Хоча детальний кінцевий план і ключові показники ефективності (KPI) адаптовані до конкретних бізнес-вимог, наступні ключові дії є типовими кроками у всіх успішних впровадженнях ERP.

Найкращі практики планування нової реалізації ERP

1. Оберіть партнера з програмного забезпечення та послуг для допомоги у впровадженні

Після завершення процесу дослідження та оцінки ERP-програмного забезпечення настав час обрати партнера для впровадження обраної системи, оскільки більшість команд проєктів не мають великого досвіду у впровадженні ERP-програмного забезпечення. Шукайте кваліфікованого консультанта з впровадження ERP , який має глибокі знання та досвід роботи з обраним ERP-додатком. Переконайтеся, що вони розуміють, як нове ERP-рішення підтримує поточні та розвиваючі бізнес-процеси, включаючи інтерв'ю з їхніми рекомендаціями для підтвердження їхньої експертизи.

Партнер повинен мати персонал, навчений у конкретній галузі та доступний у потрібних місцях. Для міжнародних клієнтів і постачальників переконайтеся, що партнер має необхідні навички роботи з транснаціональним бізнесом, мовою та валютою для оптимізації впровадження. Нарешті, перегляньте програмне забезпечення для управління проєктами, яке використовує компанія, щоб переконатися, що воно сумісне з існуючою внутрішньою системою планування, планування та відстеження.

2. Детально опишіть усі завдання проєкту

Партнер з впровадження ERP допомагає розробити детальний список завдань усього, що потрібно виконати.

Цей список дуже великий — наприклад, лише навчання включає багато завдань:

• Навчання команди проєкту: ERP-команда має ознайомитися з програмним забезпеченням, щоб вирішити, як налаштовувати бізнес-процеси.
• Навчання ІТ-команди: ІТ-команда має бути навчена оптимальному встановленню та обслуговувати ERP-систему.
• Навчання бізнес-користувачів: Кожен кінцевий користувач ERP-програмного забезпечення повинен зрозуміти, як воно працює.
• Постійне навчання: Новим користувачам потрібне навчання під час приєднання до компанії, тому має бути розроблений довгостроковий план адаптації.

Список завдань слід поділити на етапи. Час слід виділити на пілотний проект конференц-залу, налаштування додатку, інтеграцію з іншими додатками та джерелами даних, впровадження інфраструктури, очищення даних, прийняття користувачами тощо.

3. Розрахуйте робочі години

Ретельно оцінюйте час, необхідний для кожного завдання. Розгляньте роботу, що виконується у кожному завданні, а потім призначте кількість «робочих годин», навіть якщо це лише діапазон годин. Підсумовуйте робочі години для кожної фази ERP-проєкту та призначте члена команди, відповідального за його виконання. Це може бути складним завданням; саме тому важливо залучати партнера з впровадження, який знайомий із конкретним ERP-рішенням. Цей крок є необхідним для точного розрахунку термінів, визначення потреби поточної команди допомоги та обмеження розширення обсягу.

4. Створіть реалістичний розклад

Після підрахунку доступних і необхідних робочих годин створіть керований графік. У багатьох випадках перший прохід виявляє проблему з пропускною здатністю порівняно з термінами впровадження, які спочатку були представлені керівникам.

Ось приклад розрахунку, який ілюструє потенційні розбіжності:

Цільовий термін запуску = 12 місяців або 1 рік

• Загальна кількість робочих годин за 12-місячний період = 540/тиждень або 28 080 годин/рік
• Загальна кількість робочих годин, необхідних для впровадження = 42 000 годин загалом
• Кількість необхідних годин, поділена на доступні години на рік = 1,496 року

Результат? Дата запуску вже пропущена ще до початку проєкту. Деякі можливі рішення включають:

• Зменшення обсягу — хоча команда погодилася, що це важливі завдання
• Продовження дати до реалістичної
• Додавання більше внутрішніх і зовнішніх ресурсів (більше робочих годин)
• Розбиття проєкту на етапи

Саме тут виконавча команда керівництва має приймати рішення. Це лише один приклад того, чому вони мають брати участь у виборі та впровадженні ERP-програмного забезпечення.

5. Провести пілотний проект у конференц-залі

Після початку матчу проведіть тестовий запуск або пілотний запуск (у конференц-залі) перед повним розгортанням. Цей пілотний проект конференц-залу гарантує, що належні бізнес-процеси відповідають поточним і майбутнім потребам компанії. Під час розробки нових процесів важливо розуміти спектр опцій, доступних у ERP-системі, а також перевіряти процеси разом із командою проєкту та зацікавленими сторонами з користувацької спільноти.

