Ana veri yönetimi (MDM) nedir?

Ana veri yönetimine genel bakış

Ana veri yönetimi, tüm sistemler genelinde bir kuruluşun en kritik iş verilerinin (müşteriler, tedarikçiler, ürünler, malzemeler ve varlıklar gibi) tek ve güvenilir bir görünümünü oluşturmak ve sürdürmek için kullanılan bir disiplin, süreç ve teknolojiler kümesidir.

ERP, HCM ve CRM sistemleri dahil olmak üzere birçok uygulamaya dayanan organizasyonlarda, aynı çekirdek veriler genellikle birden fazla yerde oluşturulur ve güncellenir. Ana veri yönetimi, verileri standartlaştırarak ve sistemler arasında uyumlu hale getirerek çift kayıtları, tutarsızlıkları ve kullanım dışı kayıtları önlemeye yardımcı olur. Böylece daha iyi kararları, daha verimli iş operasyonlarını ve güvenilir yapay zekayı desteklemek için doğru ve tutarlı ana veriler kullanılabilir.

Ana veriler nedir?

Ana verilerin anlamı, bir organizasyonun faaliyet göstermek için kullandığı temel birimleri (müşteriler, tedarikçiler, ürünler, malzemeler ve varlıklar gibi) tanımlayan temel iş verilerini ifade eder. Bu veriler birden fazla sistem ve iş süreci arasında paylaşılır ve diğer veri türleriyle karşılaştırıldığında nispeten nadiren değişir.

Ana verileri diğer iki ortak veri türünden ayırt etmek faydalıdır:

• İşlem verileri; satış siparişleri, faturalar, sevkiyatlar veya ödemeler gibi iş olaylarını ve aktivitelerini kaydeder. İşlem verisi değişiklikleri sürekli ve sık sık ana verileri referans alır (örneğin, belirli bir müşteri ve ürünle bağlantılı bir satış siparişi).
• Referans veriler; ülke kodları, para birimleri, ölçü birimleri veya sektör kodları gibi verileri sınıflandırmak veya sınıflandırmak için kullanılan standartlaştırılmış değerlerden oluşur. Referans veriler tutarlılık sağlar ancak temel iş birimlerini temsil etmez.

Ana veriler sistemler ve süreçler arasında tekrar tekrar kullanıldığından, çift müşteri kayıtları veya uyumsuz ürün ayrıntıları gibi küçük tutarsızlıklar bile hızla operasyonel verimsizliklere, raporlama hatalarına ve yetersiz karar almaya yol açabilir. Bu nedenle ana verileri tutarlı bir şekilde yönetmek çok kritik.

Ana veri etki alanı örnekleri

Ana veriler genellikle, açıklanan çekirdek iş birimi türüne göre etki alanları halinde düzenlenir. Etki alanları sektöre göre değişiklik gösterse de aşağıdakiler yaygın örneklerdir:

• Müşteri ana verileri
  Müşterileri tanımlamak ve yönetmek için kullanılan adlar, irtibat bilgileri, müşteri hiyerarşileri, faturalama bilgileri ve ödeme koşulları gibi bilgileri içerir. Müşteri ana verileri satış, pazarlama, müşteri hizmetleri ve uyumluluk süreçlerini destekler.
• Ürün ana verileri
  Ürün tanıtıcıları, kategoriler, belirtimler, fiyatlandırma ve ömür durumu gibi nitelikleri kullanarak ürünleri veya hizmetleri tanımlar. Ürün ana verileri tedarik zinciri, üretim, satış ve ürün geliştirme süreçlerinde kullanılır.
• Tedarikçi ana verileri
  Tedarikçi adları, sözleşmeler, sertifikalar, ödeme koşulları ve performans nitelikleri dahil olmak üzere satıcılar ve muhataplar hakkındaki verileri içerir. Tedarik, kaynak yaratma, risk yönetimi ve harcama analizi için doğru tedarikçi ana verileri gereklidir.
• Malzeme ana verileriMalzeme numarası, ölçü birimi, ağırlık ve boyutlar dahil olmak üzere fiziksel malların (hammaddeler, yarı mamuller ve mamuller gibi) niteliklerini tanımlar. Doğru tedarik, üretim planlaması ve tedarik zinciri yürütmesi için tutarlı malzeme ana verileri gereklidir.
• Duran varlık ana verileri
  Ekipman, tesisler, taşıtlar veya fikri mülkiyet gibi maddi olmayan duran varlıkları tanımlar. Duran varlık ana verileri genellikle varlık türü, sahiplik, amortisman ayrıntıları ve bakım ve onarım gereksinimleri gibi nitelikleri içerir.

