Прямі закупівлі відповідають за те, щоб переконатися, що у вас є всі інгредієнти для створення основних речей, які виробляє ваша компанія. Непрямі закупівлі, з іншого боку, включають в себе все інше, що має важливе значення для підтримки світла та підтримки безперебійної та ефективної роботи вашого бізнесу.

Прямі закупівлі включають більші бюджети і можуть бути більш централізовано та стратегічно керованими. Але те, що так часто бракує, так це те, що в багатьох бізнесах непрямі витрати на закупівлю все ще можуть скласти значну частину витрат, пов'язаних із закупівлями. Незважаючи на це, непрямі закупівлі часто децентралізовані та непослідовно керовані, з величезним потенціалом для покращення. Сьогоднішні найкращі технології та методи управління витратами допомагають вам використовувати більш уніфікований і цілісний підхід до всіх ваших процесів управління витратами — гарантуючи, що ваші команди, ваші дані та ваші системи інтегровані злагоджено і працюють добре разом.

Що таке прямі закупівлі?

Пряма заготівля – це процес закупівлі сировини, компонентів і робочої сили, які безпосередньо використовуються у виробництві товарів або послуг, які продає ваша компанія.

Ця діяльність, пов’язана з витратами, дуже тісно пов’язана з вашими основними бізнес-операціями. Він поставляє вашу виробничу лінію і впливає на якість кінцевого продукту, який ви пропонуєте своїм клієнтам. Прикладом може служити виробник автомобілів, що постачає та закуповує сталь та шини. Іншим способом перегляду прямих закупівель є безпосередність її близькості до ваших основних операцій. Без канцелярського приладдя автовиробник ще міг би виготовляти автомобілі. Але без металу або гуми первинна операція подрібнюється до зупинки.

Хороші прямі практики часто використовують рішення та інструменти електронної заготівлі, включаючи аналітику витрат, стратегічне визначення джерела поставки та планування матеріальних потреб (ППМ). Це допомагає компаніям гарантувати, що у них є надійні постачальники та ефективні системи для управління цими відносинами, що в ідеалі призводить до більш ефективної та стійкої роботи.

Що таке непрямі закупівлі?

Непряма заготівля передбачає придбання товарів і послуг, які важливі для того, щоб ваша компанія працювала, але не йшла безпосередньо у виробництво ваших основних продуктів або послуг. Ця категорія витрат включає в себе технічне обслуговування, ремонт та операції (MRO), а також ІТ-послуги та підписки на програмне забезпечення (SaaS), маркетинг, нерухомість, фахівців на аутсорсингу та багато іншого.

І хоча визначення непрямих закупівель насправді не змінилося за 50 років, сьогоднішня цифрова трансформація побачила помітний зсув у тому, як обидві компанії та їхні замовники ведуть бізнес. Певні непрямі витрати є позачасовими, такими як послуги з прибирання або канцелярські товари. Але надзвичайно змістилася наша залежність від рішень SaaS, кібербезпеки та все більш потужного та спеціалізованого програмного забезпечення. Сьогоднішні управлінські команди витрат часто витрачають менше на канцтовари, рекламні послуги і навіть нерухомість. Але це більше пов’язано зі зміщенням у бік діджиталізації, інструментами самообслуговування маркетингу та дистанційною роботою, ніж зі скороченням непрямих витрат загалом. Оскільки компанії та виробники стають все більш цифровізованими, вони знаходять, що, незважаючи на менші витрати на деякі «жорсткі» бізнес-витрати, вони бачать зростаючу потребу в інших типах інструментів і рішень, щоб допомогти їм рости і конкурувати.

Прямі та непрямі закупівлі: у чому відмінності?

Основна відмінність цих двох моделей закупівель полягає не в тому, як вони здійснюються, а в тому, навіщо вони потрібні і для чого вони потрібні. Кращі практики – від пошуку постачальників до оплати – повинні бути жорстко застосовані до всіх ваших операцій з придбання, незалежно від того, є вони прямими чи непрямими.