У цьому багатотижневому етапі партнер з впровадження ERP встановлює пілотне програмне забезпечення, яке дозволяє провести тест-драйв усіх процесів, щоб переконатися, що вони працюють належним чином без несподіванок. Застосування найкращих практик на цьому етапі часто економить час, особливо якщо інструменти конфігурації можуть вносити корективи для вдосконалення процесів.

6. Очищення даних

Звучить просто, але очищення даних — це дуже трудомістка діяльність. Найкраще почати оцінювати точність даних якомога швидше, адже для правильного виконання цього кроку потрібно докласти чимало зусиль. Під час проєкту відбуваються зміни в бізнес-процесах — тож будьте готові до додаткових кроків управління даними під час впровадження.

7. Тримайте всіх у курсі

Щотижня член команди проєкту повинен зв'язатися з усіма ключовими зацікавленими сторонами, щоб вони знали про позитивні та «не дуже позитивні» сторони прогресу впроєкту. Найгірший сценарій — коли люди не в курсі подій і їх застали зненацька. Більшість систем управління проєктами можуть надавати візуальні зображення прогресу ERP-проєкту.

Пріоритезуйте процеси та можливості, які мають найбільше значення

Оскільки не всі бізнеси мають однакові проблеми, найкраще переглянути всі релевантні бізнес-робочі процеси та визначити, які процедури слід вирішити першими.

Ось список цінних сфер, які варто розглянути:

• Фінанси та бухгалтерськийоблік: Точні, реалістичні фінансові транзакції, KPI та аналітика є критично важливими для кожного бізнесу і повинні охоплювати всі локації та відділи. Окрім бухгалтерії, вони мають бути інтегровані з розрахунком вартості, бюджетуванням, прогнозуванням, проєктами, управлінням активами, дотримання вимог і управлінням готівкою.
• Управління ланцюгом постачання (SCM ) та виробництво: Жорсткі графіки, низька маржа та перебої в ланцюгах постачання кидають виклик кожному бізнесу. Управління ними вимагає командної роботи — співпраці з постачальниками, операторами, імпортно-експортними компаніями, банками та іншими партнерами — часто на мобільних пристроях у багатьох локаціях.
• Управління відносинами з клієнтами (CRM): CRM-процеси зазвичай охоплюють усі аспекти бізнесу. Прямі продажі, дистриб'ютори, роздрібні шоуруми, електронна комерція, а також обслуговування клієнтів і польових послуг повинні мати можливість ділитися інформацією про клієнтів під час управління замовленнями, операцій, закупівель, інженерії, дебіторської заборгованості та доставки.
• Управління людськими ресурсами (HR): Управління різноманітною робочою силою є складним, і HR-команди потребують негайного, безпечного доступу до HR-систем , які містять інформацію для працівників щодо зарплати, пільг, бюджетування, розкладу та дотримання вимог. Крім того, рекрутинг, розвиток і утримання працівників є важливою частиною оцінки поточних і запропонованих бізнес-планів.
• Бізнес-аналітика, включно з управлінськими сповіщеннями та панелями приладів: Команді бізнес-напрямку потрібні швидкі оновлення щодо бізнес-питань, а також можливість легко заглиблюватися в деталі для швидкого вирішення проблем — в офісі, вдома чи в дорозі. Вбудована аналітика та дані, що зберігаються в єдиній базі даних, є ключовими елементами.
• Транснаціональні мови, валюти та локації: Коли бізнес розширюється, особливо в нові регіони чи країни, здатність постійно і швидко відкривати та розширювати нові операції стає ще важливішою. Для цього потрібні широкі та передові ERP-програмні можливості, а також стабільні послуги від постачальника програмного забезпечення в кожному місці.
• Мобільність: Вимога до працівників отримувати інформацію під час віддаленої роботи є невід'ємною частиною сучасної робочої моделі. Хмарне ERP-рішення дає доступ до бізнес-систем у будь-якому місці.

Поради щодо зменшення ризиків впровадження ERP

Усі проєкти впровадження програмного забезпечення пов'язані з елементом ризику, але наступні п'ять порад є цінними для підвищення шансів на своєчасне завершення ERP-проєкту в межах бюджету:

1. Оберіть партнерів з програмного забезпечення, бізнес-процесів і впровадження з промисловими та місцевими експертами. Завжди залучайте рекомендації з подібних компаній чи галузей.

2. Не розтягуйте застарілі технології за межі їхніх можливостей. Виключіть старих, застарілі, автономні системи і, наскільки можливо, консолідуйте дані в єдину базу даних (єдина версія істини) з вбудованою аналітикою для глобального доступу та стабільної продуктивності.

Уникайте розтягування застарілих технологій

Розгляньте можливість впровадження ERP-стратегії «чистого ядра». Це допоможе вам у впровадженні ERP та ефективно стимулювати інновації.

