Огляд впровадження ERP

Перше, що потрібно зрозуміти про впровадження ERP-системи, це те, що таке ERP: планування ресурсів підприємства. Найпростіший спосіб визначити ERP – це продумати всі основні бізнес-процеси, необхідні для керування компанією: фінанси, HR, виробництво, ланцюг поставок, послуги, заготівля та інші. На самому базовому рівні ERP є програмним забезпеченням, яке допомагає ефективно керувати всіма цими процесами в інтегрованій системі, тому його часто називають системою запису для організації.

Без ефективно впровадженої ERP-системи підприємства стикаються з багатьма замуленими процесами та застарілими системами, які призводять до тривалих, схильних до помилок циклів звітності; обмеженого доступу до даних у реальному часі; і жодного надійного єдиного джерела істини. Тому, незалежно від розміру компанії, керівники бізнесу вирішують розгорнути ERP-систему, щоб допомогти їм отримати конкурентну перевагу та оптимізувати свою діяльність, зменшуючи ризик.

Але інтеграція ERP-системи в процеси компанії та ІТ-середовище може бути монументальним завданням. Перш ніж почати, важливо знати переваги, потенційні підводні камені та найкращі практики для впровадження.

Бізнес-переваги впровадження ERP-системи

Є багато переваг для впровадження ERP-системи, зокрема хмарної, і вони відрізняються від бізнесу до бізнесу. Професійна сервісна компанія, наприклад, має зовсім інші причини вибору ERP-системи, ніж компанія-виробник.

Але ці три позитиви впровадження ERP стосуються лише кожної організації:

• Надає оперативну інформацію в режимі реального часу: керування бізнесом в режимі реального часу є складним завданням, коли до інформації важко отримати доступ і діяти. Впровадження ERP-системи допомагає керівникам бізнесу централізувати дані, постійно контролювати фінансовий стан компанії та керувати звітністю — навіть у складному бізнес-середовищі, що постійно розвивається.
• Підвищує операційну ефективність: Управління бізнесом за допомогою відключених систем, які покладаються на ручне втручання, є не тільки дорогим і трудомістким, але і призводить до помилок, затримок і незадоволених клієнтів. Автоматизація ручних процесів за допомогою рішення ERP економить час, зменшує зусилля, знижує витрати та сприяє підвищенню прибутковості.
• Спрощене розгортання, використання та обслуговування: Дотримуючись технологічних досягнень, ускладнюється, коли організація працює в кількох географіях, які не повністю підтримуються або в силосах сфери діяльності, які не залишаються в стадії змін. Розгортання хмарного ERP робить оновлення масштабованими, автоматичними та доступними всюди.

Стратегії впровадження ERP

Коли компанії думають про впровадження систем, вони часто починають з розгляду бажаних функцій. Але нові функції чи технології не є основним питанням; що потрібно бізнесу для зростання – це сучасні бізнес-процеси, що забезпечують спритність та оперативність.

Однак існуючі процеси, як правило, негнучкі, мляві та нездатні задовольнити бізнес-потреби. Навіть коли існують перевірені та економічно ефективні процеси, їх потрібно часто оновлювати, щоб задовольнити потреби, що розвиваються, або бути розширеними новими можливостями, такими як ШІ, генеративний ШІ, агенти ШІ та оркестрація логістичного ланцюга. Важливо тримати ці процеси в основі плану впровадження. Варто також відзначити, що чим складніше підприємство, тим більш комплексним і витонченим може бути підхід до впровадження.

Ось чотири загальні стратегії того, як компанії всіх розмірів можуть підійти до проєкту впровадження ERP:

1. Big bang: впровадити систему або процес в повному обсязі, все відразу. Цей метод часто використовується при переході від старої системи до нової, де все перемикається одночасно. Хоча цей підхід може призвести до негайних переваг і зменшити потребу в паралельних операціях, він також несе в собі значний ризик. Будь-які проблеми, які виникають під час впровадження, можуть мати широкий вплив, а раптові зміни можуть бути переважними для користувачів та зацікавлених сторін. Підхід big bang часто вибирають, коли часові обмеження або характер проекту роблять поетапне впровадження ERP недоцільним.
2. Поступово впроваджуйте систему або процес поетапно, часто в різних відділах, локаціях або групах користувачів. Цей метод дозволяє проводити ретельний моніторинг і коригування на кожній фазі, знижуючи ризик повсюдного порушення. Розповсюджуючи впровадження, організації вирішують питання по мірі їх виникнення та навчаються з кожного етапу, перш ніж переходити до наступного. Хоча для повної реалізації системи потрібно більше часу, цей підхід забезпечує більш плавні переходи та більше сприйняття користувачем. Це особливо корисно в складних проектах, де повномасштабне розгортання ERP несе значний ризик.
3. Пілотне впровадження: представляйте нову систему, процес або продукт у невеликому масштабі, часто в контрольованому середовищі або з обмеженою групою користувачів, перед повномасштабним розгортанням. Основною метою пілота є тестування функціональності системи, виявлення потенційних проблем та збір відгуків користувачів. Такий підхід дозволяє проводити коригування та уточнення перед більш широким розгортанням, зменшуючи ймовірність відмови в повній реалізації. Успішний пілот може сформувати довіру серед зацікавлених сторін і служити доказом концепції для більш масштабного впровадження ERP.
4. Гібридний підхід: Об'єднати елементи з декількох стратегій реалізації, таких як великий вибух, поетапне розгортання та пілотне впровадження, щоб адаптувати план до конкретних потреб проекту. Наприклад, організація може використовувати поетапне розгортання для основних функцій, одночасно пілотуючи нові функції в окремих областях. Цей підхід пропонує гнучкість, що дозволяє вносити корективи на основі зворотного зв'язку в реальному часі та обставин, що розвиваються. Використовуючи сильні сторони різних стратегій, гібридний підхід пом'якшує ризики, оптимізує ресурси та підвищує ймовірність успішного впровадження ERP.

Роль проєктної групи ERP

Незалежно від стратегії, один верхній елемент є, мабуть, більш критичним для успіху проєкту ERP, ніж будь-який інший: сама команда. Кейс-дослідження після кейс-дослідження впроваджень ERP розповідають ту саму історію. Фактором успіху впровадження є команда впровадження– люди, які формують проект з самого початку.

Це тому, що чудове програмне забезпечення ERP чудово підходить тільки в тому випадку, якщо його реалізує сильна команда. Якщо людям не вистачає часу, підтримки або навичок для ефективного виконання роботи, вони не будуть успішними — і проект може постраждати від затримок, додаткових витрат та/або програмного забезпечення, яке не відповідає потребам компанії.

Компанії, які зазнавали невдач або невдач, часто призначали персонал, який «мав час» на роботу над проектом. Але для ERP-проекту потрібен набір людей, без яких «не обійтися». Це зайняті люди, які знають бізнес-процеси, добре працюють з іншими членами організації, мають повагу до виконавчого менеджменту. Ці люди повинні бути присвячені проекту повний робочий час (40 доступних годин), або якомога більше годин на тиждень.

До ключової проєктної групи не слід додавати жодного, хто не може присвятити щонайменше 25% свого щотижневого часу (мінімум 10 годин). Члени команди, що витрачають менше чверті свого часу, ледве зможуть наздогнати проектну діяльність, значно менше додати цінності проекту.

Критичною є також виконавча підтримка команди. У кожному великому впровадженні ERP необхідно приймати рішення щодо пріоритетів та компромісів ресурсного забезпечення. Без сильної підтримки і відданості навіть найкваліфікованіші команди можуть камбаланити.

Швидко впровадити сучасну ERP-систему – одна з найбільш значущих речей, яких може досягти компанія, і мати належних людей, залучених від початку проекту, є необхідним.

Кроки для планування нового проєкту впровадження ERP

Кожен проєкт ERP неминуче стикається з несподіваними проблемами. Але дотримання кращих практик для успішного впровадження ERP може виявити і вирішити проблеми в міру їх виникнення, допомагаючи управляти ризиками і витратами.

Дуже важливо планувати послідовність впровадження реалістично, завжди враховуючи наявність керівної команди, менеджерів та внутрішніх експертів, які роблять свій внесок у зусилля. Обов'язково розставляйте пріоритети, щоб зосередитися на великих виграшах при створенні основного програмного забезпечення і технологічної бази, яка може розширюватися з урахуванням потреб бізнесу.

Основні кроки, пов'язані з плануванням впровадження ERP

Хоча докладний кінцевий план і основні показники ефективності (KPI) адаптовані до конкретних бізнес-вимог, наступні ключові операції є спільними кроками у всіх успішних впровадженнях ERP.

Кращі практики планування нового впровадження ERP

1. Виберіть партнера з програмного забезпечення та послуг, щоб допомогти у впровадженні

Після завершення процесу дослідження та оцінки програмного забезпечення ERP настав час вибрати партнера, який допоможе впровадити обрану систему, оскільки більшість проектних команд не дуже досвідчені у впровадженні програмного забезпечення ERP. Пошук кваліфікованого консультанта з впровадження ERP з інтимними знаннями та досвідом роботи з вибраним застосунком ERP. Підтвердьте, що вони розуміють, як нове рішення ERP підтримує поточні бізнес-процеси, що розвиваються, зокрема проводить співбесіди з їхніми рекомендаціями для перевірки своєї кваліфікації.