Bu etki alanları birden fazla sistem ve süreç arasında paylaşıldığından, bunları tutarlı bir şekilde yönetmek organizasyon genelinde doğru ve güvenilir bilgi sağlamak için kritik öneme sahiptir.

Ana veri yönetimi neden önemlidir?

Birçok kritik iş süreci, birden fazla sistemde oluşturulan ve bakımı yapılan paylaşılan verilere bağlı olduğundan ana veri yönetimi önemlidir. Bu verileri yönetmenin tutarlı bir yolu olmadan organizasyonlar genellikle yinelenen, çakışan bilgilerle ve temel iş birimlerine ilişkin sınırlı görünürlükle mücadele eder.

Ana veriler parçalanmış veya tutarsız olduğunda aşağıdakiler de dahil olmak üzere sık karşılaşılan sorunlar ortaya çıkar:

• Raporlama, analiz ve planlamada kullanılan hatalı veya eksik verilerin neden olduğu yetersiz karar alma süreci
• Uçtan uca süreçlerde manuel mutabakat, yeniden işleme ve gecikmeler nedeniyle verimsiz işlemler
• Farklı sistemler aynı kayıtların farklı versiyonlarını yansıttığında tutarsız müşteri ve tedarikçi deneyimleri
• Hassas veya düzenlenen veriler üzerinde sınırlı denetimden kaynaklanan uyumluluk ve risk puanı
• Yeni sistemleri entegre ederken, birleşmeleri ve satın almaları desteklerken veya işlemleri ölçeklendirirken daha yüksek maliyetler ve karmaşıklık
• Modeller ve algoritmalar tutarsız, eksik veya çift ana veriler üzerinde çalıştırıldığında yanlış yapay zeka çıktıları

Ana veri yönetimi, temel iş verilerine ilişkin tek ve güvenilir bir görünüm belirleyerek organizasyonların veri kalitesini iyileştirmesine, sistemler arası bilgileri uyumlu hale getirmesine ve ihtiyaç duyulan her yerde güvenilir verilerin mevcut olmasını sağlamasına yardımcı olur.

Bu ana veri yönetimi avantajları, daha verimli süreçlere, daha doğru analizlere ve veri odaklı kararlara daha fazla güven sağlar.

Sonuç olarak, ana veri yönetimini uygulayan organizasyonlar şunları daha kolay elde edebilir:

• Sistemler arasında daha yüksek veri doğruluğu ve tutarlılığı
• Daha verimli, uçtan uca iş süreçleri
• Daha güvenilir analitik, raporlama ve yapay zeka çıktıları
• Daha güçlü yönetişim, uyumluluk ve risk denetimi
• Daha düşük entegrasyon maliyetleri ve daha hızlı ölçeklenebilirlik

Ana veri yönetimi ne işe yarar?

Uygulamada, ana veri yönetimi sistemler arasında temel iş verilerinin kalitesini, tutarlılığını ve kullanılabilirliğini artırmaya odaklanır. MDM, kaynak uygulamaları değiştirmek yerine, paylaşılan verilerin doğru, uyumlu ve güvenilir olmasını sağlamak için bunların yanında çalışır.