• Неперервність бізнесу та стратегічне значення: Пряма закупівельна діяльність негайно має вирішальне значення для безперервності бізнесу. Порушення в постачанні сировини може зупинити виробництво, впливаючи на продажі та нижню лінію. Непрямі закупівлі мають менший негайний вплив на бізнес; однак кумулятивний ефект від управління цією категорією витрат має значний вплив на загальний стан бізнесу.
• Розмір бюджету та тривалість контракту: прямі закупівлі часто включають більший розподіл бюджету та довшу тривалість контракту. На відміну від цього, непрямі закупівлі можуть включати менші, більш змінні суми витрат з коротшими умовами контракту, зосереджуючись на операційних потребах, які можуть змінюватися від року до року (або навіть день у день).
• Заплановані та спонтанні витрати: прямі закупівлі вимагають ретельного планування та прогнозування, щоб узгодити з графіками виробництва та попитом на ринку. При непрямих закупівлях часто є трохи більше місця для гнучкості, з покупками, здійсненими за потребою, на основі більш негайних операційних вимог.
• Важливість відносин з постачальниками: Керування відносинами з постачальниками (SRM) у прямих закупівлях, як правило, є більш стратегічним, залучаючи довгострокові партнерські відносини для забезпечення відповідності вимогам, доступу до експертизи та пропозицій постачальників, а також забезпечення послідовного постачання та якості. У непрямих закупівлях основна увага приділяється заохоченню людей здійснювати покупки у цих схвалених постачальників, щоб заробити на об'ємних знижках, підвищити контроль якості та дотримуватися директив і правил.
• Управління запасами: Управління запасами при прямих закупівлях - це стратегічна діяльність, спрямована на балансування витрат з виробничими потребами, щоб уникнути надмірного збільшення запасу або дефіциту запасів. Непрямі закупівлі можуть бути не настільки вразливими до ризиків дефіциту та надлишку залежно від характеру придбаних товарів або послуг.
• Організаційне налагодження: прямими закупівлями традиційно керує певний відділ закупівель з чіткими бюджетами та KPI, тоді як непрямі закупівлі часто менш жорстко контролюються або контролюються. І хоча це було відмінністю між прямими та непрямими в минулому, важливо відзначити, що найкращі фахівці з управління витратами сьогодні керують непрямими закупівлями більш пов’язаним і систематичним способом.

Спільні виклики з прямими закупівлями

Багато викликів для цієї категорії витрат можуть виникнути за межами вашої компанії. Щоб брати участь у таких проблемах, важливо добре співпрацювати між вашими групами та постачальниками, а також гарантувати, що ваші операції з безпосередніми витратами керуються даними та централізуються.

• Волатильність ланцюжка поставок: Як показали нам останні кілька років, «ніколи не говори ніколи» є хорошою аксіомою для життя в сучасному діловому світі. Від погодних подій до політичних заворушень, складний (і зростаючий) спектр глобальних подій може порушити ваш ланцюг поставок. Для безпосередніх закупівельних груп важливіше співпрацювати з керуванням ланцюгами поставок, а також використовувати та аналізувати дані про зміцнення ресурсів з усього бізнесу.
• Контроль якості: навіть з найкращими намірами ваші постачальники можуть підвести вас на якісному фронті. Хороша тактика SRM і постійний моніторинг світових і регіональних тенденцій ринку можуть допомогти вам передбачити проблеми з якістю та в міру необхідності.
• Коливання цін на товари: Залежно від вашого сектору, ви можете бути особливо вразливими до змін у ціні та наявності сировини, необхідної для вашого основного виробництва. Знову ж таки, залишаючись на вершині ринкової інформації та будуючи буфери у свої бюджети, ви можете бути більш готовими до таких подій.
• Залежність від постачальника: коли ви знайдете чудового постачальника, спокусливо отримати задоволення. Але, не з власної вини, партнер по поставці може раптово не доставити. Без деяких інших перевірених і доступних варіантів ви можете опинитися в страшному місці.
• Регуляторна відповідність і сталість: ваші прямі витрати на заготівлю зазвичай більші і можуть включати сировину, міжміські перевезення, іноземні трудові сили та інші складні компоненти. Прямі закупівельні групи повинні бути на вершині як місцевого, так і глобального дотримання, коли йдеться про екологічні, соціальні та управлінські (ESG), правові та безліч інших нормативних актів, які, як правило, не мають такого значного впливу на непряму закупівельну діяльність.

Поширені проблеми з непрямими закупівлями

Непрямі проблеми заготівлі часто виникають у вашій організації. Це погані новини та хороші новини. Погана новина, якщо ви продовжуєте терпіти силоси і застарілі інструменти і практики. Але хороша новина, якщо ви готові вирішувати ці питання, тому що, на відміну від політики та погодних подій, ці проблеми знаходяться під вашим контролем.