Партнер повинен мати персонал, навчений у конкретній галузі та доступний у необхідних місцях. Для міжнародних клієнтів та постачальників переконайтеся, що партнер має багатонаціональні навички ведення бізнесу, мови та валюти, необхідні для оптимізації впровадження. Нарешті, перегляньте програмне забезпечення для управління проектами, яке фірма використовує, щоб переконатися, що воно сумісне з існуючою внутрішньою системою планування, планування та відстеження.

2. Деталізуйте всі завдання проєкту

Партнер із впровадження ERP допомагає розробити детальний список завдань усього, що необхідно зробити.

Цей список великий — тільки навчання, наприклад, включає в себе багато завдань:

• Навчання проектної групи: Команда проєкту ERP повинна дізнатися про програмне забезпечення, щоб вони могли вирішити, як налаштувати бізнес-процеси.
• Навчання ІТ-команди: ІТ-команда повинна бути освічена на тому, як оптимально встановити та підтримувати ERP-систему.
• Навчання бізнес-користувачів: Кожен кінцевий користувач програмного забезпечення ERP повинен дізнатися, як він працює.
• Поточне навчання: нові користувачі потребують навчання, оскільки вони приєднуються до компанії, тому необхідно мати довгостроковий план інтеграції нових працівників.

Перелік завдань слід розділити на етапи. Необхідно виділити час на пілот конференц-залу, налаштування програми, інтеграцію з іншими додатками та джерелами даних, впровадження інфраструктури, очищення даних, прийняття користувачів тощо.

3. Розрахувати робочі години

Уважно оцініть кількість часу, необхідного для кожного завдання. Враховуйте роботу, що бере участь у кожному завданні, а потім призначте необхідну кількість «робочих годин», навіть якщо це всього лише діапазон годин. Додайте робочі години для кожної фази проєкту ERP та призначте члена проєктної групи, відповідального за його виконання. Це може бути грізне завдання; тому важливо залучити партнера з впровадження, знайомого з конкретним рішенням ERP. Цей крок є важливим для точного розрахунку часової шкали, визначення того, чи потребує поточна команда допомоги, і обмеження обсягу повзучості.

4. Створити реалістичний графік

Після табуляції робочих годин, доступних і необхідних, створіть керований графік. У багатьох випадках перший прохід виявляє проблему потужності, якщо порівнювати з часовими рамками впровадження, які спочатку були представлені керівникам.

Ось приклад розрахунку, який ілюструє потенційні розбіжності:

Цільовий період часу введення в продуктивну експлуатацію = 12 місяців або 1 рік

• Загальна кількість робочих годин, доступних за 12-місячний період = 540/тиждень або 28,080 годин/року
• Загальна кількість робочих годин, необхідних для впровадження = 42000 годин загалом
• Необхідні години поділяються на години, доступні на рік = 1.496 років

Результат? Дата введення в продуктивну експлуатацію вже пропущена до того, як проект навіть почнеться. Деякі можливі рішення включають в себе:

• Скорочення обсягу — хоча команда погодилася, що це важливі завдання.
• Продовження дати до реалістичної
• Додавання більшої кількості внутрішніх і зовнішніх ресурсів (доступно більше робочих годин)
• Розбиття проекту на фази

Саме тут потрібно прийняти рішення команді виконавчого менеджменту. Це лише один із прикладів того, чому вони мають бути залучені до процесу вибору та впровадження програмного забезпечення ERP.

5. Провести пілот конференц-залу

Після старту проведіть тестовий прогін або пілот (у конференц-залі) перед повним розгортанням. Цей пілот конференц-залу гарантує, що відповідні бізнес-процеси мають місце для поточних і майбутніх потреб компанії. Оскільки нові процеси розроблені, важливо розуміти спектр опцій, доступних у ERP-системі, і перевіряти процеси з проєктною групою та зацікавленими сторонами зі спільноти користувачів.

На цьому багатотижневому етапі партнер з впровадження ERP встановлює пілотне програмне забезпечення, яке дозволяє тест-драйву всіх процесів переконатися, що вони працюють належним чином, без сюрпризів. Застосування найкращих практик у цей момент часто економить час, особливо якщо інструменти конфігурації можуть вносити корективи для уточнення процесів.