Ana veri yönetimi, yüksek düzeyde şunlara odaklanır:

• Farklı sistemlerdeki aynı müşteriye, ürüne, tedarikçiye veya başka bir birime referans veren birden fazla kaydı tanımlayıp çözerek verileri çoğaltmayı kaldırma.
• Tutarlı biçimler, tanımlar ve iş kuralları uygulayarak verileri standartlaştırma, böylece veriler organizasyon genelinde karşılaştırılabilir ve kullanılabilir hale gelir.
• Birden fazla kaynaktan gelen ilgili verileri tek, eksiksiz bir görünümde birleştirmek için kayıtları eşleştirme ve birleştirme - genellikle altın kayıtolarak adlandırılır.
• Veri doğruluğu ve sorumluluğu sağlamak için, tanımlanan gözden geçirme süreçleri aracılığıyla değişiklikleri doğrulama ve onaylama.
• Her oluşturma, güncelleme ve silme işlemi sırasında veri yönetişimi ilkelerini zorlamak - kötü veriler sisteme girmeden önce veri kalitesi kurallarının, sahipliğin ve sorumluluğun proaktif olarak uygulanmasını sağlamak.
• Güvenilir ana verileri operasyonel ve analitik sistemlere geri yayımlama, böylece tüm ekipler aynı ve tutarlı bilgilerden çalışır.

Ana veri yönetimi, bu işlemleri sürekli şekilde gerçekleştirerek organizasyonların sistemler, süreçler ve iş gereksinimleri değiştikçe bile güvenilir ana verileri korumasına yardımcı olur.

Ana veri yönetimi türleri

Ana verilerin nasıl depolandığına, yönetildiğine ve sistemler arasında paylaşılmasına bağlı olarak kuruluşların yaygın olarak kullandığı dört tür MDM vardır. Her yaklaşım farklı bir kontrol, entegrasyon ve esneklik dengesi sunar.

• Kayıt MDM
  Kaynak sistemleri değiştirmeden ana veri kayıtlarının merkezi endeksinin bakımını yapar. Asıl verileri mevcut halde bırakırken sistemler arası ilgili kayıtları bağlantılandırır ve tanımlar.
• Konsolidasyon MDM
  Birden fazla kaynak sistemden ana veri toplar ve raporlama, analitik ve aşağı akış kullanımı için merkezi bir repository'de konsolide ederken operasyonel sistemler kendi verilerini yönetmeye devam eder.
• MDM
  Kaynak sistemler ve merkezi hub arasında ana verileri senkronize eder. Değişiklikler her iki konumda da yapılabilir ve sistemleri uyumlu tutmak için mutabakatı yapılır.
• Merkezi MDM
  Kayıt sistemi haline gelen ana verileri tek bir merkezi sistemde oluşturur ve yönetir. Aşağı akışlı tüm uygulamalar bu yetkili kaynaktaki ana verileri tüketir.

Ana veri yönetimi nasıl çalışır?

Ana veri yönetimi, temel iş verilerini zaman içinde değiştikçe doğru, tutarlı ve güncel tutmaya yönelik yapılandırılmış bir yaklaşım izler. Bu MDM yaşam döngüsü, organizasyonların bir defalık çaba olarak ele almak yerine ana verileri nasıl sürekli olarak yönettiğini yansıtır.

Uygulamalar değişiklik gösterse de çoğu organizasyon, ana verilerin sistemler arasında nasıl toplandığına, doğrulandığına ve paylaşılacağına yön vermek için ortak bir MDM çerçevesine dayanır. Bu çerçevede MDM süreci genellikle aşağıdaki adımları içerir:

• Topla
  ERP, CRM, tedarik zinciri ve finans uygulamaları gibi ilgili kaynak sistemlerden ana veriler toplayın.
• Standartlaştır
  Tutarlı biçimleri, tanımları ve iş kurallarını uygulayarak verilerin organizasyon genelinde aynı şekilde yapılandırılmasını ve yorumlanmasını sağlayın.
• Eşleştir ve birleştir
  Aynı gerçek dünya varlığına atıfta bulunan kayıtları tanımlayın ve bunları tek ve eksiksiz bir ana veri kaydında birleştirin.
• 
  Doğruluk, sorumluluk ve veri politikalarına uyum sağlamak için tanımlı iş akışlarını kullanarak değişiklikleri gözden geçirin ve doğrulayın.
• Yayınla
  Tüm ekipler aynı bilgilerden çalışacak şekilde güvenilir ana verileri operasyonel ve analitik sistemlere dağıtın.
• 
  Sorunları tanımlamak, değişiklikleri yönetmek ve zaman içinde tutarlılığı korumak için veri kalitesini ve kullanımını sürekli izleyin.

İş verileri sürekli değiştiği için ana veri yönetimi tek seferlik bir girişimden ziyade devam eden bir süreçtir.

Veri yönetişimi ve ana veri yönetimi

Ana veri yönetişimi ve ana veri yönetimi yakından ilişkilidir. Aslında veri yönetişimi, MDM içinde özellikle ana verilere uygulanan bir temel özelliktir.

Veri yönetişimi, verilerin nasıl oluşturulması, bakımının yapılması ve kullanılması gerektiğine ilişkin kuralları, ilkeleri ve sorumlulukları tanımlar. Standartları belirler, sahiplik tayin eder ve verilerin iş ve düzenleyici gereksinimlere uygun olmasını sağlar.

Öte yandan ana veri yönetimi, söz konusu kuralları özellikle ana verilere uygulayan operasyonel disiplindir. Ana verileri sistemler arasında tutarlı bir şekilde oluşturmak, güncellemek, doğrulamak ve dağıtmak için süreçlerden ve araçlardan yararlanır.

Veri yönetişimi tüm veri türlerinde (depolar, veri gölleri, işlemsel veriler) geniş ölçüde uygulanabilse de MDM bunu özellikle ve sürekli olarak ana verilere uygular ve yönetişimi, MDM'nin yanında çalışan ayrı bir disiplin yerine nasıl çalıştığının ayrılmaz bir parçası haline getirir.

Ortak ana veri yönetimi zorlukları (ve bunların nasıl ele alınacağı)

MDM’ye yeni organizasyonlar için ortak bir soru basit ve dürüst: “Ana veri yönetimi zor mu?” Gerçek şu ki MDM önemli bir değer sunarken, doğru yaklaşım olmadan hayata geçirmek ve sürdürmek zor olabilir. Ortak ana veri yönetimi zorlukları şunları içerir:

• Net olmayan sahiplik ve sorumluluk
  Ana veriler için sorumluluk net şekilde tanımlanmadığında sorunlar çözülmez ve veri kalitesi azalır. Net veri sahipliği ve sorumluluğu rolleri oluşturmak, veri doğruluğu ve değişiklikleri için sorumluluk verilebilmesini sağlamaya yardımcı olur.
• Kaynak sistemler arasında tutarsız veriler
  Ana veriler genellikle farklı biçimler ve kurallar kullanılarak birden fazla uygulamada oluşturulur ve bakımı yapılır. Standartlaştırma tanımları ve sistemler genelinde tutarlı doğrulama kuralları uygulama, çakışmaları ve çift kayıtları azaltmaya yardımcı olur.
• Düşük kullanıcı benimseme
  Ana veri süreçlerini takip etmek veya günlük işleri yavaşlatmak zorsa, kullanıcılar bunları atlayabilir. Basit iş akışları tasarlamak ve MDM süreçlerini mevcut iş uygulamalarına gömmek benimsemeyi teşvik eder.
• Sürekli değişikliği yönetme
  İş yapıları, ürünler, tedarikçiler ve düzenlemeler sürekli olarak gelişerek ana verileri hareketli bir hedef haline getirir. MDM'nin sürekli izleme ve iyileştirme ile devam eden bir program olarak ele alınması, kuruluşların zaman içinde değişime uyum sağlamasına yardımcı olur.