3. Переконайтеся, що обраний постачальник ERP має можливості інтеграції в хмарі та експертизу з мережами постачальників. У цифровій економіці бізнесу часто доводиться інтегрувати системи між бізнес-підрозділами, а також поза межами клієнтів і постачальників.

4. Уникайте розширення обсягу проєкту. Під час впровадження ERP-системи часто виявляють потреби та можливості, тому важливо керувати наказами на зміни, щоб уникнути затримок і перевищення витрат.

5. Переконайтеся, що постачальник ERP-послуг може надавати стабільну експертизу у всіх бізнес-локаціях. Навчання, впровадження та підтримка є обов'язковими — і часто походять від поєднання місцевого керівництва, дистриб'юторів програмного забезпечення, консалтингових фірм та партнера-програмного забезпечення.

Поради щодо уникнення додаткових витрат на впровадження ERP

Нова інвестиція в ERP-систему включає часові витрати компанії, консалтингу з бізнес-процесів і впровадження, програмне забезпечення та хмарні сервіси, а також пристрої кінцевих користувачів та інше обладнання, що робить важливим контроль проєкту та витрат.

Ось кілька ключових напрямків для відстеження:

• Зосереджуйтеся на загальній вартості володіння (TCO). Керуйте загальними витратами та вигодами з часом, щоб мінімізувати витрати та максимізувати прибуток. Впровадження ERP-систем матиме значний вплив на бізнес.
• Узгоджуйте бізнес-напрямок і не примушуйте до зайвих змін у процесах. У багатьох випадках компанії зазнають тиску, щоб змінити спосіб роботи, щоб відповідати ERP-програмному забезпеченню, що збільшує як впровадження, так і експлуатаційні витрати.
• Зосередьтеся на рутинних бізнес-процесах, які приносять компанії значну цінність.  Управління замовленнями клієнтів, оновлення цін, додавання нових продуктів і послуг, зміна виробничих деталей і залучення нових співробітників — це приклади таких рутинних процесів.
• Уникайте налаштувань і використовуйте налаштовуваний інтерфейс, панелі приладів, сповіщення, робочі процеси, бізнес-аналітику та мобільні можливості. Ці компетенції оптимізують роботу всіх відділів, а також допомагають швидко та економічно вигідно коригувати за потреби.
• Системні зломи та витоки даних дорогі. Під час використання інтернету використовуйте безпечне хмарне ERP-рішення за потреби — переконайтеся, що постачальники програмного забезпечення та сервісів підтримують низку безпечних варіантів розгортання програмного забезпечення.

Вимірювання ROI реалізації ERP-системи

Після впровадження ERP неминуче виникає питання для кожної компанії: «Чи отримали ми те, чого очікували від цієї інвестиції?»

Розрахунок ROI впровадження ERP-системи передбачає оцінку як матеріальних, так і нематеріальних переваг, які приносить система, порівняно із загальними витратами. Процес починається з визначення KPI, які відповідають стратегічним цілям організації, таким як підвищення операційної ефективності, зниження витрат на запаси, збільшення продажів і покращення можливостей прийняття рішень. Ці KPI слід відстежувати до і після впровадження ERP, щоб оцінити вплив системи. Наприклад, якщо ERP-система оптимізує управління запасами, що призводить до зниження витрат на зберігання та вичерпання запасів, ці заощадження можна безпосередньо пов'язати з розрахунком ROI.

Також важливо порівнювати економію витрат і покращення доходів із загальною вартістю володіння (TCO) ERP-системи. Це включає не лише початкові інвестиції в програмне та апаратне забезпечення, а й постійні витрати, такі як обслуговування, навчання та оновлення системи.

Нарешті, важливо усвідомлювати, що деякі переваги впровадження ERP — такі як покращена точність даних, краща відповідність вимогам і підвищення задоволеності клієнтів — можуть бути важко кількісно оцінювати, але вони суттєво сприяють загальному успіху бізнесу. Включення цих факторів до підходу до збалансованої таблиці оцінок може надати більш комплексне уявлення про ROI ERP-системи, гарантуючи, що оцінка відображає як негайні фінансові вигоди, так і довгострокові стратегічні переваги.

Коли завершується впровадження ERP?

Впровадження ERP технічно вважається завершеним, коли початкова реалізація запускається, що дозволяє бізнесу почати використовувати нову систему для щоденної роботи. Однак важливо зазначити, що навіть після початкового запуску бізнесу слід продовжувати вдосконалювати свою ERP-систему додатковими можливостями для відповідання таким можливостям, як нові локації, продуктові та сервісні лінії, а також придбання. Отже, хоча початкове впровадження ERP є важливою віхою, процес впровадження насправді є безперервним шляхом оптимізації та інновацій.

Поширені питання

Читайте більше у цій серії