6. Очистіть дані

Звучить просто, але очищення даних - це дуже трудомістка діяльність. Найкраще почати оцінювати точність даних якомога швидше, оскільки для правильного виконання цього кроку потрібно багато зусиль. Під час проекту відбуваються зміни бізнес-процесів, тому будьте готові до додаткових кроків керування даними під час впровадження.

7. Тримайте всіх в курсі

Щотижня член проектної групи повинен зв'язатися з усіма ключовими стейкхолдерами, щоб вони знали позитиви та «не так вже й позитиви» прогресу реалізації проекту. Найгірший сценарій – це коли людей не тримають в актуальному стані і приймають зненацька. Більшість систем управління проектами можуть забезпечити візуальне уявлення про прогрес проекту ERP.

Визначити пріоритети процесів і можливостей, які мають найбільше значення

Оскільки не всі підприємства мають однакові проблеми, найкраще переглянути всі відповідні бізнес-процеси та позначити, які процедури необхідно вирішити першими.

Ось список високовартісних областей, які слід враховувати:

• Фінанси та бухгалтерський облік: Точні фінансові операції, KPI та аналітика в режимі реального часу мають вирішальне значення для кожного бізнесу, і вони повинні охоплювати всі місця та відділи. На додаток до бухгалтерського обліку, вони повинні бути інтегровані з калькуляцією, бюджетуванням, прогнозуванням, проектами, управлінням активами, відповідністю та управлінням готівкою.
• Управління ланцюгами поставок (SCM) та виробництво: жорсткі графіки, низька маржа та збої в ланцюгах поставок кидають виклик кожному бізнесу. Управління ними вимагає командних зусиль — роботи з постачальниками, перевізниками, імпортними/експортними фірмами, банками та іншими партнерами — часто на мобільних пристроях у багатьох місцях.
• Управління відносинами з клієнтами (CRM): CRM-процеси зазвичай торкаються кожної частини бізнесу. Прямі продажі, дистриб'ютори, роздрібні шоуруми, електронна комерція та обслуговування клієнтів та виїзного обслуговування повинні мати можливість ділитися інформацією про клієнтів з керуванням замовленнями, операціями, закупівлями, інжинірингом, дебіторською заборгованістю та доставкою.
• Керування персоналом (HR): Управління різноманітною робочою силою є складним завданням, і HR-команди потребують негайного, безпечного доступу до HR-систем, які містять інформацію про працівників для розрахунку заробітної плати, пільг, бюджетування, планування та потреб у відповідності вимогам. Крім того, рекрутинг, розвиток і утримання співробітників є великою частиною оцінки поточних і запропонованих бізнес-планів.
• Бізнес-аналітика, включаючи попередження керівництва та інструментальні панелі: команді сфери діяльності потрібні швидкі оновлення з питань бізнесу, а також можливість легко деталізувати деталі для швидкого вирішення питань — в офісі, вдома або в дорозі. Вбудована аналітика та дані, які живуть в одній базі даних, є важливими елементами.
• Багатонаціональні мови, валюти та локації: Коли бізнес розширюється, зокрема, у нові регіони чи країни, можливість послідовно та швидко відкривати та розширювати нові операції стає ще важливішою. Це вимагає широких і розширених можливостей програмного забезпечення ERP, а також послідовних послуг від постачальника програмного забезпечення в кожному місцезнаходженні.
• Мобільність: Вимога до працівників доступу до інформації, коли вони працюють віддалено, притаманна сучасній моделі роботи. Хмарне рішення ERP надає будь-де доступ до бізнес-систем.

Поради щодо зниження ризиків впровадження ERP

Всі проекти з впровадження програмного забезпечення передбачають елемент ризику, але наступні п'ять порад є цінними для підвищення шансів своєчасного завершення проєкту ERP за бюджетом:

1. Вибирайте програмне забезпечення, бізнес-процеси та партнерів із впровадження з галузевими та локальними ноу-хау. Завжди інтерв'ю довідки з аналогічних підприємств/галузей.

2. Не розтягуйте застарілі технології за її межі. Усуньте старі, застарілі, автономні системи і, наскільки це можливо, консолідуйте дані в єдину базу даних (єдина версія істини) з вбудованою аналітикою для глобального доступу і послідовної продуктивності.

Уникайте розтягування застарілих технологій

Розгляньте можливість прийняття стратегії ERP «Clean Core». Це може допомогти вам у впровадженні ERP та ефективно стимулювати інновації.

3. Переконайтеся, що вибраний постачальник ERP має можливості хмарної інтеграції та досвід роботи з мережами постачальників. У цифровій економіці підприємства повинні часто інтегрувати системи як між бізнес-підрозділами, так і за її межами з клієнтами та постачальниками.