Organizasyonlar, bu zorlukları öngörerek ve bunları proaktif olarak ele alarak ana veri yönetimi girişimlerinin etkinliğini ve uzun vadeli başarısını iyileştirebilir.

Ana veri yönetimi başarısını ölçme

Ana veri yönetiminin başarısını ölçmek, kuruluşların verilerinin iyileşip gelişmediğini ve hangi noktalara odaklanılması gerektiğini anlamasına yardımcı olur. Etkili MDM programları genellikle net, eyleme geçirilebilir metriklerden oluşan küçük bir seti izler.

Ortak ana veri yönetimi metrikleri ve KPI'ler şunları içerir:

• Mükerrer kayıt oranı
  Aynı müşterinin, ürünün veya tedarikçinin sistemler arasında ne sıklıkta birden çok kez göründüğünü ölçer. Reddedilen çift kayıt oranı, veri tutarlılığını artırdığını belirtir.
• Veri eksiksizliği
  Gerekli alanların (müşteri ilgili kişi ayrıntıları veya ürün nitelikleri gibi) doldurulup doldurulmadığını izler. Daha yüksek eksiksizlik, daha güvenilir süreçleri ve analitikleri destekler.
• Veri doğruluğu
  Ana veri değerlerinin doğru ve tanımlanan doğrulama kuralları veya denetimler temelinde güncel olup olmadığını değerlendirir.
• Sorun çözme süresi
  Veri kalitesi sorunlarının ne kadar hızlı tanımlandığını, gözden geçirildiğini ve düzeltildiğini ölçer. Daha hızlı çözüm, daha etkili süreçleri ve sahipliği yansıtır.
• Ayarlanan sistem sayısı
  Güvenilir ana verilerin uygulamalar arasında nasıl paylaşıldığını belirtir. Daha uyumlu sistemler MDM'nin daha güçlü bir şekilde benimsenmesini ve entegrasyonunu önerir.

Organizasyonlar zaman içinde bu metrikleri izleyerek boşlukları belirleyebilir, ilerleme gösterebilir ve ana verilerinin kalitesini ve güvenilirliğini sürekli olarak iyileştirebilir.

Ana veri yönetimi en iyi uygulamaları

Başarılı bir MDM stratejisi, zaman içinde ana verilerin doğru ve güvenilir kalmasını sağlamak için net sahiplik, tutarlı süreçler ve sürekli gözetimi bir araya getirir. Uygulamalar değişiklik gösterse de aşağıdaki en iyi uygulamalar kuruluşların etkili ana veri yönetimi programları oluşturmasına ve sürdürmesine yardımcı olur:

• Net sahipliği ve sorumluluğu tanımlayın
  Sorunların hızlı ve tutarlı bir şekilde çözülebilmesi için ana veri etki alanları ve anahtar nitelikler için sorumluluk tayin edin.
• Ortak veri standartları oluştur
  Ana verilerin sistemler ve ekipler arasında aynı şekilde yorumlandığından emin olmak için paylaşılan tanımları, biçimleri ve iş kurallarını kabul edin.
• Yönetişimi günlük süreçlere entegre edin
  Gereksiz sürtünme oluşturmadan veri kalitesinin bakımının yapılması için mevcut iş akışlarına onay, doğrulama ve değişiklik yönetimi adımlarını entegre edin.
• Yüksek etkili etki alanlarıyla başlayın
  Önce kritik iş süreçlerini, raporlamayı veya uygunluk gereksinimlerini en çok etkileyen ana veri etki alanlarına odaklanın.
• MDM'yi devam eden bir program olarak ele alın
  Veri kalitesini sürekli izleyin ve süreçleri iş ihtiyaçları, sistemler ve düzenlemeler değiştikçe iyileştirin.

Organizasyonlar bu uygulamaları izleyerek benimsemeyi geliştirebilir, ölçekte veri kalitesini koruyabilir ve işletme geliştikçe ana verilerin güvenilir kalmasını sağlayabilir.

Ana veri yönetimi SSS'ler