• Погана видимість витрат: навіть якщо відділи дотримуються правильних протоколів, якщо ці витрати не захоплені та інтегровані з іншими вашими витратами, ви можете втратити можливість за умови централізованого контролю. Це означає знижену здатність визначати можливості економії витрат або ліквідувати марнотратні витрати.
• Витрати Maverick: Більшість витрат на технічне обслуговування мають добрі наміри і відбуваються лише через сприйняту повільність проходження «офіційних» каналів або відсутність рішень, які автоматизують відповідність протоколам купівлі та політикам. Тим не менш, це може завдати значної шкоди, збільшуючи витрати і підвищуючи ризик закупівель, які не відповідають організаційним або нормативним вимогам.
• Завантажувачі даних і розрізнені дані: дані непрямих витрат і закупівель потрібно збирати, стандартизувати та аналізувати разом з усіма іншими критичними бізнес-даними. Якщо у вас немає суворої політики та практики захоплення та централізації цієї інформації, ви втратите її переваги, включаючи більш точне прогнозування та скорочення витрат.
• Надлишки та надлишки: Непрямі закупівлі часто призводять до надлишкових поставок або надлишкових послуг через погану координацію та планування. Покращена видимість, забезпечена автоматизованими рішеннями, допоможе вам звільнити цей надлишковий капітал, який можна було б краще використовувати в іншому місці бізнесу.
• Культура компанії: Старі звички гинуть важко. У багатьох компаніях не було багато узгодженої стратегії, введеної в непрямі закупівлі. Інтеграція непрямих витрат у ваші централізовані процеси займає більше, ніж хороше програмне забезпечення. Це вимагає прозорого спілкування та ясності щодо важливості видимості та силосування по всьому вашому бізнесу.

Вплив прямої та непрямої заготівлі на управління витратами

Прямі витрати, при цьому складають значну частину загальних витрат, пропонують можливості для економік масштабу і знижки за об'єм, які можуть ефективно тримати витрати на запаси в чеку. І навпаки, хоча непрямі витрати не мають такого ж впливу на вартість проданих товарів, це все більш важливо для успіху бізнесу, оскільки неефективність може збільшити витрати і призвести до операційних затримок і збоїв. Таким чином, холістичне управління витратами стає важливим у збалансуванні цих (і всіх) категорій витрат, гарантуючи, що кожен з них максимально сприяє загальному фінансовому здоров’ю, зростанню та операційній плинності вашої організації.

На що звернути увагу при прямих / непрямих закупівлях програмного забезпечення

Проходячи шлях цифрової трансформації, обирайте програмне забезпечення з функціями, які підвищать вашу здатність інтегрувати, налаштовувати та автоматизувати свої дії з управління витратами, зокрема:

1. Комплексні можливості інтеграції: Інтеграція у вашій системі керування ERP та витратами гарантує, що дані заготівлі узгоджуються з виробничими та операційними потребами, що є необхідним для встановлення балансу між прямою та непрямою заготівлею.
2. Розширена аналітика та звітність: Враховуючи різні фокуси та наслідки прямих і непрямих закупівель, аналітика має життєво важливе значення для розрізнення та управління унікальними викликами та можливостями кожного з них.
3. Зручний інтерфейс: Будь-який інструмент є таким же хорошим, як і готовність і здатність ваших команд використовувати його. Шукайте інтерфейс і панель приладів, які є інтуїтивно зрозумілими і зрозумілими.
4. Автоматизоване управління робочим процесом: Автоматизація оптимізує процеси, скорочує ручні завдання, покращує точність і швидкість. Це дозволяє вашим командам зосередитися на стратегічних питаннях, впевнений, що ручні завдання постійно контролюються.
5. Надійні інструменти управління постачальниками: Незалежно від того, які послуги або товари надає постачальник, стандартизовані та надійні функції управління постачальниками мають важливе значення для підтримки якості та надійності як у прямих, так і в непрямих закупівлях.
6. Гнучкі опції налаштування: Від звітів до робочих процесів і автоматизованих процесів, налаштування допомагає переконатися, що ваші групи можуть адаптуватися до унікальних потреб і проблем, пов'язаних з кожним постачальником, постачальником або операційною діяльністю.
7. Функції безпеки та відповідності вимогам: коли йдеться про дотримання нормативних вимог і захист конфіденційних транзакційних даних, потужні функції безпеки на основі штучного інтелекту не є важливими для захисту вашої репутації, ваших клієнтів, постачальників і членів вашої команди.
8. Оптимізовані для мобільних пристроїв рішення: оскільки ваша закупівельна діяльність стає більш точною та краще інтегрованою у всьому вашому бізнесі, ви захочете бути впевненими, що ваші рішення з управління витратами підтримують гнучке використання, як на робочому столі, так і на мобільному пристрої.