4. Уникайте повзучості обсягу проекту. Зазвичай під час впровадження ERP можна виявити потреби та можливості, тому важливо керувати замовленнями на зміну, щоб уникнути затримок і перевищення витрат.

5. Підтвердьте, що постачальник ERP може надавати узгоджені знання в усіх місцезнаходженнях компанії. Навчання, впровадження та підтримка є обов'язковими — і часто походять від поєднання місцевого менеджменту, дистриб'юторів програмного забезпечення, консалтингових фірм та партнера по програмному забезпеченню.

Поради щодо уникнення додаткових витрат на впровадження ERP

Нова інвестиція в ERP-систему включає в себе зобов'язання компанії щодо часу, бізнес-процес та консалтинг з впровадження, програмне забезпечення та хмарні послуги, а також пристрої кінцевого користувача та інше обладнання, що робить важливим контроль над проектом та витратами.

Ось деякі ключові області для відстеження:

• Тримайте фокус на загальній вартості володіння (TCO). Керуйте загальними витратами та перевагами з часом, щоб мінімізувати витрати та максимізувати повернення. Впровадження ERP-систем матиме великий вплив на бізнес.
• Звірте напрямок бізнесу і не змушуйте зайві зміни процесу. У багатьох випадках компанії тиснуть на зміну того, як вони працюють, щоб відповідати своєму програмному забезпеченню ERP, збільшуючи як витрати на впровадження, так і операційні витрати.
• Зосередьтеся на рутинних бізнес-процесах, які забезпечують значну цінність для компанії.  Керування замовленнями клієнтів, оновлення цін, додавання нових продуктів і послуг, зміна деталей виробництва та адаптація нових працівників є прикладами таких рутинних процесів.
• Уникайте налаштувань і користуйтеся настроюваним інтерфейсом користувача, інструментальними панелями, попередженнями, потоками операцій, бізнес-аналітикою та мобільними можливостями. Ці компетенції впорядковують роботу для всіх відділів, а також допомагають у швидких, економічно вигідних коригуваннях, якщо це необхідно.
• Системні хакі та витоки даних коштують дорого. Під час використання Інтернету використовуйте безпечне хмарне рішення ERP, де це доречно — підтвердьте, що постачальники програмного забезпечення та послуг підтримують низку опцій безпечного розгортання програмного забезпечення.

Вимірювання дохідності інвестицій впровадження ERP

Після впровадження ERP неминучим питанням для кожної компанії є: «Чи отримали ми те, що очікували від цієї інвестиції?»

Розрахунок ROI впровадження ERP передбачає оцінку як матеріальних, так і нематеріальних переваг, які система приносить від загальних понесених витрат. Процес починається з визначення KPI, які відповідають стратегічним цілям організації, такі як покращення операційної ефективності, скорочення витрат на запаси, збільшення продажів і розширені можливості прийняття рішень. Ці KPI слід відстежувати до та після впровадження ERP, щоб оцінити вплив системи. Наприклад, якщо система ERP спрощує керування запасами, що призводить до скорочення витрат на зберігання та дефіциту запасів, ці заощадження можуть бути безпосередньо пов'язані з обчисленням дохідності інвестицій.

Також важливо порівняти економію витрат і поліпшення доходів із загальною вартістю володіння (TCO) ERP-системи. Це включає не тільки початкові інвестиції в програмне забезпечення та апаратне забезпечення, але й поточні витрати, такі як технічне обслуговування, навчання та оновлення системи.

Нарешті, важливо визнати, що деякі переваги впровадження ERP, такі як покращена точність даних, краща відповідність вимогам та підвищена задоволеність клієнтів, можуть бути не легко кількісними, але все одно суттєво сприяють загальному успіху бізнесу. Включення цих факторів у підхід збалансованої системи показників може забезпечити більш повне уявлення про ROI ERP-системи, гарантуючи, що оцінка відображає як негайні фінансові вигоди, так і довгострокові стратегічні переваги.

Коли впровадження ERP завершено?

Впровадження ERP технічно вважається завершеним, коли початкове впровадження відбувається, що дозволяє бізнесу почати використовувати нову систему для своїх повсякденних операцій. Однак важливо відзначити, що навіть після початкового введення в продуктивну експлуатацію підприємства повинні продовжувати вдосконалювати свою ERP-систему додатковими можливостями для задоволення таких можливостей, як нові місцезнаходження, лінії продуктів і послуг, а також придбання. Тому, хоча початкове впровадження ERP є вагомим етапом, процес впровадження дійсно є безперервним шляхом оптимізації та інновацій.

Запитання та відповіді